2022年采购员的工作职责 .pdf
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1、采购员的工作职责将了解的内容:采购员的工作内容采购员的岗位职责采购员的素质要求采购员的职业道德采购是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。采购对企业的动作是相当重要的。在制造企业中,产品成本中超过60% 的部分来自外购零件和物料,在零售和批发企业的外购存货则更高。采购员则是企业执行采购任务的员工,他/ 她们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。A 采购员的工作内容A-1 搜集信息(1)充分了解请购材料的品名、规格。(2)调查市场行情。(3)搜集有关供应商的资料。(4)搜集有关替代品的资料。(5)搜集有关品质及其他方面的资料。(6)核定采购资金预算。A-2 询价(1)选择询价对
2、象。(2)询问价格。(3)整理报价资料。(4)选择议价对象。A-3 比价、议价名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 20 页 - - - - - - - - - (1)经成本分析后,拟定底价,设定议价目标。(2)决定采购条件 (向供应商详细说明品名、规格、 品质要求、 数量、 扣款规定、 交货期、地点、付款办法等)。(3)了解其他供应商价格是否较低。(4)考虑价格上涨下跌因素。(5)估算运费、保险费及关税。(6)核对付款条件。(7)比较交货期限。A-4 评估(1
3、)同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。(2)供应商是否为信誉良好的生产厂家。(3)供应商是否有必要办理售后服务。(4)供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。(5)是否需要开发其他供应商或外购。A-5 索样(1)索取样品。(2)整理检验结果并进行比较。A-6 决定(1)选择适当的供应商。(2)签订采购合约。A-7 请购(1)按物料计划计算请购物料数量与交期。(2)请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。(3)分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理
4、- - - - - - - 第 2 页,共 20 页 - - - - - - - - - A-8 订购(1)订购单函寄或传真至供应商。(2)向供应商确定价格、品质要求、交货期等。A-9 协调与沟通(1)对能否达到交期,供应商要及时回复。(2)不能达到者及时联络协调,以确定一个合适的交货期。A-10 催交(1)无法于约定日期交货时联络请购部门(物料控制部)并进行交易异常控制。(2)逾期未交货者应加紧催交。(3)督促收料单。(4)控制长期合同的交货。A-11 进货验收(1)进货的品质验收。(2)进货的数量验收。A-12 整理付款(1)核对各种手续是否完备。(2)发票抬头与内容是否相符。(3)发票金
5、额与请购单价是否相同。(4)是否有预付款或暂借款。(5)是否需要扣款。B 采购员的岗位职责采购员的职责是完成采购部门的采购任务。具体如下:a. 了解采购部门的职责权限采购部门的职责权限如下: 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页,共 20 页 - - - - - - - - - (1)审查请购单的内容,包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。(2)与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。(3)执行采购功能,包括询价、比价、议价及订购。(4)
6、交货的稽催与协调。(5)物料的退货与索赔。(6)物料来源的开发与价格调查。(7)采购计划与预算的编制。(8)国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。(9)供应商的管理。(10)采购制度、流程、表单等的设计与改善。采购部门的职责按其重要性来排列,其前九项重要工作项目顺序如下:(1)评估现有的供应商。(2)选择及开发新的供应商。(3)安排采购及交货日期。(4)谈判采购合约。(5)从事价值分析的工作。(6)自制或采购(外包)的决策。(7)指定运输方式。(8)控制交货。(9)租赁或买断的决策。b. 熟悉采购核准权限采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。采购员采购
7、的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。这些物品的核准权限如下:b-1 物料名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页,共 20 页 - - - - - - - - - (1)请购金额预估在一万元以上者,由采购主管核准。(2)请购金额预估在一万至五万元者,由采购经理核准。(3)请购金额预估在五万元以上者,由总经理核准。b-2 财产(1)请购金额预估到二千元以下者,由采购主管核准。(2)请购金额预估到二千元至二万元者,由采购经理核准。(3)请购金额预估到二万元以上者,由总经
8、理核准。b-3 总务用品(1)请购金额预估到一千元以下者,由采购主管核准。(2)请购金额预估到一千元至一万元者,由采购经理核准。(3)请购金额预估到一万元以上者,由总经理核准。c. 采购员的职责采购员的职责如下:(1)经办一般性物料采购。(2)查访供应商。(3)与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。(4)要求供应商执行价值工程的工作。(5)确认交货日期。(6)一般索赔的处理。(7)处理退货。(8)收集价格信息及替代品资料。(9)请购单、验收单的登记。(10)订购单与合约的初步拟订。(11)交货商来访的安排与接待。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - -
9、 - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页,共 20 页 - - - - - - - - - (12)供应商来访的安排与接待。(13)采购费用的申请与报销。(14)进出口文件及手续的申请。(15)电脑作业与档案管理。(16)承办货物保险及公证事宜。C 采购员的素质要求作为一名合格的采购员,必须有“才能”与“品德”兼备,“知识”与“经验”共存,才能更好地履行采购作业。采购员必须是一名谈判者。他/ 她拥有最佳供应商的选择能力;与工程人员共事的能力;绝佳人际关系处理能力;同时还有个法律专家。采购员必须是一名生意人。他/ 她具有远见;清楚地了解公司的需求;清
