深化信息化建设提升档案管理水平的研究.pdf

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1、深化信息化建设提升档案管理水平的研究摘 要：随着社会经济技术的逐渐普及，计算机数据信息处理技术逐渐普及到各行各业，传统型人力式档案管理在工作中往往会出现数据处理误差，同时也十分耗费人力。而实现档案管理的信息化，无疑是该行业人群的一大福音。本文以当前企业信息建设为出发点，深入探析信息化档案管理在推进企业发展中的必然性，并就如何提升企业档案管理质效作简要概述，希冀对强化企业信息管理有借鉴意义。关键词：信息化建设；档案管理；水平提升；策略探析市场经济随科技发展、社会进步而逐渐显现出复杂性、多样性，大数据时代之下企业发展对信息技术的依赖性渐次提升。但综观当下，许多企业由于技术上无法跟进时代潮流、资金上

2、无法更新管理设备，还保存人工化档案管理模式，这不仅无益于企业发展，更对企业的社会效益产生不利影响。如果能够积极构建信息化管理系统，注重资源信息管理、部门构建管理、信息收集管理等综合因素的提升作用，是一个企业实现“高质高效”完成任务的重要保障。1 信息化档案管理模式意义重大1.1 档案是企业的信息来源库每一个企业单位在发展过程中，都具有富有自我特色的、自我的发展记忆数据，而这些数据又能够对企业、社会甚至国家发展起到积极作用，具有保存的必要性。同时档案又是一个企业发展历程的最权威见证，也是对一个企业进行剖析的最直接信息资源，使人能够通过档案资料的查阅，深刻了解一个企业的发展经验、实踐以及文化理念，

3、所以档案又具有企业文化知识的深刻意义1 。企业档案管理实现技术化、信息化，使繁复的档案资料实现统一化、有序化，使资料查阅变得便捷化、简易化。将文件信息、图像资源以及表格信息等资料一一规划入一个统一的管理系统，保证了查阅者能够在最短的时间找到最满意的资源，大大提升便捷性。1.2 促使资源合理利用和统一管理旧式人工化的档案管理相较于信息化管理模式具有不可忽视的局限性，对于企业而言，对人力、物力以及时间造成许多不便，对所涉及的信息资料而言，还会存在由于气候、温度或者事故等原因造成的资料缺失的危险，造成许多珍贵信息丢失。而技术化、系统化管理模式之下的档案管理，首先能够很大限度为企业发展节省更多的人力资

4、源，降低人工管理时间比例，然后还可以很大程度上实现有力资源的整合，达到“优选劣汰”的效果，同时还能实现各类资源的统一管理，实现资源的定期更新和改进，综合提升企业档案资源的综合效益。2 实现档案管理信息化策略分析2.1 提升档案管理信息化意识对于一个企业而言，档案管理工作应该受到上下一同重视，因为档案管理涉及的资源种类丰富、触及内容也是各有特点，要紧扣档案信息化发展有益于促进档案管理事业的进一步提升和发展，紧抓档案资源的发展效益，加大档案信息化管理事业的建设 2 。领导需要强化信息资源整合工作，加强信息化管理电子系统的建设、完善或更新。同时也需要企业员工能够积极、主动配合领导安排，能够提供合适的

5、管理方案和数据信息。比如，企业领导在构建信息还档案库的时候，需要综合考察企业信息资源容量大小、实际有效资源数量以及技术设备开销约数大小等，同时还要有资源共享意识，设计对员工“开放”式管理系统。2.2 强化企业内部建设企业档案资源管理的信息化工程并不是单一性、临时性的，而是综合型、广阔性的，也就是说企业的信息资源管理工作是一项需求量大、涉及范围广的工作，这就要求企业内部各个工作部门之间要紧密联系，搭建信息资源“对话桥”。企业需要对部门人员进行任务分配，将之划分为不同的任务小组，分别担任档案信息化管理系统的不同任务。因为计算机系统在对信息数据进行录取、筛选以及分类等工作时，需要借助人力完成，所以需

6、要组织一部分员工完成数据录、编制入工作；其次就国家统一规定的数据信息要求为管理标准，需要使著录、语言形式、检索标准、数据统筹等工作实现统一化和有序化，所以也需要安排合适人选进行该项工作。同时，档案管理并不是建设之后就可以任之不顾，整理、检查以及设备养护等后期工作也需要时刻安排妥当，确保信息化档案管理系统能够持续为需求者提供服务。各工作部门之间的紧密联系、共同作用，更益于形成统一规划管理模式3 。例如，以医院档案管理为例，在信息化档案建立之前，医院要积极对所需要纳入管理系统的图像、视频、表格等资料进行一一按照病种分类、整理，根据整理出来的资料，决定档案管理信息化建设的规模大小、资金大体额度以及具

7、体建设地址。建设中，还需要根据用户查询状况，一一对医学资源材料进行归类、编码，方便人员检索、查询。2.3 积极引入先进管理技术实现档案管理的信息化、科学化，科学技术是保障目标完成的首要物质因素，如果缺乏先进的、合适的科学技术，信息化档案管理系统建设就只是一纸空谈而已，并无实际性意义。档案是对企业发展历程的最好记录，具有历史性意义。同时也是企业发展的方向基础，具有指导性作用，作为重要的资源保存库，对技术的严苛可想而知。首先要注重资源管理、信息保存的安全性，积极借用计算机编程、编码，打造属于企业内部特有的管理网站或者系统，设定进站标准，提升系统进入资格，防止重要资源被盗。其次需要纳入先进的图表、数

8、据处理技术，能够对数据进行及时更改，在提升系统安全性的同时，为需求者提供更多便捷 4 。例如，一些学校图书馆的图书检索系统就需要的学生拥有学生卡并需要扫码成功后才可以进行图书搜阅，同时一键化管理系统的开发，使学生能够通过一个平台就能够了解图书的编码、作者、总概、历史背景以及具体位置的等多种信息，大大节省了学生学习时间。3 结束语企业发展信息化建设，实现档案管理信息化具有十分重要的意义，这不仅是信息技术在企业档案管理中的拓展性应用，也是为企业进一步提升管理质效保驾护航的重要保障。及时推动档案管理信息化如实运行，顺应现代化档案管理趋向，也为企业数据信息获取提供素材，同时也是企业信息决策、数据分析的依据。参考文献1 史灵芝 . 档案信息化建设与档案管理研究J.中国管理信息化， 2016，19（14）：187-187. 2 高晓玲 . 加快学校档案信息化建设提升学校档案管理水平J.办公室业务，2016（23）：185-185. 3 谢艳丽 . 信息化建设时期医院档案管理的策略研究J.办公室业务， 2017（15）：134-134. 4 郭晓东，徐文娟 . 加强档案信息化建设提升档案管理水平J.办公室业务，2017（4）：75-75. 作者简介姚艳蓉（ 1976），女，汉，四川蒲江人，本科，中级档案馆员，新津县政务服务推进中心，研究方向：档案管理。- 全文完 -