[计算机软件及应用]excel的使用及技巧.ppt

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1、家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1 1、工具栏的打开和使用：、工具栏的打开和使用：方法一：窗口上方右健，将需要用的工具栏前面单击划上方法一：窗口上方右健，将需要用的工具栏前面单击划上“”，工具栏即显示出来，反之，则关闭。工具栏即显示出来，反之，则关闭。方法二：方法二：“菜单菜单”“工具栏工具栏”，在右侧下拉菜单

2、中将需要用的工，在右侧下拉菜单中将需要用的工具栏前面单击划上具栏前面单击划上“”，工具栏即显示出来，反之，则关闭。，工具栏即显示出来，反之，则关闭。工具栏的移动和调整。工具栏的移动和调整。家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2. 自定义工具栏和菜单自定义工具栏和菜单在现有的工具栏在现有的工具栏/菜单内添加或删除按钮菜单内添加或删除按钮/命令命令创建自己的工具栏和菜单创建自己的工具栏和菜单“符号符号”工具栏工具栏打开自定义开关打开自定义开关: - 右键菜单或工具栏 自定义- 工具 - 自定义- 视图 - 工具栏 - 自定义家润多家润多湖南家润多超市有限

3、公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1、 工作簿工作簿工作簿窗口工作簿窗口: : 平铺平铺, 水平排列水平排列, 垂直排列和层叠垂直排列和层叠 横向比较，同时翻动；横向比较，同时翻动；隐藏工作簿隐藏工作簿 (为什么打开了一个工作簿却什么也没看到为什么打开了一个工作簿却什么也没看到 ? )工作簿的安全性工作簿的安全性:“工具工具”“选项选项”“安全性安全性”家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2、 工作表工作表开始工作之前的一些基本考虑开始工作之前的一些基本考

4、虑:尽量采用长的而不是宽的工作表以方便用尽量采用长的而不是宽的工作表以方便用Page Up, Page Down 快速流快速流览览.不必把所有的信息信息放在一张工作表内不必把所有的信息信息放在一张工作表内.为工作表添加必要的抬头为工作表添加必要的抬头为工作表命名简短而有意义的名称为工作表命名简短而有意义的名称删除多余的空白工作表删除多余的空白工作表定义好所有的打印设置以方便使用者需要时直接打印定义好所有的打印设置以方便使用者需要时直接打印家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务3. 工作表基本操作和使用工作表基本操作和使用插入和删除工作表插入和删除工作表

5、命名和重命名工作表命名和重命名工作表移动和复制工作表：不同工作簿之间表格的移动或复制；移动和复制工作表：不同工作簿之间表格的移动或复制；工作表颜色标签工作表颜色标签工作表的显示工作表的显示:-拆分和冻结工作表拆分和冻结工作表(窗口窗口, 冻结窗口，拆分冻结窗口，拆分 )-缩放工作表缩放工作表 (显示比例显示比例, 对工作簿的全屏显示对工作簿的全屏显示 )-显示方式显示方式 (普通普通, 分页预览分页预览)保护工作表保护工作表 ( 锁定单元格锁定单元格, 隐藏单元格公式隐藏单元格公式 )隐藏工作表隐藏工作表 ( 格式格式 工作表工作表 隐藏隐藏. : 窗口窗口 隐藏隐藏 ) 家润多家润多湖南家润

6、多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1、编辑、编辑复制复制, 剪切和粘贴剪切和粘贴 ( 灵活运用快捷键和自动填充功能灵活运用快捷键和自动填充功能 )选择性粘贴选择性粘贴 “转置”功能插入和删除插入和删除撤消及重复以前的操作撤消及重复以前的操作查找查找, 替换替换.(快捷键回顾)alt+enter 的用处，在同一单元格中换行；的用处，在同一单元格中换行；家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2、格式化、格式化格式化单元格格式化单元格 ( 字体字体, 对

7、齐对齐, 边框边框, 颜色颜色, 图案图案, 大小大小)条件格式条件格式家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1、公式、公式所有的公式都是以所有的公式都是以 = 开头开头公式包含的运算符公式包含的运算符: + - * / ( )混合引用混合引用 ( 巧用巧用 F4 键键 )：“固定固定”如何不用公式而迅速获得常用计算结果如何不用公式而迅速获得常用计算结果 ( 状态栏状态栏 )家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2、函数、函数一个函

8、数就是一个预定义的公式一个函数就是一个预定义的公式所有的函数都包括一个函数名和一系列的参数所有的函数都包括一个函数名和一系列的参数工作中常用的函数工作中常用的函数:数学函数数学函数: SUM，SUMIF，AVERAGE，COUNT， OUNTIF查找函数查找函数: VLOOKUP；家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务常用函数：常用函数：SUMSUM及及SUMIFSUMIF求和的用法：求和的用法：在需要求和的列或行的最后一个单元格上单击快捷键：在需要求和的单元格里面输入公式；SUMIF：按条件求和按条件求和SUM、SUMIF、AVERAGE、COUNT

9、、COUNTIF公式操作举例家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务VLOOKUP的使用的使用（在不同表格之间根据匹配值以列抓取数据）（在不同表格之间根据匹配值以列抓取数据）Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。 （以什么值为匹配依据）（以什么值为匹配依据）Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。（数据抓取范围，注意混合引用）（数据抓取范围，注意混合引用）Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。 （需要的数据与匹配

10、数据相距列数）（需要的数据与匹配数据相距列数）Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值 ， 也 就 是 说 ， 如 果 找 不 到 精 确 匹 配 值 ， 则 返 回 小 于lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。（一般用（一般用FALSEFALSE）家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务3、组合公式的创建、组合公式的创建:家润多家润多湖南

11、家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务4 。三维公式及引用三维公式及引用 三维引用包含单元格或区域引用，前面加上工作表名称的范围，其格式一般为“工作表标签！单元格引用” 。 如果需要使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域，可按以下步骤进行操作： （1）单击需要输入公式的单元格。 （2）输入（等号），如果需要使用函数，再输入函数名称，接着再键入左圆括号。 （3）单击需要引用的第一个工作表标签。 （4）按住Shift键，单击需要引用的最后一个工作表标签。 （5）选定需要引用的单元格或单元格区域。 （6）完成公式，按回车键键确认。 家润多家润多湖南家润多超市有限公

12、司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务MID(MID(提取文本内容提取文本内容) )：MID(text,start_num,num_chars) Text:Text:是包含要提取字符的文本字符串文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。Start_num:Start_num:是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的.start_num 为 1，以此类推。 Num_chars:Num_chars:指定希望 MID 从文本中返回字符的个数字符的个数。 家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南

13、家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1 1、自动筛选：、自动筛选： 自动筛选适用于简单条件，通常是在一个数据清单的一列中，查找相同的值，利用“自动筛选”的功能，用户可在具有大量记录的数据清单中快速查找出符合多重条件的记录。 用户一次只能对工作表中一个数据清单使用筛选命令，如果要在其他数据清单中使用该命令，则需清除本次筛选。 自动筛选是最常用，最简便的信息查找方式。自动筛选是最常用，最简便的信息查找方式。 不足之处：在筛选的状态下，无法进行序列号自动填充。不足之处：在筛选的状态下，无法进行序列号自动填充。家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2 2

14、、筛选与排序：、筛选与排序：字段排序快捷键在自动筛选的下拉菜单中（ Excel2003版以上），但只能按一个字段进行排序；排序操作：“数据”“排序”，可依次按照三个关键字段进行排序；“有标题行”与“无标题行”选项的区别；家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务3 3、自定义排序：、自定义排序：“工具工具”-“-“选项选项”-“-“自定义序列自定义序列”：将所需进行的自定义序列导入电脑；：将所需进行的自定义序列导入电脑；导入方式：可以直接输入，也可通过现有的列直接导入；导入方式：可以直接输入，也可通过现有的列直接导入；“数据数据”-“-“排序排序”-“-“

15、选项选项”-“-“排序选项排序选项”-“-“自定义排序选项自定义排序选项”家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务4 4、分类汇总：、分类汇总：可以自动对所选数据进行汇总，并插入汇总行。可以自动对所选数据进行汇总，并插入汇总行。选定工作表，单击“数据”-“分类汇总”命令；“分类字段”：以哪个字段数据为分类汇总依据。“汇总方式”：是需要对汇总项进行求和？平均值？计数？“选定汇总项”：对哪个字段数据进行汇总？对一个工作表，可多次进行分类汇总操作。家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司

