2022年怎样用word制作标准格式公文操作实例 .pdf

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1、下面，我们就以山东电建二公司关于表彰2006 年投产机组突破 500 万千瓦功臣集体和功臣个人的决定这份公文为例， 展示一下用 word 制作标准格式公文的全过程。（一）页面设置 1.新建一个 word 文档，单击 “ 文件”“页面设置 ” ，打开 “ 页面设置 ” 对话框，选择 “ 纸张 ” 选项卡，把纸张大小设置为A4；2.选择“ 页边距 ” 选项卡，首先在 “ 页码范围 ” 设置栏的下拉选项中选择 “ 对称页边距 ” ，然后在 “ 方向” 设置栏中选择 “ 纵向 ” ，然后在 “ 页边距 ” 设置栏中设置上37mm，下 35mm，内 28mm，外26mm。最后点 “ 确定” 。（二）制作

2、发文机关标识1.在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为71 磅，即 25mm。2.在文档的第二行输入“ 山东电建二公司文件” ，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“ 格式 ”“字体 ” ，选择 “ 字体 ” 选项卡，在 “ 中文字体 ” 选择框中，选择 “ 小标宋 ” （如果电脑中没有，可以从网上下载安装，或者用宋体代替），在“ 字形” 选择框中选择 “ 常规” ，在“ 字号” 选择框中直接输入 “62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在 “ 字体颜色 ” 选择框中选择红色；选择“ 字符间距 ” 选项卡，在 “ 缩放 ” 选择框中选择“

3、68% ”，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即 15mm。点击“ 确定” ，完成发文机关标识的制作。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 3.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62 磅” ，单击确定。（三）确定并标识发文字号1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号字的回车符，并把这两行的行距都设置成“ 固定值 ”“16磅” ， 即 3号字的高度值，这样就根据格式的要求，在发文机关标识下面空出了两行的位置。

4、2.根据公文内容拟定发文字号，比如“ 鲁电 200626 号” ，用 3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。3.选中第五行，并把第五行的行距设置成“ 固定值 ”“16磅” 。（四）标注红色反线1.在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约 4mm 的回车符；2.选中第六行，并把第六行的行距设置为“ 固定值 ”“11磅” 。3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm 宽度为1mm 的红色反线：单击“ 插入 ”“图片”“自选图形 ” ，打开 “ 自选图形 ” 工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线 双击横线，打开 “ 设置自选图形格式 ” 对话框，选择“ 颜色与线条 ”

5、选项卡，设置线条颜色为“ 红色 ” ，线条虚实为 “ 实线” ，线条粗细为 “2.8 磅” ，即 1mm。单击 “ 确定 ” ，完成线条格式设置。（五）设置标题 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3 号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“ 固定值 ”“16磅” ；2.在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行的位置） 并设置成 2 号小标宋，居

6、中排布。同时，把两行的行距设置成“ 固定值 ”“33磅” 。因为 2 号字的高度是 22 磅，把行距设置成33 磅，就是使用了0.5 倍行距，从视觉效果上看比较美观。（六）设置主送机关1.在文档的第十一行输入一个3 号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成 “ 固定值 ”“16磅” ；2.在文档的第十二行输入主送机关名称，并设置成3 号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。/考 试 大/然后，把这一行的行距设置成 “ 固定值 ”“16磅” ；（七）设置正文 1.自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空 2 字，回行顶格。2.输入完毕后，选择全部正文，设置成3 号仿宋体字，行距为“ 固

7、定值 ”“28.8”磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排22 行，每行排 28 个字的要求，正文的行距应该设置为28.8 磅。（八）设置成文日期成文日期的标注位置需要经过计算。对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置应该满足加盖印章时“ 印章上距正文 2mm名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 4mm，下压成文日期 ” 的要求。由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是45mm，加上与正文的距离2mm4mm，这就要求

8、成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在 47mm49mm 之间。这个距离减去成文日期字符本身的高度 16 磅，即 5.6mm，则需要在正文的最后一行与成文日期之间空出一个 41.4mm43.4mm 的距离，换算成磅值， 就是 117磅123 磅。因此：1.在正文最后一行的下面输入一个高度为117 磅123 磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的“ 固定值” ；2.在空行的下面输入成文日期，并设置成3 号仿宋体字，采用右对齐方式；3.把光标放在成文日期的最后，连续输入8 个空格，以满足格式中单一机关发文成文日期“ 右空 4 字” 的要求。（九）设置印发机关和印

9、发日期把光标放在公文末页的最后一行，输入印发机关和印发日期，并设置成 3 号仿宋体字， 印发机关左空一字居左，印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。比如输入印发机关 “ 山东电建二公司办公室” ，“2006 年 12 月 31 日印发 ” 。（十）标注主题词 1.根据公文的标题、正文，结合本单位的主题词表，确定公文的主题词。 比如本公文的主题词可确定为“ 人事” 、“ 表彰” 、“ 决名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - -

10、- - - - 定” ；2.把光标放在公文莫页的倒数第二行，用黑体字居左顶格输入“ 主题词 ” 三个字，后标全角冒号；3.在全角冒号的后面， 用 3 号小标宋体字输入 “ 人事” 、 “ 表彰” 、“ 决定” 这三个主题词， /考 试 大/每两个主题词之间输入两个空格，即空 1 个字的位置。（十一）标注版记间隔线单击“ 插入”“图片”“自选图形 ” ， 打开“ 自选图形 ” 工具栏，选择直线工具，在 “ 印发机关和印发时间” 行和 “ 主题词 ” 行的下面各划一条与版心同宽的横线双击横线，打开 “ 设置自选图形格式” 对话框，选择线条虚实为 “ 实线” ， 线条粗细为 “2.8 磅” ， 即

11、1mm。单击 “ 确定 ” ，完成线条格式设置。（十二）标注页码 1.标注单页页码：单击“ 插入 ”“文本框 ”“横排 ” ，在单页页面的下页边画一个与版心同宽的文本框，双击文本框， 打开双击文本框的边框，打开“ 设置文本框格式 ” 对话框，选择 “ 颜色与线条 ” 选项卡，把文本框的线条颜色设置成“ 无线条颜色 ” ，单击“ 确定” ；然后，依次在文本框中插入特殊符号“”输入单页码如“1”插入特殊符号 “”输入两个空格，选中该行，设置成白体（ Tahoma）4 号字，行距40 磅，即约14mm，右对齐，这样就满足了一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空一字的要求。名师资料总结 - - -精品

12、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 2.标注双页页码：单击“ 插入 ”“文本框 ”“横排 ” ，在双页页面的下页边画一个与版心同宽的文本框，双击文本框， 打开双击文本框的边框，打开“ 设置文本框格式 ” 对话框，选择 “ 颜色与线条 ” 选项卡，把文本框的线条颜色设置成“ 无线条颜色 ” ，单击“ 确定 ” ；然后依次在文本框中输入两个空格插入特殊符号“”输入双页码如 “2”插入特殊符号 “”，选中该行， 设置成白体（ Tahoma）4 号字，行距40 磅，即约14mm，左对齐，这样就满足了一字线距版心下边缘7mm，双页码居左空一字的要求。到此为止，如附图所示，一份漂亮的公文就设计完成了，剩下的工作就是打印、装订和盖章了。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -