2022年医院试剂管理信息系统介绍 .pdf
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1、医院试剂管理系统产品介绍北京智方科技开发有限公司二零一五年七月名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- I - 目录一、研发背景 . 3二、政策依据: . 4三、功能概要 . 43.1 试剂系统概述 . 43.2 试剂系统工作模式. 43.3 医院试剂管理系统. 63.3.1试剂订购管理 . 73.3.2库存管理. 73.3.3试剂报警. 83.3.4试剂消耗管理 . 83.3.5查询统计
2、. 83.3.6基本信息管理 . 83.4 试剂管理系统与供应商对接(订货单、供货单). 83.4.1生成订单与发送 . 83.4.2试剂验收入库 . 9四、业务处理流程 . 104.1 试剂申请 . 114.2 试剂验收入库. 124.3 试剂领用移库. 124.4 试剂上机使用登记. 13五、系统功能模块介绍 . 145.1 基础信息模块 . 145.1.1 试剂产品信息维护 . 145.1.2 产品一级分类 . 165.1.3 产品二级分类 . 175.1.4 计量单位维护 . 175.1.4 公司信息维护 . 185.1.5 公司联系人员维护 . 195.1.6 公司实验室产品 . 1
3、95.1.7 试剂预警信息维护 . 205.1.8 产品批号维护 . 205.1.9 试剂存储库房维护 . 215.1.10 试剂存储货架(位)维护 . 225.1.11检测仪器设置 . 225.1.12检测项目设置 . 235.1.13 试剂消耗设置 . 245.2 实验室业务功能操作. 255.2.1产品入库. 255.2.2 入库查询. 285.2.3产品领用. 295.2.4领用查询. 295.2.5试剂使用登记 . 305.2.6使用登记查询 . 305.2.7库存查询. 315.2.8出库管理. 315.2.9试剂盘点. 31名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - -
4、 - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- II - 5.2.10试剂消耗查询 . 325.2.11 低库存数量报警 . 325.2.12 试剂效期报警 . 335.2.13 注册证有效期报警 . 345.2.14 试剂申请 . 345.2.15 试剂审核 . 365.2.16 订单管理 . 365.2.17订单审核. 37名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整
5、理 - - - - - - - 第 3 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 3 - 一、研发背景随着医疗技术水平提高和临床诊断的需要,体外诊断试剂已经直接关系到对疾病性质的定位,病情程度的把握,治疗方法的选择,及治愈后的判断。但是由于体外诊断试剂由于种类复杂,既有化学试剂,生化试剂盒, 生物制品,又有细胞类制剂,基因类产品等。根据国家药品监督管理局国药监办(2002)324 文件所界定的医疗器械管理的体外诊断试剂包括:1、临床基础检验类试剂;2、临床化学类试剂;3、血气、电解质测定试剂;4、维生素测定试剂;5、自身免疫诊断试剂;6、微生物检验试
6、剂;7、本类别相应的定标物、质控物;在行政管理上体外诊断试剂也横跨药品和医疗器械两个行业,这种状况对其生产、流通和使用的监督管理增加了复杂度与难度。有些医院对检验试剂的管理还不够规范,存在管理漏洞,不仅会造成检验成本升高,严重的还会影响医疗质量。由于采购数量较多,造成了这批试剂还没有用完就过期了,因而不能再正常使用,造成了浪费。也有由于采购试剂不足,当天发现试剂不够用了,紧急让供应商为几盒试剂专门开冷藏车单独送货的现象也时常发生,给供应商带来成本增加,管理负担加重。也有医院对试剂规范化管理重视不够,由于采购、验收、使用和制度建设中的问题,造成医疗质量下降和发生医疗纠纷的隐患,给医院的声誉带来不
7、良影响。所以,试剂的管理应该引起相关领导和人员的足够重视。目前,我国有关体外诊断试剂监督管理的政策法规还在建立和完善中。因此,建立一个对试剂供应商、医院实验室用户、医院试剂管理部门三方均有利的试剂管理信息化平台将对规范体外诊断试剂的管理与保障医疗安全有效地进行起到重要作用,同时可以避免或减少试剂在购、销、用环节中的损失,降低管理运营成本。据不完全统计,有些医院每年都会因为试剂过期而造成浪费超过数万元,甚至达到十几万元。所名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页,共 38
