2022年ExcelXP应用技巧 .pdf

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1、1.如何在一个单元格中显示多行文本一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的。如果想在同一单元格中显示多行文本，可以这样： 选中要换行的单元格，打开【格式】 | 【单元格】 | 【对齐】，选中【自动换行】，然后单击【确定】。这样，单元格中的文本就会自动换行了。此外，在输入文字时，按Alt+ 回车，也可以换行。2. 一次选中工作表中的所有单元格单击工作表左上角的【全选】按钮，就将整个工作表中的单元格都选中了。相应的快捷键是Ctrl+A 。3.怎样同时改变多行高度？调整一行的高度可以通过拖动行间的分界线来实现。如果想同时修改多行的高度，可以先选中多个行，按住Shift 键，再单击行标题的数字，可以

2、选择连续的多行；如果按住Ctrl 键，再单击行标题数字，则可以选择多个不连续的行。选好后，拖动任意一个被选中的行标题间的分界线到适当高度，所有被选中的行高都会改变。如果要精确地改变行高，就在选中多行后，单击【格式】|【行】 |【行高】，再输入行高值，单击【确定】。同样道理，我们也可以改变多列的宽度。4.如何改变回车键的功能？一般情况下，按回车后，光标会定位到下一行的同列单元格中。如果想按了回车后，光标定位到右边的单元格中，该怎么做呢？打开【工具】|【选项】 |【编辑】，从【方向】下拉列表框中选择【向右】，单击【确定】。这时再按下回车键，活动单元格就定位到右边了。此外，按Tab 键也可以实现光标

3、向右移动。5. 如何快速了解函数的用法如果只记得函数的名字，却不清楚它的格式，此时可以在编辑栏中输入一个等号，然后输入函数名，再按下 Ctrl+A 键。屏幕上会弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称以及它的每个参数。有时我们想实现某个计算功能，但不知道可以用哪个函数，可以打开【插入】|【函数】，在【插入函数】对话框上方的列表框中选择函数分类，在下方列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现该函数的解释。要想了解函数的详细帮助，可以打开Excel 的帮助，查看 “ 函数参考 ” 部分的内容。6. 如何实现行、列转置有时我们希望将表格中的行列转置，就像矩阵的转置操作那样。在Excel 中使用选择

4、性粘贴就可以做到。先选中源表格，单击【复制】，打开新工作表，然后打开【编辑】|【选择性粘贴】，在对话框中选中【转置】，再单击【确定】，表格的内容就行、列转置了。7. 一次在多个单元格中输入同一内容先选中要输入同一内容的单元格，如果单元格不连续，可以按住Ctrl 键再用鼠标单击选择。选好后，输入内容，最后按Ctrl+ 回车，选中的单元格就自动填充上同一内容了。8.在一个单元格中快速输入连续多个同样的内容比如我们要在一个单元格中输入这样的内容： ；共由 30 个“ ” 组成。最普通的办法是复制。如果使用Excel 中的函数 “Rept”就方便多了。 对于上面的内容， 我们在单元各中输入=rept(

5、 “ ”,30) ，回车。单元格中就自动填充上了30 个“ ” 。重复（rept）函数的格式是： rept(text,number_timers) ，text 是重复显示的字符串；number_timers 为重复次数。9. 显示（打印）工作表中的公式在工作表中输入的各种公式，在单元格中显示出来的都是公式计算后的结果。如果想知道某单元格的公式内容，可以选中该单元格，在编辑栏中就能看到公式的内容了。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - -

6、- - - - 如果想显示出工作表中所有的公式，可以按Ctrl+ “ ”；“ ”是 Tab 上方的那个键。这时再进行打印操作，打印出来的就是公式而不是计算结果了。再按一次Ctrl+ “ ”，又只显示出结果了。10. 自动切换输入法一张工作表中常常会既有数字，又有文字，要录入这样的工作表就需要不断地在中英文输入法之间切换，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法来实现输入法自动切换：1）用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后切换出合适的中文输入法；2）接着打开【数据】|【有效性】 |【输入法模式】，在【模式】框中选择【打开】，单击【确定】按钮。在设置的时候，可以一次选择多个单元格。11. 用

7、公式填充单元格如果想递增的填充单元格也可以用数学公式，比如B5 的数据是1，要使 A6=2，A7=3 那么在 A6 中输入“=B5+1 ” 。再将 A6 单元格复制到下面的单元格中，就自动实现了递增填充；如果更改了A5 的值， Excel 会自动更改A5 下面单元格的值（引用了A5 单元格的值）。因此用公式有时比填充更方便。12. “ / ”键的作用复制工作表的另一简单方法是，先用鼠标拖动工作表标签，然后按住Ctrl 键，鼠标箭头变成了这样。移动鼠标到其它标签后，看到鼠标变成这样，松开鼠标，再松开Ctrl 键即可。14. 让单元格带上阴影如果你想让单元格带上阴影，可以先选中单元格，打开【绘图】

8、工具栏，然后点【阴影】按钮，从中选择一种阴影。单元格就自动带上阴影了。15.设置金额的显示如果某单元格中输入的是金额，可以选中这些单元格，点工具栏的【货币样式】按钮，使它们按Windows默认的货币格式显示。16. 自动套用格式样式在 Excel 中应用的不是很多，比较省事的办法是采用【自动套用格式】来美化你的电子表格。【自动套用格式】就在【格式】菜单中。17. PI()函数假如你是一位工程技术人员，或是一位科学工作者，那么在使用Excel 时也许会用到圆周率?。如果手工输入?值，不仅要记住一大串的数字，输入时还容易出错。这时候就用上PI()函数了， PI 函数返回 ?的值能够精确到小数点后1

9、4 位，相信足够大部分人用的了。你可以在单元格输入“=pi() ”察看 ?的值。18. 同时设置多个工作表要对一个工作簿内的几个工作表进行同样的页面设置、打印设置时，可先按Ctrl 键，再先后点这几个工作表标签，将它们都选中，接下来就可对它们同时进行设置了。19.怎样让每页都有相同的标题如果你在Excel 中制作了一个很长的表格，打印出来要好几页。但是按默认情况打印时，表格的标题栏只出现在第一页。能否让每页自动加上标题呢？打开【文件】 |【页面设置】|【工作表】，其中【打印标题】栏中可以设置上标题、左标题。你可以选择标题行或列，再进行打印预览，就会看到每页都自动加上了标题。20. 几个不连续区

10、域的打印如果你要打印的几个区域是不连续的，可以用Ctrl 辅助选择。然后，打开【文件】|【打印】，将 “ 打印内容 ” 选择为【选定区域】，然后再打印，这样每个小区域会自动分页打印。21. 保护部分工作表在应用 Excel 的时候，常常会遇到这样的问题，制作了一个表格要发给其他人员填写，但是希望他们只能填写个别单元格，其它单元格不能修改。这如何实现呢？首先，选择那些允许修改的单元格，打开【格式】|【单元格】 |【保护】选项卡，取消【锁定】的选择，然后点【确定】。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - -

11、 - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 再打开【工具】|【保护】，在打开的【保护工作表】窗口中设定密码，点【确定】。最后，将工作表保存好。这样别人就只能修改这几个单元格了。单元格的【锁定】选项就是用来确定是否要【保护】的。22.冻结窗格当数据表特别长的时候，向后翻页就看不到表格的标题了，这样，在输入数据的时候就很不方便。可以选中标题下一行左侧的单元格，然后选择【窗口】|【冻结窗格】，这样，再翻页时，标题就能始终显示出来。23. 去掉默认的表格线Excel 的工作表中，默认显示出横竖的表格线，能否不让它显示呢？单击【工具】菜单中的【选项】，在【视图】选项

