2022年档案管理办法 .pdf

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1、阜康能源规范公文、档案管理办法为弥补公文运转管理中的缺失， 进一步改进和规范公文管理， 建立严密高效的公文运管机制，有效规避工作失误和企业风险，现就有关要求通知如下：一、公司办公室坚持动态化查收上级公司来文情况，每天上午分别于 9：30、12：00 查收两次，下午分别于15：30、18：00查收两次，做到随时查收、随时处理，以短信提醒、 电子邮件形式及时告知公司所有领导查阅，有紧急工作事项的， 务必在第一时间提交纸质文件或通过电话告知公司领导以及分管领导和职能部门、相关单位。对综合性的工作重要文件、会议纪要，应以最快捷的方式普发各单位，以及时贯彻、落实有关工作精神。二、职能部室接收到上级公司业

2、务管理部门发布的文件，在按照文件要求紧急开展工作的同时， 应在第一时间报知公司办公室备案，以利于文件调阅和后续处理。三、坚持“一个入口收文”的原则，除公司办公室以正常渠道收文并按规范程序进行处理的以外， 各部门、各单位以信函邮件、 电子邮件所接收的外来红头文件等规范性文件（包括电子扫描件“红头”、协议、合同、公函等），必须在第一时间报送至公司办公室进入公文处理程序，及时呈报领导阅处签批， 使文件处于受控状态，以确保公司对外事务正常高效运作。各单位对以各种渠道所接收的文件，不得擅自、随意处理，坚决杜绝积压、瞒报、遗失公文，扰乱公文处理程序。对造成文件失控、影响公司事务正常运作的，将从严追究单位负

3、责人的相关责任。给公司事务带来严重影响、 造成利益损失的，将以渎职、失职行为，给予单位负责人降职、撤职处理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 15 页 - - - - - - - - - 四、坚持“一个出口发文”的原则，除领导安排办公室完成的对外行文，对公司领导直接授意其他部门代拟的对外行文，须经公司领导签批， 紧急特殊情况下也必须由办公室依据领导电话授意记录，方可进入公文处理程序， 由办公室按照公文标准予以规范成文，呈报领导签发。对外事务原则上不得以部门形

4、式行文，必须统一到办公室生成文书， 以公司名义对外发文， 坚决杜绝擅自挂号、 随意发文。对确因特殊情况、 规避风险需要，也必须由公司领导签署意见， 方可以部门名义对外发文。 否则，公司将视为无效。对不按程序、不按要求，乱行文、滥发文，给公司对外协调造成被动的，将从严追究单位负责人的责任。 对公司商誉、 利益造成严重影响的， 将给予单位负责人降职、撤职处理。五、为进一步强化管理、高效联动、规范风险，今后凡加盖公司公章的所有对外收发文件，必须在公司办公室归档、备案（收文复印件）。对一些涉及法律性的对外行文，须经公司代理律师审查把关。六、统筹公文处理和工作安排， 以及领导所办事项的落实， 各相关部门

5、应通过手机短信、电子邮件、书面材料、口头汇报的方式，及时向领导回复情况、反馈结果。七、对以上要求和规定，公司各部门、各单位务必予对高度重视，严格遵照执行，全面加强和规范文件收发内控工作，切实规避企业风险， 确保公司对外事务规范有序、安全高效进行。档案员岗位责任制名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 15 页 - - - - - - - - - 一、档案工作人员在办公室主任领导下开展工作。认真贯彻执行上级档案部门和主管部门有关档案工作的政策、法规，严格按照档案管理

6、的各项规章制度办事， 按时完成档案行政管理部门下达的各项工作任务，确保档案工作的正常开展；二、档案人员应忠于职守，遵守纪律，刻苦钻研档案专业知识，不断提高业务水平；三、制定公司档案工作计划、办法、制度，年终做好总结。定期向分管档案工作的各级领导汇报档案工作情况、问题及建议，当好参谋；四、对本公司兼职档案人员进行专业培训和辅导，监督和指导兼职档案员的工作，并做好有关记录；五、按规定时限收集、整理、接收、保管公司的各类档案，要严格保证案卷质量，做到分类正确、组卷合理、打印整洁、编目规范、排列有序、查找方便；六、热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计，开发档案

7、信息，为本单位各项工作服务；七、维护档案的齐全性和完整性，对公司档案室所藏档案、 资料要经常检查和整理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全；八、会同档案鉴定小组人员做好到期档案的鉴定、销毁工作及档案室各类档案有关数据的统计工作，并积极做好档案信息资源的开发利用；九、按有关规定向档案馆移交档案；十、完成领导交办的其他工作任务。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案整理制度一、综合档案室对接收的各门类和各种载体档

