家电卖场超市大型百货运营资料 采购005 上撤店审批管理规定.doc

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1、国 电器有限公司经营管理手册采购系统分册上撤店审批管理规定归属体系：电器有限公司经营管理手册采购系统分册文件编号：采005撰写单位：电器采购中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级： 机密 一般合计页数：13页 正文页数：5页附件个数：7个制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项47、附件5总裁审批管理研究室审核撰写人1目的：为规范供应商上撤店管理流程，确定上撤店操作标准，特制定本规定。2范围：2.1适用范围：电器有限公司总部采销中心、财务中心；分部采购部、市场部、卖场部和财务部；2.2 发布范围：电器总部各中心、各部门；各分

2、部3名词解释（无）4职责4.1采购系统：4.1.1、总部采购中心：对分部上报的撤店审批单做到及时的反馈、审批。确保当天的文件当天审批完毕。4.1.2、分部采购部：全国合同在分部执行时、地区合同签订时、合同履行过程中供应商发生门店的增减以及合同自然到期不再合作而发生的撤店时，分部采购部门负责在规定的时间内与供应商签订供应商上（撤）店协议书。作为采购部门，它是分部财务各项收入计算依据的最直接的来源之地，也是分部各项收入计算依据的最核心部门。4.2卖场管理系统：4.2.1总部卖场部必须对分部上报的上（撤）店审批单做到及时的反馈、审批。确保当天的文件当天审批完毕。4.2.2分部卖场部必须依据财务盖章生

3、效的供应商上（撤） 店协议书，方可安排供应商上撤店。对供应商的上撤店情况进行监控，对存在差异的上店数，有责任督促采购部门进行协议的补签。除卖场部部门以外，任何部门、任何人无权安排供应商的上撤店。4.3销售系统：销售系统必须对上（撤）店审批单做到及时的反馈、审批。确保当天的文件当天审批完毕。4.4分部财务部：分部财务部负责审核供应商上（撤）店协议书，依据签定的上店数及上店时间进行各项收入应收的计算，并在结算时对供应商的实际上店数进行最终控制。 5作业内容：5.1上店管理:5.1.1上店提出单位：商品的上店由采购和销售部门任一部门提出；5.1.2、上店提出原因：销售和采购部门必须对该品牌进行准确的

4、市场预测，要求对该品牌的市场容量、市场份额、品牌知名度，消费者忠诚度以及与公司合作状况都做出相应的预测，然后再确定是否上店；5.1.3流转审批：商品的上店必须由总部销售中心市场部、销售中心卖场部会签 （）商电器公司供应商上店审批表（详见7.1附件）。5.1.4商品上店协议书的签订:确定上店的品牌，采购部门必须依据主合同签订供应商上（撤）店协议书，具体要求如下：(1)在与供应商签订正式合同时，必须签订供应商上（撤）店协议书并随合同保管。(2)全国合同签定时：如果对于所经营的商品在全国各分部有门店的限制，总部采购中心在与供应商签定合同时，应将约定的“分部门店名称”在合同附件一中进行约定；如果没有限

5、制，应在合同中约定为“全国所有门店”。(3)全国合同在分部执行时：分部在执行全国合同时，分部采购部门首先必须与供应商签订供应商上（撤）店协议书，分部财务收入主管对签订供应商上（撤）店协议书进行审核盖章，分部卖场部根据盖章生效的供应商上（撤）店协议书，方可安排供应商进入相应的门店进行经营。(4)地区合同签定时：分部采购在签订地区合同时，供应商上（撤）店协议书作为主合同的一个附件与主合同同时签订。分部财务部收入主管在合同审核时，必须同时对签定供应商上（撤）店协议书进行审核。(5)合同履行过程中上店数发生增减时：供应商上店数每发生增减，分部采购部门必须与供应商签订供应商上（撤）店协议书，分部卖场部必

6、须根据协议书签订内容安排供应商上撤店。(6)新增上店：分部在合同履行过程中发生上店数的增加，分部采购部必须在供应商上店前10日内与供应商签订供应商上（撤）店协议书。(7)新分部、新门店开业：当新分部开业或分部在合同履行过程中有新门店开业时，供应商要求进行入该门店经营，考虑到新分部新门店开业的特殊性，特此要求，必须在供应商上店一个月内与供应商签订供应商上（撤）店协议书。协议中的上店日期为新分部、新门店开业日期，财务人员依据供应商上（撤）店协议书计算、收取费用。5.1.5上店反馈（1）确定上店的品牌，分部市场部和卖场部指导门店安排落实上店的具体工作。店长作为第一负责人，具体负责上店工作，同时分部卖