12、卡中取消对【网格线】的选择即可。24. 打印批注打开【文件】|【页面设置】 |【工作表】，窗口中间有一个【批注】下拉框，其中有两项：【工作表末尾】和【如同工作表中的显示】。如果选择【如同工作表中的显示】，则需要在工作表中显示出你想打印的批注（如果只显示个别批注，就选中其单元格，点右键，选择【显示批注】）。完成设置后即可打印。25.语音播放这是 Excel XP 新增加的功能，它可以朗读选中的某个或者多个单元格。该选项使验证数据输入变得方便、实用。因为以往我们输入表格之后，校对时要先看原来纸张上的数据，再与电脑中的内容进行比较，所以操作起来非常麻烦，利用此功能，就可以让计算机读出所有的数据，你只

13、要边听语音边看原数据校对就可以了。那么我们怎么让Excel 朗读数据呢？首先打开【工具】|【语音】 |【显示 “ 文本到语音 ” 工具栏】，如果安装Office XP 时没有安装语音组件的话，此时Excel 会提示是否安装此组件，这里可以按照向导程序的提示安装语音组件。出现语音工具栏之后，可以选择单元格朗读，自己动手操作一下，很有趣的。26. 智能函数查询“ 智能化 ” 是我们乐意使用Excel XP 的重要因素。 Excel 中一共附带了十一大类共上百条现成的函数，且这些函数都有屏幕提示功能，比如在单元格内输入函数后，将出现一条显示该函数的所有参数的提示。当我们要插入函数，却不知道怎么选择时

14、，可以先进行查询，比如输入“ 怎样知道贷款利率的计算” 这样的自然语句， Excel 就会推荐给我们一组函数，所以Excel 的智能化程度还是很高的。通过公式审核还可以追踪引用单元格和从属单元格，并用蓝色箭头以图形方式显示或追踪单元格和公式之间的关系。27.自动化网页发布Excel XP 可以让将文件的一个副本以HTML 格式保存，这样就可以很方便地更新Internet 上的数据了。具体操作方法是：打开【文件】|【另存为 Web 页】，打开对话框，输入文件名，再点【发布】按钮。在【选择】下拉列表中选择整个工作表或者它的组件之一。然后选中【在每次保存工作簿时自动重新发布】。这样每次保存文件时就会

15、自动得到一份HTML 文档。28. 自动恢复工作簿如果在工作时停电或死机，Excel 的“ 自动恢复 ” 功能就会来帮你的忙，使未保存的数据不会丢失。如果计算机死机或意外断电，Excel 在下次启动时将打开“ 自动恢复 ” 的文件。“ 自动恢复 ” 文件包含未保存的信息，否则这些信息将从原工作簿中丢失。如果原工作簿被破坏，就可以从 “ 自动恢复 ” 文件来恢复信息了。单击【关闭】按钮，这时将出现是否保存的提示对话框，可以根据实际需要来操作。其方法为 : 通过【工具】|【选项】菜单，打开【选项】对话框，然后选择【保存】选项卡。选中【保存自动恢复信息】，在【分钟】框中输入制作自动恢复文件的时间间隔

16、。29. 用“ 自动更正 ” 快速输入使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，还可以把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时， “ 自动更正 ” 便会将它更换成所定义的文字。当然， “ 自动更正 ” 项目是可以自己定义的：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 1）选择【工具】中的【自动更正选项】命令；2）在弹出 【自动更正】 对话框中的 【替换】 框中输入短语 “ 学生” ，在【替换为】 框中输入要替换的内

17、容“ 全国中小学生 ” ；3）单击【添加】按钮，将该项目添加到项目列表中，单击【确定】退出。以后只要输入“ 学生 ” ，则整个名称 “ 全国中小学生 ” 就会自动输入到表格中。30. 一次填充多张工作表如果想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，则可采用以下方法：选中需要填充相同数据的工作表，然后在已选中的任意一张工作表中输入数据，则所有选定工作表的相应单元格中都会填入相同的数据。第六章Excel XP 应用技巧31. 阻止宏病毒的自动运行你有没有遇到过宏病毒？有些宏病毒会破坏硬盘上的数据。宏病毒其实就是用Office 提供的 VBA 脚本语言编写的小程序，只不过它是恶意的。用下

18、面的方法可以很容易地阻止一个用VBA 写成的 “ 在打开文件时自动运行” 和“ 在关闭文件时自动运行” 的宏运行。1）打开文件时，先打开【文件】菜单，然后按住Shift 键，再选择【打开】项，这样Excel 将不会运行文档中的宏，而直接打开该工作簿。同样，此方法也适用于从【文件】菜单下方选择曾经打开过的文档。2）同样，在关闭一个Excel 文件时， 也可能运行用某些宏。不过，也一样很容易阻止它的运行。当从【文件】菜单中选择【退出】时按住Shift 键， Excel 也将不运行宏，而直接关闭此工作簿。同样按住Shift 键再单击窗口右上角的“”按钮，也可在关闭工作簿时，阻止宏的运行。32. 缩小

19、字体填充有时我们并不希望单元格随着其中的内容增减而放大或缩小，而希望数据恰好充满单元格事先设置好的大小，这有办法吗？有，可以使用Excel 自动调整字体的大小来达到目的。选择目的单元格，打开【格式】|【单元格】，选择【对齐】选项卡，选中【缩小字体填充】选项，单击【确定】，现在你再试试看。33. 快速批量修改数据假如用 Excel 工作簿来管理职工工资表时，想给所有职工的基本工资增加80 元，有没有快捷、方便的方法呢？当然有，而且很简单！首先在某个空白单元格中输入80，然后选定此单元格，再执行【编辑】|【复制】命令。接着选取想修改的单元格区域，然后打开【编辑】|【选择性粘贴】，在【运算】栏中选中

20、【加】运算，最后单击【确定】就完成了批量修改。34. 如何定义自己的函数？当你需要在许多单元格中用到相同的函数或公式，而且所用的函数或公式都比较复杂时，就可以利用自定义函数的功能来进行简化。通过【工具】|【宏】 |【Visual Basic 编辑器】，切换至Visual Basic 编辑窗口。再通过【插入】|【模块】来插入一页新的模块表。在出现的空白程序窗口中输入自定义函数VBA 程序段，如果你想检查一下程序段的语法，可以打开【调试】|【编译 VBAProject 】， Excel 将自动检查其正确性。若是正确无误，就关闭该编辑器。此后，在同一工作簿内，就可以像使用Excel 内部函数一样在工

21、作表中使用它。35.如何调用不同工作簿内的自定义函数？如果要调用在其它工作簿中自定义的函数时，该怎么办呢？首先要保证将要调用的工作簿是打开的，然后采用链接的方法就可以解决了。假设自定义函数Pd 在工作簿student.xls 中，现要在另一不同工作簿中的工作表中调用Pd 函数。可以先打开 student.xls，然后在需要调用Pd 函数的单元格中输入“=student.xls ！Pd() ” ，也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名即可。36. 复制样式的技巧名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 -

22、- - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - Excel XP 应用技巧除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel 还允许将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围。具体步骤为：1）打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿；2）执行【格式】菜单的【样式】命令，打开【样式】对话框；3）单击【合并】按钮，打开【合并样式】对话框；4）在【合并样式来源】框中选择包含有要复制样式的源工作簿，然后单击【确定】按钮。这样，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中，然后就可以在目标工作簿中直接使用了，从而免去了重复定义之苦。37. 妙用 TEXT 工作函数TEXT 是一个常用的工作表函数，它能将一数值转换为按指定数字格式来表示的文本。它的语法为：TEXT( 数值,数字格式 )，如： TEXT(8.615, $0.00) ，结果等于 “$8.62”。如果输入： =TEXT(2008/5/20,mmmm dd, yyyy)，则结果等于“May 20, 2008 ”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -