海南医学院学生档案管理工作规范（暂行）.doc

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1、海南医学院学生档案管理工作规范（暂行）为了加强本校学生档案科学化、规范化管理水平，积累学生在校期间各类有价值档案材料，切实保障学生利益，依据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法、干部档案工作条例及流动人员人事档案暂行规定，结合本校实际，特制定本规范。一、学生档案管理工作的基本原则（一）本规范所称的学生档案是指我校培养的学历教育学生的档案，包括普招本科生、普招专科生、成教生和留学生的个人档案，内容包括学生在校就读期间形成的，反映学生学习、生活、实践等各方面的材料。（二）学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完

2、备。（三）按照集中统一管理档案的原则，我校学生档案由学校档案馆集中统一管理，档案馆设立学生档案室，由学生档案室专门对学生档案进行统筹管理。 （四）各个学院及有关部门应把学生档案的积累和收集纳入职责规范，并设置兼职档案员，协同学生档案管理室做好学生档案材料的收集、整理工作。（五）档案工作人员应开拓创新，积极进取，努力实现学生档案工作的现代化管理，提高管理效率。二、学生档案的收集、归档（一）各类学生档案的归档范围：1.普通本科生、专科生档案的归档范围：（1）新生入学材料：中学毕业生登记表、普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生体格检查表、政治思想品德考察表。（2）学籍材料：学籍卡，休学、退学

3、、转学、转专业、出国、死亡等学籍变更证明材料。（3）学习材料：主修、选修、辅修的各科成绩单。（4）鉴定类材料：学年鉴定表。（5）毕业材料：毕业生登记表、就业报到证（副联）、本科生的学位材料。（6）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，主要是正式党员、团员的入党志愿书和入团志愿书（入党申请书、思想汇报和考察材料等入组织关系，不入学生档案）。（7）奖励材料：学生在校期间获得的省部级、校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、优秀毕业生、专项奖学金等获奖证书复印件）。（8）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料

4、（包括甄别、复查材料及处理意见）及个人检查交代材料。（9）实践材料：毕业实习鉴定。（10）健康材料：学生体检表。（11）其它有价值的材料。2.成教生档案的归档范围：（1）成招录取信息表。（2）入学登记卡。（3）毕业实习鉴定表。（4）毕业生登记表。（5）成绩单。（6）其它有价值的材料。3.留学生档案的归档范围：（1）外国留学人员来华签证申请表。（2）录取通知书。（3）学籍卡（或入学登记表）。（4）处分材料。（5）获奖材料。（6）实习手册。（7）毕业证书的复印件。（8）体检表。（二）学生档案的归档时间与要求1.各有关部门、各院系应注意妥善积累学生档案材料，为归档工作打好基础。2.新生入学档案在新生

5、入学后，学生档案在学校相关部门的，由相关部门移交到档案馆；由学生自带的，由辅导员收齐后移交到档案馆。3.学籍卡在开学后第一个学期结束前由各院系移交档案馆。学籍异动材料在办理完毕后及时归档。4.成绩单、毕业实习鉴定、毕业登记表、就业报到证（副联）等毕业材料由各院系组织各班在学生毕业前2个月内移交档案馆。5.学年鉴定表、组织材料、奖励材料分别由各院系，处分材料由院办在办理完毕后一个月内移交到档案馆。6.归档的档案材料必须完整、真实，为办理完毕的正式文件材料。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。7.凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，严禁使用圆

6、珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。不允许涂改、贴补及进行任何技术处理。8.归档的材料按院系、班级分类，同一班级的学生按学号排序。9.归档手续必须完备。各个交接环节必须严格登记，做到责任分明，查找有据。10.涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处签上经办人的姓名并盖公章。11.留学生档案入综合档案室的外事类档案。12.成教生档案仍由高职院兼职档案员负责管理，档案馆提供业务指导和监督。 三、学生档案的整理与保护（一）档案排列。学生档案按年级（即入学年份）排列，同一年级内按院系排列，同一院系按专业班级排列，同一班级按学号大小排序。（二）学生档案应编号，学生档案号即为学校统一编制的学号

