刍议事业单位人事档案管理的重要性.docx

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1、刍议事业单位人事档案管理的重要性刍议事业单位人事档案管理的重要性 千丽萍 摘 要：随着社会经济的进步发展，国家行政体制改革的进程也在不断加快，而事业单位的人力资源管理工作也成为当前改革过程中的一项重要任务，其中人事档案作为人事部门管理活动的一种机密文件资料，其管理工作质量也直接影响着事业单位的工作开展，基于此，本文阐述了事业单位人事档案管理的重要性，分析了当前事业单位人事档案管理中出现的问题，并提出了事业单位人事档案管理的实施策略。 关键词：事业单位； 人事档案； 管理 人事档案是记载事业单位干部职工基本家庭情况、 学习培训情况、工作考核以及职务晋升任免等情况的重要载体，也是事业单位开展人事调

2、动、薪资调整、考核奖惩和培训选拔等工 作的重要参考依据，做好事业单位的人事档案管理也是实现事业单位可持续发展的重要途径，因而有必要紧跟国家行政体制改革的脚步，加强事业单位人事档案管理建设情况研究和对策研究，不断提高事业单位人事档案管理的有效性。 1 事业单位人事档案管理的重要性 1.1 人力资源结构的改善 人力资源机构的科学合理直接关系到事业单位的工作开展状况，现阶段随着社会经济的迅速发展，事业单位工作模式以及用人方式的改变也使得其人力资源结构发生了一定的变化，人事档案作为记录这些变化的重要载体在优化人力资源结构上具有重要的作用，事业单位的人才选择和调动大多也需要依据人事档案管理中的信息进行，

3、从而大幅度的提高事业单位对人力资源的运用效率，真正改善现阶段事业单位的人力资源结构。 1.2 人事档案管理对人事调动的作用 我国的事业单位在工作开展中时常需要人员调动，为了保证调动人员符合岗位的实际需求一般会对被调动人员的工作经历和学习经历进行全面的了解，并分析该人员的性格和才能是否能够适应该项工作，这就需要借助于人事档案中的相关信息作为主要依据进行分析，以便促进人事调动的顺利进行。 1.3 人事档案管理对个人能力进行全面分析 人事档案中记录的内容包括个人的学习情况、发展历程以及教育程度等各方面，因而事业单位可以通过档案中记录的相关内容对个人能力进行全面的分析，也可以有针对性的个体进行培训工作

4、，以便提高人才的培养效率。 1.4 个人考评任用的信息基础 事业单位中进项调动或者升职最主要的依据就是绩效考核，而个人的考核也直接关系到个人的最终利益，借助人事档案可以对个人评估以及考核提供出足够的条件，而且还能够将考核结果记录到档案当中，以便进一步判断个人的工作能力，以便进行个人考评。 2 事业单位人事档案管理存在问题 2.1 对档案管理认识不足 大部分人认为人事档案管理工作比较繁琐，工作任务又重，但是并不会给事业单位的发展起到实质性的帮助，因而经常会在工作中忽视人事档案管理，存在严重的滞后性和形式化现象，随着事业单位的进步发展，人事档案管理工作的不断也在不断的暴露出来。 2.2 档案材料缺

5、乏规范化、制度化管理 现阶段很多事业单位由于不重视人事档案的管理，导致其在收集归档过程中存在执行不严格、制度不健全的现象，出现档案材料不真实的情况，这主要也是因为档案材料缺乏规范化、制度化管理。 2.3 档案管理人员综合素质不高 事业单位的人事档案管理工作是一项比较系统、复杂的工作，一般来说需要要求档案管理人员对档案室的内一份档案材料有个全面的了解和掌握，以便能够根据单位工作的实际需要及时的增添材料，保证档案材料的完整性，但是很多事业单位存在的档案管理人员素质不高的问题使其在实际工作的开展中对档案材料的收集、归档、整理、装订等业务不熟悉，影响了人事档案管理工作水平的提高。 2.4 人事档案管理

6、信息化建设有待完善 信息时代的来临以及先进信息技术的应用，现代事业单位在实际建设中也进行了相应的信息化建设，在人事档案管理中大多也已经配备了相应的“人事档案管理系统”，但是由于对其认识程度不高，导致大部分系统只是简单的对员工信息进行记录、统计，而未对员工的生活、工作等相关信息进行记录，因而无法真正发挥人事档案管理的信息水平。 3 事业单位人事档案管理的实施策略 3.1 加强政策宣传，提高对人事档案管理工作的重要性认识 要想提高事业单位人事档案管理工作的有效性，首先就是要加强事业单位管理人员对其的重视程度，因而要加强相关政策宣传工作，提高事业单位中各级领导以及工作人员对人事档案管理工作的认识，并

7、将人事档案管理工作纳入到事业单位日常行政管理工作中。相关的管理人员还需要加大基础设施的投入力度，做好日常人事档案管理工作的检查、指导和监督考核等各项工作，从上到下提高事业单位整体人员对人事档案管理工作的认识。 3.2 完善档案工作基础建设 人事档案管理的基础建设主要就是为其管理工作的开展营造一个良好的环境，比如可以创建专用档案库房，并配备优质的档案柜，分类对档案进行收集； 同时，还要配备一些消防设施等安全设备，定期检查库房并进行除湿。 3.3 进行人事档案管理人员队伍建设 人事档案管理人员是实施管理工作的主要力量，直接关系到管理工作的有效性，因而需要进行人事档案管理人员队伍建设，首先好就是要吸

8、纳社会上专业素质较高的综合素质人才； 其次就是要对在岗人员进行培训工作，培训内容包括专业知识、安全知识、管理知识等各方面，以便更好的推进人事档案管理工作的开展。 3.4 形成完善的管理制度 规章制度的完善是保证工作开展合理性、有序性的重要方式，在事业单位的人事管理工作中，需要各级领导结合单位的实际情况制定完善的管理制度，以严格的要求为支撑，防止出现虚假档案材料，保证人事档案管理的有效性。 3.5 强化人事档案管理现代化和信息化建设 信息化建设是现代社会经济发展的主要标志，在事业单位的人事档案管理工作中，信息化的建设不仅能够保证档案材料的质量，还能够节省劳动成本，同时，建立完善的人才信息资源库才

9、能够更好的对这些资源进行合理的利用。传统的档案材料一般是纸质，长时间的储存可能会因外界环境的变化导致材料出现破损，而信息化的建设可以通过数字化档案延长其寿命，查找过程中利用关键词检索的方式也能够大大提高工作效率，而且利用互联网还能够在社会范围内共享一些不需要保密的人才信息，以便为现代社会的建设提供优质的人才。 4 结语 综上所述，现代社会经济的进步发展更加注重人力资源的管理工作，事业单位的人事档案管理工作水平的提升也体现出国家行政体制改革的成效，因而，需要事业单位的各级领导以及工作人员重视起人事档案管理工作对现阶段事业单位实现可持续发展的重要作用，在实际的工作开展中能够全面加强人事档案管理工作的有效性，促進事业单位的稳定发展以及可持续发展。 4