ISO文控管理解决方案.doc

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1、 易度ISO文控管理解决方案广州润普网络科技有限公司2010年4月 前 言 本文档作为易度文档管理系统产品介绍的一个组成部分，主要是对ISO文控管理解决方案的阐述，使用户通过阅读本文对易度ISO文控管理有一个大致的了解。 如果您想了解更多关于易度文档管理系统的产品介绍细节，可以参考相关文档： 易度文档管理系统产品介绍 易度文档管理系统使用手册 目 录 1ISO文控管理常见问题42易度ISO文控管理解决方案52.1 文控中心52.2 在线文件库63 文控流程功能详细说明73.1 文控初始化设置73.2 编制流程93.3变更流程123.4文档分发143.5收回流程183.6 文档借阅213.7文档

2、销毁223.8文档遗失损坏25 随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。 1 l 文档审核效率低 质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。 l 纸质文档，浪费严重 现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅 印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时

3、部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。 l 无法及时发放 当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。 l 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆 文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。 l 文件查询、调阅困难 随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。 易度ISO文控管理

4、解决方案遵循ISO9001标准，提供强大的流程管理和文档全生命周期管理。系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。易度ISO文控管理解决方案是帮助企业推动 ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。 易度文控管理系统主要包括文控流程中心、和受控文件库2部分，文控流程可根据用户的实际需要进行定制。 2.1 文控中心 文控中心存放了全部图纸的文控信息，支持各种文控流程。 文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生

5、命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制，设置不同的文控流程。 特点： 支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。每个步骤支持多人审核，审核通过与否可设置灵活的投票策略，比如达到指定票数才能通过。 文控流程和文档紧密集成，文档自动存档。 自动编号。文档审批过程中可根据编号规则，自动对文档进行编号。 通知功能。文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，相关流程人员会收到消息通知，加快流程流转。 文档自动发布。文档文档一旦审核通过，自动发布存档，禁止修改。 流程可自定义。强大的流程表单自定义界面，自动生成流程图。流程执行可触发脚本，可定义几乎任意的逻辑。 2.2

6、在线文件库 文控流程中提交的文件，自动存放在系统的受控文件中心在线存放，如下图所示。 特点： 1. 所有文档，根据分类自动建立子文件夹，自动存放到对应的位置 2. 可直接在线查看最新的受控文档和图纸，避免分发文档造成的版本不一致 3. 严格的权限管理，系统分6级查看权限 4. 各个部门可委派自己的文档管理专员，进行在线文库的管理 5. 在线文库的权限申请流程电子化 6. 可靠的存储，系统自动备份 7. 记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中 3 文控流程功能详细说明 3.1 文控初始化设置 在使用文控流程之前，需要有管理员对文控进行管理员人员

7、和编号分类等进行初始化设置。 点击帮助栏目的“应用设置”按钮，进入设置表单。表单上半部分用于设置文控相关人员、文件存放位置，以及总的文件编号前缀： 表单下班部分，主要用于设置编号规则。文档的编号由公司名称，部门名称，文档类型，流水号和版本号这几部分组成； 部门信息，用于设置部门的编号规则，以及各个部门的文控签收人员。 产品信息，主要定义文档的产品编号规则： 文档类型用来 定义各种文档的编号规则。 最后，需要设置各种类型文档初始流水号。点击帮助中的“流水号”链接进入： 3.2 编制流程 审核过程是对电子化文档的审核。不同的公司，审核流程都不同，并且文档审核过程中涉及到的审核文档、审核人员权限要求

8、也都有不同。考虑到通用性，系统提供如下审核流程。 易度ISO文控管理审核流程图 系统提供的审核步骤是：用户提交 + 3级审核 + 文控人员终审。系统最多支持三级审核，提交人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。任何一 级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。 具体操作流程如下： 1 用户启动文控审核流程，选择需要提交审核的文件和审核人，点击“申请”，完成文档审核的提交请求。 说明： 1）审核人员：由于文档不同，各级审核人员可能也不同，因此用户可

9、自行选择审核人员，包括一级审核人、二级审核人、三级审核人；如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。 2）多人并行审核：任何一级审批均支持多人共同审核，如我们在此二级审核人有张三和李四共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。 3) 用户提交文档审核后，系统带有自动通知功能，相关审核人员会收到文档审核的消息通知，及时进行文档审核确认。同时文档如果审核不通过被打回，相关人员也会及时收到消息通知。 2. 审核流程 系统支持3级审核步骤，一审通过后进入二审，二审通过后进入三审，三审通过后转入终审。如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。

10、任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。 说明： 1）流程历史：显示文档审批过程相关流程历史及当前审核活动状态，包括时间、人员及审核活动。并可调整当前流程的执行人，在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。 2）评注和订阅：可对流程活动进行评注或订阅。每个流程单都可订阅，一旦订阅，流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。同时流程可评注，建立互动沟通 3）自动发布：文档一旦文控审核通过，自动发布存档，禁止修改。 3.3变更流程 修改现有图纸，生成新的版本。变更流程和编制流程类似，支持自由的流程定义

11、。 表单如下： 说明： 1. 因为某些原因，图纸可能需要变更，只是版本号不一样，编号是一样的 2. 也可以自己输入新的编号，如果输入，系统使用新编号，如果不输入，系统根据原始编号，只是版本号不一样 3.4文档分发 文档的分发，是指对纸介质文档的分发。分发流程图如下： 具体流程如下： 1） 启动分发 业务人员启动分发流程申请，包括文档的编号、选择需要分发的用户。 2）确认分发,印制 文控专员确认分发,印制 3）签收文档 系统自动发送消息，通知接收人接收分发的文档。 分发的用户，需要在系统中签收 所有用户签收完毕，分发流程自动结束。文件各个版本的接收人员，会记录在文件的附加信息中。 说明： 1.

12、启动分发时可以填写印制数量 2. 流程根据是否填写印制数量走不同的流程;如果填写了印制数量，流程还会走“印制“步骤 3.5收回流程 收回流程用于对纸介质文件的收回，流程图如下： 操作流程： 1. 填写文件的编号，申请收回文件 2. 确认通过后，文控专员开始进行文档回收，回收完成后，点击流程的完成按钮，完成整个回收流程。 3.6 文档借阅 借阅不变更文控库的记录，只是相对增加一条借阅记录，流程图如下： 借阅申请表单如下： 3.7文档销毁 操作流程如下： 1. 提出文档的销毁申请，填写文档编号。 2. 审核人接到文档销毁通知，进行文档销毁审批。审批通过转入下一步，否则打回销毁申请。 3. 审核人审批通过后，执行人会自动接收到执行文件销毁的命令，进行手工销毁，同时自动删除线上版本。 3.8文档遗失损坏 流程如下： 提交表单: