Office操作技巧.doc

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1、63单页为文章的章名如何实现工作表数据的行列互换（Level 100）在工作表的制作过程中，有时需要将工作表数据的行和列进行互换，这样的操作可以借助工作表数据的复制、粘贴功能来实现，操作步骤如下：（1）选中工作表中的单元格区域，并执行【复制】命令。如图1所示。图1 复制粘贴（2）执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，打开“选择性粘贴”对话框，并选中“转置”复选框，如图2所示。图2 选择性粘贴（3）单击【确定】按钮，就会发现可以将数据行列互换显示在工作表中了，如图3所示。图3 数据转置如何去除页眉中的横线（Level 200）在文档中加入页眉时，会在页眉的下面出现一条横线。如下图所示：如果不想

2、在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线，这时可执行如下操作：（1）确认插入点位置于页眉。打开【视图】|【页眉和页脚】命令，如图1所示。图1 打开页眉（2）执行菜单栏中的【格式】|【边框和底纹】命令，如图2所示。图2 边框和底纹（3）打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。在“设置”选项区域中选择“无”；在“应用于”下拉列表中，选择“段落”。如图3所示。图3 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡（4）单击【确定】按钮即可。如图4所示。图4 页眉中的横线已被去除快速定位Word文档位置（Level 100）在修改或校对一个比较长的Word文档时，如何能够快速定位到上次编辑的位置呢？现在，按【

3、Shift】+【F5】组合键，上次编辑到的位置就立即出现了。巧妙设定Word启动后的默认文件夹（Level 200）Word应用程序启动后，使用【文件】菜单中的【打开】命令打开文件时，默认文件夹是“我的文档”文件夹；而保存一个Word文档时，默认的保存位置也是“我的文档”文件夹。怎样才能让Word应用程序自动识别自己的文件夹呢？ 在“文件位置”列表中选择“文档”选项，然后单击【修改】按钮打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的位置后，单击【确定】按钮。设置完成后，当您再次打开Word文档或保存Word文档时，在对话框中显示的就是您的工作目录了。如何去除绘图时出现的画布（L

4、evel 100）在Word 2003中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”。如果不希望看到它，该如何操作呢？执行菜单栏中的【工具】|【选项】命令，在“常规”选项卡，去除“插入自选图形时自动创建画布”复选框的选择即可。如何在Excel中通过下拉列表填写数据（Level 200）在制作Excel文档时，经常要在Excel中输入重复性很高的数据，例如输入相关的部门。要是能从下拉列表中选择数据就比较方便，还不容易出错。（1）选中所需的单元格，执行【数据】菜单中的【有效性】命令。（2）在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中，选择“序列”选项。（3）在“来源”文本框中输入下拉列表框中的内容，

5、并用逗号进行分隔。（4）选中“提供下拉箭头”复选框。（5）设置完成后单击【确定】按钮。此时，设置好的下拉列表下图所示。如何在Outlook日历中显示双时区（Level 100）在Outlook 2003中，可以同时查看两个时区，例如中国和美国的时间，这对于跨国企业员工随时了解当地与异地的时间情况帮助很大。在Outlook日历左侧的时间线上单击右键，选择【更改时区】命令，即可设置附加时区。选中“显示附加时区”，并分别在每个时区的标签中添加文字。单击【确定】，即可在日历中显示双时区。如果要将两个时区的左右位置交换，可在更改时区对话框中单击【交换时区】按钮。怎么样才能够让邮件在特定的时间发送出去呢？

6、（Level 200）如果您想撰写一封活动邀请函，需要在活动前几天再发送邮件，若您很忙没有时间做，就会忘记这件事。那怎么办呢？您可以在空闲时间预先写好邮件，在撰写邮件时，单击【选项】按钮，出现“邮件选项”对话框，即可设置“传递不早于”某个日期和时间。这样邮件会在指定时间才发送出去。如果想将Excel文档中的部分内容以邮件形式发送，该怎么办呢？（Level 100）如果不想将Excel文档中的全部内容发送给别人看到，可以只选择某部分区域作为邮件发送。1. 在Excel文档中选择待发送的区域，并单击工具栏中的“电子邮件”按钮。2. 填写收件人、主题、说明等信息，并单击工具栏中的【发送所选范围】按钮

