ISO20000-1：2018程序文件-记录控制管理规定.pdf

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1、信息技术服务管理体系记录控制管理规定文件编号： SA-020031. 分发控制读者文档权限说明2. 文件版本信息版本号修订变更描述日期审核批准V1.0 编写组全文3. 文件版本信息说明文件版本信息， 记录本文件提交时当前有效的版本控制信息，当前版本文件有效期将在新版本文档生效时自动结束。文件版本小于 1.0 时，表示该版本文件为草案，仅可作为参照资料之目的。目录1 总则. 12 职责与权限 . 13 规定. 13.1 记录的填写 - 13.2记录的编号与标识 - 23.3记录的收集和归档 - 23.4记录的借阅 - 23.5记录的销毁 - 23.6记录的保管 - 33.7记录的保管期限 - 3

2、4 附则. 3第 1 页 共 4 页1 总则1.1 目的本规定旨在对信息技术服务管理体系记录的填写、编号与标识、收集、归档、借阅、保管、销毁等活动实施管理和控制。1.2 范围本规定适用于公司信息技术服务管理体系的建设和运行记录的各项管理活动。1.3 定义与缩写本规定采用 ISO20000:2005的定义和缩写，需补充的定义和缩写如下：记录： 记录是一种特殊类型的文件， 可作为体系的文件制度有效运行的证据。记录控制：应建立并维护记录， 以作为表明信息技术服务管理体系有效运行且符合相关标准要求的证据。详细请参考信息技术服务管理体系术语定义。2 职责与权限2.1 管理者代表：负责本制度的审批；2.2

3、 编写组：负责本管理制度的编写和修订；负责提出体系运行记录相关要求和控制；对各部门的记录填写、保管等进行检查或抽查。2.3 各部门：在本部门内全面执行本规定相关要求；3 规定3.1 记录的填写3.1.1 纸质记录应保证字迹清楚、内容真实，电子记录应保证内容完整。3.1.2 同一记录同时存在纸质和电子记录时，以纸质记录为准。3.1.4 记录中均须明确注明填写人和审批人。填写人应按要求填写运行记录。第 2 页 共 4 页3.2 记录的编号与标识3.2.1 在公司范围内，记录应具有唯一的编号与标识。3.2.2 信息技术服务管理体系运行产生的记录，记录编号与标识（例如纠正预防活动产生的记录）规定如下：

4、QH-ITSMS-AA-BBCCC-YYY a. 记录的顺序号 (YYY)：三位序号，从 001 依次递增。b. 体系文件编号 (AA-BBCCC) ： 指体系文件的编号， 包括文件类别代码 (AA)和文件序号 (BBCCC) 。体系文件的详细编号方法见信息技术服务管理体系文件编写规范。3.2.3 其余记录的编号与标识方式由各部门自行决定。3.2.4 记录应保持清晰、易于识别和检索。3.3 记录的收集和归档3.3.1 办公室 负责收集、保管并归档信息技术服务管理体系自身的运行记录。3.3.2 各部门 负责收集、保管并归档本部门的相关记录，包括体系各级文件制度中规定的相关记录。3.4 记录的借阅

5、3.4.1查阅、复印归档的记录原件均应办理借阅手续；3.4.2记录借阅申请需填写借阅申请表，参见附件1。3.5 记录的销毁3.5.1对超过保存期的记录，销毁需由办公室审核，经部门负责人批准后统一销毁。记录顺序号体系文件编号默认标识（记录编号中不显示）第 3 页 共 4 页3.6 记录的保管3.6.1按要求对记录进行存储，并实施相应的安全保护手段。3.6.2记录应以纸质或电子方式在相应部门归档。3.7 记录的保管期限体系运行记录保存三年， 各部门负责在规定的期限内妥善保管与本部门相关的记录。4 附则4.1 各部门可根据本规定制定相应的实施细则。4.2 本规定办公室负责组织制定、解释和修改。4.3 本规定自印发之日起实行。4.4 相关文件体系文件编写规范文件控制管理规定信息技术服务管理体系术语定义