2022年英文电子邮件教程 .pdf

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1、目录第一章综述第二章商务邮件的基本格式第三章准确的表达方式第四章准确的用词第五章准确的时态第六章实用邮件评析附录一常用英文缩写汇编附录二常用专业术语汇编说明：1 、本教程适合大学英语（ CET ）四级或以上水平学习。2 、 本教程的主要参考书目： HIGH SPEED BUSINESS WRITING 美 Bruce Hird 着 张亦辉 编译3 、 本教程中所建议的用法 , 可以用 , 也可以不用 ; 如果用了本教程中已规定不可以使用的句式用法 , 以违反 ISO处理. 4 、 本教程的附录缩写部分供参考用, 写邮件时尽量不用要缩写, 尤其是不常见的缩写. 第一章综述一 、出色的电子邮件非但

2、能促成商业活动的成功进行，更能化腐朽为神奇。反之，大好商机可能由于电子邮件的谬误而化为乌有。二 、日常商务往来邮件中， 有八成英文写作水平低下； 这并不一定是语法问题，而是大部分撰信人对商务邮件风格和语气缺乏起码的认识。专家普遍认为， 商务邮件应该具备积极和自然的语气。 初学者写出来的商务邮件很可能一成不变的沿袭远至 18、9 世纪的过时文风。无可否认古旧的句式能使邮件更显“商业”，但事实上，它们大多冗长乏味，甚至含糊不清，呆滞冷漠。Dear Sir: 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - -

3、 - - - 第 1 页，共 29 页 - - - - - - - - - This is to acknowledge your message dated April 10 concerning the above referenced billing error. Upon checking our records, we found that the invoice should indeed read as US$125.00 instead of US$225.00. We apologize for this oversight and attach herewith the c

4、orrect invoice. Thank you in advance for your kind consideration we remain, Sincerely yours, （53字）以上信函中 , 庸俗无意的古旧句式以斜体字标明, 写作风格过于拘谨刻板， 以下的修正后的邮件就较为简短且语气友善。切中问题要害（同时提出解决方法），又不失商业味道。Dear Sir: Thank you for your message of April 10. We have confirmed that the invoice should read as US$125.00 and not US

5、$225.00. We are sorry for this error and have enclosed/ have attached/ will mail / will fax a corrected invoice for US$125.00 Sincerely yours, （35字）三 、无论电子邮件内容涉及好消息、坏消息或只是一般性信息，撰信人都应表现出积极的态度和个人的风格， 行文应当自然流畅。 态度友善、行文流畅的书信，撰写起来比较快捷，也较能触动收信人的心，使其易于回复。反之，如果正式的信函（措辞古旧夸虚，语气恃权慑人）只会替双方加设不必要的沟通阻碍。撰写邮件切忌使用古旧晦

6、涩、 呆滞无意或发号司令的词句。 应本着 “ 顺其自然”的态度撰写，并能流露出一点“ 微笑 ” 。四 、有些邮件可能涉及需要传递坏消息，如交货问题、人事问题等等。这类邮件的写作难度较高，因为个人情绪（如挫败、愤怒、忧虑、失落、悲伤等）很容易影响到撰信人的客观态度或既定的写作目的。再理智的人， 遇上心境难平， 情绪偏激的时候，也会不知不觉地偏离客观的轨道，此刻不宜撰写这类邮件。五 、关于主动语态和被动语态。撰写传递好消息或者一般讯息的信函时，大多数使用主动语态，而非被动语态。例如，应该说“ We mailed the check on May 5. ”，而非“ The check was mai

7、led on May 5. ”。但遇上坏消息时，就可巧妙运用被动语态来减轻负面因素的影响。例如，应该说“ The document was misplaced during the quarterly audit.”，而非“ We misplaced the document during the quarterly audit.”。然而，绝大部分高水准的商务邮件都混合了主动和被动句式，令整篇富于变化。主动句式除了较为友善亲切， 更能有效表达撰信人的原意， 给人一种真诚的感觉。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师

8、精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 29 页 - - - - - - - - - 撰写商务邮件时要养成使用主动语态的习惯，不妨假设自己在通电话， 而不是在写信。商务邮件的行文语调要求自然流畅，甚至近乎口语化。 然而在个别情况下，撰信人最好不要太显露自己的真切感受，避免负面情绪， 或者干脆对某些情况不露声色。这时采用被动句式和名词短语可算是最适当的手法。虽然名词短语在英文语法中有相当的重要性， 但在商务邮件中过多使用名词短语，就像使用过多被动语态一样，显得冗长乏味和过于拘泥。例如：欠佳 Thank you for your inquiry名词短语 about our produ

9、cts. 较佳 Thank you for inquiring /asking about动词短语 our products. 六 、 下表左方所列用语句式过于古旧刻板, 切忌使用 . 可以改用右方列举的用语句式。1. 用于邮件开头 : owing to since / because / due to per your request 可以使用，但改为as you requested / asked 会较有礼貌we apologize we are sorry (“apologize ”是正式用语，但有时可以接受) taking this opportunity 删去（此句无实义）in re

10、ference to 删去（此句无实义）with reference to 删去（既无实义又不友善）further to your call thank you for your call 或索性删去we are sorry to say unfortunately / regrettably we are pleased to we would like to please be advised that 庸俗无意应删去或改为 We would like to inform you that,you are kindly invited we would like to invite you

11、 ( 正式用语是 it is our pleasure to invite you ) 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 29 页 - - - - - - - - - I am writing to inform you I would like / am happy to inform you 或索性删去for your reference / information 删去（非标准英文）regret to inform you / we are sorry

12、 to say unfortunately / regrettably acknowledge receipt of / we are in receipt of we have received according to our records/ on checking through our records our records show according to your request / in accordance with your request as (you) requested / asked 2. 用于邮件结尾awaiting your prompt reply we

13、look forward to hearing from you. would you please let me know as soon as you can / right away / immediately ? may we hear from you soon ? hoping to receive your good news we are looking forward to hearing from you. we hope to hear from you soon. we await your prompt reply/ your early reply would be

14、 appreciated we look forward to hearing from you. (“prompt”过于古旧)/ would you please let us know / reply as soon as you can/ right away ?/ may we hear from you soon ? please do not hesitate to call us if you please let us know if you have any further questions. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - -

15、 - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 29 页 - - - - - - - - - have any further questions your attention to this matter would be greatly appreciated we would much appreciate your (special) attention/ cooperation / comments. would you please give this your special attention ? we would be gratef

16、ul if you could take care of this matter soon / right away. thank you in advance for cooperation 删去（此句既古旧又无实义）3. 用于邮件其它部分as per per ( 略嫌呆板但常用，“ as per ”则过于刻板，切忌使用) letter dated letter of ( 只有在日期是极为重要的情况下才使用“dated ”) prompt reply early reply（Prompt 过于古旧，也有一种向收信人施压的味道）kindly send me would you please s

17、end me （禁用 kindly ）in the near future soon upon arrival 可以使用，但考虑改用when you have / it has arrived upon receipt of 可以使用，但考虑改用when we receive / have received by your side / on your side 删去（非标准英文）your esteemed firm “esteemed” 一词属古旧词汇，应删去above mentioned/ referenced 删去或改为 above part(s) / order / invoice /

18、 claim arrived at/came to the conclusion concluded 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 29 页 - - - - - - - - - please find enclosed/attached we have enclosed/ are enclosing.或 enclosed/attached is.(用“happy to enclose/attach显得友善积极 , 切忌使用enclosed /attach

19、ed please find) 七 、语法固然重要，态度至为关键撰信人必须牢记：要写出高水平的商务邮件，一半在于自身是否持正确的态度，另一半才是语法的问题。 即使语法有错， 只要撰信人的态度真诚积极， 同样可以赢得收信人正面和明确的响应。 一般表达自己的最佳方式就是采取主动，切忌消极被动，更不要发号施令。*“四大要点”：语气主动最自然，态度诚恳又亲切；措词古涩难沟通，行文浅白易答复。八 、“十大要诀”详述1. 清晰开门见山。然而，当撰信人不能公开一些机密文件，或在处理负面事件时，不宜直斥收信人，行文则需适当婉转。如“at your earliest convenience ”意思含糊，如果情况

20、紧急，考虑改为“as soon as you can”或者 “right away” ， 情况不太紧急时，可以改为“when you have the opportunity” 。很多人都会将启首句写成“thank you for the paintings, which we received in good condition,”，这样措辞到底是致谢还是强调油画完好呢？若要强调油画完好，应写出“ we received the paintings in good condition.”但若油画是否完好并非重点，就索性写成“thank you for the paintings.”。2. 简

21、洁言简意赅并非见识浅薄。智者智言精简，从不用花巧复杂的措辞来吓唬收信人。3. 真诚在处理负面事件时，态度真诚特别重要。阐述的内容和方式均须坦率。 要尽量做到“say what you mean, mean what you say” 。 切勿说 “we understand your situation”这类看似真诚的表示同情的话。也不应说“please/hope you understand our situation”这种软弱羞怯，欠缺说服力的话。4. 友善坏消息有时会令人气愤或沮丧，难以保持友善态度。然而，长远的关系总比眼前的困难更加重要，所以应当保护这种关系。 如在写邮件时， 常会出现

22、“as you promise ”这样的表达。但这一表达有欠技巧, 造成一种收信人不守名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 29 页 - - - - - - - - - 承诺的错觉 , 故不要使用。不妨改用“ as you agreed ”或者“ you assured us that , ” 。 另外， “I m afraid ” 将语气软化，有时也可以代替 “unfortunately” 。还需注意，切勿说“,if you have a problem, ”

23、这样收信人会误以为时被指精神有问题。5. 自然遇到负面环境时，近乎口语化（却不至于口头化，甚或闲话家常）的行文可以舒缓紧张的气氛， 为理性的讨论敞开一扇门扉。 僵硬且发号施令的口吻只会令情况恶化，“火上加油”。6. 迎合对方兴趣，兼顾彼此需要将收信人的兴趣和需要摆在首位，不要让不满意情绪操控邮件内容哪怕处境再恶劣，也务必争取最佳的结果。 如， “I would prefer meeting with you in the morning of March 31.”这样的表达会给人以“我”为中心的感觉。7. 强调正面要点、淡化负面影响态度积极通常会相应带来良好的效果，多谈“力所能及”，而非“力所

24、不逮”的事情。大多数负面处境都不是绝境。事实上，每当撰写“传递坏消息”邮件时，只要从众多负面因素中尽力找到一些正面因素， 有时也可以把坏消息转变为好消息。 切勿使用“avoid ” 或者 “Please ignore this reminder if your payment is already in the mail.”等带有负面含义的词句，不妨改用“disregard ” 这个既自然又中立的用词。 如：“Please disregard this letter / excuse us for this reminder if your payment is already in the

25、mail. ”。另外需注意，与其说“due to our mistake ”，不如说“ due to an office error”，相对淡化了负面的感觉。8. 切勿针对讽刺，更忌颐指气使带着愤怒或嘲讽的字句也许能带来短期的快感。但恶言相向所造成的心诟也许日久难解，代价沉重。每当心境难平时，撰信人最好先休息一下或者作其他的事情来减轻压力，避免以不满的情绪来责骂收信人。邮件一旦发出后就无法收回，必须三思而后“撰”。9. 倚重事实真相，力求冷静客观事实真相（而非情绪）才是服人的利器，必须慎重的将事实阐述清楚。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - -

26、 - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 29 页 - - - - - - - - - 10. 主题前后一致，莫因情绪扭曲撰信人的情绪有时会令其撰写邮件的目的偏离。离题或者不切题的邮件只会产生相反的效果。第二章 商务邮件的基本格式一 、急件的表示方法使用软件配备标签“！ This message has high priority.”同时在邮件上方正中位置署名 -URGENT- 。不要用叹号， 因为叹号给人过于强烈的震撼。也不要写到主题上。如 : -URGENT- Dear Capt. Rumi Engineer, Hoping everything

27、is going on well. ,With best regards, Amanda 注：如果在邮件上方正中位置已注明是急件, 在邮件正文中就不要再说urgent. 二 、启首称谓一般来说，除非彼此关系亲密，可以直呼其名，否则应当采用正统的称谓方式，在对方全称前加 Mr.或 Mrs. （如 Dear Mr. / Ms. / Miss Chan）。若不知对方性别，可直接称呼其名字。如果撰信人不知道收信人的姓名、称谓、职务，或者一并发送给多位收信人时，则应采用简单客气的启首称谓，以下仅列举一部分：1. Dear Sir: 2. Dear Sir or Madam: 3. Dear Custom

28、er(s): 4. Dear Friend(s): 5. Dear Colleague(s): 6. Dear Reader(s): 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 29 页 - - - - - - - - - 7. Dear Subscriber(s): 美式写法一般以“ Dear Sir ”启首，而非“ Dear Sirs ”，因为通常都是一位收信人阅读邮件。有人甚至认为单数称呼更亲切，更有感染力。称谓的标点符号方面 , 冒号和逗号均可接受 , 不可以

29、用其它符号； 美式写法惯用前者，英式则惯用后者， 但切忌用分号或无标点！ 如果同一封邮件寄给多位收信人， 美式写法一般是“ Gentlemen:”、“Dear Ladies: ”或者：“Dear Ladies and Gentlemen:”。三 、结语句式的常用写法如下：1. Please let me know if you can be of further help / further assistance. 2. Please let me know if you need more / further information. 3. We are looking forward to

30、 hearing from you. 以下句式会给收信人一种压迫感，甚至认为撰信人十分贪婪。切忌使用：We are looking forward to your orders/ positive answer/ favorable answer/ firm order. We would be pleased if you could accept our offer. 四 、结语问候（ Complimentary Close ）：1. Sincerely 2. Yours sincerely 3. Sincerely yours 4. Yours truly 5. Very truly y

31、ours 6. Best regards (在电邮和传真中常用 ) 注. 结语问候要顶格 . 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 29 页 - - - - - - - - - 五 、署名日期注意英式和美式在写法上的区别，例如2005 年 1 月 2 日。英式写法： 2-1-2002 （2 January, 2005）美式写法： 2-1-2002 （January 2, 2005）为避免混淆， 应尽可能不用数字写月份， 全写 January 或简写 Jan 均可

32、。日期不用加上后缀（ 1st, 2nd, 3rd）。六 、邮件的格式要求1. 启首称谓和结语问候要与邮件正文之间有空行。2. 句子中，词与词之间和逗号后空一格3. 段落中，实心点，问号，叹号后空两格。七 、发问时是否使用问号，关键在于撰信人想要给对方留下一个怎样的印象。直接提出一般性请求时，撰信人或许觉得不必使用问号。见下例：1. Would you please make payment by March 15. 2. Would you please make the necessary correction and confirm using our number BB109. 八 、在

33、“the following”后应该使用冒号而非分号。第三章准确的表达方式一、客气明确的提出询问，不但给人亲切感，更能使收信人易于回复。见下例：Could you deliver the order by November 15? We would prefer delivery of the order by November 15. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 29 页 - - - - - - - - - 以上两个例子不难看出，前者措词生动，态度

34、鲜明，使收信人感到需要回复；而后者措词含糊软弱，没有明确提出询问，收信人感觉不到需要回复。二、提问时切忌写成“ I wonder if ,”，例如：“ I wonder if they come in different colors.”(语气软弱，也不是正式提问) 。反之，当提出敏感的问题或特殊请求时，就应该有技巧的使用这种表达方式，没有强人所难之嫌， 见下例：I wonder if you could share in the advertising cost ? I wonder if you could pick me up at the airport ? 三、“Im afraid”

35、将语气软化，有时也可以代替“unfortunately”, 如“Im afraid your explanation about the Terms of Sale is not satisfactory.”四、在撰信人提出特别的请求时，使用“would be very grateful if,”较为合适。但在催缴信函中如果说“we would be grateful if you paid the US$350 you owe us ”，却是一种失礼的表达方式, 故不要使用这种表达 . 五、I would (much) appreciate it / I would be grateful

36、if (略显冗长乏味，不应过多使用，改为用问句请求较佳。使用时切勿漏了“it ”，这是人们常犯的错误。 ) 六、We received our order in good condition a few days ago. (此时可以不说“thank you for.”)七、不需要在一封邮件中说两次“sorry ”。八、“We look forward to your overnight reply”一句中的主语we 不能省略。如果缺少主语，应把“Look”转换成动名词“ Looking ”。九、一般情况下， 一封邮件， 表示感谢一次就够了。 在邮件开头已有“ Thank you for yo

37、ur reply”，后面就不用再写“ Thank you”。十、I would very much like to discuss this venture in more detail. Very much 用得有特色 . 十一、月底的表达方式应为： “the end of , ”， 定冠词不能省略。 如，“Above rate will be effective till the end of Sep.”另外，表示产品型号时，常用“the”作为归类冠词。如：“ the DC -3 was a famous cargo aircraft of the 50s. ”。十二、“please ”引

38、导祈使句， 应接动词原形。 如“Pls revise your Debit Note and offer us a copy one for our account purpose.”名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 29 页 - - - - - - - - - 十三、在一般性往来邮件中使用“we arepleased to ”，会给人一种虚伪的感觉，应改为：“ We would like to”。如，“ we would like to place an

39、 order for the following part.”十四、 Please do not hesitate to contact me等表达包含多重否定（ do not 和 hesitate 同有否定的意思） ，延缓了收信人的理解速度， 所以不要使用这个句式。如果希望简洁准确流畅地表达同样的意思，可以使用，feel free to contact us.等更为直接的句式。十五、切勿说“ thanks in advance”, 这样有意无意的向收信人施压，认为对方有责任顺应自己的意愿。有些收信人对此颇感厌烦。十六、以下启首句犯了内容过多的毛病。Dear Mr. Hastings: Wou

