中国科学院公文处理办法解析.ppt

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1、中国科学院公文处理办法解析,综合处,一、总则,新办法的意义： 为适应工作需要，做好公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化。 “虽艺文之末品，而政事之先务也。”（刘勰文心雕龙五卷第25篇） 公文的特点和作用 具有特定效力和规范体式，是我院实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。,公文处理的内容 拟制 办理 管理 公文处理的要求 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密,二、我院主要公文种类,决定 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要,公文种类的意义： 表示行文关系 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见 下行文：决定、批复、通知、通告、 通报、意见 表示职权范围和隶属关系 表示

2、事项的重要程度,三、公文格式,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 公文标题 主送机关 正文,附件说明 署名、成文时间和印章 附注 抄送 印发机关和印发时间 版记中的反线,公文格式要素之一： 份号，密级、保密期限，紧急程度,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 ,份号 ：用6位3号阿拉伯数字，顶格排在版心左上角第一行（新添） 密文：涉及国家秘密的公文应当用3号黑体字，顶格标在版心左上角第二行标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，两者用“”隔开，数字用阿拉伯数字标注。如不标保密期限，根据保密法规定，秘密保密？年，机密保

3、密？年，绝密保密？年。 紧急程度：特提、特急、急件，3号黑体字，顶格标在版心左上角，两字之间不再空1字。 三者如需同时标注，上下顺序如题。,公文格式要素之二：发文机关标志、发文字号,发文机关标志：发文机关全称或者规范简称加“文件”二字，也可不加。 发文字号构成：发文机关代字+年份+顺序号，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001）， 发文字号位置： 发文机关标志下空二行位置，用三号仿宋字体，下行文居中排布、上行文居左空一个字编排；发文字号之下印一条与版心等宽的红线。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字2

4、0125号 ,公文格式要素之三：签发人,哪些文件标识签发人？ 上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。 签发人标识位置： 平行排列于发文字号右侧，居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全角冒号，姓名用3号楷体字。 联合发文签发人标识位置： 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次排列，一般每行排两个姓名，上下对齐。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院所 文件 科发字2012号 签发：张三 李四 王五 ： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据,公文格式要素之四：公文标题,公文标题的构成： 发文机关+中心语+文种 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标

5、点符号。 公文标题的标识位置： 红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 生物物理所关于的通知,公文格式要素之五：主送机关,主送机关指公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。 主送机关的标识位： 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发字2012号 签发人： 生物物理所关于的请示 院局：,公文格式要

6、素之六：公文正文,公文正文字体字号: 首页必须显示正文，3号仿宋体字。 公文正文打印规范： 主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。 层次序数（新修订） 一(黑体3号) （一）（楷体3号） 1.（1）（仿宋3号）,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据。 一、根据根据 （一）根据根据 1.根据根据 (1)根据根据 附件：1. 根据根据根据根据根据,公文格式要素之七：附件说明,附件标识规范:公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称

7、。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。 附件编排：附件应另面编排，与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格用3号黑体字标识“附件”及顺序号；序号和名称应与附件说明的标示前后一致。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据。 附件：1.根据根据根据根据根据 2.根据根据根据根据根据,公文格式要素之八：署名、成文时间和印章,加盖印章的公文 成文时间右空四字编排，用阿拉伯字将年、月、日标全；不编虚位（1不编为01） 成文时间以负责人签

8、发日期为准。 单一机关行文，在成文日期之上， 以其为准居中编排发文机关署名。 印章端正、居中下压加盖，使署名和日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文一行以内。 联合发文需按发文机关顺序排列在相应位置，印章对应加盖，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文时间。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据。 中科院生物物理所 2012年7月1日,公文格式要素之八：署名、成文时间和印章,不加盖印章的公文 在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在署名下一行编排成

9、文日期，首字比署名首字右移二字，如成文日期长于署名，应当使日期右空二字编排，并相应增加署名右空字数。 联合行文，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据。 中科院生物物理所 2012年7月1日,公文格式要素之八：署名、成文时间和印章,加盖签发人签名章的公文 在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人、签名章下空一行右空四字编排成文日期。 签名章一般

10、用红色。 联合行文，每行只编排一个发文机关的签发人职务、签名章，职务标注全程；先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院所 文件 科发字2012号 签发：张三 李四 王五 ： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据 所 长 董事长 董事长 2012年7月1日,公文格式要素之九：附注,附注的意义： 需要说明的其他事项。 上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。 附注的位置： 用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院

11、生物物理研究所文件 科生发字2012号 签发人： 生物物理所关于的请示 院局： 根据根据根据根据根据根据。 中科院生物物理所 2012年7月1日 （联系人：，电话 ：）,公文格式要素之十： 抄送、印发机关和印发日期（主题词取消）,关于的通知 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。 中科院生物物理所 2012年7月1日 抄送：局，局。 中国科学院生物物理研究所 2012年7月2日印发 ,抄送： 公文如有抄送，在引发机关和日期之上一行，左空1字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后

12、标句号；仅有一个抄送机关也需标注句号。 印发机关和时间： 位于抄送机关之下，用4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,公文格式要素之十一：版记中的反线,版记中反线的作用： 隔开各相关要素，使各要素识清晰。 版记中反线的标识规范： 抄送、印发机关和印发时间作为版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。,关于的通知 所属各部门： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据 据根据根据根据根据根据根。 中科院生物物理所 2012年7月1日 抄送：局。 中国科学院生物物理研究所 2012年7月2日印发 ,公文格式要素之十二：页码,页码： 4号半角宋体

13、阿拉伯数字,在版心下边缘之下,页码数字左右各放一条一字线;线上距版心下边缘7mm。 奇偶页位置不同，单页码居右空一字、双页码居左空一字。 版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 A4纸型表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边,000001 秘密保密1年 特急 中国科学院生物物理研究所文件 科生发办字20125号 -2- -1-,公文格式要素之十三：特定格式,公函： 发文机关标志使用全称或规范化简称，居中排布，上页边30mm，红色小标宋，联合行文时，使用主办机关标志。 发文标志标志下4mm处居中

14、印一条红色双线（上粗下细），居下页边20mm处，线长位170mm。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应顶格居版心左边缘编排在红双线下4mm，依次分排。 发文字号顶格居版心右边缘，与份号平行。 首页不显示页码。版记无印发机关和日期。,中国科学院生物物理研究所 000001 科生发办函字20125号 秘密保密1年 特急,四、发文,拟稿 审核 签发 复核 登记 印制 核发,ARP发文流程,拟稿 处内审核 核稿员审核 主任审核 所领导签发(成文) 会签 办公室复审(授文号、盖章) 拟稿人复审(发送、归档),发文流程,基本信息： 添加公文标题 选择主送单位,相关按钮,暂存：将文件现有状态保存到服

15、务器中 打印：打印批办单、办理时间、印章通知单等页面信息 保存：将批办单信息保存到本地机器上，格式是.HTM 提交：文件办理完后，将文件送交给下一个人进行处理 盖章：将文件盖上相应的章，并转成相应的版式文件 发送：将文件发送到印刷通知单中的收文单位 办结：拟稿人复审环节如果不再继续流转文件，选“归档”选项，点办结按钮将该文件办结,各标签页,基本信息：显示文件发文稿纸内容 正文编辑：编辑文件正文信息 办理时间：公文流转中各环节的办理时间 印刷通知单：需要选择该标签中的主送、抄送收文单位 收文反馈：文件发给其他单位，收文单位收到、阅读文件的反馈信息,控件的安装 WORD文档的菜单 控件的菜单,发文

16、流程,正文编辑,发文流程,绿色：流转过的环节 红色：当前环节 灰色：未流转的环节,注意： 意见栏 收文人栏 提交按钮,拟稿要求（1） ：,公文拟稿应当做到： 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，标点正确，力求简短。 公文的文种应当根据行文目的、发文部门职权与主送机关（单位）的行文关系确定。,草拟要求（2） ：,拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、

17、日。 结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。,草拟要求 （3）：,应当使用国家法定计量单位。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字、除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,审核要求（1） ：,部门负责人审核。 有无必要发文，主送部门是否恰当,所提措施和办法是否切实可行 是否需要与有关处室会签，并提出明确要求。 文书管理员核稿。 是否符合公文的审批程序 文种使用是否正确，公文

18、格式是否规范。 1.层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简结、通顺、确切。 2.文稿内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策以及院、所的有关规定。 3.核稿中发现问题或存疑，应及时向拟稿人进行了解，也可直接约请拟稿人共同修改，必要时可作退文处理。,审核要求（2） ：,办公室复审 审批、签发手续是否完备。 附件材料是否齐全。 格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 核对无误，加盖印章。,审核要求（3） ：,拟稿人复审 签发的公文是否真实、全面、准确地反映发文意图、目的，如有需重要变动，经请示部门负责人和所领导批准后，可退回至办公室复审进行

19、修改、审核，也可直接删除，重新发文；如核对无误，点击发送至主送部门。 打印归档,五、提高公文的运转效率,提高公文的运转效率重点是抓好传阅环节： 传阅是指综合处组织两个以上领导审阅同一份公文。文件传阅既是机关公文处理工作的一种手段，也是机关领导处理事务的一种方式。,传阅程序（1）：,根据中国科学院公文处理办法，收到的公文按阅件和办件分别处理。 在传阅顺序上，纸质阅件先传主要领导、主管领导，再传其他领导；ARP电子公文实现了实时共享；办件则不分纸件和电子版，统一先传主管领导、其他领导，再传主要领导，及具体承办部门负责人。因此，请各位，每天上下班时，浏览一下ARP公文系统，以免延误。,传阅程序（2）

20、：,为保证文件传阅迅速、安全进行，综合处在组织传阅 时要注意以下几点： 纸质文件不能横传。一般情况下，传阅文件应该在综合处和领导之间作轮辐式传阅，不能在领导之间横传，以避免失控、遗失。 文件传出后，要及时了解和掌握文件运行情况，根据领导工作安排随时调整传阅顺序，并经常检查登记情况和ARP系统，了解传阅件有无积压现象，对紧急文件要及时催阅，加快文件运转。,六、行文应该注意的问题（1）,行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 部门之间未经协商一致，不得各自向所内发文。,六、行文应该注意的问题（2）,请示应当一文一事，一般只写一个主送机关；不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 请示应当逐级上报，不得越级。特殊情况的，必须同时抄送被越过的机关。 不得以本单位或部门名义向上级机关负责人报送公文；不得以本单位或部门负责人个人名义向上级机关报送公文。,谢谢！,