会务管理服务保障方案.pdf

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1、会务管理服务保障方案1、熟悉会议编导程序一般情况下，甲方会在会议的前几天，将会议事项以书面的形式告知物业管理部门。 一般包括以下内容：会议时间、与会者的身份、出席人数、接待规格和路线，会场布置要求、桌椅摆放形式，特殊服务如茶叶要求、点心、水果、台布、香巾、空调温度、音响、录像、灯光、花卉摆放等。我公司接到通知后，物业经理会安排专人负责准备事宜。要求进一步明确责任分工，细化工作方案。（1）加强会务工作人员的服务意识和奉献意识教育；（2）接待服务工作细致、周密；及早制订会议服务保障方案，做到万无一失。（3）高标准、高质量完成会议保障工作，为大型（重要）会议提供一流服务。（4）严格按照标准对会场布置

2、、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺。（5） 严格执行卫生值日制度， 清洁人员负责会议场所卫生清扫；（6）会场内空调、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责管理。2、会议前服务人员的准备工作物业经理根据甲方的要求及会务编导计划，在会议开始前要做好相关的准备工作。 并且在会议开始前提前一个小时到达会场，做好进一步的检查工作：如会议室的设备、设施是否正常，如有异常尽快通知音响师进行处理； 检查室内的卫生、桌面、 地面有无灰尘及杂物，口杯烟灰缸是否干净；摆好口杯、烟灰缸、香巾，烟灰缸、口杯、香巾要求无论从什么角度看都在一条线上；保证室内空气清新，无异味。会场布置检查完毕后， 请甲方会议主办部门进行

3、检查， 避免出现差错。在会务准备中，会议服务员要主动当好业主的配角，积极为业主出谋划策。首先，会议服务人员要有专长，能提得出改进意见；其次，要熟悉甲方的习惯，符合甲方的口味，不能喧宾夺主，更不能强辞夺理，先斩后奏，什么都替甲方“当家作主”。我公司对定期向会议服务人员强调会务纪律：（1）会务服务人员应穿戴整齐，统一制服。（2）不迟到，不早退，有事离开应提前向会务组负责人请假；（3）规定时间内加水、倒茶。（4）会议期间关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。3、保洁、维修等其他部门要做好保障工作每当重要或者大型会议举行之前，物业经理召集其他部门做好相关保障工作：要召集各部门开会，部署

4、此次会议工作计划，保安要做好辖区车辆指挥、停放工作，为与会人员做正确的引领；维修部门要全面检查配电、音响、线路、供水、电梯等设备的使用情况，并派专人值班负责，看好会场附近的供电电闸， 保证供电不出现任何问题。对于重要领导，要专人保证电梯的供应，确保领导及时到达会场；保洁方面要对会场作细致的清洁，卫生间备好卫生用纸， 并喷洒空气清新剂。另外，公司组织员工重温“各类突发事件预案”，做到有备无患。在会议开始之前，管理处组织各部门主管，对全部设备、保洁、绿化、保安等进行严密彻底的检查，确保万无一失。遇到重要人员到场时，除电梯操作人员和保安站岗，会议服务人员进行引领外，其他物业人员忠于自己的岗位，各司其

5、职，不在会场周围露面。4、与会者到达时的工作客人到达会议室时，会议服务人员应站在门口的一侧迎接客人，并主动问好。重要客人到达时，服务人员做好宾客迎接、签到、并引领其所坐位置，拉椅请其入座。另外，客人到达时，厚件衣物可能脱掉，服务人员应主动接过衣物，将衣物放在何时的位置。5、会议期间的服务客人到达入座1 分钟后，需要倒上茶水，倒水顺序要正确，不滴不洒，无响声，杯内水应在七分满。茶水保障及时到位，夏季每隔20 分钟加茶水，冬季每个 2 分钟加茶水，如有特殊情况可自己把握，人员随叫随到。在会议进行中，会议服务人员应站在合适的位置，悉心观察会场情况，随时注意与会人员的需求。6、做好会议的保密工作在重要

6、人员来访或出席重大会议前，会有一定的准备时间，这样就存在保密问题， 一旦泄露机密就会铸成大错。 而当会议服务人员在服务时，不可避免地能够听到相关的会议内容，在这种情况下，我公司一定要加强员工的保密工作，并形成制度，即不该看的不看、不该听的不听、不该说的不说，绝对禁止翻看领导的文件，重申保密纪律，做好防范教育工作，确保不出现丝毫的闪失。7、做好会后的恢复工作当会议结束后，会议服务人员应站在门的一侧，使用敬语并目送客人离去。 客人离开后， 服务人员应以最快的速度检查会议室内是否有遗留物品，如果有，要及时上交物业办公室，由办公室设法找到失主。 另外， 会议服务主管要组织人员， 按要求恢复会场会前的模

7、样，重点是“三清三关”工作，及时清除会议桌上的物品、 清除室内垃圾、清除可能出现的隐患，进行搬运桌椅、关电器、关电源、关锁门窗的等工作。最后，由会议服务主管再全面检查一遍，做好相关记录，确保不留下任何隐患。将口杯用消毒液浸泡后冲净， 擦干准备下次使用，香巾用消毒液浸泡后冲净、晾干。会议服务人员在会议期间要为大会提供全过程、全方位、全天候高效、快速的优质服务，处处体现“满意+惊喜”的服务宗旨。要求做到：一丝不苟，精益求精；挥洒自如，忙而不乱；尽善尽美，万无一失；各负其责，协同作战。总之，只有严格的培训， 细致的准备，不断提高服务人员的服务技能， 才能以优良的会议服务取得业主的认可和赞扬。8、会议室保洁规范我公司根据本项目会议室的实际， 采取会议室预约， 统一安排，保证会议的落实；另外会前提前20 分钟对会议室再进行一个整体的卫生及杯子，热水等情况的检查。