中端品牌标准化规范化酒店资料手册 采购服务手册P039.doc

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1、如家连锁酒店 采购服务手册 服务手册（采购） Policy & Procedure （Procurement）如家酒店连锁公司Home Inns & Hotels Management Co.目 录第一章 酒店自购流程一、采购管理制度二、采购流程图三、采购岗位职责四、采购物资审批流程五、采购货比三家流程六、采购临时采购流程七、采购物资验货流程八、餐饮/小商品出库流程第二章 中央统购流程一、中央采购流程制度二、中央采购流程图三、中央订单管理流程（总部采购/新店订单）四、中央采购技术支持五、中央订单管理流程（各门店/已开业店补货订单）六、中央采购物品存货保管流程七、中央采购物品发货流程八、中央采购

2、物品收货流程九、中央采购物品差异处理流程第三章 开业工程采购流程一、项目概算审批二、方案的审批三、采购申请的邮件申请和审批 四、采购平台生成采购订单五、签合同、发送订单和收货六、供应商档案维护七、采购部付款流程、八、工程进度付款、九、工程材料设备付款、十、采购部退换货流程 一、提出申请 二、退换货处理十一、新供应商引进流程、 一）寻找供应商 二）接收报价单 三）比价、谈判十二、采购部工程招标流程、十三、采购部新承包商引进流程、第四章 附表一、申购单二、入库单三、出库单四、小商品销售交接班表五、餐厅酒水交接表 六、供应商调查表七、供应商评价表八、供应商定期评估报告九、采购记录表第一章 酒店自购流

3、程一、酒店采购管理制度： 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:一、 采购管理酒店采购隶属酒店财务部管理,接受财务监督、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作。二、 采购工作基本要求1. 所有采购项目均需酒店店长签批授权及酒店财务部批准同意2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定4. 采购工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责5. 采购人员须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物

4、品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护

5、酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.二、采购流程图部门需求值班经理 采购申请财务核对店长审批市场询价市场采购值班经理验收现付月结财务请款入库部门领用店长权限城区申请货比三家三、采购岗位职责1.了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况，根据采购计划，对各种物品进行价格调查。3.搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作。4.协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。5.与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。6.严格执行

6、酒店财务制度，遵纪守法，不索贿，不受贿，在平等互利的下开展业务工作。7.完成上级分配的其它工作任务。四、采购物资审批流程1、部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；部门负责人（值班经理）及库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。 2、库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。 3、采购项目申请审批流程 1）、采购项目的申请审批流程：仓库检查物资库存填写申够单部门值班经理申请财务核对店长审批进行采购。 2）、库房储备以外物资申购流程：部门提出申请部门

7、值班经理审批财务核对店长审批进行采购。 3）、应急物资申购审批流程：使用部门申请总经理（店长）同意进行采购。 五、货比三家工作流程： 每类物资报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是： 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括： 填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。 对于交通不便或外地的供应商，可用

8、传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。 提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.六、临时物品采购工作程序:1.临时物品的采购申请：临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例工程维修配件等）部门申请人详细填写采购申请单，注明所需采购物质的名称、规格、数量等2.临时物品的采购审批：部门负责人签字审核，检查所需

9、采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。3.临时物品的采购实施：采购员或采购主任根据部门所下的采购申请单直接采购，部门急用的物品采购须在当天完成；采购员或采购主任将部门所采购物品购回后，需将采购申请单交给物价小组和店长补签字手续。4.临时物品的采购验证：采购购回物资，值班经理及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。七、采购物资验货流程1、 无论是供应商还是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。 2、 对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员

10、应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。3、 库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。 4、 在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。5、 购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。八、餐饮/小商品出库流程职位任务-Task酒店餐饮/小商品出库流程步骤-Steps标准-Standard提示-Tips1. 餐饮出库l 餐饮原材料：每月月底经餐厅负责人及酒店出纳盘点后，由餐厅负责人填写出库单l 酒水：每天的餐厅

11、餐厅酒水交接表视同餐饮酒水出库单- 出库单中每项物品总数=月度入库单每项物品总数实际盘存数+上月该物品盘存数2 小商品出库l 每天的前台小商品销售交接班表视同小商品出库单第二章 中央统购流程一、 中央采购流程制度职位任务如家酒店运营采购平台操作流程1. 使用权限人：酒店值班经理、酒店店长；2. 酒店值班经理负责采购申请、订单打印、收货录入和打印收货单的操作3. 酒店店长负责采购物品数量、价格的审批或超出2000元的上报审批的操作步骤-Steps 标准-Standard 提示-Tips1、采购申请 酒店值班经理登录“如家采购平台”网站 用指定的用户名、密码登录到“如家酒店采购系统” 点开“酒店采

12、购”菜单，选中“采购申请”并点击 在“采购申请界面”中：选择“项目、商品类别、商品和供应商”后，系统自动跳出该商品的“规格、单位和单价”；输入采购商品的“数量”后，按“回车键”或点击“添加”按钮进行输入确认 如需继续申购商品，则重复上面的操作 当所需采购的商品全部输入完毕后，申请人应检查采购信息的输入是否完整、正确，点击“提交申请”按钮 提交完成后，退出系统 向酒店店长口头提出审批申请，对于总价超过2000元的采购须特别说明- 采购申请人必须是酒店总经理指定的值班经理- 输入的数量不能低于界面上显示的“最低订货量”- 在提交前发现信息输入有错误时，申请人可点击该商品前的“”，点击“删除商品”按

13、钮，删除该商品- 当采购申请清单提交后，申请人就不能再做任何修改，但可在“申请浏览状态”中删除该订单- 当采购商品的总价超过2000元，在提交时，系统会跳出“提示对话框”进行金额已超的提示，申请人如确认没有问题，可按“确定”后继续提交二、 中央采购流程制度三、 中央订单管理流程（总部采购/新店订单）职位任务-Task订单管理流程（总部采购/新店订单）步骤-Steps标准-Standard提示-Tips1、做订单l 采购经理在采购系统平台中做订单，订单打印出交采购部经理签字审批后，报运营总监审核签字，由采购经理归档保管。2、将订单发给供应商l 订单通过邮件发给供应商，同时保留供应商的确认回复件。

14、3、将订单发给相关新店店长l 订单同时通过邮件发给相关的新店店长。- 新店根据订单明细收货，货到48小时内在采购系统平台输入实际到货数量。4、付款时提供资料给财务l 付款时提供下列资料给财务：1有运营总监签字的订单2系统中打印的由收货店完成的收货单3发票4付款申请单四、 如家酒店采购平台技术支持如家酒店采购平台技术支持（续）步骤-Steps 标准-Standard 提示-Tips2. 2000元以下采购商品的审批 酒店店长用特定的用户名、密码登录到“如家酒店采购系统” 点开“店长批示”菜单，选中“店长审批”并点击 在“审批界面”中，点击“查找”按钮 查找到需审批的采购记录，点击“订单编号”，查

15、看订单明细表，审核各商品的数量、价格 核实无误，在“审批意见”中输入“同意”，并点击界面上的“批准”按钮完成审批 核实有问题时，审批人可在“审批意见”中输入原因，并点击界面上的“否决”按钮，作废该订单- 审批人必须是酒店店长- “审批界面”中只显示店长未审批的订单如家酒店采购平台技术支持（续）步骤-Steps 标准-Standard 提示-Tips2. 2000元以上采购商品的审批 审批人用特定的用户名、密码登录到“如家酒店采购系统” 点开“店长批示”菜单，选中“店长审批”并点击 在“审批界面”中，点击“查找”按钮 查找到需审批的采购记录，点击“订单编号”，查看订单明细表，审核各商品的数量、价