7、场部需对上店品牌进行记录并留档备案，记录内容包括：供应商进店上店时间（收费计算起始日）供应商上店门店数、柜台具体面积和体积展台位置、展台形式、展台数量（收费计算数量）（见7.6附件）（2）分部卖场部应在每月月未最后一天，向分部采销部门及财务部提供供应商上（撤）店情况异动情况表（见7.7附件）。5.1.6上店流程。（见7.4附件）5.2撤店清退场程序及审批办法5.2.1撤店提出单位：商品的撤店必须由采购和销售部门联合提出；5.2.2撤店、清退场的定义：（1）撤店：某一商品在某分部某一门店不经营，分部财务人员仅对某一门店该品牌的费用进行结算、收取。（2）清退场：某一商品在某分部不经营，分部财务要对

8、该品牌各项费用进行结算、收取。5.2.3撤店提出原因：销售和采购部门必须对该品牌的市场销售情况做出系统分析，要求对该品牌的市场容量、市场份额、品牌知名度，消费者忠诚度以及与公司合作状况都做出详细的分析总结，再确定是否撤店。另外，结合末位淘汰制原则确定撤店品牌；5.2.4流转审批（1）商品的撤店或清退场时必须由总部采购中心、销售中心市场部、销售中心卖场部会签（）商电器公司供应商撤店审批表（详见7.2附件）。（2）商品清退场时除必须上报 （）商电器公司供应商撤店审批表外，还须上报（）电器供应商清退场申请单（详见7.3附件）5.2.5商品撤店协议书的签订（1）确定撤店的供应商及撤店品牌，采购部门必须

9、与供应商签订供应商上（撤）店协议书，并随主合同一同保管。（2）在合同履行过程中发生撤店以及合同自然到期不再合作发生退场的情况，分部采购部门必须在供应商办理撤场手续前10日内签定供应商上（撤）店协议书。否则视为正常经营，各项收入正常收取。5.2.6. 撤店反馈 （1）确定撤店的品牌，分部市场部和卖场部指导门店安排落实撤店的具体工作。店长作为第一负责人，具体负责撤店工作，同时分部需对撤店品牌进行纪录并留档备案，记录内容包括：供应商离店撤店时间（收费计算终止日）供应商撤店门店数、柜台具体面积和体积、展台位置、展台形式、展台数量（收费计算数量）；（见7.6附件） （2）分部卖场部应在每月月未最后一天，

10、向分部采购部、市场部及财务部提供供应商上（撤）店情况异动情况表（见7.7附件） （3）由市场部、卖场部、采购部共同提出引进新品牌的具体方案，以增扩现经营品类产品或弥补撤店形成的空缺。6注意事项6.1采销人员的要求：（1）采销人员必须明确上（撤）店审批表上报的时间，如办理上店或撤店手续前10日内上报审批表，待总部审批后分部采购部与供应商签订供应商上（撤）店协议书，分部卖场部方可安排供应商上店或撤店（最重要的一个环节），分部财务依据（）电器公司供应商上店审批表和供应商上（撤）店协议书计算各项收入的应收金额，依据（）电器公司供应商撤店审批表、（）电器供应商清退场申请单、供应商上（撤）店协议书终止各项

11、收入应收金额的计算。（2）分部在上报总部进行（）电器公司供应商清退场审批表、（）电器供应商撤店申请单批复的过程中，分部卖场部应将该供应商商品进行入库管理，原则上不应再在卖场上进行销售（特殊情况单独上报总部采销中心）。（3）分部与供应商签订供应商上（撤）店协议书实际签署日期与实际上（撤）店时间之间原则上不应跨月或不超过次月10日（特殊情况单独上报总部采销中心、财务中心），即供应商上（撤）店协议书中供应商上（撤）店时间为5月10日，供应商上（撤）店协议书实际签署日期不应超过5月31日或6月10日。这样分部财务在计算各项收入时，便不会产生1个月的差异。6.2对财务人员的要求：（）电器供应商清退场申请

12、单中分部收入主管统计的应收帐款明细应包括：返利（金额、期间）补利（金额、期间）、降价、退残、营业场所使用费（金额、期间）、场地使用费（金额、期间）、市场推广费（节日名称、金额、期间）、促销管理费（金额、期间）、合同外收入（收入名称、金额、期间）、质量保证金、未达保底销售应收返利（金额、期间）、未达保底销售应收补利（金额、期间）、未达保底销售应收卖场管理费用（金额、期间）以及其它费用。7附件7.1（）电器公司供应商上店审批表7.2（）电器公司供应商撤店审批表7.3（）电器供应商清退场申请单7.4上店流程图7.5撤店流程图7.6（）电器 供应商上（撤）店情况登记表7.7（）电器 供应商上（撤）店情况异动表