2022年2022年客户接待流程管理规定 .pdf

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1、客户接待流程管理规定为确保高质量地做好客户接待工作，特制定本规定。1.客户来访的一般目的1.1 了解我公司基本运作情况。1.2 了解我公司生产体系。1.3 了解我公司质量控制体系。1.4 了解我公司研发体系。1.5 进行有关的商务洽谈。1.6 双方公司进行基本的人际沟通。2准备工作2.1 了解客户：客户的资信状况、近期公司运作情况、分析客户公司的经营项目及产品销售情况、客户的市场情况、价格信息。客户的行程、是否需安排接机/接船、是否需安排酒店、客户预期谈判的内容、与我司的合作诚意、客户预期参观的地方。2.2 谈判前的准备2.2.1 确定谈判参与人员：客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、

2、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。2.2.2 谈判资料的准备：业务员提出要求，由办公室负责准备姓名牌、公司介绍、市场版产品目录及公司介绍投影仪。业务人员准备与该客户往来的重要传真、EMAIL 、相关合同、报价及其他重要资料。产品参数表、手册等应事先与相关人员联系以确保无误。重要客户来访业务员必须制定详细的接待方案，呈总经理、副总经理及销售部经理。2.3客户接待安排表的填写和相关事宜2.3.1 至少在客户来访前一天填写客户接待安排表.2.3.2客户接待安排表一式三份，于客户到访前一天呈总经理、副总经理和部门负责人。2.3.3客户接待安排表的填写来访客户及接待人员：接待人员接待客户的业务人员

3、出席人数我司出席谈判的人数到访人数客户到访人数客户背景简述客户背景资料及来访目的来访安排日期及时间客户到厂日期/时间及离厂日期 /时间会议室安排由办公室根据参加人数安排，并通知业务人员投影仪借用打“”，不借用打“”，并注明借用时间参观安排具体的参观地点及时间。如事前无法确认，业务人员须在参观前一小时通知相关部门，以便与相关部门联系参观事宜。入住安排入住人员姓名、入住日期、离开日期、入住酒店及结算方式费用申请：此栏需经部门负责人审批，并作为报销凭证订餐如需预订工作餐，注明订餐份数及用餐时间，如无法确定，接待人员需在就餐前一小时通知办公室订餐订车业务员安排；招待费外出就餐、购买礼品必须注明申请费用

4、金额；其他接待客户发生的其他费用其他要求：是否需要礼品、横幅/欢迎牌及其他要求。3.客户接待及到达后安排名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 3 页 - - - - - - - - - 3.1 接机 /接站3.1.1 了解客户到达机场/车站的准确时间，提前到机场/车站等候。3.1.2 男士女士仪表整洁。3.1.3 见到客户要热情、友好、主动地上前问候，问候语亲切、自然，举止要大方、得体。3.2 到公司3.2.1 客户进公司大门前，公司领导和接待人员应列队欢迎，并

5、将欢迎牌、横幅放置指定地点；公司简介、产品目录、姓名牌、信纸等放于桌面；投影仪、手提电脑调整到正常投影状态，并在屏幕上打出“欢迎*莅临 * 公司考察指导工作”，字幕上方应有宾主双方的logo。3.2.2 客户到达公司后，业务员引领客户到指定会议室就坐。3.2.3 接待人员应主动询问客户所需饮料，负责斟倒，并不定时添加饮料。4.谈判根据事先准备的资料，把握客户需求和心理，积极主动。5.就餐安排5.1 要尊重客户餐饮习惯， 就餐以客户需要为原则。要尽最大努力满足客户的要求，顾客的虚荣是第一位的。菜的个数应该比人数多一道，酒水约占总金额的40%。5.2 办公室负责提醒业务员是否预订午餐，并负责订餐、

6、送餐及餐后清洁的联系。6.参观安排根据客户接待安排表参观一栏安排好相关参观事宜。7.谈判完毕谈判完毕后，应安排车辆送客户回酒店，必要时陪同客户用晚膳。8.其他活动8.1 合影：即拍即印，再配上高档相框的合影，也许会让客户收藏一辈子。8.2 游览：提前了解客户考察之余的游览需要，并适时安排。8.2 送礼：备好公司相关礼品，适时送给客户。9.客户离开公司9.1 帮客户联系车辆，并送客户上车离开公司。9.2 原则上，应于客户离开后2 个工作日内向客户发送会谈备忘录，明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。10.客户会谈纪要客户离开后的2 个工作日内，业务员必须填写客户会谈纪要，一式三份，呈总经理、

7、部门经理备考。11.相关费用报销相关费用应控制在申请范围内，并于公司规定时间内完成报销12.会议室使用注意事项12.1 上班期间用完会议室或临时离开，及时通知办公室客户接待联系清洁整理事宜。12.2 如谈判需延迟至下班，谈判结束离开会议室前，业务人员需将电灯、空调和门窗关闭，椅子归位，文件物品整理带走，样品放回原处，茶杯收拾放回会议室茶水柜上（茶杯待清洁人员上班后清洗），以保持桌面干净。同时负责将门锁好。12.3 如使用的是外借会议室，请业务员把投影仪、手提电脑等物品归还原处或妥善保管。附件一客户接待安排表2011-06-29名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - -

8、 - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 3 页 - - - - - - - - - 客 户 接 待 安 排 表来访客户来访日期时间客户人数离开日期时间客户背景、爱好及来访目的公司接待人员公司出席谈判人员参观安排会议室安排投影仪（是否用）入住安排（人员姓名、日期、酒店、结算方式）订餐订车费用申请直接上级签字其他要求总经理审批：部门：日期：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 3 页 - - - - - - - - -