8、 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 4 - 以投资建设一套管理规范、操作方便的试剂管理系统必将给医院带来明显的效益。二、政策依据:1.关于印发体外诊断试剂经营企业(批发)验收标准和开办申请程序的通知 【国食药监市 2007299 号】2.关于体外诊断试剂经营监管有关问题的通知国食药监办2007179 号3.中华人民共和国药品管理法实施条例 (国务院令第 360 号)4.药品经营许可证管理办法5.医疗器械监督管理条例6.体外诊断试剂实施分类管理的公告三、功能概要3.1 试剂系统概述检验试剂信息管理系统V8.01 是为检验科试剂进行科学精细管理而设计的,对试剂
9、出入库、领用消耗等日常最基本操作进行管理的系统。主要由试剂信息维护、试剂入库、试剂领用、试剂使用登记、库存报警等功能组成。试剂信息维护需要对试剂货品ID、英文名称、货品名称、简称代码、产地、规格型号、生产厂家、注册证号、注册证效期、用途,货品描述等试剂基础信息进行管理。试剂入库主要用于管理采购试剂的信息记录到库存信息里,包括试剂的名称、数量、有效期等信息。同时具有入库试剂的条码打印功能,支持打印到最小出库单位,方便实验室进行后续的试剂的领用、使用登记工作。试剂使用登记主要用于各专业小组将试剂取出上机时登记仪器使用试剂的情况。库存报警等功能主要用于管理者对试剂管理进行及时监控以及对报警信息进行及
10、时处理。该系统的建设大大方便了检验科内试剂的入库、领用、使用登记等试剂相关的管理工作,同时方便管理者今后进行仪器及项目的试剂消耗分析工作。3.2 试剂系统工作模式试剂系统分为二种使用工作模式:一种是基于互联网、一种是基于本地网。基于互联网工作模式:试剂系统数据库安装在智方公司提供的云端服务器上,医院在能够访问互联网的台式机上安装客户端,访问智方云端服务器数据库。如需要采用手持机名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智
11、方(北京)科技发展有限公司- 5 - 进行出入库和盘点工作,需要建设开通能访问互联网的WIFI 系统,使手持机能通过WIFI访问云端数据库。基于本地网工作模式:数据库安装在本地局域网服务器上,客户端安装在局域网内能访问此服务器的台式机上。如需要采用手持机进行出入库和盘点工作,需要建设开通能访问本地局域网的WIFI 系统,使手持机能访问本地局域网的数据库。智方试剂管理平台由三部分构成: 医院端试剂管理系统、 供应商端试剂管理系统、试剂管理系统数据交换云平台。医院端试剂管理系统主要功能:试剂申请、试剂订单、试剂入库、试剂领用、上机登记、试剂消耗分析(按仪器) 、试剂消耗成本与收益对比(按项目与LI
12、S 对比) 。供应商端试剂管理系统主要功能:本公司供应试剂管理、上级供应商及其所供应的试剂管理、本公司采购订单及供货单、本公司代理商及代理的试剂、本公司代理商的订单和向代理商的供货单、本公司实验室用户及购买的试剂、实验室订单和向实验名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 6 - 室的供货单、本公司库存及库存预警、代理商的库存及库存预警、实验室的库存及库存预警、调货管理、供应商、代理商、实
13、验室发票开具、结款管理、每台仪器的试剂消耗量、与 ERP系统之间的接口( EXCEL 、程序接口直连)试剂管理系统数据交换云平台:医院订单、供应商供货单、供货商与经销商、厂家订货之间的数据传输与分类汇总。3.3 医院试剂管理系统检验试剂信息管理系统是为检验科设计的对试剂出入库的日常最基本操作进行管理的系统。主要由试剂信息维护、试剂入库、试剂领用、试剂使用登记、库存报警等功能组成。试剂信息维护需要对试剂货品ID,英文名称,货品名称,简称代码,注册证号,产地,规格型号,生产厂家,注册证有效期,用途,货品描述等试剂基础信息进行管理。试剂入库主要用于管理试剂的入库信息,包括入库试剂的名称、数量、有效期
14、等信息。同时具有入库试剂的条码打印功能,支持打印到最小出库单位,方便实名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 7 - 验室进行后续的试剂的领用、使用登记工作。试剂使用登记主要用于试剂使用小组登记试剂具体的使用情况。库存报警等功能主要用于管理者对试剂管理进行及时监控以及对报警信息进行及时处理。该系统的建设大大方便了检验科内试剂的入库、领用、使用登记等试剂相关的管理工作,同时方便管理者今后进
15、行仪器及项目的试剂消耗分析工作。3.3.1 试剂订购管理试剂申请:申请、审批全过程实行电子化管理,可以有效规范医院内部试剂申请审批管理过程。可以由医技科室各专业小组发起订购申请,检验科试剂管理员汇总和科室主任审核; 需要订购哪种试剂, 订购多少, 什么时间订购, 均可快捷方便地操作;行政审批:主管职能部门负责人、主管院领导进行审批。审批后的申请单可以合并为采购订单。生成订单:审批后,系统自动形成采购订单。 根据订单联系试剂供货商进行供货。专业版可以直接将电子订单通过试剂云平台发送到供货商下订单,可以有效避免电话沟通带来的订购无记录情况,产生差错无法查对情况。3.3.2 库存管理试剂验收入库:试
16、剂到货时,试剂验收(或质量)管理员对试剂验收入库进行方便、可以由云端直接将供货商的供货单导入,也可以将供货商提供的电子表格Excel导入到系统中入库,免去了手工录入的漫长繁琐工作,减轻管理人员的工作强度(满足医院试剂管理部门与检验科同时入库) ;可以直接生成并打印入库复核单。入库管理:快速电子化入库管理。 可以用 PDA现场核对实物和入库单, 方便快捷。盘点管理:对试剂库存和消耗情况进行盘点统计。报损管理:对试剂破损和过期进行报损处理。领用使用管理:各专业组领用试剂时,支持扫描条码登记和无条码手工选择领用将试剂从检验科主库到各专业组库的移库。上机使用时,可采取扫描条码和手工选择二种方式进行登记
17、。调拨管理:该功能可以与其他医院进行试剂调拨时,并生成记录单;名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 8 - 3.3.3 试剂报警库存报警:按设定值,对库存进行监控,库存低于设定量时报警提示进行采购补充,避免试剂短缺影响检验业务正常开展;有效期报警:监控试剂有效期,根据试剂消耗速度和试剂有效期提前预警设定,提前预警试剂到期日,避免试剂过期不可用造成损失;3.3.4 试剂消耗管理试剂消耗管
18、理:与各仪器、LIS 做接口,统计试剂的理论消耗量,并与实际消耗进行对比。可以 excel 方式导出。3.3.5 查询统计发票登记管理:对验收入库试剂对应的发票进行登记管理;试剂入库信息可以导出 Excel 。采购报表管理: 可以查询特定试剂供应商、 一定时间段内所有单据、 订单明细(采购数量及金额),并可导出或打印。供应商供货统计:可以查询试剂供应商信息及其各种试剂的供货数据,并可以导出 excel 或打印。试剂供应商信息查询:查看供应商名称、银行账号、联系人、联系手机、联系电话等;试剂供应商医院备案产品信息查询:查询试剂供应商提供的(试剂)产品名称、单位、规格、条码等信息进行集中分类管理。
19、3.3.6 基本信息管理试剂存储点管理:如冷库、冰箱位置、存储量等等进行设定和查询。用户权限管理:管理系统中用户使用权限;3.4 试剂管理系统与供应商对接(订货单、供货单)3.4.1 生成订单与发送该功能审批后,系统自动形成采购订,通过互联网将电子订单发送至供应商(最终订单是经试剂供应商确认的数量、批号、效期等),并可以有效避免电话沟通带来的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 9 -
20、 订购无记录情况。3.4.2 试剂验收入库试剂到货前,会提前收到供货商发来的收货短信;试剂到货时,试剂验收(或质量)管理员对试剂验收入库进行方便、快捷地电子化管理,减轻管理人员的工作强度(满足医院试剂管理部门与检验科同时入库);可以直接生成入库复核单。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 10 - 四、业务处理流程名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - -
21、- - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 11 - 4.1 试剂申请小组试剂申请试剂审核订单管理订单审核供应商接收订单试剂申请流程过度模式小组试剂申请试剂审核导出 excel 申请单交给医院采购中心全信息化模式图 1 试剂申请流程名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京
22、)科技发展有限公司- 12 - 4.2 试剂验收入库图 2 试剂入库流程4.3 试剂领用移库选择领用部门扫描试剂条码确认试剂领用流程图 3 试剂领用流程手动验收入库入库审核打印试剂条码(出库单位)试剂入库流程自动入库入库审核打印试剂条码(出库单位)导入标准格式excel 入库单入库审核打印试剂条码(出库单位)名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 13 - 4.4 试剂上机使用登记扫描
23、仪器条码扫描试剂条码输入操作者密码试剂使用登记流程确认登记图 4 试剂使用登记流程名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页,共 38 页 - - - - - - - - - 智方(北京)科技发展有限公司- 14 - 五、系统功能模块介绍5.1 基础信息模块图 5.1 试剂基础信息模块试剂管理系统安装好后,在正式开始启用前,要将如上图所示相关基础信息收集整理到 excel 表中, 手工录入到系统中,或将 excel 表导入到软件系统中, 系统方能正常使用。基础数据收集整
24、理和录入、导入工作虽然有些繁琐,但对后续试剂管理工作的顺利开展至关重要,需要非常细致认真地填写、核对、录入,为正式启用打下良好的基础。5.1.1 试剂产品信息维护实验室试剂及相关信息维护计量单位维护包装单位设置供应商试剂及相关信息维护公司联系人维护公司产品维护公司信息维护试剂产品信息维护存储库房维护存储货架维护Lab 试剂信息维护试剂管理相关设置检验仪器设置检验项目设置试剂消耗设置公司实验室产品系统角色人员系统角色定义操作人员维护产品一级分类产品一级分类名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - -
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