最新OA系统方案.doc
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1、精品资料OA系统方案.办公自动化(OA)系统项目建议书陕西思宇信息技术有限公司 软件部2011年3月目 录阅读对象:企业管理人员介绍内容:办公自动化内容介绍1、前言1.1 项目背景近年黄陵矿业集团铁路运输公司加快了信息化的发展步伐。在强化企业管理、深化内部改革的过程中摸索出一套以岗位价为核心的企业精细化管理模式,并取得了较好的效果,有效地调动职工积极性提高了企业活力。创建知识型企业、打造学习型职工,随着岗位价值精细化管理的不断深入,企业对信息化的应用需求也逐渐增长。TMIS运输管理,车号识别、生产调度、岗位价值精细化管理等系统的建设和运行,大大提高了铁运公司的信息化水平,在这种情况下实现无纸化
2、办公是铁运公司下阶段信息化部署实施的重点。因此我们通过对市场上的办公自动化系统(OA)的调研了解,结合铁运公司的实际情况推荐使用北京用友致远OA系统。本方案是在上述背景下完成,仓促之间难以全述,如有遗漏我们除表示歉意外愿对铁运公司所提出的问题做针对性解释。1.2用友致远介绍北京用友致远软件技术有限公司是由用友软件股份公司等发起成立,专注于企业办公自动化系统的开发设计,在国内外享有较高知名度。致远的核心产品A6协同管理软件是国内唯一明确针对管理两大范畴之一的组织管理应用而设计,能有效帮助组织解决战略落地、文化建设、制度与规范管理、工作管理、资源整合、运营成本等难题。2、致远A6产品优势2.1 产
3、品持续升级优势软件厂商的存活和成长及其产品的平滑升级,是IT投资的有力保障。为了确保用户的投资能够可持续的增值和发展,用友致远协同办公系统自诞生之日起就坚持走产品化升级的道路,并郑重向用户承诺每年提供2-3次的产品升级服务,从而实现用户IT投资的保值、增值。2.2 系统易用性优势经过大量的用户应用证明,用友致远协同办公系统的产品易用性设计使用户单位OA应用推广的风险几乎为零,无需学习的办公软件在用户中深受欢迎。2.3系统稳定性优势以产品化要求设计产品,支持产品的稳定运行,提供长期的升级保障,推动产品的稳定应用。产品部分的代码以及产品的接口都经过验证。以产品为基础的应用开发保证了基础系统的稳定性
4、和可靠性。定制开发的部分由于是按照接口规范来定制的,所以其操作在一定的范围内,容易好地控制质量。2.4系统开放性优势使用成熟的产品为基础。借用已经实现的接口,无需对协同平台的工作流整合等基本接口进行设计,从而缩短了设计周期。避免了重复的基础功能编制,让系统建设直接从满足用户单位特定需求的部分开始定制,使开发时间大为节省。由于成熟的产品经过多方测试,在系统的整合和测试只是针对定制部分,这样在很短的周期内就能完成测试。3、致远A6功能介绍致远A6不但是一套办公自动化应用系统,用以满足用户日常协作办公的需要,更是紧跟信息化发展趋势,针对目前企业中普遍存在的多应用系统整合等难点问题,为用户提供了从单点
5、登录到多系统信息集成门户等扩展功能,解决企业信息化发展过程中面临的系统间信息不能共享、整合,无法充分发挥已有系统价值的问题。当然这些功能的实现需要对企业已有信息化进行充分的调研后才能提出具体的解决方案。3.1 产品结构主要功能模块如下所示:用友致远A6协同办公系统产品功能列表产品功能版本名称企业版版本号V2.80一级功能二级功能标准配置功能协同工作新建事项、待发事项、已发事项、待办/已办、关联项目、转发邮件、转发公告、转发新闻、转入日程、协同表单、痕迹保留、公章签名、支持WORDEXCELWPS格式、条件分支流程、振荡回复公文管理收文管理、发文管理、公文文号、公文统计、内嵌标准OFFICE插件
6、(痕迹保留、公章签名、支持WORDEXCELWPS格式)表单管理表单查询、表单统计、表单制作(表单模板设置、表单查询统计设置、表单流程绑定、枚举设置)电子邮件新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、邮件查询、转发协同文档管理我的文档、单位文档、项目文档、综合查询、他人文档、借阅文档日程计划会议我的计划、计划管理、日程事件、会议管理、资源查看公共信息公告(发布、查看)调查(发布、查看)调查、讨论区、新闻、公共信息管理常用工具员工通讯录、外部联系人、计算器、万年历、常用连接个人设置修改密码、个人信息设置、个人模板管理、关联系统设置、关联人员设置、关联项目设置、代理设置、信息转移设置、邮箱设置、关
7、联人员、个人主页设置人事档案管理档案管理、业务管理、统计查询、自定义信息、日志管理、HR操作员管理双首页单位首页(新闻频道,公告调查,单位知识文档, 最新讨论)个人首页(常用文档、我的日程、关联人员、项目、我的计划、我的文档、我的模板)、单位首页配置、个人首页配置A6精灵切换首页,发送协同、发送公文、切换到我的文档、切换到单位文档、登录设置、office打通(office2003和OFFICE2007适用)、文件批量上传应用集成可实现基本的单点登录到各信息系统间的深度集成系统设置基础设置组织机构、职务级别、岗位名称、人员及权限设置、自定义组设置、批量导入、自定义权限应用设置系统模板设置、节点权
