2022年内部文件管理程序 .pdf

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1、内部文件管理程序1 目的进一步规范 XXXXXX有限公司 (以下简称公司 )各类内部文件的程序，确保文件管理规范化，使工作有章可循。2 范围本程序适用于公司所有内部文件的管理。3 职责3.1 档案室负责公司各类内部文件的登录、审核、印刷、发放、存档等工作。 并监督各部门做好文件管理工作，建立并实施高效的文件管理自动化系统。3.2 各部门负责职责范围内文件的制定、修订、发放、保管、存档等工作。4 程序4.1 内部文件的范围及适用性4.1.1 内部文件指只涉及公司内部运转的文件，基本有部门间的往来文件、程序文件、财务类报表和客户资料等。4.1.2 本程序遵循文件管理程序有关规定，如与文件管理程序不

2、同处遵循本程序。4.2 内部文件4.2.1 部门内及部门间的往来文件4.2.1.1 主要类型部门内及部门间的往来文件主要有备忘录。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 4.2.1.2 文件处理：备忘录形式文件传递时，无须填写文件/运行记录收发单，但仍需交文件管理员存档登记，其他参见文件管理程序。4.2.2 程序文件4.2.2.1 程序文件的内容及基本格式4.2.2.1.1 程序文件，一般包括以下内容：4.2.2.1.1

3、.1 制定目的、范围。4.2.2.1.1.2 职责、程序、内容、（要求，作用内容、监控等）。4.2.2.1.1.3 涉及的相关文件。4.2.2.1.1.4 文件执行过程中衍生的运行记录。4.2.2.1.2 基本格式4.2.2.1.2.1 公司程序文件上必须注明文件编号、版本号和批准人，无文件编号、版本号、批准人的文件，需特别注明。4.2.2.1.2.2 程序文件的字体格式版本、编号仿宋体GB2312 小五号字文件标题黑体小三号字正文仿宋体GB2312 四号字共 页 第 页仿宋体GB2312 小五号字纸张A4（210 x297 ）页面设计页边距上下2.5cm ; 左3cm 右2cm 页眉1.5c

4、m 行距: 固定值 设臵值 : 20 磅名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 4.2.2.2 公司下发程序文件需在文件封面的受控栏(无封面在文件右上角 )盖上受控章，注明受控编号，受控编号由各部门的代号加上部门内同一文件的拥有数量编制的流水号以及文件生效日期组成。4.2.2.3 程序文件的编号4.2.2.3.1 程序文件的编号由 ISO 办公室统一编制。4.2.2.3.2 程序文件的编号参见运行记录管理4.2 标识4.

5、2.2.3.3 文件版本号代码用英文字母表示，其中首次颁布时，版本号为第 A 版；第一次修改时，版本号为第B 版；依此类推，若修改内容少（不涉及操作程序）时，可以不进行版本更替，而直接在文件上修订并由修改人签章。4.2.2.4 审批、下发流程4.2.2.4.1 各部门在按规定格式制定文件后， 按下述文件类型来签发：4.2.2.4.2 若所制定的文件只在本部门内实行，应由本部门负责人签名批准。4.2.2.4.3 跨部门文件，应由总经理或其授权人签名批准。4.2.2.4.4 公司行政文件，应由行政部经理签名批准。4.2.2.4.5 重新修改后的人事管理文件经总经办最后确认，或协调形成一致或明确的意

6、见后， 由行政部经理负责签名批准 （质量管理手册由总经理签名批准）。4.2.2.4.6 档案室负责所有程序文件的下发；4.2.2.4.7 程序文件经公司相关领导审批同意后，由档案室加盖名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 受控章后发给相关部门文件管理员并填写好发文签收表，原件不编号由档案室归档， 发放给客户或作为认证需要的第三方审查机构的文件应标识“非受控”。4.2.2.4.7“受控”文件发放后，部门文件管理员应签收并

7、妥善保管，文件下发至各岗位操作者时，文件管理员也应填写发文签收表，由收到人签字。4.2.2.4.8 当文件持有人因职务调动或离开公司而不具备持有文件的资格时，文件保管责任人应将“受控”本返还文件管理员，由文件管理员重新发放给接收人。如部门的文件管理员发生变动，应及时通知档案室，以便与文件的下发与安全保管。4.2.2.5 程序文件的管理4.2.2.5.1 每年8 月随ISO 内审档案室发布一次 程序文件一览表。4.8.2.5.2 各部门必须明确文件管理责任人，建立（）程序文件一览表，并严格控制文件的发放与回收，确保使用的文件均为有效版本。4.2.2.5.3 程序文件的使用期限最多不超过3 年，到

8、期的程序文件由制定部门负责改版及收回。4.2.2.6 程序文件的修订4.2.2.6.1 因体制、政策、业务调整或使用超过期限等原因，必须对相关的文件进行重新修订时，相关人员应填写文件审批单并报部门经理批准， 送交档案室审核后存档； 若涉及到整个公司的程序名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 文件修订，需经修改部门经理和总经办或管理者代表批准后，送档案室存档。程序文件的修订由文件制定部门负责，档案室负责审核，档案室需对“

9、受控”文件进行更换并回收旧文件，如版本号发生变化，除原稿加盖“作废”章并注明作废日期保存外， 其余销毁；不改版时，必须在文件内本次修改内容下用粗实线作出明显的标识。4.2.2.6.2 修改文件的审核、批准、发放等程序，与原文件相一致。4.2.2.6.3 如果整个 ISO 版本升级，则ISO 办公室统一发文向管理者代表申请，不填写文件审批单4.2.2.7 程序文件作废程序文件失效后， 档案室需要将失效文件收回并在运行表单领取及返还明细中记录，失效文件的原本需要保存时，档案室需要在封面加盖作废章并注明作废日期。4.2.3 财务类文件根据行业及国家的有关规定，财务部自行决定文件处理方法。4.2.4

10、客户资料4.2.4.1 客户资料编号按类型、客户名称及存档编号。 如供应商 ABC 公司资料在 5 月20 日存档。则编号为 HSS-GYS-ABC-020520 4.2.4.2 客户资料由部门填写相应的表单后由部门文件管理员统一保存。4.3 以上未提之内容参照文件管理程序有关规定。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 5 相关文件5.1 环境质量手册6 应用表单6.1 运行表单领取及返还明细6.2 程序文件一览表（电子文档）6.3 文件审批单6.5 文件存档一览表制定人：审核人：批准人： _名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -