2022年Xx集团发文管理规定 .pdf

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1、Xx 集团发文管理规定第一章总则第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便， 参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。第二条集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第二章公文格式第一条外形格式一

2、、用纸： 公文要求使用统一的纸形，以便于管理。（一） 公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长 297毫米，宽 210 毫米)公文用纸；（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。二、页边与图文区（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页

3、，共 7 页 - - - - - - - - - 文字的每行长度与图文区宽度相等；（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。二、装订（一）装订要求：1公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm 左右， 书钉应与纸边平行，不要歪斜；4装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5凡有附件的公文，文件和附件要

4、装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。第二条文头格式一、份号：（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用 3 位数字码标识；（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起13字位置；（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。二、秘密等级：秘密的密级分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）；三、发文字号：（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；名师资料总

5、结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 7 页 - - - - - - - - - （二） 发文字号由发文单位代字、 发文年度和当年发文顺序号三部分组成；（三）发文号字体大小与正文字体大小相同；（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；（五）公司发文字号规定为：1、董事会下发文件文字号为“大x 集董字” ，主要为董事会会议名义下发的文件；2、集团下发文件文字号为“大x 集字” ，主要为集团总裁会议名义下发的文件；3、事业部下发文件文字号

6、为“大XXX 字” ，主要为事业部会议名义下发的文件。四、签发：（一）所有下发的文件均需注明“签发人XXX ”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。（二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：“，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。第三条主文格式一、 标题：（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过 30个字；（二）标题在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略；（三）标题中一般不加书名号或其它标点符号；（四）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑

7、体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离；（五）标题的排列：1 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行；两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 7 页 - - - - - - - - - 三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；2 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。二、正文：（一） 正文起段空两个字，回行时要顶格书写。 最后一页如果只有一行字，则字一般不应少

8、于五个；（二）正文一般用宋体四号或小四号字；1 公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用；2 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。（三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：第一级用：一、二、三 ，序次语后面用顿号；第二级用： (一)、(二)、(三)，序次语后面不加标点符号；第三级用： 1.、2.、3. ，序次语后面用圆点（ ） ；第四级用：、 ，序次语后面不加标点符号；第五级用：、 ，序次语后面不加标点符号。

9、（四）用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条 的书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符的位置，采取正文字符提行时上下行左对齐的格式；或空二个字的位置书写序次语，正文提行顶格书写的格式。（五）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一公文中， 数字的使用应保持前后一致。（六）公文中正确书写标点符号，其方法如下： 1不能把括号写成单书名号。如不能把“ （一） ”写成“ ” ； 2 横线分半字线 (-) 占半个字，一字线 ( ) 占一个字，双连线 ( ) 占两个字；3 由低限到高限的范围号应用“” ，如

10、“ 510年” ；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 7 页 - - - - - - - - - 4 七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行的开头。 三种标号前半边不能放在一行的末尾，后半边不能放在一行的开头，包括：引号（单引号、 双引号） 、括号（圆括号、方括号、六角括号）、书名号（单书名号、双书名号） 。省略号、破折号占两格，行首或行末都可放置，但不能分成两半而将一半置于一行的末尾，另一半置于下行开头；5间隔号 ()不能写在行

11、首第一格。间隔号在一格的正中央，不能写成数学上的小数点 (.)；6 用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数的月、日前加“ 0” ，如： 1999.05.04。7关于数据的不能拆排两行：8 夹杂在文中的分数或分式，尽量不要用叠式，改用斜式，以免多占一行位置。如写成1/2，同时，也不可写成2 分之一。三、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。（一）附件名称写在正文之后（不留空行）、生效日期之前，另起一行，空两格书写；（二）必须把附件的具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；（三）附件上应标明是第几个附件与附件名称，每一个

12、附件的页码应单独编排；（四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；四、 发文机关（一）发文机关即公文的成文单位，写在正文的下面偏右，一般又称“落款” 。（二）落款在隔离正文一定距离的右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离；（三）文件在排版时，应尽量避免出现“ （此页无正文）”的情况。若文件正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页的适当位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明 “此页无正文”，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - -

13、 - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 7 页 - - - - - - - - - 顶格书写；五、 印章印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间，骑年盖月。集团所有下发公文必须加盖印章，否则视为无效。六、成文日期成文日期即公文形成的日期。（一）会议通过的公文，如决议等的成文日期为会议通过的日期；（二）一般文件用领导人在“文稿的发文签”上签发的具体日期；（三）一般性公文材料，如涉及具体事宜的通知、函等的成文时间，通常用它的印发的时间；（四）会议通过的公文，其成文日期加圆

14、括号在标题下方，与标题之间不空行；其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一点，成文日期中的数字用汉字小写，成文日期必须年月日齐全。第四条文尾格式一、注释：注释位于公文生效标识以下、 主题词之上， 用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项；二、主题词：主题词用以表示公文中心内容的词，作为公文主题标引和检索使用。主题词位于公文注释或特殊要求域以下，抄送机关标识域之上。 按主题词构成因素顺序标识，每个主题词之间空一个字。 主题词用黑体字，字号同正文。三、抄报、抄送机关：（一）抄报、抄送机关，位于主题词以下，印发说明之上。字体同正文。整个区域用两条等宽的平行细线作为界限；（二）对需要了解公文内容的

15、其他机关用“抄送” ，并按机关性质、 职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范简称。最末一个抄报、抄送机关的后面不加标点符号；（四）在抄送栏的尾部打印存档份数。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 7 页 - - - - - - - - - 四、印发机关与印发日期：印发机关一般是发文机关的办公部门，印发日期是办公部门接到定稿后起印的时间。一般写成办公室，年月日印发。 印发机关与印发日期在文尾的下部。五、份数：按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制的总数。印制份数一般在文尾印发日期的下方。文尾放在图文区的底部。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 7 页 - - - - - - - - -