工程合同管理信息管理的任务及方法.doc

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1、工程合同管理信息管理的任务及方法（一）合同管理的工作任务1、根据监理合同要求，对工程承包合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查。2、对合同双方的争议进行及时调解，并提出处理建议。3、确保有效合同的全面履行。（二）合同管理受理程序1、意向通知监理工程师根据合同规定对工程进行变更时，会向施工单位发出变更意向通知。主要内容包括：变更的工程项目、部位或合同基本文件内容。变更的原因、依据及有关的文件、图纸、资料。要求施工单位据此安排变更工程的施工等事宜。要求施工单位提交此项变更给其费用带来影响的估价报告。2、资料搜集监理工程师宜指定专人受理变更，较大的工程变更应邀请业主参加。变更意向通知发出的同时，必

2、须着手搜集有关资料。包括：变更前后的图纸（或合同、文件）；技术变更洽商记录；技术研讨会记录；来自业主、施工单位、监理工程师方面的文件与会谈记录；行业部门涉及该变更方面的规定与文件；上级主管部门的指令性文件等。3、费用评估监理工程师会根据掌握的文件资料和实际情况，按照合同的有关条款，考虑综合影响，完成下列工作之后对变更费用做出评估。审核变更工程数量，监理工程师评审的主要依据是：变更通知及变更图纸；监理工程师现场计量的结果。确定变更工程的单价监理工程师将按下列顺序，选用确定变更工程单价的方法。工程量清单内的单价；合同内规定的单价计算方法；国家、部、省（市）级机构颁布的概预算定额及价格参考书；参考施

3、工单位预算及实际支出证明，协商单价；计日工方法。由于施工单位责任造成的或施工单位为方便其施工而提出的变更，原则上所增加的费用不予补偿，所节省的费用归业主，也可由业主与施工单位协商确定。对应清单工程细目的数量或金额变化超过合同规定的限额时，可重新确定该细目的单价。4、协商价格监理工程师会与施工单位和业主就其对工程变更费用评估的结果进行磋商，在意见难以统一时，监理工程师应确定最终的价格。5、签发工程变更令变更资料齐全、变更费用确定之后，监理工程师将根据合同规定，签发工程变更令。工程变更令主要包括以下文件：文件目录；工程变更令；工程变更说明；工程变更费用估计表；附件：变更前后的图纸；业主、施工单位、

4、监理方面的会议、会谈记录与文件；有关设计部门对变更的意见；有关行业部门、上级主管部门的文件；施工单位的预算报告；确定工程数量及单价的证明资料等。（三）费用索赔搜集资料、做好记录监理工程师在收到施工单位索赔意向后，立即通知有关的监理人员，做好工地实际情况的调查和日常记录，收集来自现场以外的各种文件资料与信息。审查施工单位的索赔申请监理工程师收到施工单位正式索赔申请后，将主要从以下几方面进行审查：索赔申请的格式满足监理工程师的要求。索赔申请的内容符合要求。即已列明索赔发生、发展的原因及申请所依据的合同条款；附有索赔数额计算的方法、价格与数量的来源细节和索赔涉及的有关证明、文件、资料、图纸等。、审查

5、通过后，可开始下一步的评估，否则对施工单位的申请予以退回。索赔评估主要从以下几方面进行评定：施工单位提交的索赔申请资料必须真实、齐全，满足评审的需要。申请索赔的合同依据必须正确。申请索赔的理由必须正确与充分。申请索赔数额的计算原则与方法应恰当；数量应与监理工程师掌握的资料一致，价格与取费的来源能被业主接受。否则应修订施工单位的计算方法与索赔数额并与建设和施工单位进行协商。审查报告审查报告由以下文件组成： 正文受理施工单位索赔申请的工作日期；工作简况；确认的索赔理由及合同依据；经过调查、讨论、协商、确定的测算方法及由此确定的索赔数额、结论等。 附件a、监理人员对该索赔的评语；b、施工单位的索赔申

6、请，包括涉及的文件、资料、证明等。确定索赔监理工程师应在确认其结论之后，签发索赔时间/金额审批表，并通过中期支付证书予以支付。（四）违约处理1、监理工程师确认施工单位属一般违约后，采取如下措施：书面通知施工单位在尽可能短的时间内，予以弥补与纠正；提醒施工单位一般违约有可能导致严重违约；上述措施无效时，书面通知业主；确定因施工单位违约对业主造成的费用影响，办理扣除相应费用的证明。2、监理工程师确认施工单位严重违约，业主已部分或全部中止合同后，采取如下措施：指示施工单位将其为履行合同而签订的任何协议的利益（如材料和货物的供应服务的提供等）转让给业主。认真调查并充分考虑业主因此受到的直接和间接的费用

7、影响后，办理并签发部分或全部中止合同的支付证明。（五）合同管理措施1、理解合同中每一项内容，明确各方面的责、权、利，正确处理三方关系。2、用书面指示或文件代替口头指示。3、考虑问题要灵活，管理工作要做在其他工作前面，如需某项资料应提前发出索取信函。4、工程进行中细节文件资料包括：信件、会议记录、业主的规定、指示、总监的决定、施工单位的请示、报告、监理的指令、记录、信函以及各种报表资料等，有关方一旦发生争执，监理工程师将以此资料和记录作为调解问题的依据。5、对合同中的词意表达“含混”字句及时咨询并提出解释。（六）信息管理的任务和方法：1、任务：实施量化控制;进行合理决策;妥善协调项目建设各有关单

8、位之间的关系。2、建立信息管理体系:收集、整理和存储各类信息;应用计算机进行工程投资、进度、质量控制和合同管理； 定期提供各种监理报表、监理工程例会纪要，整理、存储各类会议记录、文件、信件等信息；及时整理各类技术、经济资料。（七）信息管理的组织措施：1、按照我公司ISO9001：2000质量管理体系中的质量管理手册的规定要求，建立监理部ISO9001：2000贯标文件体系，并利用计算机辅助管理。2、建立监理信息管理小组，落实责任分工、职能分工、责任目标，建立文档管理。3、我单位将在本工程监理过程中，设资料管理员负责本工程监理阶段全过程的信息整理等工作，建立信息采集制度。（八）信息管理工作的重点

9、内容：信息管理是指对信息的采集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。通过有组织的信息流通，使决策及时、准确的获得相应的信息。为达到目的，就要把握信息管理的各个环节：了解和掌握信息来源，对信息进行分类；掌握和正确运用计算机信息管理；掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统。信息管理的具体工作应从以下几个方面做起：1、收集原始数据，做到全面可靠A、工程项目建设前期的信息收集：收集计划任务书及有关资料；收集设计文件及有关资料；收集招标合同及有关资料。B、收集施工中的信息：a、收集建设单位提供的信息：甲方材料供应的情况；对进度、质量、投资、合同的意见和看法；甲方上级单位对工程建设的意见和指令

10、；设计图纸；工程变更单；有关的会议纪要；其他必要的资料和信息。b、收集承建商提供的信息，承建商向有关部门提出的文件，传达的内容，向监理报送的资料：企业（包括分包企业）资质证书；工程材料、半成品、成品的质保书、合格证书；施工组织设计；特殊工种人员上岗证书；分部、分项工程质量签证单，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、质量问题报告。c、建设项目监理的信息：施工历史纪录：监理人员的报表；工地监理日记；现场每日天气记录；驻施工现场监理负责人日记；驻施工现场监理负责人周报；驻施工现场监理负责人月报；驻施工现场监理负责人对施工单位的指令；监理人员给施工单位的补充图纸。d、收集工地会议信息：第一次

11、工地会议；定期监理例会；专题会议；协调会议。e、工程竣工的信息收集：收集施工过程中长期积累的竣工验收有关的各种资料信息；竣工验收期间，根据积累资料整理分析形成的资料信息。2、根据信息整理，对施工过程中问题处理做出决策A、依据进度控制信息,对工程进度进行分析和比较,提出解决的意见。B、依据质量控制信息,系统的将每周或每月施工中的各种质量情况进行阶段性的处理、评价。C、依据投资控制信息，对投资情况进行统计、分析，做出短期预测，为甲方组织资金提出咨询意见。D、依据合同管理信息，对索赔事项提出处理意见，并核查履约情况，及时做出违约处理，划分界定责任。3、运用计算机进行监理工作的辅助管理计算机辅助管理，

12、主要是投资控制和信息管理方面，使用资料的查找快捷方便、存储方便安全；工程预结算更是必须经过计算机操作。我公司并配有专业监理软件，使计算机辅助管理自动化。另外对其他管理也有一定辅助作用。我公司项目监理机构大部分监理人员均能熟练掌握计算机辅助管理操作，并且配有专职信息管理人员，以他为主进行计算机辅助管理。利用微机储量大，集中存储与工程相关的各种信息；利用微机运算速度快，计算速度高的特点，及时、准确的加工处理项目所需要的各种数据，形成文字、图表、图象等各种信息。在建设监理过程中，及时检查项目的实施情况，以做出进一步调整和规划。项目完成后，我公司不仅向业主提供一套详细的资料，并向业主提供一套电子版监理

13、文件。4、信息流通环境的规划A、营造良好的内部环境我公司要求监理部对实际工程情况进行准确的信息收集和分析，信息交流渠道畅通，有相对完整的信息管理体系和方法。明确各监理人员的岗位责任制，各专业的分部工程、单位工程都设有专人负责，及时发现和处理问题，并及时对各种信息进行收集、分析、整理、传送、反馈。B、营造良好的外部环境由于信息的传送与管理要涉及到同工程有关的各方，所有外部环境的优劣对监理工作中的信息管理有着极大的影响。无论是监理方有直接关系的建设单位、施工承包方，还是无直接关系的设计方，只要任何一环信息传递不够及时，信息管理出现混乱和偏差，都有可能导致施工无法进行。另外在实际工程中，由于上道工序

14、未经认可，而影响下一道工序施工的情况也常有发生。因此，我们认为，争取一个良好的外部环境，督促和帮助各有关方面建立并做好信息反馈工作是相当重要的。5、信息管理的时效性和可行性A、注意加强信息传递的时效性在监理工作中，信息反馈应及时、准确。比如监理方发现了一个施工问题，就及时要求施工方处理，或甲方经设计同意后做出变更，为了保证施工的顺利进行，在这一问题上，建设单位、设计方、各施工承包方和我公司监理部都需做出极大的努力。B、保持信息管理的连贯性十分重要，不论是建设单位、施工承包方，还是监理部自身，都要明确他们的工作程序和步骤、信息传递方式和资料管理人员的责任，以保证信息传递的连续性。C、保证信息传递、信息收集、反馈，最终目的都是得到真实可靠的信息，用以指导施工管理。信息反馈如没有落到实处，则一切工作就失去了意义和价值。为此，监理部一方面理顺内部渠道，保证反馈后的信息真实可靠，另一方面也提醒、监督各承包方完善内部体系，确保各项决定最终落实，指导施工。