档案借阅管理制度.pdf

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1、档案借阅管理制度1 背景本制度主要参考集团有限公司* 分公司档案管理办法制定。本制度适用于集团有限公司* 分公司。2 术语借阅：主要是对公司档案借阅的描述，通过控制活动的设置保证公司档案资料借阅规范有序，保证档案资料安全和有效利用。3 前接制度归档管理制度4 内控制度描述4.1 借阅申请审批借阅档案一律履行借阅手续，填写借阅档案登记表， 借阅人借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。会计档案只能由财务部门凭手续外借或查阅。外单位人员查阅分公司档案，需持所在单位介绍信和本人身份证，经分公司接待部门负责人和办公室负责人审核同意，报分公司主管领导批准后，方可由接待人员陪同去查阅。C1/R1 4.2 归

2、还档案检查档案借阅人在档案借阅登记表 上对借阅档案名称、 借阅日期、借阅人等内容填写完整后领取档案，对重要的档案只能在指定地点查阅。借阅人归还档案时，档案员检查借阅人归还的档案资料是否完整，是否存在丢失、涂改、毁损现象。如果完好则要求借阅人在档案借阅登记表 上签字确认，如借阅人所借阅的档案发生丢失、涂改、毁损等现象，影响档案完整性与完好性，或未经允许向外泄露、传递相关档案信息， 由借阅人提交书面情况说明上报公司领导，由公司依据档案管理的有关规定提出处罚意见，对责任人进行处罚。 档案员将收回的档案重新归档并妥善保管。C2/R2 5 后接制度无6 风险描述R1 对借阅人审核不严格， 会造成企业机密信息外泄， 对公司造成损失。R2 档案在外借过程中可能造成毁损、丢失、涂改等现象，影响档案的安全性，给公司造成损失。