8、案进行科学、系统地整理， 便于各项工作利用；二、整理档案应按照档案形成的特点和规律，保持档案文件之间的历史活动的真实原貌，便于保管和利用；三、综合档案室接收的档案， 应按照已制定出的分类方案进行分类整理，分类应保持前后一致，不能随意变动；四、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列案卷，排列方法前后保持一致，并保持其内部的有机联系；五、卷级管理的案卷按照排列顺序，在一个段代内混年编制卷号， 以固定其位置，做到一个全宗内目录号不重复，在一本案卷目录中卷号不重复，在一个案卷内页号不重复；六、件级管理的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，定期的单

9、份文件材料可用书钉装订，不许有散页；七、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前， 请示在后。 批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔，不能用铅笔或圆珠笔；八、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限；九、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考；十、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - -

10、- - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 15 页 - - - - - - - - - 十一、按照整理工作的要求，科学系统的整理档案，做到组卷合理，排列系统，编目准确、完备、装订整齐牢固，书写整洁美观，案卷标题能准确地反映卷内文件内容，便于查找利用；十二、对其他各门类档案，根据不同要求进行整理编目工作。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 15 页 - - - - - - - - -

11、 档案保管制度一、 为维护档案的完整与安全， 延长档案的寿命， 必须做好档案的保管工作；二、本公司各类档案均由本单位综合档案室集中保管，如确因工作需要， 需要本部门保管的， 资料可自行保管， 但每年必须移交本部门的档案目录，以达到集中统一管理。 所有档案必须符合保管要求，方可入室。 全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号，固定位置。档案库房应有严格的“八防”设施和措施；三、 档案室照明装置采用白炽灯， 档案工作人员离开库房时， 做到人走灯灭、机停，下班时关好门窗，切断电源；四、配置温湿度计（表），坚持温湿度测记，注意调节室内温湿度，温度一般控制在 14- 24之间，相对湿度控制在45

12、%-60% 之间；五、 档案室统一使用规范的档案装具， 档案柜的排列应与墙壁保持一定距离，便于通风防潮；六、档案员应正确使用和操作档案室配置的计算机、复印机、加湿器、温湿度计、吸尘器和空调等现代化设备，使档案处于最佳保管状态， 以便更好的延长档案寿命；七、建立全宗卷，积累存储本公司档案的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍、检查记录等，更好地反映档案的保管情况；八、定期进行档案的清理、核对和抽查，做到帐实相符，对载体变质、字迹扩散或破损的档案及时进行修补和复制。并作好记录，发现问题及时向办公室主任和或主管领导汇报，以采取积极有效措施，保护档案的完整与安全；名师资料总结 -

13、 - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 15 页 - - - - - - - - - 九、档案库房要保持清洁， 不得存放杂物、 食品及易燃、 易爆物品和危险品，严禁烟火。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案统计制度一、按照中华人民共和国统计法的要求，用科学的标准和方法，经常、及时地对公司综合档案室

14、内各门类、各载体的档案资料进行统计；二、档案的统计，包括档案的登记和统计两部分，须以各种登记薄、名册、卡片、报表、图表等形式，建立档案的收进、移出、销毁、整理、鉴定、保管、利用及档案工作结构，人员设备等基本情况的统计台账。借阅档案卷（件）次、人次做到随时登记，年终汇总；三、档案人员要做好档案利用效果反馈记录，搞好档案利用效果典型事例汇编；四、档案统计工作， 必须按国家统计工作和上级档案部门规定的计量单位进行统计，不能有任何随意性；五、各项统计数字一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯字母书写，字迹要工整；六、每年档案的统计工作， 必须在当年年底以前完成。 档案统计工作务必严谨、求实，杜绝遗漏；必须及时地

15、保质保量完成上级布置的统计任务，不得拒报、瞒报、虚报和伪造数据。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案（文件）鉴定销毁制度一、档案鉴定以公司制定的各门类档案保管期限表为依据，并成立由公司主管领导和档案人员、业务人员组成的档案鉴定小组， 一并对案卷或文件进行鉴定；二、档案（文件）鉴定必须严肃认真， 本着历史唯物主义的观点， 逐个案卷、逐份文件进行鉴定，从多方面衡量、判断其价值，决定取舍，对需延长保管期限的应抽取另行

16、组卷；三、鉴定工作结束后，应及时写出档案（文件）鉴定工作书面报告，对失去保存价值的档案要编制销毁清册，并将鉴定报告及销毁清册一并装入全宗卷；四、销毁失去保存价值的档案（文件），应核实档案鉴定小组的鉴定报告、销毁清册， 并经主管领导审核批准签字后，由两人以上在指定地点监销，监销人在档案纸片完全化浆或焚烧变成灰沫后方可离开现场，并在有关材料上签字， 以示责任；五、已销毁的档案必须在相应的目录上注明“销毁”；六、严禁将应销毁的档案（文件）卖给废旧物资收购部门或个人；七、未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - -

17、- - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案收集制度一、档案的收集工作是综合档案室工作的基础，是档案工作的起点， 收集工作直接影响公司全宗档案的质量，各专、兼职档案人员应努力做好收集工作。各业务承办部门必须按制度按时限及时报送各类档案资料，发生延误或报送质量不合格公司档案室有权提出批评和考核。二、根据集中统一保管档案原则， 兼职档案员应将公司收发文及未经收发登记的各种载体的文件材料收集齐全，以确保档案的完整性。三、凡是反映公司活动，具有保存价值的各载体的文件材料均属收集范围，档案员收集重点是公司工作活动中形成的

18、并办理完毕的具有保存价值的各形式或载体的文件材料。四、各兼职档案人员要对每年所形成的各类档案材料按文书处理制度 以及各门类档案有关规定归档后移交综合档案室，档案室专职档案员要根据档案材料的形成规律把文书、会计、声像、科技等各门类的档案收集完整，缺一不可。五、会计、声像、科技等各门类的档案要按有关规定做到及时归档，不可延期。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案利用制度一、为了开发档案信息资源，根据中华人民共和国

19、档案法、中华人民共和国档案法实施办法和机关档案工作条例等有关规定，制定本制度；二、综合档案室应当根据公司工作的需要，编制必需的目录、卡片、索引等检索工具，利用档案编辑各种文件汇编和各种档案参考资料，积极开发档案信息资源，为公司的各项工作服务；三、档案员应该做到“熟悉家底、调卷迅速、服务热情周到”，准确快速地为利用者提供所需档案；四、利用档案资料，坚持先登记批准，再进行查阅的原则。并严格遵守公司的档案室借阅制度；五、档案资料一般不外借，只在阅览室内查阅。确因工作需要借出使用，必须严格履行审批手续，借出时间不得超过七天；六、 外单位来借阅档案资料者， 必须持有单位介绍信、 居民身份证或工作证。经分

20、管领导批准后，方能查借；七、综合档案室保管的档案， 不属于开放利用范围， 对外提供利用须经主管领导批准；八、会计、照片、录音（像）带等其他各门类和载体档案的利用要严格遵循其技术、制度的要求，防止毁损；九、查（借）档案者，不得擅自在档案上圈阅、批注、勾划、涂改、更不得污损、抽取、剪裁、撕毁，如经发现，根据情节轻重，予以处理直至追究法律责任；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 15 页 - - - - - - - - - 十、借阅者需要复制档案和索取档案证明，必

21、须征得档案管理人员的同意才能办理，档案复制件和证明中引用的材料，应与档案原件相符，并注明出处，经审查无误后，加盖公章生效；十一、综合档案室向利用者提供档案的同时，必须填写借阅登记薄，并根据需要由利用者认真填写档案利用效果登记表；十二、利用档案结束后，应按时交还，档案人员应认真清点核对、归卷。发现档案损坏或丢失应及时报告，及时处置。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案保密制度一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类

22、档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员， 必须遵守保密制度， 履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全；二、公司工作人员必须认真学习保密法。专兼职档案员应提高警惕，坚持保密原则，严格遵守保密制度，维护档案机密的绝对安全；三、文书处理人员应及时对文件划密，档案人员对有密级的文件在组卷时应注意保密，单独组卷，并在案卷封面加盖密级章；四、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用， 按期返还， 返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查；五、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术

23、文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用；六、外单位查阅档案， 需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件， 统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。 对于擅自向外转借、 提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任， 对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任；七、 停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料， 统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁， 其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁；八、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查；九、不允许传抄、自行翻印机密文

24、件和带密级的档案材料；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 15 页 - - - - - - - - - 十、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所；十一、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验， 堵塞漏洞严防失密、泄密发生；十二、对泄露档案机密者，要根据保密法规定予以处理，并上报有关部门。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - -

25、 - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 15 页 - - - - - - - - - 档案库房管理制度一、档案库房必须保持室内空气流通，保持适宜的温、湿度，温度应控制在1420为宜，相对湿度应控制在5060为宜；二、档案柜架与墙壁保持一定距离，柜与柜、柜背与柜墙之间一般不少于10 厘米；三、档案库房必须配备档案专用的消防器材，并按设备要求定期检查更换；四、档案库房严禁使用明火装置，严禁存放易燃易爆物品及其他杂物；五、档案库房应认真做好八防措施；六、室内要经常打扫，柜具要定期擦试，随时放置防虫、防鼠药品，保持室内清洁卫生；七、未经批准非工作人员不得进入档案库房；八、档案库房内严禁吸烟；九、对档案库房所保管档案应定期进行检查，发现问题应及时报告主管领导并积极采取措施，予以处理，对档案人员玩忽职守，造成档案损失的，将追究其责任。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 15 页 - - - - - - - - -