2022年学校档案管理制度汇编 .pdf

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1、学校档案管理制度档案是学校工作和教育教学活动的真实记录 和历史反映，学校各部门在教育教学及其它各 项工作中形成的各 类档案， 应由学校档案室集中 统一管理。加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的 标准化、规范化、科学化和制度化。学校档案室是学校的内 设机构，由学校行政校 长分管，日常工作由校 长办公室、教务处具体领导。档案室负责统 一管理全校的党群 类、行政类、教育教学类、基建类、声象类、设备类 、荣誉 实物类的所有档案。 一、学校档案室的基本任 务 1、 结合学校 实际，建立健全学校档案管理制度和各 类材料及时归档制度。 2、及 时收集、整理、保管和统计学校的全部档案， 编制检索工具

2、，提供校内网上 查寻，并 积极提供档案利用， 为学校管理和教育教学等各 项工作服 务。 3、 负责对 全校各 处室的档案收集、归类整理、上交档案室等工作 进行指导、 监督、 检查，并 纳入学校 对各处室考核检查的内容。 4、 维护档案的完整与安全。二、档案室立卷归档范围、原 则和注意事 项1所有学校档案必须集中统一管理，确保真实、完整、精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 11 页准确、系统和安全。学校各处室要积极负责本处室档案 资料的收集、积累、 归类、整理、上交工作，保 证归档文件材料收集完整 齐全，并按时移交到学校档案室

3、。任何 单位和个人不得把档案材料据 为己有。如一项工作、一次活动由几个 处室联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的处室负责归 档，其他处室协助提供相关材料。2 严格执行文件、材料的形成 单位及教科研 课题组 立卷归档制度，坚持做到 “ 三纳入” 、 “ 四同步 ” ：即将立卷归档工作纳入学校及各 处室、各部门、 课题组 的工作 计划和规划， 纳入管理制度，纳入有关人 员的工作 职责范围；在布置、 检查、总结、考核各项工作的同 时，布置、 检查、 总结、考核档案工作。3任何 单位和个人不得保存已 办理完毕的文件、材料，不得擅自 销毁文件、材料。如确需要销毁的文件、材料要由档案室登 记造

4、册，经校长批准后 专人监销。干部、 职工在调动离开原工作 岗位时，要 彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手 续。4、凡是反映本校重大工作与活 动，具有考查利用价 值的文字、声像制品、图片等资料均属 归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图象清晰、书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用 圆珠笔、铅笔、 纯蓝墨水书写。立卷单位应负责 将材料收集 齐全，核对准确，按文件的自然精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 11 页形成规律，系 统整理，并在封面上填写档案名称， 编写卷内目录。根据档案的保存价 值和档案保管

5、期限的 规定，准确划分保存期限。凡反映学校重大活 动和基本 历史面貌，有长期利用价 值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在 较长时间 内有参考利用价 值的文件，列为长期保管；凡是在短 时间内对本校有参考利用价 值的，列为短期保存。5、文件 类的归档材料 实行以件 为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文单、附件等。底稿及发文单均不得使用圆珠笔、 铅笔、 纯蓝墨水、红墨水，发文单上必须在签发栏内由领导签 字，正文上的公章应盖在发文单位和日期 处。6、 请示类文件要附相关批复材料。上 级来文需要 办理并上报相关材料的，要求将上 报的相关材料附上。各 处室如报表、名册、学生素质报告

6、存根、图册等已装 订并符合装 订要求的材料，以册（本） 为单位移交档案室。7、德育、 师德教育活 动、教学、科研、基建、校内小 报、设备、学校撤并校舍置换、教育现代化验收资料等专题性的归档材料 ,仍以卷 为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。8、立卷 归档的材料必 须是原件，复印件不得 归档。凡不符合档案 归档要求的文件材料 ,必须按要求 进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用 纸规范（ A4 纸）。9、 归档材料必 须完整，兼职档案员在整理 过程中要逐卷精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，

7、共 11 页（件）检查，不要缺项、漏 项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或 遗漏。10、移交的归档材料左 边装订处要预留 25mm 左右的装订线。11、移交档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回 归档部门返工，直至验收合格后方可 办理移交手 续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清 单一式二份 ,经交接双方 签字后各留一份 备查。12、档案室应坚固安全，安装防盗 门窗、窗帘，有条件可配备空调、 电脑。13、 应绘制档案柜案卷存放示意 图。14、借 阅档案，必须填写“ 借阅档案审批表” ， 经领导 同意签字后，方可借阅，借 阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复

8、制卷内文字材料，借 阅人不得泄密、遗失、涂改、 污损，更不得私自转借给他人，违反规定者，按有关规定予以 严肃处 理。15、定期 组织人员对档案保管情况 进行全面 检查，作好记录， 发现问题 及时向分管 领导汇报 。三、 规范分类，及 时整理归档建档所有档案要及 时整理，规范分类，登 记归档。档案类目和基本范 围：（一）党群 类1、学校党组织的计划、 总结、文件、批复等材料；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 11 页2、党 员大会、支委会、民主生活会会 议记录 ；改 选、增 补委员报告、批复；3、党 员名册、年报表、 发展党

9、员和转正材料； 组织建设、党员教育、宣传、主 题活动、 纪检等方面的材料；4、工会、共青 团、少先队、学生会召开代表大会、工作会议、 组织活动的全套文件和材料；各群 团组织 的计划、 总结、经验交流材料、会议记录 ； 换届大会材料；改选报告和批复；5、政治思想教育、精神文明建设材料；6、开展各项专题 活动的材料；7、出席党代会、人代会、政 协会的名 单；8、表彰、 处分材料；9、 综合治理、平安建设文件、材料。（二）行政 类1、学校年度、学期工作计划、 总结、 报表；2、行政会议记录 、教 师会记录、政治学习记录 、学校召开的各种工作会 议， 专业会议材料；3、学校 规章制度、岗位职责、 奖惩

10、办 法、考核检查资 料；4、上 级机关颁发的文件，上级机关召开的需要 贯彻执 行的会议主要会 议材料；5、学校文件、会 议资料；教代会资料；6、 专题报 告；学校重大事项的调查、 汇报和处理情况的报告；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 11 页7、人民代表、政 协委员、上 级机关领导视 察、 检查本校工作时的重要指示、讲话、 题词、照片和有特殊保存价 值的声像材料；8、学校的请示与上 级机关的批复文件；各处室的请示与学校的批复文件；9、学校及其各处室在各 项工作、活动中形成的 计划、 总结、 报告和活 动过程的资料；10、

11、学校 检查各处室工作，调查研究形成的重要文件材料；11、学校的各种统计报 表和统计分析资料（包括 计算机盘片等）；12、学校 领导人在公 务活动中形成的重要信件、 电话记录，从外机关带回的与本校有关的未 经文书处理登记的文件材料；13、本校的历史沿革、大事记、年 鉴、反映本校重要活 动事件的剪 报、声像材料、荣誉奖状、 奖励证书、有 纪念意义和凭证性的实物以及展 览照片等材料；14、干部任免、 调配、培训、 专业技术职务评 定、聘任、教职工花名册、报表、各类领导 小组人员名单以及职工的录用、 转正、定级、 调资、工 资年报、退 职、复 职、退休、 评残、抚恤、死亡及奖惩等文件材料；15、本校

12、财产、物 资、档案等交接凭证、清 单；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 11 页16、本校 编印的情况反映、简报、校 报及有关刊物的定稿和印本；编辑出版物的定稿、样本；17、学校与有关单位及个人 签订的各种合同，协议书 等文件材料；18、各种普查工作中形成的文字材料；19、教 师、 职工、 职员、退休人员名册、劳模、 优秀教师、先进班主任、特级教师、学科带头人、骨干教师名册和档案；教职工受表彰登 记表；受 处分人员的检查、情况 调查、 处分决定或文件；20、死亡人员名册和档案；21、会 计凭证、会 计帐簿和会 计报表等会

13、计核算专业材料（具体内容按会计档案规定）；22、特困学生“ 两免一 补” 登记表、 “ 助学育苗 ” 工程登 记表、学生助学金 发放登记表；23、 对行政经费民主审查的记录材料；24、学校 绿化、食堂管理、校产管理的有关材料；25、校 办厂资料。（三）教育教学 类1、学校制定的各种教学制度、办法、 规章、条例；有关教学工作的各 类会议文件、纪要、安排、 总结；2、学籍管理材料（学籍卡、新生登 记表、成绩册）；学籍变更材料（升级、留 级、休学、复学和退学、 转学材料）；学生精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 11 页奖惩材料、

