电子档案.ppt

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1、电子档案一、电子档案概述v电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。v电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的，已归档的电子文件极其与之相适应的软件、参数和相关数据。二、电子档案归档范围v1、本单位起草形成的文本形态的电子文件，如文件材料。v2、本单位形成的的图形、表格形态的电子文件，如电子表格数据、业务数据库、会计数据库等。v3、本单位在公务活动中形成的影频、音频电子文件，如召开会议、开展活动形成的多媒体文件。v4本单位应用的、电子文件需通过其可读的程序文件，如各类系统软件。三、电子档案归档要求v1、电子文件的在线

2、归档和离线归档。v2、保证电子文件的可读性。v3、归档的电子文件，需同时保存纸质文件，即“双套制”归档。v4、电子文件保存介质要求，需光盘、硬盘保存。光盘要求JVC档案级光盘。v5、电子档案移交，要认真检验。v6、电子文件刻录，需使用优质刻录机。归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交单位：业务股接收单位：档案室载体外观检验合格合格病毒检验合格合格真实性检验合格合格完整性检验合格合格有效性检验合格合格技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验文本文件为“Word 2003”建立，数据库为“Excel 2003”建立。合格填表人（签名）年 月 日年 月 日审核人（签名）年 月

3、日年 月 日单位（印章）年 月 日年 月 日检验有一项不合格的，需重新制作。四、电子档案的整理v执行标准：v电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）v电子文件管理暂行办法（厅字200939号 ）v归档电子文件按归档文件整理规则（DA/T22)规定以“件”为单位进行整理。1、分类 （1）光盘。分类代号Dg （2）磁盘。分类代号Dc （3）磁带。分类代号Dd d 县内各单位现在一般无磁盘和磁带两种。各单位硬盘因经常使用，也不宜作档案保存，如作档案保存，应封存不用。2、排列 按时间顺序排列 v3、制作光盘封面v（1）通过光盘打印的方法制作光盘标签；v（2）使用光雕刻录设备制作光盘标签。

4、v封面项目设置：案卷题名、全宗号、分类号、光盘号、文件起止时间、文件个数、文件类型、刻录时间等。v4、光盘装盒并制作封面v光盘都应装入光盘盒内。v光盘盒封面项目设置：案卷题名、全宗号、分类号、光盘号、文件起止时间、文件个数、文件类型、刻录时间、档号、全宗名称等。（1）光盘标签光盘打印封面光盘盒打印封面硬盘标签团风县档案局2008年至2010年电子文件 T005-Dy-1标签大小，以载体上能粘贴位置为准，保持标签美观。4、编目v1、需对归档电子文件进行编目。文件编号 题 名 形成时间 稿本 代码 类别 代码 载体 编号 保管期限 备 注 鄂档20071号 关于加强“三农”档案工作的意见 2007

5、0106 F TDg-5 永久 归档电子文件目录（示例）电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链结文件；P程序文件；D数据文件。2、需对电子保管单位进行编目保管单位号题 名载体类型保管期限起时间止时间备注1湖北省环保局“一控双达标”工作纪实光盘30年20010201200102012团风县档案局2008年至2010年电子文件光盘永久2008020520101228电子档案保管单位目录电子文件和电子档案保管期限，根据电子文件内容，结合文书档案保管期限划分。一个载体内多个电子文件，期限就高不就低。5、存放v电子档案应存放入防磁柜中。v存放时，按光盘号顺序存放，并在柜门上标注清楚。 归档时不应将购买的光盘作为档案归档，作为档案归档的应是本单位在公务活动中形成的有保存价值的资料。购买或下发的光盘可作为电子资料归档电子档案归档及存放应注意的问题v1、归档时不应将购买的光盘作为档案归档，作为档案归档的应是本单位在公务活动中形成的有保存价值的资料。购买或下发的光盘可作为电子资料归档；v2、电子档案适宜在相应的装具中存放，比如防磁柜。谢谢大家！