7、。（三）学生档案规定一人一档，同一学生的档案不能分散，不同学生的档案不能混淆，杜绝档案装错现象。档案袋内的材料按时间的先后顺序装入，并在档案袋的材料目次上注明材料内容。（四）档案整理须做好电子版目录索引，便于快速查找。（五）档案馆须做好严密的安全工作，档案信息不得擅自改动、增减伪造，如需改动，要经过严格的审批手续。做好库房的安全工作，谢绝非工作人员进入库房。对于查找借阅档案，须进行严格的登记和核对。（六）档案馆库房须具备防火、防光、防尘等条件，为学生档案的保管提供良好库房环境。四、学生档案的转递及保存托管（一）学生毕业、升学或转学、退学、出国、开除或死亡等学籍变动，应及时将档案转给新的主管单位

8、。 (二)毕业生档案按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位转送。考取研究生的学生，其档案按录取院校地址转送。转学的学生，其档案按新院校地址转送。出国留学的学生档案可发往原籍、或其它档案保管机构。(三)被开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，档案转回其入校前所在县（市）招生办公室、所在县（市）的人事劳动部门或家长（监护人）现居住的档案管理部门。转专业、留级、休学的学生，其档案转入新的班级。（四）学生办理学籍变更时，应及时到档案部门办理档案的转递手续。 (五)当年未报到的新生档案转回生源地省、市、自治区普通高等学校招生办公室。(六)未按时间到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕业

9、生档案，其档案转回生源所在地的人事劳动部门。（七）学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不准由本人自带，但在特殊情况下档案经严格密封后，本人凭单位开具的调档案函或证明可自带档案，但对转递过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。（八）学生前来办理档案应出示有效证件如身份证、毕业证书、报到证及单位开具的调档证明（非报到证的派遣地），非本人办理还应出示委托书及双方的身份证明。（九）转出转入的学生档案应做好细致的登记工作，便于查考。（十）转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料。（十一）学生档案最多可在校免费保管2年。学

10、生毕业时可根据自己的就业情况确定档案是否留在学校保管。确定档案在学校保管的毕业生需要与学校办理寄存档案的有关手续。五、 学生档案的查阅、借阅（一）在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。党委组织部门、校团委、各院党政负责人、学工部老师可登记后查阅、借阅学生档案；其他人员未经档案馆负责人批准不得私自查阅、借阅学生档案。（二）学生档案一般不外借。如必须借出使用时，应在“查阅档案报告表”上说明理由，并经借阅单位和档案馆负责人批准，严格履行登记手续后，通过组织借出，并按期归还（借阅期限不超过一周）。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借

11、阅单位负责，并依法追究其责任。杜绝个人外借。（三）查阅、借阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。六、学生档案的补办本校历届毕业生的个人档案因丢失等原因如需补办，必须持学生档案补办申请表（说明就读、毕业的具体情况），所在单位出具档案遗失证明，经核实录取花名册和毕业证签领册，可以补办录取花名册、成绩单和毕业生登记表。七、附则（一）本规范由本校档案部门负责解释。（二）本规范自公布之日起执行。附件1：申请查阅学生档案报告表 申请查阅学生档案报告表档 案 人查 阅姓 名工 作 单 位职 务被 查 阅 人姓名所在班级姓名所在班级查阅理由问 题查阅的主要意 见申 请 单 位 单位盖章： 主管领导签名： 年 月 日审 批 意 见档 案 馆备 注附件2：学生档案补办申请表学生档案补办申请表申请人入学年份毕业年份所在院系所在班级补办原因（附遗失证明）补办内容录取花名册(核实毕业签领册)档案馆意见成绩单教务部意见毕业生登记表学生工作部意见- 6 -