公司文件管理程序.doc

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1、公司文件管理程序1.目的对质量环境管理体系有关的文件及资料进行管理，确保各相关场所及时得到并使用有效文件。2.适用范围本程序适用于在公司与质量环境管理体系有关的文件和资料的管理。3.职责3.1企划部负责管理性文件和资料的归档、编目、发放、换版、毁损等工作的实施及管理。3.2技术科负责技术性文件和资料的归档、编目、发放、更换等工作。3.3企划部负责手册编制，手册及程序文件更改控制和管理。3.4各有关部门负责相关程序文件编制，部门专用文件和资料的编制、保管，并控制更改。由企划部负责编目、归档，部门之间传递的文件由企划部分发。4.管理程序4.1、文件和资料的分类4.1.1、质量环境管理体系管理性文件

2、（1） 第一层次：质量环境手册；（2） 第二层次：程序文件；（3） 第三层次：各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书和技术文件；（4） 第四层次：表单、记录（格式）。4.1.2、外来文件：与公司有关的国家标准、行业标准，涉及公司消防、安全、卫生、环境保护方面的法律法规等。4.2、文件的编码：企划部编制文件编码规则，见附录。相关部门按规则对文件进行编码（号）。4.3、文件的编写、收集4.3.1、质量环境手册由管理者代表指定企划部组织人员编制；4.3.2、程序文件由企划部组织各有关部门编制；4.3.3、各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书由企划部组织各有关部门编制；4.3.4、表单、记录（格

3、式）由产生各记录的程序文件和作业指导书的编制部门编制；4.3.5、技术文件由生产部负责组织收集、编制。4.3.6、外来文件由企划部负责接收、收集。4.4、文件的审批和发放4.4.1、质量环境手册和程序文件由管理者代表审核、总经理批准；部门程序文件、各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书及质量环境记录清单由编制人签名、各责任部门负责人审核，管理者代表批准。4.4.2、技术性文件由生产部经理审批。4.4.3、对相关文件中已规定编制、审批人的质量环境记录按文件规定进行签名、审批。4.4.4、技术文件和其他文件分别由生产部和企划部编制受控文件清单，分别经生产部经理和管理者代表审批后，发至相关部门，以

4、便识别现行文件的有效版本。4.4.5、外来文件由生产部经理审核、并报管理者代表批准。4.4.6、由企划部和生产部分别编制文件发放清单，分别经管理者代表和生产部经理审批后，下发至相关部门。4.4.7、企划部和生产部按规定要求下发文件，发放和接收部门应分别在受控文件清单内做好收发记录。4.4.8、所有公司内使用的文件均为受控文件，要其封面上应加盖受控印章，对外提供的（除第三方认证机构外）非受控体系文件不受更改影响，过期失效不必收回，在其封面加盖红色非受控印章，受控章复印的文件无效。4.4.9、技术文件由生产部加盖红色“受控”印章，其他文件由企划部加盖红色“受控”印章。4.5、文件发放范围4.5.1

5、、企划部和生产部按文件发放清单规定下发文件；4.5.2、若需扩大发放范围，技术文件和其他文件须分别经生产部经理和管理者代表审批。4.6、文件修改4.6.1、各部门在执行文件过程中，对文件的不适用处可向编制部门提出修改建议，由原编制部门对修改建议进行分析，评价其适用性和可操作性，如需修改则由原编制部门进行修改，并将修改情况报企划部或生产部。填写程序文件更改记录表4.6.2技术文件和其他文件修改时，分别由生产部和企划部将文件修改情况填在文件更改通知单中或随附修改后的文件，由原审批人员进行审批，并在文件更改通知单上做好记录，如需指定他人审批时，则应获得原审批所依据的有关背景资料。4.6.3、由企划部

6、和生产部对文件的修改情况进行登记，填制文件更改台帐以便对文件更改进行有效控制。4.6.4、文件的修改，可采用换页或在修改处划改并加盖“校正”章方式进行，若换页，则应做好换页标识，应在原页后加“A”（第一次换页），“B”第二次换页依次类推；若采用划改则应在修改处和修改状态栏内标明相同的修改标识，如“1”（第一次修改），“2”（第二次修改），依次类推。4.6.5、技术文件和其他文件经修改后是否换版，分别由生产部和企划部决定，文件的换版都应做好修改记录并保留一份换版前的原稿，并对该文件所换版本的版号加以标识。4.7、文件的收回和销毁4.7.1、对作废的技术文件和其他文件分别由生产部和企划部编制文件作

7、废通知单，分别经生产部经理和管理者代表审批后下发至相关部门，并对作废的文件依据文件发放/接收表及时收回，并加以记录。销毁应填写文件销毁记录表。4.7.2、对因法律和信息需要保留作废文件，由保管部门作“文件保留”的标识。4.7.3、对发放的文件需修改、换版或使用后自动失效时，如需收回，接收人和发放人应在文件发放/接收表中做好收回标识，用“”的形式代表已收回，并注明收回日期。4.7.4、对收回的失效文件应隔离存放，除了保留一份失效文件作长期保管外，对其他的作废文件由企划部监督销毁。4.8、文件保管、借阅和复制4.8.1、文件应存放在防止损坏且容易存取的地方，各部门应妥善保管相应文件；4.8.2、人

8、员调岗时，应移交全部文件；4.8.3、根据实际需要或发现文件遗失，则须填制文件领用/复制申请单，经按4.4条规定审批后方可发放（补发），同样需在双方的文件发放/接收表中做好收发记录。4.8.4、技术文件和其他文件借阅须分别经生产部经理和管理者代表批准，且借阅人须在文件借阅登记表中登记，并按规定时限及时归还。4.8.5、文件复制须在文件领用/复制申请单上予以登记。4.9、文件定期评审检查4.9.1、企划部和生产部在每次内部审核前一星期协助审核组对文件的有效进行评审和检查，并将评审检查情况在内部审核报告中予以明确。4.9.2、各部门对评审和检查中发现的问题应及时纠正。5、相关文件5.1、质量环境手

9、册 QEM/MZD101-20036、相关记录6.1、受控文件清单 6.2、文件发放清单 6.3、文件发放/接收表 6.4、文件更改通知单 6.5、文件更改台帐 6.6、文件作废通知单 6.7、文件领用/复制申请单 6.8、文件借阅登记表 6.9、文件销毁记录表6.10、外来文件清单 6.11、程序文件更改记录表 7、 附录 文件编码规则附录文件编码规则1、质量手册编号：QEMMZD 1 - 2003年号顺序号层次号质量环境体系及公司代号2、程序文件编号：QEM/MZD 2 - 2003年号顺序号程序文件质量环境体系及公司代号3、第三层次文件（各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书）：QEM/MZD 3 - 2003年号顺序号第三层次文件质量环境体系及公司代号4、第四层次文件（记录、表单）：QEM/R 流水号（1、2、3）程序文件顺序号质量环境记录