16、格 确认无误后，点击“导出EXCEL”，系统跳出对话框，按“确定”；点击“下载地址”，下载商品详细采购信息，通过邮件报上级主管审批 上级主管批准邮件回复后，审批人将该邮件另存 再次登录“如家酒店采购系统”后，找到该订单并打开明细表 点击“上传审批邮件”旁的“浏览”按钮，找到已保存的主管审批邮件，并按“打开”；然后点击审批界面上的“上传”按钮 邮件上传完毕后，审批人在审批意见中输入“同意”后，点击界面上的“批准”按钮完成审批- 审批人必须是酒店店长- 核实有问题时，审批人可在“审批意见”中输入原因，并点击界面上的“否决”按钮，将订单作废- 邮件另存时，保存类型必须选“邮件格式”- 如果上级主管未

17、批准，审批人就需到审批界面上点击“否决”按钮，将订单作废，并通知申请人重新提出申请如家酒店采购平台技术支持（续）步骤-Steps 标准-Standard 提示-Tips3. 打印订单 采购订单审批后，采购申请人登录“如家酒店采购系统” 点开“酒店采购”菜单，点击“打印订单” 点击界面上的“查找”按钮 点击“采购单编号”，查看商品明细，确认无误后，点击“返回”按钮 点击该采购记录前的“”，选中需打印的订单，然后点击“生成订单”按钮 点击“添加信息”按钮，将酒店的详细信息和联系方式添加上去，并点击“保存”按钮将信息进行保存 点击“打印预览”，查看订单内容是否正确，核实无误后，点击“打印订单” 订单

18、打印后，关闭打印界面，点击“返回”按钮回到查找界面 点击“查找”按钮，选中该订单记录，并点击“转入收货”按钮 操作完毕，退出系统 在订单经办人处签名后，将订单传真给供应商通知发货，并将此订单放在前台- 此界面中只显示已通过审批的订单和已转入收货但还未收货的订单- 如有特殊的要求，可将内容输入在“备注”栏内- 如酒店联系人或联系电话有变动，可在此界面上直接修改并保存- 必须将订单转入收货状态，才可以做收货操作- 经办人必须收到供应商的确认回复传真，未受到回复需电话联系供应商如家酒店采购平台技术支持（续）步骤-Steps 标准-Standard 提示-Tips4. 收货 货物到达酒店后，当班值班经

19、理收货，找到货物中的订单复印件和存放在前台的原订单进行核对，确认一致后，清点物件 验收完毕后，需将货物运送单、供应商提供的订单复印件和原订单一起交给相关部门负责人 相关部门负责人，在72小时内清点货物明细，并将实际收货数字填写在原订单的收货数量处 货物明细清点完毕后，将货物运送单、供应商提供的订单复印件和原订单一起交给采购申请人 采购申请人登录“如家酒店采购系统” 点开“酒店采购”，点击该“收货”，出现查找界面，点击“查找”按钮 找到需要收货的订单记录，点击该记录中的“订单编号”，出现收货商品的明细 点击需要收货商品前的“选择”按钮，再点击“Add”按钮 输入该商品的到货数和结算数量后，点击“

20、单项收货”按钮 以此类推，将所有已到货的商品全部收货录入完成 当订单上的所有商品全部收货录入完成后，点击“提交收货单”按钮，确认收货全部完成- 供应商会将订单复印件放入货物箱中- 只要点清大件 - 结算数量不能大于到货数量职位任务如家酒店采购平台技术支持（续）步骤-Steps 标准-Standard 提示-Tips5. 打印收货单 点击菜单中的“打印收货单”，出现查找界面 点击“查找”按钮，出现已收货完成的所有订单信息 找到需打印收货单的订单记录，并点击该信息前的“” 点击“收货单”按钮，出现收货单信息 点击“打印收货单”，完成打印后，关闭收货单界面 操作完毕，退出系统 申请人将订单复印件、原

21、订单、货运送货单和收货单一起交给财务做凭证- 底色为红色的订单是最新全部完成收货的订单五、中央订单管理流程（各门店/已开业店补货订单）职位任务-Task订单管理流程（各门店/已开业店补货订单）步骤-Steps标准-Standard提示-Tips1、提出采购申请l 由采购申请人将申购物品输入采购平台- 采购申请人为各酒店指定的一名固定值班经理2、店助审批l 酒店店助在中央采购平台上对订单数量进行审批- 若酒店没有店助，则指定另外一名固定值班经理对订单数量进行审批3、会计核价l 由会计在中央采购平台上对订单进行核价4、店长审批l 核价确认后，会计打印如家设备/物品采购申请单，交店长签字审批l 会计

22、凭店长签字后的如家设备/物品采购申请单在中央采购平台上进行“申购完成”操作，生成并打印订单- 超过审批权限，报上级主管领导审批- 会计必须将相应领导审批后的邮件作为附件保留3、将订单传真给供应商l 由会计将订单传真给供应商l 传真后，订单原件交申请部门负责人保存，以便收货4、输入实际到货数量l 货到72小时内，由采购申请人在采购系统平台输入实际到货数量。- 采购申请人同上5、付款l 付款按现行正常流程。六、中央采购物品存货保管流程职位任务-Task酒店采购物品存货保管流程步骤-Steps标准-Standard提示-Tips2. 清洁及存放l 仓库每天清洁，做到无垃圾、无积灰l 物品分类整齐堆放

23、2 收发记录l 仓库内物品进、出必须及时记录 3 遵守各项规定l 必须严格遵守安全守则，严禁吸烟l 仓库必须配备灭火器l 物品存放离电器和照明30CM以上l 离开仓库时关闭电器4 定期盘点l 每月定期盘点物品，做到帐、物相符七、中央采购物品发货流程职位任务-Task酒店采购物品发货流程步骤-Steps标准-Standard提示-Tips3. 提出申请l 物品使用部门负责人提出领用申请l 申请人填写出库单- 如店长因工作需要申请耗品，则统一由财务申领- 申请人至仓管处填写2店长审批l 申请人将填写后的出库单交店长审批，并由店长签字3 备货l 物品保管员根据店长审批后的出库单，准备相应货品4 发放

24、物品l 物品保管员根据使用部门负责人的申请发放相应货品5填写出库单l 物品保管员在发货后填写出库单，并签字- 出库单一式三联：存根联、会计联、使用部门联6签收l 货品领用负责人领用后，在出库单上签字确认7单据保存l 出库单为订本式、连号- 存根联留在出库单装订本上，由物品保管员保存；会计联由财务保存；“使用部门”联由申请部门负责人保存八、中央采购物品收货流程职位任务-Task酒店采购物品收货流程 步骤-Steps标准-Standard提示-Tips4. 单据核对l 货运公司将货物送达后，收货人必须核对货运送货单上的订单编号是否与酒店采购平台上的订单编号一致l 货运公司将订单复印件带至酒店，收货

25、人必须将其与原订单核对- 若编号不一致，收货人应与酒店订货人员或公司中央采购经理联系2 收货l 核对编号一致后，收货人在货运送货单上签字- 货运送货单一式两联，签收后分别由收货人和货运公司保存3 开箱核查l 申购货物的值班经理和相关部门负责人核对实物是否与酒店订单细目一致l 由核实人填写订单原件中的“实收数量”并签字确认- 核对货品数量、品种、规格、质量等- 在采购平台完善此功能之前，请在订单旁填写实收数量4 财务入账l 申购货物的值班经理必须在到货后的72小时内，根据核实后的实际到货，输入中央采购平台生成最终订单（视同收货单及入库单）l 打印最终订单（2份）l 财务将货运送货单、填写“实收数

26、量”后的酒店订单、最终订单和发票作为入账凭证，进入付款流程- 若货物发生短缺、质量问题或损坏等，执行差异处理流程- 若到货时间距月底不足72小时，必须予到货当月入账- 一份财务保存，一份由核实人保存5单据保存l 财务保存l 货运送货单、填写“实收数量”后的酒店订单、最终订单和发票合订归档九、中央采购物品差异处理流程职位任务-Task中央采购物品差异处理流程步骤-Steps标准-Standard提示-Tips1、清点验收l 物品到店应及时完成清点验收工作- 如物品无数量和质量问题，请在72小时之内将收货数量输入采购平台，完成收货记录填写。2、联系供应商l 如采购物品有质量或数量问题，酒店应在72

