淮南工业学院党群、行政类档案工作规范（试行）.doc

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1、淮南工业学院党群、行政类档案工作规范（试行）（院人200112号） 根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法及高等学校档案工作规范，结合我校具体情况，特制定本规范。 一、基本原则 1、校档案馆集中统一管理全校文书档案，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。 2、党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。 3、各部门的领导应重视本部门的档案工作，并确定专（兼）职档案人员，并将档案工作纳入兼职人员的岗位职责。 二、归档范围 1、凡能反映学校党政部门职能活动的，对学校和社会有参考、利用保存价值的文件材料都应完整、准确、系统的收集、整理、立卷归档。 2、归档的主要内容包括党务、行

2、政、工会、团委等四个系统的内容。 3、重点以本校形成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。包括会议记录、工作计划、总结等文件、大事记、简报等；其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 三、归档标准 1、文书处理部门立卷应按问题、时间、重点程度和文件材料的自然形成规律，保持内在有机联系，密不可分的文件材料依序排列在一起。 2、归档文件的份数、页数均应齐全完整。卷内的收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件，重要的文件还应有历次修改稿；来往文书应有请示、批复（电话、口头批复应在文件上注明），存档的文件必须全部盖章。

3、 3、上级下达的文、电材料、综合性的、针对本学校的，由院办公室与本校文件一起立卷归档；上级其他普发文件由院办收文处立卷归档。以党委、校行政名义的发文，由院办立卷归档；党委和学校召开的代表大会、办公会议所形成的材料，由院办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。 4、卷内文件材料的书写及用纸要规范。书写的文件材料，不准用铅笔、圆珠笔或红笔书写，一定要用钢笔、用碳素或蓝黑墨水书写。字迹要工整，书写时左侧应留出装订处。 5、卷内文件材料要逐页依次在右下角和下一页的左下角（有文字的）编写页号。 6、认真填写卷内文件目录，文件材料没有题名的补拟题

4、名，卷内目录，应用钢笔正楷书写，目录放在卷首。 7、有关卷内文件材料的情况说明，都应填写在备考表内，同时填写立卷人姓名，备考表放在卷尾。 8、案卷标题要简明，封面要整洁清楚，一般应包括作者、问题、名称、能概括的反映卷内文件内容，要用毛笔或钢笔，碳素或兰黑墨水正楷书写，字迹要工整、清晰，起止日期要填卷内最早及最晚的一份日期，写年、月、日，年要写全称。 四、归档时间 1、文书立卷部门整理好案卷，档案部门经检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交手续，并各执一份存查。2、移交档案时凡不符合要求者，档案部门拒绝接收，要求限期补正后方可接收。 二一年十月十日附件一：高等

5、学校党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合序号类目名称 保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 长期2 本校党代会文件材料（1） 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久（2） 提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 长期（3） 参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样 短期3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议

6、及会议讨论的文件 永久4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永久5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久6以党委名义召开的工作会议材料 永久7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久9党委工作简报 永久10 党委大事记 永久11 党群系统启用印章的文件和印模 永久12 党群系统重要统计材料 永久13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长期14 党委保密、秘书工作的有关文件 长期15 重要的群众来信来访及处理材料 长期16 党委与有关机关联系、协商工作的

7、来往文件 长期17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍调查材料、会议记录和统计表 长期18 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 长期19 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 长期DQ12纪检序号类目名称 保管期限1上级纪委有关纪检工作的文件 长期2纪委工作规章制度 长期3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久4校纪委会议记录 长期5党员处分、复查材料 长期6群众来信来访及处理意见 短期DQ13组织序号类目名称 保管期限1上级有关组织工作的指示、决定、通知、简报 长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久3本校组织机构设置、调动的报告及决

8、定、批复、通知 永久4落实政策的有关材料 长期5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表） 永久6副处级以上干部名册 永久7总支、支部改选报告、审批材料 长期8各总支、支部委员名册 长期9党员名册 长期10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长期11 发展新党员、预备党员转正的名册 长期DQ14宣传教育序号类目名称 保管期限1上级关于宣传工作的文件 长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久3教职工政治思想工作动态及调查材料 长期4理论学习的决定、通知、计划、总结 长期5反映本校重要活动的剪报及图表 永久6上级

9、有关学生思想政治工作的文件 长期7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久9学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期11 各系学生政治工作人员名单 长期DQ15统战序号类目名称 保管期限1上级关于统战工作的文件 长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久5台、港、澳和侨务工作材料 长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期7统战工作重要会议记录 长期DQ16工会序号类目名称 保

10、管期限1上级有关工会工作的文件 长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件） 长期4表彰工会先进集体个人的材料、名单 长期5处分会员的有关材料 长期6工会委员会会议记录、纪要 短期7基层工会干部名册 长期8会员名册 长期9妇女工作材料 长期10 家属工作材料 长期DQ17团委序号类目名称 保管期限1上级关于团的工作文件 长期2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会

11、发言和文件） 永久4团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期7处分团员的材料及复查材料 长期8批准入团、离团材料及名单 长期9团干部名单 长期10 团员名册 长期11 团委会议记录 长期12 学生会文件、材料 长期13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期14 各分团委的有关材料 长期15 研究生会的有关材料 长期16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期附件二：高等学校行政类档案归档范围和保管期限表XZ11行政综合序号 类目名称 保管期限1上级

12、有关高校行政管理的综合性文件 长期2全校性的规章制度 永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久6全校性的工作会议、座谈会文件 长期7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长期8本校教育事业规划、计划及上级批复 永久9学校评估材料 永久10 教职工代表大会文件材料 长期11 本校向上级的请示及其批复 永久或长期12 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久14 学年报表及综合统计 永久15 启用印章的文件及印模 永久16 本校历史沿革、情况介绍

13、永久17 本校大事记、简报、信息、动态等 永久18 校史工作材料 永久19 校友工作材料 长期20 校庆工作材料 长期21 群众来信来访文件材料 长期22 普选工作材料 短期23 上级有关与本院、所、中心的来文 长期24 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 长期25 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 长期26 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 长期27 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 长期28 院、系、所、中心统计年报及重要资料 长期XZ12人事序号 类目名称 保管期限1上级机关有关人事工作的文件 长期2本校人事工作的规章制度 长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

14、 永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永久5关于校内机构设置、变化的文件材料 永久6人事处权限内的干部任免文件及名册 永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 长期9教职工动态月报 长期10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久11 教师进修计划、安排、总结 长期12 教师工作量的规定及执行情况 长期13 教师业务考核材料 长期14 人事统计报表 永久15 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永久16 教研室、研究室正副主任名册 长期17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表） 长期18 教职工

15、工资调整材料、名册 长期19 教职工转正定级材料 长期20 教职工校内调动材料 长期21 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信） 长期22 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 长期23教职工援外和支援边远地区材料 短期24教职工退职、离职和出国的有关材料 长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长期26教职工退休后重新工作的材料 长期27教职工福利工作 长期28教职工商调函件 长期29使用临时工有关材料 长期30人民来信来访材料 长期XZ13监察、审计序号类目名称 保管期限1上级有关监察、审计工作的文件 长期2本校监察、审计工作方面的规

16、章制度 长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告 长期4监察、审计工作统计年报及重要报表 长期XZ14武装、保卫序号类目名称 保管期限1上级有关公安保卫工作的文件 长期2本校公安保卫工作方面的规章制度 长期3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永久4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期6要害部门的公安保卫、消防工作 长期7保卫工作简报 长期8上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 长期9本校武装部职责范围内的规章制度 长期10 武装部工作计划、总结、调查报告 长期11 武装部工作统计年

17、报及重要报表 长期12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） 长期XZ15后勤及资产管理序号类目名称 保管期限1上级有关后勤及资产管理工作的文件 短期2后勤资产处、后勤集团及各科室规章制度 长期3后勤资产处、后勤集团工作计划、报告、重要调查材料 长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、规定、通知等文件 长期7师生员工健康状况调查材料及统计表 永久8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长期9车辆工作的有关文件材料 短期10 伙食工作的有关材料 短期11 校园绿化工作的有关材料 短期XZ16档案

18、、图书、文博序号类目名称 保管期限1上级有关档案、图书、博物工作的文件 长期2档案、图书、文博规章制度 长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结 长期4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久5档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 长期6档案馆指南、全宗介绍 永久附件三：高等学校党群类档案二级类目代号简表DQ10 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）11 纪检12 组织13 宣传教育（学生思想政治工作入此）14 统战（民主党派材料入此）15 工会（妇女工作入此）16 团委（学生社团材料入此）附件四：高等学校行政类档案二级类目代号简表XZ11 行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）12 人事（师资工作材料入此）13 监察、审计14 武装、保卫15 后勤及资产管理16 档案、图书、文博- 8 -