费用预支及报销管理制度--V1.doc

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1、费用预支、报销管理规定文件编 号: HR005 版 本：A编写/修订部门： 人力资源部 生效日期：20111123页 数: 共3页 批 准 人： 日 期：一、目的加强资金管理，控制公司经营成本、规范公司员工借款、报销管理流程,特制定本规定.二、适用范围本规定适用于-三、费用预支范围和条件 1、工伤员工住院治疗的医疗费用由公司先支付，工伤治疗结束后，凭医院的医疗发票证明抵销医疗期间的借款。所有医疗发票必须交人力资源部向社保局申报工伤费用;工伤医疗费预支超过5000元的，由部门负责人及总经理审批。 2、采购人员预支：采购人员根据下单通知单预计采购金额，提前2天通知总经理准备采购费用,根据下单通知单

2、的费用预算，到总经理处预支. 3、出差人员预支：根据出差的实际需要费用（交通费、住宿费等)，由部门负责人审批，方可预支。出差费用超过1000元的，由部门负责人及总经理审批方可借款。 4、后勤维修费用预支：一次性维修费在1000元以内的，由部门负责人审批，当次维修费用超过1000元的，部门负责人审批后再由总经理审批方可借款. 5、除上述范围外的其他用于公司需要的借款金额超过1000元的,必须由总经理审批。6、所有借款必须于当次活动结束后次月1日到各部门财务负责人处报销。7、设计部财务负责人由设计助理Anne担任,生产、板房及其他部门财务负责人由采购员Michel担任。店铺财务负责人由二楼收银员C

3、oco担任。四、借款审批程序及权限 1、审批程序:员工根据工作需要需预支时，必须先填写 借款单，按要求填上借款人姓名、部门、借款原因、借款金额、预计还款日期，按上述要求经部门负责人及总经理审批后,方可到财务处领取现金。 2、审批权限：借款原由及对应金额的核准人为部门负责人,超过上述标准的核准权属总经理。3、各部门财务负责人负责对借款的核销跟踪、监督工作。五、报销管理规定1、费用报销时，必须取得合法有效的收据或发票.2、所有费用报销，必须在当次活动结束后的次月1日到各部门财务负责人处报销，逾期报销的，财务负责人有权拒绝报销，恰逢法定假期除外。3、费用报销金额在1000元以内(含1000元）的，由

4、部门负责人批准,费用报销金额超过1000元的，必须经部门负责人及总经理批准，2、工伤治疗费用，工伤治疗终结后，经财务查询，工伤局已把治疗费打入公司银行帐号后，由人力资源部持工伤员工的治疗发票到财务部报销。3、采购费用：报销采购费用（如布料、辅料、文具等)，采购回来后必须清点，凭申购单及购买发票或收据实报实销.采购人员每天填写采购结算清单交总经理报销，设计部人员凭面料采购申请单及收据到设计部财务负责人处报销,每月月初设计部负责人向总经理提交相关报销资料.4、交通费用的报销：因工作需要外出办公事时，一律使用公交、大巴或地铁，无特殊情况,一律不允许乘的士或飞机，若接送客户、携带产品或文件过多，情况特

5、急处理的，或晚上加班到10:30分下班的，应事先向部门负责人或总经理提出申请,经同意后方可乘的士.否则只按乘公交的费用报销.报销交通费用时，务必写清楚日期、起止站点及到达目的地的原因.5、差旅费报销:出差人员一律填写费用报销单，凭总经理批准的费用报销单到部门财务负责人处报销差旅费。凡是出差到深圳之外的城市，每天可报销35元餐费.出差人员因工作需要住酒店的，必须先征得总经理批准，方可报销住宿费用。6、其他费用报销：一律注明费用用途及原因，持合法有效的发票或收据实报实销。六、费用报销程序按要求填写报销单附上相关收据或发票-经部门负责人审批-总经理审批-交审批后的报销单到各部门财务负责人处报销七、下

6、列情形不给予报销1、无费用发生时间和报销日期。 2、超过发生时间一个月以上的票据（除有关领导批准延长的特殊情况以外）。 3、无经手人、相关证明人或有关领导签字。 4、未按顺序粘贴填写. 5、与报销业务不符的原始凭证。 6、原始凭证有涂改的现象。 7、无费用名称。 8、其他违反公司规定的费用。八、费用报销审批权限及职责 1、部门负责人负责审查费用是否符合公司有关规定，证明费用产生的真实性和必要性. 2、财务部负责审查费用开支的各项手续是否齐全、原始凭证是否合理、报销数量及金额是否正确和票据是否一致等。 3、总经理负责审查费用支出是否符合公司财务支出计划，做好费用的整体控制目标. 4、任何经办人、审批人员都要对签字承担连带责任。九、本规定为试行规定，自签发之日起执行，解释权归公司所有.3