27、小时之内将差异情况书面说明传真给供应商- 酒店付款后，不能退货- 如果是低值易耗品且对日常运营无明显影响的，则无需调换，直接在付款时予以扣除。- 如果因为酒店原因多订之数量，按实收数量录入采购平台，在下次申请时适当减少该货物订货数量。3、重新订货l 将需补充的物品订单管理流程重新做订单-第三章 开业工程采购流程采购部采购流程一：项目概算审批项目开发前期或调整概算，由工程部高级项目经理根据开发部开发总监提供的项目信息登记表制作项目概算和项目设计与改造方案说明。项目概算制作时在电子表格“工程概算”中输入项目数量。项目名称，单位，价格预先设定，工程金额由电子表格自动计算。工程部高级经理邮件递交项目设

28、计与改造方案说明及项目概算至总工程师及资深副总裁进行审批，同时抄送采购部经理，工程总监/工程总监助理。二：方案的审批对于煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房设备等该类货品。1） 由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。2） 到高级项目经理3） 到工程部总监/助理4） 到总工程师5） 到资深副总裁审批6） 转采购专员进入采购流程。三：采购申请的邮件申请和审批 一、由项目经理递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。二、到高级项目经

29、理审批三、到采购。四：采购平台生成采购订单1）项目经理在平台登陆订单，同时递交采购申请邮件，邮件中需注明品名，数量，要求到货时间，收货联系方式。2）高级经理在采购平台上审批订单，同时邮件审批；3）采购专员在采购平台上核价，生成采购订单；4）之后，采购专员发送邮件至采购部经理审批，将采购订单作为邮件附件，邮件注明项目名称，供应商，申报金额，概算均价，付款方式，订单号。i对于全国性采购，在审批邮件中注明采购合同号。5）采购部经理审核数量，单价，总价，概算。 i）对煤气接入，化粪池清运及改建，水电增容，新风系统，消防强排烟，锅炉，电梯，中央空调，钢结构，大堂门，彩钢工程，有线电视接入，广告灯箱，厨房

30、设备等类别以及超概算项目，再递交采购订单由资深副总裁邮件审批。ii）授权采购部经理审批合同类别：涂料；地板、地毯，窗帘、客房家具；餐厅家具、行李架、客房椅、床垫、房号牌；木门、防火门、电子门锁；水泵、不锈钢水箱；客房配电箱、楼层配电箱；五金、浴帘、洁具；开关面板、灯具、消防灯具；空调、空调装饰管；暖气工程；消防工程；综合布线；塑钢门窗。VP直接审批合同类别：煤气接入；化粪池清运及改建；水电增容；新风系统；消防强排烟；锅炉；电梯；中央空调；钢结构；大堂门；彩钢工程；有线电视接入；广告灯箱；厨房设备。iii) 对于申购审批流程到采购经理的大类的工程，由采购部经理邮件审批。该类超过概算的由VP审批。

31、对于申购审批流程到VP大类的工程均由VP审批。6） 最终审批人连同附件采购订单回复审批邮件至财务经理，抄送高级项目经理，工程总监，采购部经理，项目经理、采购专员、工程副总裁、资深副总裁、财务部总监、 首席财务官。五：签合同、发送订单和收货1） 全国供应商已经签有框架采购合同，不要再签单店采购合同；地方供应商按审批邮件签单店采购合同。2） 采购专员收到经邮件审批的采购订单后，通过邮件或传真和将采购订单发送给供应商。3） 除公共事业采购，供应商均需回复确认订单收到。供应商邮件（或传真）回复采购专员订单收到，邮件由采购专员保管。4） 项目经理与供应商直接联系，以确保供应商及时到货并到店。当项目经理确