8、限定义、格式设置、公共信息设置、公共资源、邮件设置、首页配置管理维护系统配置开关、消息清理、流程清理、表单权限管理、关联系统设置、印章管理、分区管理、日志统计公文应用:公文文号设置、套红模板、稿纸模板扩展插件高级Office插件痕迹保留、公章管理、数字签名、手写批注、支持WORDEXCELWPS格式A6短信集成插件短信管理:UFmobile设置,人员设置、短信统计、支持第三方短信软件接口UFMOBILE插件与A6短信集成插件同时使用,实现A6信息短信提醒、短信会议回执,可续费购买短信,需缴纳年服务费。3.2 功能介绍3.2.1 系统首页个人首页以“人”为中心,通过事找人、人找事来满足工作人员日
9、常办公中最核心的工作处理。单位首页以信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面。主要特点: 支持个人和单位双首页,分别展现出个人办公桌面和组织信息平台 支持栏目布局可定制,信息内容可定制 提供按人、项目、业务、快速入口等多种信息分类方式,让协同系统的信息有机关联、有序呈现 提供全面功能入口和多种快捷操作方式3.2.2 协同办公协同工作主要体现协同处理事务,协同管理的概念。根据具体业务需要设定具体流程,使各种事宜在办公自动化系统中流转完成,真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行,也能够在上下级单位之间进行。各事项能够按需进行文件表单的定制、流程的定制。因个人
10、原因无法完成待办事项的,能够将待办事项移交他人代办,也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布,以及附件上传。协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能,也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。3.2.2.1流程介绍用友致远A6产品提供一个二元工作流支撑机制,也就是:刚性流程引擎(针对规范化制度应用需求)和柔性流程引擎(针对随机产生的应用需求)。 刚性流程引擎在系统管理员完成表单制作之后,进行表单和流程绑定设置工作。刚性流程引擎的核心在于支持针对部门、角色、岗位、职务级别、隶属关系等的流程定义。 柔性流程引擎柔性流程面向每个协同系统中使用的
11、用户,每个用户根据每项工作的特点自行定义办理流程。柔性流程引擎的核心在于支持所有针对具体个人、部门的流转需求。3.2.2.2智能表单在A6协同管理系统中,将企业的业务和沟通信息分为格式化信息和非格式化信息两大类,格式化信息如日常使用的各种单据,是执行控制的关键按单据,是组织要控制的信息地细化定义,这些信息一般需要进行统计汇总;非格式化信息指日常的沟通、汇报等内容,注重实际信息的共享和呈报,不严格区分数据单元格信息。A6协同表单系统正是将组织的各种单据(表单)通过流转控制进行执行管理的平台工具。针对每个企业的表格、单据的格式和内容的多样性,而且样式经常更新、修改这样的事实,A6协同管理软件设计为
12、有业务职能的管理人员设计表单,定义流程和配置权限,以在企业的各种事务和业务流程中实现表单流转,如:市场费用申请/特价申请/普通发票申请/增值税发票申请/费用报销/业务差旅申请/报告流程/合同审批/客户投诉处理/采购申请/固定资产报废申请/公务联络/办公用品申报/公章借用/客户接待申请/用车申请/员工培训申请/部门用人申请/人员调动申请/员工奖励审批/员工违纪处罚报批/员工转正审批/加班申请/考勤汇总/出勤补登/请假申请单/工作交接/重要工作请示等。其主要功能如下: 表单首页:表单首页:表单业务单据流程处理、跟踪,模板调用发起,表单数据查询统计 表单制作:提供表单样式和内容的设计和编辑,定义表单
13、数据,导入导出表单样式 表单流程绑定:将表单样式载入流程,然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起 表单统计设计:提供表单数据统计表样式的设计,设定统计范围。确定行列数据域 表单查询/统计:表单的查询和统计把数据提取出来,然后经过统计的逻辑进行加工,最后用统计报表的形式展现出来 枚举数据设置:进行枚举数据的分类和枚举数据的设置。3.2.3文档管理文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理,并可以授权下级部门的文档管理员,实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。另外,预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”,对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。按权限对文档夹
14、进行设置,分别为读权限(查看)、写权限(归档)、浏览权(可以看到文件列表但不能打开)、打印权限、下载权限(无此权限则文档只能查看不能下载)、管理权(读/写/增/删/更名/移动/授权等全部权限)。另外,协同信息也可以预归档至文档系统;文档系统提供全面综合查询,并提供公文的组合查询。文档管理系统采用了类WINDOWS资源管理器的文档夹结构进行管理,同时文档信息来源于协同工作、公文流转,也可以是直接上传的WINDOWS文件如WORD、EXCEL、PowerPoint和各种专业的文档格式。A6协同管理系统实现了一体化的文档管理,并且可以按组织结构进行分级,各单位独自留自己的文档,也可借阅、共享给其他单