10、楚地了解顾客的需求;清楚整体成本的考虑;同时还是个后勤运送专家。以下为采购员的基本素质要求:a. 较强的工作能力采购是一项相当复杂,而且要求很高的工作,采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。a-1 分析能力由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定,例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此,采购员应具备使用分析工具的技巧,并能针对分析结果制定有效的决策。首先,采购支出是构成企业制造成本的主要部分,因此采购员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可“大而化
11、之”。其次,必须具有“成本效益”观念,所谓:“一分钱一分货”, 不可花一分冤枉钱,买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入 (成本)与回报告(使用状况、时效、损耗、维修次数等)加以比较。此外,对报价单的内容,应有分析的技巧,不可以“总价”比较,必须在相同的基础上,逐项(包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析判断。a-2 预测能力在现代动态经济环境下,物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料,判断货源是否充裕;通过与供应商的接触,从其“销售”的态度,揣名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - -
12、 - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页,共 20 页 - - - - - - - - - 摩物料可能供应的情况;从物料价格的涨跌,推断采购成本受影响的幅度有多大。总之,采购员必须开阔视野,具备“察言观色”的能力,对物料将来供应的趋势能预谋对策。a-3 表达能力采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通,都必须能正确、清晰表达采购的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等,避免语意含混,滋生误解。面对忙碌的采购工作,必须使采购人员具备“长话短说,言简意赅”的表达能力,以免浪费时间。“晓之以理,动之以情”来争取采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技
13、巧。b. 一定的知识与经验采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历,因为接受过正式专科以下教育训练的学生,其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外,采购员最好具有商学知识, 如企业管理、 流通业管理、 流行商品或行销等科系,并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。b-1. 产品知识无论是采购哪一种物料,都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚,一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购,尽管他从事采购已多年,但他仍会感到有些力不从心,如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识,补充的途径很多,如自学、
14、参加相关专业培训班等。一些采购员认为, 采购员不是搞研究开发的,而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助,故不需掌握太多的专业知识,持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右,况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说,对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入,因为其必须担负起销售业绩的相关责任。以流行服饰的采购员来说;以家电用品的采购员而言,必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。不过,由于采购员采购的范围大小不一,物料种类为数甚多,更何况流行科学技术发展极为迅速,采购员要如何持续性的拥有产品知识呢?基本上,有几种方式
15、可以供采购人员参考:大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。b-2 客观理智采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉,必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析,并将分析结果客观地呈现出来,选择最有利益的商品,不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。b-3 专注投入对于采购员来说,专注投入相当重要,因为,采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商,必须常常加班, 尢其是生产的旺季,加班到深夜时有所见。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整
16、理 - - - - - - - 第 7 页,共 20 页 - - - - - - - - - 除此之外,采购员还必须协助高层主管规划采购策略,因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌,采购员必须毫无怨言地投入其中。c. 良好的品德采购员必须具备如下良好的品德:c-1 廉洁采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异,因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。无论是威迫(透过人际关系)还是利诱(回扣或红包),采购员都必须廉洁,维持“平常心”、“不动心”,否则以牺牲公司权益,图利他人或自己,终将误人误已。“重利忘义”的人,是难以胜任采购工作的。c-2 敬业精神“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。固然造
17、成短缺的原因很多,若采购人员能有“舍我其谁”的态度,高度负责采购所需的物料,则企业的损失将会大大减少。c-3 虚心与耐心采购员虽然在买卖方面较占有上风,但对供应商的态度,必须公平互惠,甚至不耻下问、虚心求教,不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与复杂,采购员更需有忍耐、等待的修养,才能“欲擒故纵”,气定神闲地进行工作。居于劣势时,亦能忍让求全,不愠不火,克已奉公。c-4 遵守纪律采购员是外出执行采购的人员,他们的一言一行都代表着企业与外界打交道,他们的工作好坏不仅影响企业的效益,而且影响企业的声誉,因此,企业对采购员规定了若干纪律,采购员必须自觉遵守,严格执行。D 采
18、购员的职业道德采购员在其工作中必须体现出诚实、公正、可依赖、专业能力和清楚的道德责任感。采购员的职业准则在我国尚无明确的规定,以下借鉴美国采购管理协会和某公司采购员的行为准规来介绍采购员的职业道德,以供参考。a. 采购员的职业标准美国国家采购管理协会为采购员制定了三项职业原则,以及了解这些原则的12 条标准。a-1 三项职业原则三项职业原则包括:名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页,共 20 页 - - - - - - - - - (1)忠于你的公司。(2)公正在对
19、待那些与你做生意的人。(3)对你的职业有信心。a-2 职业标准职业标准包括:(1)在关系、行为与沟通中,避免不道德的行为或危害性的想法和行为。(2)运用适度的谨慎,在许可的职权范围内行事,通过坚持不懈地遵循雇主的法律指导,来表现对于雇主的忠诚。(3)克制任何可能在个人利益和雇主利益之间产生冲突的私人业务或者职业活动. (4)克制要求和接受金钱、存款、信用或者不利的折扣,以及接受来自现在或者潜在的供应商的礼物、娱乐、恩惠或者服务,这些可能影响或将要影响采购决策。(5)谨慎地考虑伦理和法律的人歧以及政府规章,以处理属于雇主和(或)供应商机密的或者所有权的信息。(6)通过在采购周期的不同阶段都实施礼
20、仪和公平,来促进积极的供应商关系。(7)防止限制竞争的互惠协议。(8) 了解并遵守约束采购职能的成文或不成文的法律,对采购决策中的法律分歧保持警惕。(9)鼓励社会的所有力量参与支持小型的、处于不利地位的、少数民族拥有的业务。(10)反对采购卷入到与业务无关的得到雇主支持的个人采购项目。(11) 通过获取和维持当前的技术知识以及伦理行为的最高标准,来加强采购人员对业务的精通程度,并提高素质。(12)进行国际采购要遵守法律、风俗和外国惯例,并坚持美国法律、组织自身的方针和所述的伦理标准和原则。b. 采购员的行为准则采购员的每一行为都应致力于企业的长期最佳利益,这一点是毫无疑问的。采购员必须了解最佳
21、资源,了解供应商行为,并用一种公正和发展的态度制定采购决策。应该避免削弱或者表现了有意削弱采购者和供应商之间的活动和参与的过程,这可以防止采购者和供应商之间进行任何权益或财务交易,而且在多数情况之下,应阻止而不能被鼓励采购者与供名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页,共 20 页 - - - - - - - - - 应商之间建立密切的私人关系,尤其是在易于造成不公平与恶性竞争的情况下。在如今的市场上,采购者严格执行标准并不容易,而且要求他们不能做出失职的行为。以下为美
22、国某公司为采购员制定的行为准则。b-1 你是一个引人注意的目标如果你处在一个支付采购额或者影响付款的位置上,你就是一个引人注意的目标。供应商可能试图影响你,以使你对其原料或者服务产生偏好。当任何人试图提供给你礼物或恩惠的时候,本公司希望你抵抗这些东西。你必须始终根据有竞争力的价格、 质量和发货条件作出采购决策。公司希望你与供应商保持友好的关系。同时,你需要保持公开、诚实、公事公办和正直。本企业的顾客和股东的权利取决于你在处理与供应商关系时的实践。本公司需要维持一个完美的名声,你也一样需要。b-2 你如何能够参与你可以通过公司内部的一些职位参与采购行为。例如:(1)你是一个采购者,频繁地从分销商
23、那里采购组件。你可以决定由谁承担这个业务,你成了受影响的目标。你参与进来了。(2)你是一个子合同的管理者,选择提出报价的供应商的名字,这些供应商被给予机会去竞标。你参与进来了。(4)你是一个经理,知道为部门的原料需求做竞标的某些关键供应商。你对公司的采购者所说的话,会对特定供应商的选择产生很大影响。你参与进来了。(5)你是一个设备或者制造工程师,致力于为一个高自动的生产线设计工具。你参与进来了。当你参与进来的时候,你必须遵循伦理行为的最高标准。如果你做不到这一点,并且触犯了公司的方针,本公司会适当地惩罚你。你可能被解雇, 也可能被提交到刑事诉讼之中。b-3 你的采购原则(1)正确处理你与供应商
24、的关系。当你与供应商进行谈判的时候,你必须将所有的价格、条款、 条件和协议建立在恰当的业务判断之上。你在靠公司支付费用的时候,不能对任何人表现出喜好和偏好。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页,共 20 页 - - - - - - - - - 你不能给任何人施以恩惠,也不能接受任何恩惠。不论从道德意义还是法律意义来说,接受回扣是一种犯罪,这是你在公司中自毁前程的最快方式。接受个人采购中的礼物、免费服务和折扣都是错误的,不管是给你的还是给你家庭中的任何人。旅游、娱乐
25、或者任何形式的特殊考虑也是如此,不管你是否请求了这些恩惠。你必须拒绝恩惠,并返还礼物。要做到愉快而且圆滑,但是一定要坚定。(2)保持适度的和蔼你与供应商的关系应该是友好的,完全客观的。你和自己的供应商不是对手,你们必须一起工作来实现公司的原料需求。交换一些小小的礼品,玩笑和和蔼是完全可以的,这些行为在一起工作的人们之间非常正常。它们有助于我们在业务处理中保持简单的人道,你应当将常识应用到采购关系中。假如一个坐在你桌旁的供应商给了你一支他们公司的铅笔,你是不是必须将它归还呢?当然不用,因为你不会因为一支铅笔而使你的决策受到影响。那么界限划在哪儿呢?就在这儿:你必须拒绝任何东西- 礼物、服务, 除
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