采购及分包控制程序.pdf

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1、目的分包工作流程通过对工程施工、电梯养护、 绿化、吸粪、消杀等服务项目分包商的评价选择与对分包的有效控制，确保服务的质量符合规定的要求，为客户提供满意的服务。物资采购流程通过对公司所有的物资采购进行有效控制，确保采购的物资符合规定的要求，以便各部门为顾客提供满意的服务。适用范围本程序适用于公司所有项目分包商的评价选择与分包和外协、物资采购、办公用品采购、紧急采购等流程的管理工作。作业内容（见下页）分包工作流程流程责任部门 /人工作要求相关文件 /记录B A 相关部门负责人相关部门负责人总经理相关部门负责人相关部门负责人总经理财务部、总经理总 经 理 或 其 授权人相关部门相关部门负责人需明确所

2、负责的相关部门目前需要对外寻求分包的项目相关部门负责人对需要分包的项目向公司提出分包申请总经理根据实际情况决定是否由公司统一对外进行分包。相关部门负责人根据总经理安排自行分包。相关部门负责人根据供方/ 分包商评价标准对供方 / 分包商进行寻找、评估、选择，并记录到供方 / 分包商评价记录 。总经理对各部门提供的供方/ 分包商进行最后的确认。- 经总经理批准的供方/ 分包商由品质部纳入合格供方 / 分包商名单。由财务部组织相关部门按合同管理程序对分包合同进行评审；- 对续签的分包合同根据年度的分包商评价记录决定是否续签。签订分包合同。零星土建、装修、公用工程分包业务：相关业务部门依据合同中的实施

3、要点及有效附件对施工过程进行不定期监督检查，发现不合格按不合格品（服务）控制程序进行处理- 设备设施维修保养分包业务：按分包合同的具体要求及相关服务程序进行日常检查并记录。- 清洁卫生，卫生防疫、环境绿化、白蚁防治等分包业务： 按分包合同的具体要求及相关服务程序进行日常检查并记录。 分 包 项 目 申 请表供方 / 分包商评价标准供方 / 分包商评价记录合格供方 / 分包商名单合同管理程序供方 /分包商评价记录 不 合 格 品 （ 服务）控制程序开始分包项目的识别分类分包项目的申请公司是否统一分包有关部门自行分包寻找/评估/选择供方/分包商NO YES 总经理确认分包合同评审YE S NO 签

4、订合同NO 对分包业务进行控制YE S 流程责任部门 /人工作要求相关文件 /记录A B 财务部总经理总经理每年组织业务部门等对供方/ 分包商的服务质量和技术水平进行一次评审，填写供方/ 分包商评价记录报总经理审批。- 必要时，可临时组织对供方/ 分包商的评审- 对于在 ISO9000质量体系运行前已提供承包服务的供方 / 分包商，品质部组织对其统一进行一次评审， 合格者直接列为合格供方/ 分包商。不合格者取消分包业务，由品质部在合格供方 / 分包商名单中删除。根据供方 / 分包商评审记录 ，并综合考虑当年市场行情，合格者续签分包合同。- 续签分包合同需重新经过分包合同评审。供方 / 分包商评

5、价记录合格供方 / 分包商名单供方 / 分包商评价记录NO 供方/分包商年度评审取消供方/分包业务续签分包合同结束YES 物资采购流程流程责任部门 / 人工作要求相关文件 / 记录 NO 不符合预算符合预算NO YES NO YES NO YES A B B 各部门各部门负责人采购员财务部总经理财务部采购员、财务部有关部门负责人、有关专业人员总经理有 关 采 购 人员、有关部门 /负责人人事行政部负责办公用品的采购；管理处负责其它物品的采购。各部门与仓管员核对下月所需物品后, 预测下月的采购要求。各部门负责人于每月25 日前填写采购计划审批表交采购员，要求就采购的物品的型号、规格、颜色、样式、

6、质量要求、交货时间等详细列明。采购员对各部门的物资采购项目进行确认，看是否与以前的采购申请有异常现象，同时报价至财务部。财务部根据各部门年度预算及已用物品的情况对采购计划审批表进行审核是否符合预算及采购员的报价是否合理。总经理根据实际情况决定是否批准该物资的采购。财务部根据所需物资价值的大小及实际情况判断是否为大宗采购。采购员应进行市场调查，及时了解市场行情，与有关供应商进行联系，并建立供应商档案。财务部从供应商档案中提供2-3 个供应商，并依据供方/ 分包商评价记录对其进行评估后再提交总经理选择。对已评估合格的供应商， 由财务部组织有关部门负责人定期（每年）再进行评估一次。总经理可根据所需采

7、购的物资决定是否进行招标。采购经办人员根据采购计划审批表，提供需求信息给供应商 采 购 计 划 审批表各 部 门 年 度 预算、采购计划审批表 采 购 计 划 审批表供方 / 分包评价记录 采 购 计 划 审批表采购申请定期寻找、选择、评估供应商采购需求提出审核审批审批是否为大宗采购下采购单确认开始流程责任部门 / 人工作要求相关文件 / 记录 A B 不合格合格 NO YES NO 有 关 采 购 人员、有关部门 /负责人仓管员、使用部门负责人仓管员及有关部门负责人或其指定人员有 关 部 门 / 采购经办人员财务部主管总经理财务部出纳使用部门负责人仓管员、采购员财务部 / 主管采购经办人员按

8、照采购计划审批表通过上门采购或由确定的供应商送货等形式进行购买。仓管员和使用部门负责人应对采购回来的物品进行验收， 如符合要求则签名入库或领用；如不符合要求则立即退货。验收合格，仓管员应对物品及时入库，填写入库单或领料单。并由请购部门负责人或其指定人员签名领取物品。有关部门采购经办人员应要求供应商开具发票，并及时结单报帐。财务部主管审核是否为已选择的供应商和价格。出纳按照总经理批后的付款数额如实付款。使用部门负责人应在使用的过程中依据不合格品（服务）控制程序对不合格的物资进行及时处理。仓管员和采购员应每月对所采购的物品情况及验收合格情况进行统计，填写供方/分包商评价记录 ，并及时反馈给财务部主

9、管，以便采取预防和纠正措施，将结果存入合格供方 / 分包商名单。财务部主管应根据纠正措施控制程序、预防措施控制程序对供应商采取相应纠正措施（如扣除货款或淘汰等）进行预防和补救。 采 购 计 划 审批表领料单入库单、 出库单入 库 单 、 领 料单、送货单、采购计划审批表发票不合格品 （服务）控制程序供方 / 分包商评价记录合格供方/ 分包商名单 纠 正 措 施 控制程序、 预防措施控制程序紧急采购： 各部门在执行以已上采购计划时如果遇到紧急事件，需要紧急采购一定数量的物品，用电话联系方式或直接口头请示，获批准后由采购部门实施。采购过程完毕后需补充办理采购及物资管理的相关手续。购买验收入库或领取物结单统计分析采取预防、 纠正措施付款审核使用维护及不合格处理审批结束