7、，即可将所选范围发送给收件人，未选中部分不会出现在邮件中。3. Excel文档中的部分内容被发送出去。如何在Outlook联系人中显示英文姓名索引呢？（Level 200）Outlook中文版的联系人右侧有一排字母索引按钮A-Z，单击某个字母，即可跳转到以该字母汉语拼音顺序开头的联系人位置。如果联系人中同时有中文姓名和英文姓名，可以再添加一个英文姓名索引。在字母索引的最下方单击一个不易被注意的小按钮（如图中鼠标指针所示位置），选择“西语”，即可添加一排小写字母a-z索引按钮。单击某个小写字母，可以快速定位到以该字母开头的英文姓名。怎样使用Outlook搜索文件夹？（Level 100）Outl

8、ook搜索文件夹是一个虚拟文件夹，其中记录了搜索条件，显示出满足指定条件的邮件，邮件的原始位置可以位于收件箱、已发送邮件等任何位置。1- 在“搜索文件夹”上单击右键，选择“新建搜索文件夹”命令，即可在对话框中选择各种预定好的模板。2- 单击【选择】按钮，可从联系人列表中挑选联系人。3- 单击【确定】按钮，如果邮件同时满足多个搜索文件夹的条件，则在满足条件的每个搜索文件夹中都会出现这封邮件。注意： 如果删除搜索文件夹，不会删除搜索文件夹中所列出的邮件。如果在搜索文件夹中删除邮件，则Outlook中原位置的邮件同时也被删除。H想快速在Office中打开常用文件夹，该怎么办？（Level 200）在

9、Office软件中经常访问的文件夹，可以采用一种快速访问的方法。1- 在“打开”或“保存”对话框中，找到要经常访问的文件夹。2- 例如“Tips”，选中该文件夹（注意不要打开文件夹），单击【工具】按钮，选择“添加到我的位置”命令。在对话框左侧的列表中即可添加“Tips”文件夹。在列表区域单击右键，选择【上移】命令，可将项目移动到顶端。3- 选择【小图标】命令，可看到更多列表项。如何将Word文档发送给别人审阅修订（Level 100）将文档发送给别人修改之前，应该先从菜单选择【工具】|【修订】命令，使文档处于修订状态。将文档发送给别人之后，任何修改都会自动标识颜色，并记录修改的结果。拿到修改的

10、文档后，可以在“审阅”工具栏中进行操作，快速定位到修改位置，并接受或拒绝别人所作的修订。选择【视图】|【工具栏】|【审阅】。接受或拒绝后，原来修订的颜色就会自动消失。邮件规则的导出和导入（Level 200）在重新安装系统或更换电脑之前，最重要的一件事就是做好备份，尤其是Outlook中的信息的备份。很多人都会备份邮件、联系人等重要信息，却忘记了备份在Outlook中定义的邮件规则。邮件规则用于对邮件进行自动操作（例如自动转移位置、自动转发给指定人员等），如果没有备份，将来在新的系统中还要重新创建一个个规则，会很麻烦。备份规则可以这样做：从菜单选择【工具】|【规则和通知】命令，显示“规则和通知

11、”对话框。单击【选项】按钮，即可进行规则的导出或导入。单击【导出规则】按钮，将规则保存为.rwz文件，这种格式的文件是专门用于存放邮件规则的。将备份好的.rwz文件复制到安全的位置。当新系统安装完毕后，在Outlook中，同样从菜单选择【工具】|【规则和通知】命令，显示“规则和通知”对话框。单击【选项】按钮，并单击【导入规则】按钮，即可将备份好的.rwz文件中的规则导入Outlook。退出Outlook时自动清空已删除邮件（Level 100）删除邮件时，会将邮件放到“已删除邮件”中。常常需要手工进行清空“已删除邮件”的操作。可以在Outlook中进行如下设置，实现退出Outlook时自动清空

12、“已删除邮件”。从菜单选择【工具】|【选项】命令，并单击“其他”选项卡。选中“退出时清空已删除邮件文件夹”选项即可。怎样在同一单元格中显示“2005-8-22 星期一”？ （Level 200）单元格中是日期类型的数据时，可以通过设置单元格格式让日期以各种格式显示。1- 如果想让日期按“2005-8-22 星期一”的方式显示，可以从菜单选择【格式】|【单元格】命令，选择“自定义”分类，并在类型中输入“yyyy-m-d aaaa”，即可按上述日期类型显示。2- 如果想显示为“2005-8-21 一”，在类型中输入“yyyy-m-d aaa”即可。如何利用Word文档快速制作幻灯片（Level 1

13、00）如果已经完成了一份Word文档，如何将它快速制作成为PowerPoint演示文档呢？我们只需在Word中打开该文档，然后单击菜单栏中【文件】|【发送】|【Microsoft PowerPoint】命令。此时，Word文档中每个“标题1”样式的段落会成为新幻灯片的标题；每个“标题2”样式的段落会成为幻灯片的第1级文本，依此类推。如何才能让背景音乐一直播放到幻灯片演示结束呢？（Level 200）希望在演示文稿中插入一段背景音乐，但往往演示还没有完成，背景音乐就停止了。如何才能让背景音乐一直播放到幻灯片演示结束呢？（1）右键单击幻灯片中的音乐文件图标，在快捷菜单中执行【自定义动画】命令。（2

14、）在“自定义动画”任务窗格中执行该声音文件的【效果选项】命令。（3）打开“播放声音”对话框中的“效果”选项卡，在“停止播放”选项区域中设置“在999张幻灯片后”停止播放背景音乐。如何在Excel中输入分数（Level 100）如果用户在Excel单元格中输入了“1/3”后，Excel会自动将其转换为日期“1月3日”，那么如何能够在单元格中输入一个数学的分数呢？用户可以在希望输入的分数前面加“0”及一个空格，然后再看看结果吧。如何在Excel中创建垂直标题（Level 200）在Excel工作表中，需要在表格一侧垂直放置一个标题，这样的操作可以按照如下步骤实现：（）选中包含特定文字的单元格及其周

15、围的单元格。单击鼠标右键，执行快捷菜单中的【设置单元格格式】命令。（2）在“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡中，设置单元格方向的角度为“90”。（3）在“文本控制”选项区域中选中“合并单元格”复选框。（4）单击【确定】按钮完成操作。这样，一个垂直显示的标题就建好了。如果需要，还可以为该标题所在单元格添加底纹和边框等格式化操作。如何快速提取分类汇总后的数据（Level 100）很多用户在Excel中完成数据分类汇总后，往往希望能够将汇总之后的数据放置到工作表的新位置，直接进行复制、粘贴的动作结果是什么呢？ 还是没有将汇总的数据提出来现在，选中分类汇总后的数据结果，然后按住【ALT】+【;】组

16、合键选定可见的单元格，这样操作后再进行复制、粘贴的动作，就可以将分类汇总后的数据提取出来了。如何在邮件中的实现滚动字幕（Level 200）电子邮件中重要的信息如果能够“动”起来将会引起收件人的格外关注，实现步骤如下：（1）执行Outlook【工具】菜单中的【选项】命令，在“邮件格式”选项卡中的“邮件格式”选项区域选择“使用Microsoft Office Word 2003编辑电子邮件”选项。（2）设置完成后单击【确定】按钮。（3）创建一个新的电子邮件，并执行【视图】菜单中的【工具栏】|【Web工具箱】命令，打开“Web工具箱”工具栏。（4）在“Web工具栏”中单击最后面的“滚动文字”按钮。

17、（5）出现“Scrolling Text”对话框，设置滚动文字的属性。（6）设置完成后，单击【OK】按钮完成操作。快速更改英文大小写（Level 100）在Word中录入英文时，如果希望改变文字的大小写，无须手工逐字修改。可以选中文字，从菜单选择【格式】|【更改大小写】命令，利用对话框中的选项进行更改。更简便的方法是：选中文字后，连续按【Shift】+【F3】，可以在不同的大小写状态之间切换。内部文件，请勿外传（Level 200）在开会时，经常要打印一些文字资料发给与会者，这些资料如果是内部资料，显然不希望员工带出公司，随意给别人看。可以在打印的文档中加入这样的文字“内部文件，请勿外传”，并

18、且衬在页面中的文字下方。具体做法如下：1. 从菜单选择【格式】|【背景】|【水印】命令。2. 在所显示的对话框中选择“文字水印”，并在“文字”处输入“内部文件，请勿外传”。3. 设置完毕，文档中就会出现斜向的文字水印效果，衬在文档中的文字下方，并出现在每页纸上。自动在日历中显示联系人的生日（Level 100）做个有心人，记得别人的生日，在那天发送一份温馨的祝福，无疑是沟通感情、保持联系的一个好方法。如果不想忘记重要联系人的生日或者有纪念意义的日子，可以在Outlook联系人中，打开某个联系人，选择“详细信息”选项卡（如图），在“生日”和“纪念日”中分别填入日期信息，然后保存并关闭联系人。在O

19、utlook日历中，在联系人的生日那天，会在日历顶端看到一个全天事件，显示联系人的生日（如图）。这个生日每年都会出现在Outlook日历中。电子名片（Level 200）把纸制名片上的内容输入到联系人中也是令人头痛的事，如果对方能发来电子名片，自动加入到联系人中，就省去了不少时间。一般很少有人会给你发电子名片，不过你可以先给别人发哟，至少能让别人节省点时间。等到大家都知道这样的好东西了，很快你自己也会受益。要制作自己的电子名片，先要在Outlook联系人中创建一个新联系人，联系人的信息就是自己的姓名、工作单位、email、电话、手机等。给别人发送自己的电子名片非常简单，可以直接在联系人中自己的

20、姓名上单击右键，选择【转发】命令（如图），即可作为附件发给收件人。不过，这种方式发送的电子名片，只有采用Outlook软件才能打开并直接保存到对方的联系人中。如果在联系人中选中自己的姓名，再从菜单选择【动作】|【作为vCard转发】，就能以Internet标准发送名片，对方无论是否采用Outlook，只要支持vCard，就都能添加到联系人中。对方收到邮件后，只需双击附件中的电子名片，在打开的窗口中选择【保存并关闭】命令，即可将电子名片中的信息存入联系人。Excel单元格的居中对齐方式（Level 100）Excel单元格中的文字，经常需要居中对齐。如果是作为表格标题的文字，比较常见的做法是：选

21、中多个单元格后，单击工具栏中的“合并及居中”按钮，这样多个单元格即可合并为一个，并让标题文字水平居中。这种情况不能使文字在垂直方向上也居中，如果行的宽度比较大，文字会靠下对齐。可以从菜单选择【格式】|【单元格】命令，在“对齐”选项卡下，设置“垂直对齐”为“居中”。这样文字就在垂直方向也保持在中间位置了。在采用“合并居中”方法设置水平方向居中后，若对表格中的数据进行筛选、排序等操作，可能会得到错误警告，不能对合并单元格进行此类操作。此时，可采取另一种水平居中方式：沿水平方向选择多个单元格后，从菜单选择【格式】|【单元格】命令，在“对齐”选项卡下，设置“水平对齐”为“跨列居中”，将达到与“合并居中

22、”同样的效果，但是不会合并单元格。快速在多个工作表中输入同样内容（Level 200）如果要在多个工作表中设计同样结构的表格，输入同样的标题，可以用复制的方法，但这种方法在工作表比较多的情况下就不方便了。可以对多个工作表同时编辑，方法是首先将多个工作表变成工作组。在某个工作表名称上单击右键，选择【选定全部工作表】命令，在窗口标题栏中会出现“【工作组】”提示。此时在表中所作的录入、格式设置等操作会自动添加到其他表。如果不想选中全部的表作为工作组，也可以单击选中某个表，按住【Shift】键，再单击另一个表，使这两个表之间的所有表变成一个工作组。或者，单击选中某个表，按住【Ctrl】键，再依次单击其

23、他表，可以使不连续排列的表变成一个工作组。快速调整Excel表格打印页面（Level 100）Excel表格打印前，有一种最快捷的打印页面调整方法：从菜单选择【编辑】|【分页预览】，进入分页预览视图。在分页预览视图中，可以看到蓝色的分页线。将鼠标指针移动到分页线上，即可拖动调整分页位置。如果将分页线拖动到表格以外的灰色区域，即可删除分页线，Excel会自动调整打印的缩放比例。利用选择性粘贴汇总数据（Level 200）多个Excel表具有相同的结构，不同的数据，需要把这些数据相加，得到汇总表，有一种无需公式的简单做法。选中第1个表，进行复制。选中第2个表，单击右键，选择【选择性粘贴】命令，并选

24、中“加”，即可将2个表中的数据相加后，结果存放在第2个表中。Microsoft Office 2003 Tips播放时通过序号定位幻灯片（Level 100）在演示文稿播放的过程中，要想快速跳转到某个幻灯片，可以通过序号来定位，只要直接在键盘上按下幻灯片的相应序号，然后再按下Enter键就实现快速跳转了。如何重复打印首行标题（Level 200）当Excel工作表中的记录很多，需要打印成很多页时，如果希望在每一页中都包含首行标题，该如何操作呢？（1）执行菜单栏中【文件】|【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡。（2）在“顶端标题行”文本框中输入：“$1:$1”，或者单击文

25、本框右侧的【对话框收放】按钮（），选中首行标题。（3）再次单击【对话框收放】按钮回到“页面设置”对话框，单击【确定】按钮完成。这样就会在打印文档的每页中显示标题行了。如何调整分栏后出现的各栏内容不均衡现象（Level 100）文档在分栏后，常常在最后一页出现最后一栏的内容少于其他栏的情况。为了保持对称和美观，如何将最后一页的各栏内容进行均衡呢？（1）将光标置于数据的最后面，执行菜单栏中【插入】|【分隔符】命令，打开“分隔符”对话框。（2）选中“连续”单选按钮，然后单击【确定】按钮，这样文档中最后一页的内容就比较均衡了。自动为不同类型的邮件使用不同的签名（Level 200）Outlook中的“

26、签名”功能不仅可以自动为您编辑的邮件添加签名信息，并且还可以针对不同类型的邮件使用不同的签名。例如我们可以设置Outlook自动为新建、回复或转发的邮件添加不同的签名：（1）执行菜单栏中【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框中的“邮件格式”选项卡。（2）单击【签名】按钮，打开“创建签名”对话框，然后单击【新建】按钮创建邮件签名。（3）创建多个签名后，单击【确定】按钮返回“邮件格式”选项卡，然后在“新邮件使用该签名”和“答复及转发时使用该签名”下拉列表框中分别选择不同的签名。（4）单击【确定】按钮。以后Outlook将自动根据创建的邮件类型添加不同的签名。如何快速清除所有工作表格式（Leve

27、l 100）在Excel中设计表格时，如果要清除工作表中所有的格式，使之还原到默认格式，该如何操作呢？（1）打开要清除格式的工作表，按组合键CtrlA选中整个工作表。（2）执行菜单栏中【编辑】|【清除】|【格式】命令即可。没有PowerPoint也能观看幻灯片（Level 200）制作完成PowerPoint演示幻灯片后，如何在没有安装PowerPoint的计算机中放映呢？这并不难，只要将演示文稿打包就可以了。（1）执行菜单栏中【文件】|【打包成CD】命令，打开“打包成CD”对话框。（2）单击【复制到文件夹】按钮，在打开的“复制到文件夹”对话框中输入打包文件夹的名称和保存的位置。（3）单击【确

28、定】按钮，然后再单击【关闭】按钮。这样，就完成了幻灯片的打包过程。（4）在对方电脑中放映时，只需将这个“包”复制过去，并双击其中的“pptview”文件，即可观看幻灯片。用音乐提醒到期任务（Level 100）在Outlook中不仅可以设置任务或约会到期的提醒，而且还可以设置提醒出现时伴随的音乐效果。（1）在Outlook中的任务或约会编辑窗口输入相应信息后，选中“提醒”复选框。在选择提醒的日期和时间后，单击【设置声音】按钮（）打开“提醒声音”对话框。（2）单击【浏览】按钮，打开“提醒声音文件”对话框，选择提醒所用的声音文件（只能是.wav格式）。（3）单击【打开】按钮，声音文件就添加到了“播

29、放该声音”文本框中，单击【确定】按钮设置完毕。Excel中“照相机”功能的妙用（Level 200）在分析和比较不同年度销售额分布情况时，需要反复切换工作表。而利用Excel中的“照相机”功能，可以将多个工作表中的数据“拍摄”到一张工作表中，这样查看起来会非常方便。（1）执行菜单栏中【工具】|【自定义】命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。（2）在“类别”列表框中选择“工具”选项，并在右侧“命令”列表框中选中“照相机”按钮，拖放到“常用”工具栏上。（3）在Excel工作表中选中要“拍摄”的内容，单击【照相机】按钮，然后在目的工作表中单击鼠标左键，拍摄的“照片”就会立即以图片的形式出现在

30、该工作表中，我们可以随意调整其位置和大小。提示：如果修改了源工作表中的数据或数据格式，那么“照片”中的数据和数据格式也会发生同样的变化。双击该“照片”，可以切换到源数据工作表中。替换字体（Level 100）在使用别人提供的幻灯片时，可能会遇到字体转换的问题。如果幻灯片中的字体不好看，或者原作者使用的字体是特殊字体，当前字库中未安装该字体，则可以用替换字体的方法一次性改变字体。在PowerPoint菜单中选择【格式】|【替换字体】命令，再选择需要被替换的字体和新的字体，即可快速完成替换工作，无需每张幻灯片逐个修改。嵌入True Type字体（Level 200）在Windows中有很多默认安装

31、的字体，比如“宋体”、“黑体”等。如果您额外安装了其他字体，并在设计演示文稿时使用了这些非默认安装的字体，则将演示文稿复制给其他人使用，或者在其他计算机上播放时，会由于系统中没有安装该字体，而导致无法修改和使用这种字体。只需在保存演示文稿前，进行一下设置，将您用的特殊字体嵌入演示文稿，就能够在其他计算机中使用这种字体了。从菜单选择【工具】|【选项】命令，在“保存”选项卡下，选中“嵌入TrueType字体”，再保存演示文稿即可。所为TrueType字体，是由直线和曲线命令生成的轮廓字体。这种字体可以缩放和旋转，在Windows所支持的所有尺寸和所有输出设备上看起来都很优美。我们所用的大部分字体都

32、是TrueType字体，在字体名称前面会用“”显示。在放映时打开其他PowerPoint文档（Level 100）在制作演示文稿时，如果需要将其他PowerPoint演示文稿中的幻灯片加入到当前演示文稿，通常可采用复制或插入幻灯片的方法。这样做，有可能改变原来幻灯片的格式（自动采用当前演示文稿中的母板格式设置），并且增大了演示文稿文件的大小。解决的方法是：通过超链接可以链接到其他演示文稿文件，在放映时调用链接的演示文稿实现全屏放映。1. 超链接可以添加到文字、图片、图形等任何PowerPoint对象上。本例以图片为例，制作超链接。从菜单选择【插入】|【图片】|【来自文件】命令，将图片插入幻灯片

33、。2. 在图片上单击右键，选择【超链接】命令，如图1所示。3. 在所显示的“插入超链接”对话框中，左侧的“链接到”设置中要选择“原有文件或网页”，如图2所示，并找到要链接的某个演示文稿文件。图1 添加超链接图2 超链接设置在放映时，只需单击图片，即可直接播放链接的演示文稿内容。在PowerPoint中播放Flash（Level 200）如果能将Flash动画加入到PowerPoint幻灯片中直接播放，就可以充分利用现成的多媒体动画技术。适合广告宣传、产品介绍、培训及娱乐等多种场合。在幻灯片中利用Shockwave Flash Object控件，即可插入Flash动画。1. 在PowerPoin

34、t演示文稿中新建一张空白幻灯片。2. 从菜单选择【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令，显示控件工具箱，单击工具箱右下角的“其他控件”按钮，并从中选择“Shockwave Flash Object”，如图1所示。图1 在控件工具箱中选择Flash控件3. 在幻灯片中勾勒出Flash动画的放映区域大小，如图2所示，显示白色矩形区域，代表Flash控件。4. 在Flash控件上单击右键，选择“属性”命令，显示“属性”对话框，如图3所示。 图2 在幻灯片中勾勒出Flash动画的放映区域大小 图3 Flash控件的属性设置5. 选择“（自定义）”，并单击其右侧的设置按钮，如图3中所示的鼠标指针位置，

35、显示“属性页”对话框，如图4所示。在“影片URL”中输入Flash文件名“OneNote.swf”；在“比例”中选择“ExactFit”，表示按比例缩放；选中“嵌入影片”，使Flash文件嵌入PowerPoint演示文稿。单击【确定】后，设置完毕。关闭“属性”对话框。图4 Flash自定义属性页设置6. 放映幻灯片，可用鼠标在Flash控件中进行操作。如果要停止Flash放映，可在幻灯片空白处单击，即切换到PowerPoint控制状态，此时可进行换页或停止幻灯片放映等PowerPoint操作。中英文混排时采用不同的字体（Level 100）在Word文档中排版时，遇到既有中文又有英文的内容，在

36、设置格式时，如果选中全部文字设置为某种中文字体，可能会使英文字符的格式也采用中文字体，很难看。可以在选中所有文字后，从菜单选择【格式】|【字体】命令，分别设置中文和英文采用不同的字体。这样无需逐个选中英文文字进行字体格式的修改。自动保存文档版本（Level 200）如果文档经常被修改，需要保留下以前的版本，可以从菜单选择【文件】|【版本】命令。不仅可以在关闭文档时自动保存每次修改的版本，还可以查看以前的各个版本。如果要为版本添加备注，需要在【版本】对话框中单击【现在保存】，即可输入备注文字。控制Excel中按Enter键后的移动方向默认情况下，在Excel单元格中输入内容后，按Enter键将向

37、下移动。如果希望能按Enter键后向右移动，只需在Excel中进行简单的设置即可。从菜单选择【工具】|【选项】命令，在【编辑】选项卡下，设置“按Enter键后移动”的方向为“向右”。快速输入以万为单位的数据并补0（Level 200）如果要在Excel中输入大量以万为单位的数据，例如40000，120000，2560000等，不得不输入多个0，非常麻烦。其实可以只输入万之前的数据，让Excel自动补0。例如，可以输入4，得到40000。需要进行一下简单的设置，就可以这样输入了。从菜单选择【工具】|【选项】命令，在【编辑】选项卡下，将“自动设置小数点位数”设为“-4”。这个设置会影响所有的输入，

38、如果要进行正常的输入，不自动补0，则需要取消此设置。Microsoft Office 2003 Tips for 2006-1快速查看临近几天的日历（Level 100）用户打开Outlook日历后，如何在同一日历窗口中查看临近几天的日历呢？这非常简单，只需在按下Alt键的同时按下想要查看的天数就可以了。例如今天是12月13日，按下Alt+4后，日历中将会出现从12月13日至12月16日这四天的日历。让Word文档轻松实现“自动浏览”（Level 100）在Word中阅读较长的文档时，不得不频繁地使用滚动条来上下翻页。使用Word中的“自动滚动”功能就可以省去这个麻烦。（1）执行Word菜单栏

39、中【工具】|【自定义】命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。（2）在“类别”列表框中选择“所有命令”选项，并在右侧“命令”列表框中选中“AutoScroll”选项，拖放到“常用”工具栏上。（3）单击【关闭】按钮完成。（4）打开需要阅读的文档，单击【自动滚动】按钮，这时鼠标光标变成了一个带点的黑色双箭头（），移动鼠标就可以实现文件内容的滚动浏览了。提示：单击鼠标左键或者右键即可取消自动滚动功能。快速输入系统日期（Level 100）在Excel中输入数据时，如何快速输入当天的日期和当前的时间呢？ 选中目标单元格，按下【Ctrl】【; 】 组合键，可以输入当前日期；按下【Ctrl】【Shi

40、ft】【; 】 组合键可以输入当前时间。如何将打开的文件一次性全部关掉？（Level 100）当处理Word文档时，可以会同时打开多个文件，那么在关闭的时候有没有办法将所有的文档同时关掉呢？（1）按下Shift键。（2）执行菜单栏中【文件】命令，这时其下拉菜单中的【关闭】命令已经变成了【全部关闭】命令，执行该命令即可一次性关闭所有文件。在PowerPoint中制作电子相册（Level 200）伴随数码摄影的广泛应用，人们越来越习惯于在计算机中浏览自己的影像。利用PowerPoint，用户可以制作出精美绝伦的电子相册。（1）执行菜单栏中【插入】|【图片】|【新建相册】命令，打开“相册”对话框。（

41、2）在“插入图片来自”选项区域中，单击标识数码照片保存位置的按钮，在相应的对话框中找到所需的照片，然后单击【插入】按钮添加到“相册中的图片”列表框中。（3）在“相册”对话框中设置照片显示的格式和设置相册版式。（4）设置完毕，单击【创建】按钮完成相册的制作。如何清晰美观的显示Excel报表中的每一行的数据？（Level 200）在制作含有大量数据的电子表格时，为了使各行的数据看起来更清楚，可以将上下两行相邻的单元格用不同的背景颜色来填充，这样既保证数据清晰，又美化了数据表的外观。（1）选中需要设置的单元格范围区域，并执行菜单栏中【格式】|【条件格式】命令，打开“条件格式”对话框。（2）在“条件1