15、位,满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时,系统文档可以转发协同、邮件,实现了一体化的文档管理。具体功能如下: 预归档: 在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中,在协同中设置了预归档的文件夹, 协同一经发起就预先存储到文件夹中,可以预先将协同信息借阅给相关的人员。 在线编辑:文件管理支持WORD、EXCEL、Html和WPS文件进行在线编辑,对文档夹中的文件可以直接下载上传。 文件转发:在文档管理可以将已经归档的协同信息,上传的文件进行二次转发,文件和协同可以再次转发为协同和邮件,实现全面协同管理应用,提供全组织公共信息的基础,达到系统各个信息互通,关联。 借阅共享:文件管理中
16、的各种类型文件和存储信息,可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用,被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限 文档按权限进行设置,分别为读权限(查看)、写权限(归档)新建权(可建子目录并拥有该子目录管理权)、管理权(读/写/增/删/更名/移动/授权)。 支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。 支持消息通知:可设定授权人是否接收文档变更消息。 全面支持协同工作、公告、新闻、调查、讨论等各种协同信息的复合存储,是全息化的组织知识一体化存储空间,同时支持各种文件的存储管理 支持静态文档转发邮件、转发协同、公告和新闻,文档信息可以借阅,文件夹可以共享,支持文件信
17、息的多种利用方式 支持WORD、EXCEL、WPS等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理 支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种组织权限,使组织的信息积淀有安全保证 支持海量信息的管理与存放,以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制 支持文档变更的消息提醒和操作机制 支持通过A6精灵实现批量文档的上传3.2.4信息发布A6的信息发布分为四大类:公告、调查、讨论、新闻。(1)公告普通用户可以查看公告,在公告列表中,点击公告标题可查看公告详细内容。在用户打开公告时系统会自动记录该用户打开公告的时间。公告类型和公告发布授权人由系统管理员设定,被授予公告发布权的用户可以发布该类型的公告,并在发
18、布公告时确定每个公告的发布范围。(2)调查普通用户可以参加推送给自己的调查,点击调查标题可进行调查信息的填写,完成调查后可以查看调查结果。调查类型和调查发布授权人由系统管理员设定,被授予调查发布权的用户可以发布该类型的调查,并可以设置调查涉及的范围。(3)讨论普通用户可以参加推送给自己的讨论,点击讨论标题即可查看讨论的主题,并可以随时发表自己的意见,以及查看其它人员发表的意见。讨论类型和讨论发布授权人由系统管理员设定,被授予讨论发布权的用户可以发布该类型的讨论,并可以设置讨论涉及的范围。(4)新闻普通用户可以查看新闻,在新闻列表中,点击新闻标题可查看新闻详细内容。新闻分类列表中只列出最新的五条
19、新闻,新发布的新闻用标识,用户可通过点击“更多”按钮查看其它新闻。新闻类型和新闻发布授权人由系统管理员设定,被授予新闻发布权的用户可以发布该类型的新闻。3.2.5 A6精灵A6系统是完全基于互联网的WEB应用系统,在信息系统应用过程中加强在线人员管理、实现即时提醒并进行即时处理是提升系统处理能力的关键。另一方面,通过我们易于接受和常用的方式(如类似QQ/MSN等即时通讯工具),处理协同事项、实现组织系统与人员的交互性,提升系统的人性化水平,对于组织协同应用有很大的帮助。整合桌面,通过集成WORD、EXCEL、PowerPoint作为文件、附件的编写器,可有效完成信息的集成,也为我们使用A6协同
20、管理系统这样的互联网软件提供了集成方便。A6精灵通过Office调用接口获取WORD正在编写的正文、EXCEL正在编写的电子表、PowerPoint正在编写的幻灯片,通过获取登录的认证信息,调用IEX实现将邮件、WORD正文、EXCEL正文、PowerPoint正文转换为协同信息,支持直接发送。具体实现以下功能: 发送协同:直接进入协同新建页面 发送公文:直接进入公文的发文或是收文 批量上传文件进入到我的文档和单位文档中 设置手工登录、自动登录、开机登录三种登录协同方式 Office打通:在WORD、EXCEL、PowerPoint文件中嵌入A6精灵,在编辑件后可以直接通过A6精灵发送到协同、
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