电子文件管理制度.pdf

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1、Page 1 of 3 上海 XXXXXX电子科技有限公司质量管理体系电 子 文 件 管 理 制 度文 件 编 号WI-01 版次A/0 状态受控非 受 控发 放 序 号实 施 日 期2017.08.08 制 定审 核批 准日 期日 期日 期Page 2 of 3 文 件 修 改 履 历 表序号版次修订内容修 订日 期实 施日 期修订审核批准0 A/0 初版发行1 A/0 按照 AS9120 修改2017.07.08 2017.07.08 Page 3 of 3 1目的1.1 本程序规定了公司电子文件管理办法， 确保有关场所使用电子文件的版本是有效的。2适用范围2.1 适用于质量管理体系运行有

2、关的电子文件和记录管理工作。3职责3.1 质量管理部是电子文件控制的归口管理部门，负责体系有关的电子文件的分类、管理和备份。3.2 项目工程师负责相关电子文件的分类、管理和备份。4作业标准4.1 电子文件分类4.1.1 质量管理体系文件。4.1.2 与客户有关的电子文件，包括客户提供的图纸和文件、过程记录、有关合同的沟通记录（会议纪要， EMail 等）和报告等。4.2 质量管理体系文件管理4.2.1 质量管理部在本机F盘下建立“质量管理体系文件”文件夹和子文件夹。文件夹及文件命名应简明扼要、并不致引起混淆4.2.2 上述文件采用移动硬盘进行备份。4.2.3 当上述文件内容发生变更， 及评审完成后应及时变更 “质量管理体系文件” , 并拷贝到移动硬盘。4.3 与客户有关的文件4.3.1 销售工程师应在本机除驱动盘以外的盘符下建立项目文件夹，禁止在驱动盘下建立客户文件夹。文件夹可以用客户名称命名。可以根据需要建立子文件夹。文件夹及文件命名应简明扼要、并不致引起混淆。4.3.2 销售工程师应对电子文档进行归类、整理和存档。对重要的项目文件应备份到移动硬盘。4.3.3 在合同结束后应整理项目文件夹。并将项目有关的文件全部备份到移动硬盘。4.3.4 临时性文件在使用期过后可以删除。4.4 时间上已过期的、工作中已失效的文件可以从本机和移动硬盘永久删除。5相关文件5.1 文件控制程序