42、”下拉列表框中选择“公式”，并在文本框中输入“=mod(row(),2)=0”。（3）单击【格式】按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中选择一种颜色。（4）单击【确定】按钮，即可为相邻的单元格设置不同的颜色。数据透视表中分析结果数据的利用（Level 200）当利用Excel工作表中的数据制作出一个数据透视表后，该透视表中的数值数据一般都是汇总数据。如果在其他单元格的计算中引用该数据，会在单元格和编辑栏中显示很长的数据引用名，看起来非常不方便。那么如何才能让引用的数据只显示其单元格名称呢？（1）执行菜单栏中【工具】|【自定义】命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。（2）在“类别

43、”列表框中选择“数据”选项，并在右侧“命令”列表框中选中“生成GetPivotData”选项，拖放到“格式”工具栏上。（3）单击【关闭】按钮完成。（4）单击【生成GetPivotData】按钮，使其处于非选中状态，这样再次引用数据透视表中的数据计算时，就只显示一个数据值了。如何防止其他人复制我的PowerPoint演示文稿？（Level 200）当制作完成一个演示文稿，如何保护演示文稿中的内容不被他人随意复制呢？（1）执行菜单栏中【文件】|【另存为】命令，打开“另存为”对话框。（2）将文件保存为“PowerPoint放映”类型。（3）单击【工具】按钮，在下拉菜单中执行【安全选项】命令。（4）在

44、“安全选项”对话框中设置“修改权限密码”。（5）单击【确定】按钮后，提示再次输入密码，完成后单击【确定】按钮。当其他人打开演示文稿时，若不知道密码，则仅能以“只读”方式打开，此时幻灯片中的对象无法选中和修改，也无法另存为其他文件。转发多个邮件（Level 100）当一个邮件需要转发给其他人时，可以通过【转发】按钮实现此操作。如果一次要把多个邮件转发，则无法通过【转发】按钮来操作，通常情况下，只得将每个邮件分别转发一次。利用Outlook中的插入项目的功能，可以在当前邮件中插入多个邮件，实现一次转发多个邮件。这些被转发的邮件以附件的形式存在。具体做法如下：在撰写邮件时，从菜单选择【插入】|【项目

45、】命令。在对话框中，选择要转发的邮件所在的位置，例如“收件箱”。再从对话框下部挑选要转发的邮件。利用【Ctrl】键和【Shift】键，可以实现跳选或连续选择。邮件备份（Level 200）如果您经常收到大量的邮件，做好邮件的备份至关重要。Outlook中默认情况下，开启了自动存档的功能，它可以每隔14天自动帮助您进行备份。自动存档的默认设置是将6个月前的邮件备份到另一个个人文件夹文件中，同时从当前个人文件夹文件中清除已备份的邮件。备份文件的默认文件名是Archive.pst。如果您愿意手工进行备份，并更加自由地选择备份时间、备份内容和备份文件名，可以从Outlook的【文件】菜单选择【存档】命

46、令（如图）。备份之后，会在Outlook的左侧的导航窗格中看到“存档文件夹”，其中包含每次备份的邮件。如果要查找以前的邮件，可以到“存档文件夹”中查找。 快速统一每个 Excel Sheet 的格式（Level 100）新建的Excel文档，每个工作表（Sheet）都会采用默认的格式。如果要将这些工作表的格式按照需要进行统一的改变（例如，每个工作表中均采用“宋体，10号字”），逐个工作表进行修改不是最好的方法。可以修改Excel工作表的“样式”，达到快速统一格式的目的。从菜单选择【格式】|【样式】命令，显示“样式”对话框。单击【修改】按钮，即可显示“单元格格式”对话框，其中可以设置单元格的“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”和“保护”。设置结束后，每张工作表的每个单元格都会采用样式设置中的格式。需要注意，如果某些单元格已经进行过格式设置，这些单元格将不会受到样式设置的影响而随之变化。用 Excel 记录单录入大量数据（Level 200）在Excel表格中成批录入大量数