16、湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务应用举例：应用举例：销售表中：销售表中：“长沙区长沙区” 如何查看各门店各部门每年的销售平均值？如何查看各门店各部门每年的销售平均值？数据透视表的行、列互换；数据透视表的行、列互换； “页字段页字段”的用处；的用处；家润多家润多湖南家

17、润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务数据透视表向导：数据透视表向导：刷新数据：当数据源值修改时，透视表数据自动修改；刷新数据：当数据源值修改时，透视表数据自动修改；字段设置：可轻松改变数据值的统计方法（求和、平均等字段设置：可轻松改变数据值的统计方法（求和、平均等11种）种） 设置透视表的字段排序：设置透视表的字段排序：“字段设置字段设置”、“高级高级”、“排序排序”（手动、升序、降序、按数据源排序）（手动、升序、降序、按数据源排序） 改变报表的显示方式：改变报表的显示方式： “字段设置字段设置”、“布局布局” 数据显示方式：数据显示方式： “字段设置字段设置”、“选

18、项选项”。家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务v 创建一个新图表创建一个新图表v 修改及美化图表的外观修改及美化图表的外观v 使用图表的一些原则使用图表的一些原则家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1、创建一个新图表、创建一个新图表创建图表快捷键创建图表快捷键: F113. 设置图表设置图表选项选项2. 指定数指定数据源据源1. 选择图表类型选择图表

19、类型4. 指定图表放指定图表放置位置置位置标准四步曲标准四步曲: :家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2、修改及美化图表的外观、修改及美化图表的外观 图表标题图表标题: 命名命名 , 设置设置 图案图案, 字体和对齐方式字体和对齐方式 坐标轴坐标轴: 显示或隐藏显示或隐藏 , 设置设置 图案图案, 刻度刻度, 字体字体, 数字格式和对齐方式数字格式和对齐方式 网格线网格线: 显示或隐藏显示或隐藏 , 设置设置 图案图案, 刻度刻度 图例图例: 显示或隐藏显示或隐藏 , 设置设置 图案图案, 字体和位置字体和位置 数字标志数字标志: 显示或隐藏显示或

20、隐藏 , 设置设置 图案图案, 字体字体, 数字格式和对齐方式数字格式和对齐方式 数据表数据表: 显示或隐藏显示或隐藏 , 设置设置 图案图案, 字体字体 背景区域背景区域: 设置设置 图案图案 数据系列数据系列: 设置设置 图案图案,次序次序, 重叠比例重叠比例, 分类间距和系列线分类间距和系列线家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务3、使用图表的一些原则、使用图表的一些原则选用适当的图表类型选用适当的图表类型不要企图在同一张图表内同时表示超过两组的数据不要企图在同一张图表内同时表示超过两组的数据不必在图表内显示太多的数字不必在图表内显示太多的数字选

21、择恰当的坐标刻度选择恰当的坐标刻度充分利用图表的彩色视觉功能充分利用图表的彩色视觉功能在图表内添加适当的对象以突出重点在图表内添加适当的对象以突出重点家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务1、设置页面外观：、设置页面外观：纵向、横向、缩放比例纵向、横向、缩放比例页边距页边距页眉页脚页眉页脚家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务2、打印顶端标题行、左端标题行、打印顶端标题行、左端标题行家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务3、双面打印：、双面打印：页面设置页面设置-“选项选项”-“finishing”-“document options”-“print on both sides”“打印打印”“属性属性”4、快速打印工作簿中所有表格：、快速打印工作簿中所有表格： 在调好所有表格格式后，选中第一个工作表，再按住在调好所有表格格式后，选中第一个工作表，再按住SHIFT键，再点最后一个工作表，再按打印，所有工作表即按键，再点最后一个工作表，再按打印，所有工作表即按顺序打印。顺序打印。家润多家润多湖南家润多超市有限公司湖南家润多超市有限公司让我为您服务让我为您服务结束结束