32、认收货（安装）数量及质量合格后，在采购平台系统中确认收货结束，并在采购平台系统内关闭订单。I）采购平台系统中订单审批后，不能对其进行任何修改及删除操作。II）工程部的项目经理如减少订货，按需要数量通知供应商,在采购平台系统填写实际收货数量，并关闭订单。 III）工程部的项目经理如增加订货，采购平台内收货数量不可超过订单数量，需生成新的差量订单，遵循新订单流程。5） 甲供材料均直接送至各项目工地。项目经理或施工队组长/经理对照打印的审批授权人发送的采购订单进行验收，主要检验收到货物与采购订单数量，型号是否一致，货物质量是否合格，并在送货单上签字，保留一联送货单。6） 每季度末，项目经理将已入库未

33、付款的甲供材料通过电子表格递交高级项目经理，高级项目经理汇总后递交工程总监审批，由工程总监提供给总部财务部作为暂估依据。六：供应商档案维护 1） 供应商资料录入采购平台系统I） 采购部文员填写供应商采购平台录入申请单，送交采购部经理审批。采购部经理审批供应商采购平台录入申请单后，采购部文员依据供应商采购平台录入申请单在采购平台系统内录入新供应商资料。包括供应商名称，供货内容，供货价等。II） 由采购部文员负责在采购平台系统内供应商资料进行输入/修改/增加无效标志，然后由采购专员/项目采购经理对其输入/修改/增加无效标志的内容进行复核，并在相关修改依据上签字确认。2） 采购部文员每半年从采购平台

34、系统中导出供应商资料清单，检查并标记出异常供应商：i) 重复的供应商信息；ii) 6个月内未发生交易的供应商，且不再进行交易的供应商提出添加无效标志申请，递送采购部经理审批。iii) 采购部经理审核供应商资料清单，以检查a: 所有供应商资料变更均被及时更新；b: 没有重复的供应商；c: 对6个月内未发生交易的供应商的处理方式，并签字批准。3) 供应商将供应商基本资料的更改通过邮件/传真发送给采购部专员，由其转交采购部文员。采购部文员根据供应商邮件/传真，或者供应商清单检查结果填写采购平台变更申请单，采购部经理进行审批；如为价格上涨，采购经理还需递交资深副总裁和CFO邮件审批。审批后，采购部文员

35、对系统内供应商资料进行修改。4）采购部经理对甲供材料供应商评估进行审批，确定不合格供应商，作为采购部文员在采购平台系统为不合格供应商添加无效标记依据。采购部付款流程：工程进度付款：一、 项目经理根据施工合同约定及项目进度情况，递交付款申请邮件，写明付款金额、付款条件、承包商；二、 到高级经理审批；三、 到工程总监或工程总监助理审批；四、 到采购部付款专员复核，（包括核对发票、经审批的付款审批邮件及施工合同，以确保项目和金额正确。）五、 到采购部经理审批；六、 采购部付款专员打印付款单及相关邮件，采购部经理签字，资深副总裁签字。七、 付款申请单需详细填写申请人，部门，申请日期收款单位，合同号，项

36、目，付款内容，合同总价，已付金额，本次付款额，欠款余额，收款单位帐号等信息。八、 采购部付款专员将付款单据转财务部。工程材料设备付款：一、 项目经理按合同在原始申购邮件的基础上申请，写明付款金额、付款条件、供应商；二、 到高级经理审批；三、 到工程总监审批；四、 到采购专员复核付款金额、付款条件、供应商、订单号五、 到采购部付款专员复核，（包括复核项目经理平台录入收货情况、邮件金额、订单总金额等）六、 到采购部经理审批；七、 采购部付款专员打印付款单及相关邮件，采购部经理签字，资深副总裁签字。八、 付款申请单需详细填写申请人，部门，申请日期收款单位，合同号，项目，付款内容，合同总价，已付金额，

37、本次付款额，欠款余额，收款单位帐号等信息。九、 采购部付款专员将付款单据转财务部。采购部退换货流程一：提出申请1） 由工程项目经理与供应商联系后，邮件提交申请至高级项目经理；2） 高级经理审批后提交至工程总监工程总监助理审批；3） 至采购部经理审批；4） 至资深副总裁进行审批；5） 资深副总裁审批后，回复项目经理，并抄送总部财务。二：退换货处理退换货申请经审批后，工程部文员根据经审批的邮件填写连号的退货单或换货单，并递交总部财务部。1） 对于换货：i） 项目经理接到审批邮件后，通过邮件（并电话）与供应商联系，同时抄送采购部经理和采购专员。并在采购平台系统中删除原订单。ii） 按甲供材料订单流程

38、生成新订单。新订单生成后，采购经理按正常的申购流程通知财务部将预付款转至新订单条目中。2） 对于退货：i） 项目经理接到批准邮件后，项目经理和采购专员一起通知供应商。ii） 财务部收到退货款后通知采购专员和项目经理可以退货，由项目经理删除订单。新供应商引进流程：一）寻找供应商i中央采购：采购专员通过收集市场信息等途径寻找合适的供应商。ii地方采购：项目经理通过收集市场信息等途径寻找合适的供应商。二）接收报价单i. 全国性采购：供应商将报价单邮寄至采购专员。报价单由采购专员保管。a：对于已有供应商的产品，采购专员与已用供应商价格进行对比。b：对于新产品选择供应商，采购专员接受 2家以上供应商报价

39、。ii地方性采购，供应商将报价单邮寄至项目经理。项目经理对价格质量进行综合比较后，通过邮件发送2份报价单至高级项目经理，高级项目经理发送至采购专员。报价单由项目经理保管，开业后移交店长。（涉及市政方面政府垄断项目的直接报送一家报价给采购部审核。）三）比价、谈判i全国性采购：采购专员/采购经理会与供应商进行面谈，走访工厂，通过文字说明+与老供应商及产品进行各性能比较的表格方式, 递交采购部经理审批。采购部经理发送邮件将供应商报价情况递交管理层审批。（资深副总裁，CFO依次对报价邮件进行审批。）审批结束后，采购专员与供应商联系，完成合同初稿，并填写合同审批单，递交至授权审批人。a.全国性供应商试用

40、期间签署普通的单店采购合同。b.全国性供应商签署框架采购合同。ii. 地方性采购：采购专员通过电话与供应商进行联系，以文字描述（供应商联系方式、初始报价金额等）的邮件形式递交采购部经理审批。采购部经理按采购流程与申购邮件一起审批（按流程需上报资深副总裁审批的有资深副总裁审批）。 地方供应商签署普通的单店采购合同。采购部工程招标流程：1） 项目开发后期，资深副总裁通过采购部经理通知采购专员准备招标。2） 采购专员通过电话与负责房屋租赁的开发部经理及工程设计室联系，了解项目信息，拟定邀标函。3）邀标函通过邮件发给长期合作的承包商。一般回标时间为5天。4）接到供应商的投标书后，采购专员将招标汇总邮件

41、发送至采购部经理，至少两家以上施工队参加竞标。 i 投标内容包括竞标单位，房间数，施工工期，设计周期，设计费，闭口报价，项目经理姓名，自报质量，已建项目，在建项目，其他优势及优惠条件等。5）采购部经理与工程总监/工程总监助理讨论后，将招标汇总及推荐承包商邮件递交资深副总裁，CEO审批。6）CEO批准后，采购部经理给中标承包商发出中标通知书。7）签署施工合同。采购部新承包商引进流程：A一般由公司内部员工推荐。B审查该承包商营业执照上的资质（一般高于2级）。C.获取其他相关资料，如承包商曾承包业务的介绍等。D将以上讯息邮件递交至资深副总裁审批。E CEO邮件审批。第四章 附表一、申购单申购单部门 年 月 日序号物品名称用途申购数备注（规格）申购： 店长： 二、入库单入 库 单No. 000001 年 月 日