14、招生、分配工作材料（招生 计划、招生工作总结、新生名册、毕业生鉴定、登记表、 毕业生总结材料、毕业班合影照、毕业证书 存根）；学生素 质报告单存根；3、 总课程表和学校教学工作 计划、 总结 ；4、各教研组计划、 总结；教科研 计划、 总结、活 动记录 ；个人教学 计划、 备课、听 课、政治业务学习笔记、校本培训记录，教学大纲、各 课程学期授 课计划，教师任课、任 职安排；各课程考试题、成 绩单，成 绩统计 表及试卷分析，教学质量调查材料；教学实习计 划、 总结；班主任名单；各 类竞赛 成绩和名次；5、本校 编制的电化教学 录音、 录像带等；6、有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改

15、进，教学效果的反馈，教学改革， 课题研究，学术论文， 专题发言等原始 资料；公开 课教案、评课材料、教学基本功 竞赛材料、名次；有价 值的课程建设的全套材料（教学计划、教学大纲、教案、 题库、 试卷、 习题集、自编讲义 、主 编、参 编、主审、参 审教材、实习计 划、 实习讲义 、 实习指导书、教学总结）；7、教 职工在各种 报刊杂志上发表的文章、在各种学 术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件；各级教育科研课题的成果、结题报 告及其 审查鉴 定文件；教 职工编译正式出版的各种学校 专著、教材、教学参考资料等；兄弟学校有精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 -

16、- - - - - -第 8 页，共 11 页参考价 值的教学 资料；教 师发表、 获奖的论文和证书；8、 师资培训计划、考核、 总结、教 师业务 档案等有关材料；9、教 师学历进修、普通话、 现代技术、考核材料；学科 带头人、教学能手、骨干教师、青名师工程培 训的材料；10、德育工作计划、 总结；各种活 动的材料、检查评 比的材料、先进班级、三好学生、 优秀学生干部登 记表、学生奖惩的材料；11、本校学生军训、入学教育、国旗下讲话、开学典礼、学期结束会、校会、重要集会等重要材料；12、 师生参加本校体育、文 艺活动和比赛的材料；13、本校 组队参加各 类比赛的运动员名单、成 绩；本校最高记录

17、；14、体育 锻炼标 准达标成绩统计 表；学生体 质、保健、近视统计 表。（四）基本建 设类1、有关本校区域变化、布局调整、解决地界、征用土地等文件材料或会 议纪要、各种文件和证书、 图纸（含平面 图、红线图 、批准 书、契 约、合同、房 产证、土地证、事 业单位代码证等）；2、本校的土木建筑（含教学用房、生活用房、 库房等）及抗震加固工程形成的技 术文件材料；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页，共 11 页3、校舍平面图和有关文件；4、基建 项目报批材料、审批文件、施工图纸、工程预算、决算、审计、竣工验收资料；5、消防、 卫生

18、、水电设施的图纸、 鉴定、 检查的资料。（五）声象 类录音带、 录象带、照片、 计算机磁 盘等。（六）设备类1、各种大、中型物品、器具、 设备、 动力机械、电子仪表、仪器、微机、 语音设备、各种车辆、文印设备等；各 类图纸 、照片、 计算书、 说明书、合格证、代 码证、 验收记录、 测定数据，性能鉴定材料、运行记录、技 术操作规程、 检修记录、重大事故的调查分析及 处理报告、事故记录、 审计报 告、校舍设计图纸、工程交付验收结论、校舍危房鉴定报告、危房维修工程结算报告、 设备养护维修和大修 过程中产生的技 术文件材料等；2、 设备申购报告和批复；合同、 说明书； 设备安装、调试、验收、 维护协

19、议 ；使用、故障和 维修记录；3、本校自制或改造更新的各种 设备的全套 设计文件和图纸。（七）荣誉 实物类各种奖品、有历史价值的证书、 奖状、 奖杯等实物。四、充分发挥档案作用，为学校管理和教育教学服 务精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页，共 11 页档案的最 终目的是利用，是为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他 们提供档案材料，或进行咨询服务。如学生的学籍档案 对招生、招工、分配、征兵等用人单位的外 调，提供出有益的和高效率的服务，使学生走上新的工作 岗位之前，用人单位就已掌握其在校的基本情况和特长，有利于做到人尽其用，各尽其才。宝山第一中学您好，欢迎您阅读我的文章，本WORD文档可编辑修改，也可以直接打印。阅读过后，希望您提出保贵的意见或建议阅读和学习是一种非常好的习惯坚持下去，让我们共同进步。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页，共 11 页