40、ld like to know whether you have already paid out to Links Publishing Co. for Visconti books, because Me. Chui of Links came to see me on August 10 and asked me to help him so as to be paid immediately the remaining two thirds of total amount. 既不清晰又不能突出重点。一般来说，“一意一句，一句一意”；尽管这并非放之四海而皆准，但也不失为一个良好的写作准则

41、。One idea, one sentence One sentence, one idea 十七、不要说” We found out that ,”, 索性说” We found that,”.十八、 . 结语句式的常见写法如下 : Please let us know if we can be of further help/further assistance. Please let us know if you need more /further information. We hope to be hearing from you. We are looking forward t

42、o hearing from you. 切忌采用以下写法 : We are looking forward to your orders/positive answer/favorable answer/firm order. We would be pleased if you could accept our offer. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 29 页 - - - - - - - - - Please give your comments

43、.( comments一词, 容易引起读者理解不清 , 一般不能使用相同 /类似的句子 )十九、 1。 .get the total 705EUR 价格或费用金额的表示方法为：币种符号+金额。故上例中 705 欧元 的正确表达应为 EUR705,不是705EUR. 2。 商业发票上“ USD1309.12 ”的英文表达为： US dollar one thousand three hundred and nine and twelve cents.一般不用： one thousand three hundred and nine point twelve US dollars. 二十、 邮件中

44、尽量少用缩写，尤其是不常见的缩写形式。二十一、 We are looking forward to hearing from you as soon as you can. as soon as you can 只有行为是对方，才能用这个短语。我们期望对方尽快回复，行为人是我们，则不能再用这个短语。二十二、 Would you please make payment right away,or if there is a problem,call us at 2345-6789? 注： 切勿说“ ,if you have a problem,”这样收信人会误以为是被指精神有问题。二十三、 Pl

45、s see the attached of the debit note for this shpt. 这句话的表达太过罗嗦，the attached 就可以直接做 debit note 的定语，没必要用一个限定性的短语。可以表达为： Pls see the attached debit note for this shpt. 二十四、 Pls see attached email.这个句子中， attached 前应用一个表示限定的词，如 the 等。二十五、时间状语1。Well send you the statement of Oct on next Monday. 评：next Mon

46、day 前的 on 应去掉 . 表示时间的名词前如有this,that,these,those,last,next,some,any, each,every,all,half,yesterday,tomorrow等修饰语时， 这些名词前不用介词 . 2。Im sorry to tell you the cargo was shipped out at 16 Nov,2005. 评：at 应改成 on. 在具体某一天前，应用on；在具体某一点前，应用at. 二十六 “电放”的准确表达名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - -

47、名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 29 页 - - - - - - - - - 提单电放就是电报放货。 国外的承运人保留全套正本提单，并通知在目的港的代理, 收货人可凭加盖正本公章的提单复印件和保函换单提货。电放的英文表示方法：如 cable release和,telex release等。注： SURRENDER并不是电放的意思， 一般以图章的形式盖在正本或副本提单上，因为做电放发货人是要交回全套正本提单的，为了防止此套正本提单再流出， 所以盖上 SURRENDER的章以示作废，或者发货人根本没签正本提单，则签发盖有SURRENDER章的副本提单，用作提货或结汇.

48、虽然 telex release 和 surrender 都被理解为电放的意思 , 但是建议多用telex release, 比较通俗易懂 , 少用surrender 以免代理不理解 . 二十七Pls adv the invoices for GBP 277.77,GBP 852.80 and GBP 300.12. advise 的意思是 告知, 建议. 如果需要发票原件或复印件, 应该要求对方发给我们 , 而不是告诉我们 ; 如果只要发票号 , 可以用 advise, 但要说明 , 请告知发票号, 而不是发票 . 二十八 .Pls note dry battery belongs to d

49、angerous cargo,so there are few co-loaders like to accept booking.there be句型一般用来表示 在某处有某物, 主语通常是不确定的 . 而there are few co-loaders like to accept booking. 这个句子主语很明确 , 也不是要表达在某处有某物, 所以不应该用there be 句型. 该句子可以表达为 :Pls note that few co-loaders accept this booking because dry battery is dangerous cargo. 第四章

50、准确的用词一 、定冠词和不定冠词当谈及数份文件或档案时, 常常分不清用定冠词还是不定冠词. 正确 :Enclosed is a copy of the receipt. 错误 :Enclosed is the copy of receipt. 任何一份收据 ( 不论印刷版本或电子版本 ) 都可以有多份拷贝 , 但原稿只有一份 ,使用定冠词就是要指明这项事实. 另一种通病是 : 清晰 :Please keep the copy of the receipt that we sent you. 含糊 :Please keep a copy of the receipt that we sent y