2022年域操作邮件合并知识 .pdf

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1、学习内容（1）了解域的分类。（2）学会插入域和查看域。（3）掌握更新域。（4）掌握编辑域。（5）对域进行切换。（6）掌握运用【邮件合并】任务窗格进行邮件合并。（7）灵活运用【邮件合并】工具栏中的各项命令。1.域的分类编号域、等式和公式域、链接和引用域、日期和时间域、索引和目录域、文档信息域、文档自动化域、用户信息域和邮件合并域。2.插入域运用【日期格式】命令插入域（1）执行菜单栏中的【插入】/【域】命令，弹出【域】对话框。（2）在【类别】命令中，单击下方的选项框，弹出下拉菜单，根据需要插入的文档信息，选取需要的类别选项。（3）选取了类别选项后，下方【域名】选项内容会随之变化，在其中单击【Dat

2、e】选项。（4） 【日期格式】选项框中出现了不同样式的日期选项，单击其中一种，该选项便被定义到上方的文本框中。（5）单击对话框中的按钮，会显示出被定义日期样式的域代码。（6）单击按钮，便被插入文档中。运用【选项】按钮插入域（1）执行菜单栏中的【插入】/【域】命令，在弹出【域】对话框设置选项。（2）单击对话框中的按钮，会出现一个按钮，单击该按钮，弹出【域选项】对话框。（3）在【日期 /时间】选项栏中，选取域代码，单击按钮，选取的域代码被定义到下方的【域代码】命令文本框中。（4）单击按钮，返回到【域】对话框中，再单击按钮，设置的域被插入到文档中。3.查看域（1）打开插入域的文档文件。（2）敲击键盘

3、中的Alt+F9 键，此时插入的所有域变为域代码效果。（3）再次敲击键盘中的Alt+F9 键，返回原来的效果。4.更新域（1）将域选取，敲击键盘中的F9 键。（2）将多个域一起选取，再敲击键盘中的F9 键，进行更新。（3）要更新文档中的所有域，可执行菜单栏中的【编辑】/【全选】命令，将文档全部选取，再敲击键盘中的F9 键，所有域便被更新。（4）对于页眉、页脚、脚注和尾注中插入的域，就需要进行单独更新。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - -

4、- - - - - 5.编辑域（1）运用光标将插入的域选取。在域的位置，单击鼠标右键，弹出下拉菜单。（2）在下拉菜单中，执行【编辑域】命令，将打开【域】对话框，在该对话框中，可以对域进行重新设置。设置完成后，单击按钮，域便被编辑。切换域代码（1）在文档中插入一个时间域。（2）在域的位置，单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中，执行【切换域代码】命令。执行此命令后，插入的域被转换成域代码。（3）如果想再切换回原来效果，再次执行【切换域代码】命令即可。为文稿添加域（1）打开 “ 宪法关系 ” 文件。执行菜单栏中【视图】/【页眉和页脚】命令进入页眉和页脚的编辑状态。（2）执行菜单栏中的【插入】/【域】命令

5、，在弹出的【域】对话框中，设置选项。选项设置完成后，单击按钮，插入了文档名称的域代码。（3）在插入的域位置，单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中，执行【切换域代码】命令。（4）用光标将插入的域文字选取，执行菜单栏中的【格式】/【字体】命令，在弹出的【字体】对话框中，设置选项。单击按钮，插入域的字体样式被编辑。（5）将光标放置在页脚处，执行菜单栏中的【插入】/【域】命令，在弹出的【域】对话框中，设置选项。选项设置完成后，单击按钮，插入了页码。（6）单击【格式】工具栏中的按钮，可将页码移动到中心位置。（7）单击【页眉和页脚】工具栏中的按钮，完成了在页眉和页脚插入域的操作。（ 8）将光标放置在文稿内容的

6、底端，执行菜单栏中的 【插入】 / 【域】命令， 在弹出【域】对话框中，再设置选项。（ 9）单击按钮，在弹出的 【域选项】 对话框中， 选取域代码， 再单击按钮，选取的域代码被定义到下方的【域代码】命令文本框中。（10）单击按钮，返回到【域】对话框中，再单击按钮，设置的时间域被插入到文档中。6.【邮件合并】任务窗格（1）执行菜单栏中的【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】命令，弹出【邮件合并】任务窗格。（2）在【邮件合并】任务窗格中，包含的文档类型：信函、信封、标签、目录。（3）选取文档类型后，单击【邮件合并】任务窗格下方的“ 下一步：正在启动文档” ，进入选项窗格中。（4） 【选择开始文档】

7、命令中包含三种选项：使用当前文档、模板开始和从现有文档开始（5）在【选择开始文档】命令中，选取【从现有文档开始】选项，在下方单击按钮，在弹出的【打开】对话框中，选取写好的信函文件。（6）单击下方的“ 下一步：选择收件人” ，进入【选择收件人】选项窗格。（7）在【选择收件人】选项中也包含了三个选项：使用现有列表、从Outlook 联系人名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 中选取和键入新列表。（8）选择【键入新列表】选项

8、，单击按钮，弹出【新键地址列表】对话框，在该对话框中，可以输入出相关的地址信息。（9）输入地址信息后，单击按钮，在弹出的【保存通迅录】对话框中，输入文件名进行保存。（10）单击按钮，弹出【邮件合并收件人】对话框，。（11）再单击对话框下方的“ 下一步：撰写信函” ，进入 “ 撰写信函 ” 选项窗格，单击【其他项目】选项，弹出【插入合并域】对话框。（12）在该对话框中，可以将需要的域插入文档中，单击按钮，结束该任务。（13）单击 “ 下一步：预览信函” 进入【预览信函】选项窗格，在此可以查看到窗体信函加入个人信息的外观情况。（14）继续单击 “ 下一步：完成合并” 进入了【完成合并】选项窗格，此

9、时邮件合并就基本完成了。（15）在【完成合并】选项窗格中，单击【打印】选项，在弹出的对话框中，可以选择文档三种打印方式。（16）在【完成合并】选项窗格中，单击【编辑个人信函】选项，在弹出的对话框中，可以选择文档三种合并方式。选择之后，可以对这些信函进行一一编辑。7.【邮件合并】工具栏（1）执行菜单栏中的【视图】/【工具栏】 /【邮件合并】命令，弹出【邮件合并】工具栏。（2）【设置文档类型】 ：这是设置邮件合并文档的快捷方式。选项包括“ 信函 ” 、“ 电子邮件 ” 、“ 信封 ” 、“ 标签 ” 和“ 目录 ” 。【打开数据源】 ：打开一个标准浏览窗口来追踪和打开需要使用的数据源。【收件人】：

10、运用该命令，可以查阅收件人的各项信息。【地址块】：可以设置出精确的地址信息。【问候语句】 ：该命令可以在信函中插入问侯信息。【插入域】：将设置完成的收件人信息，插入文档中。【插入 Word 域】 ：运用此按钮，可以插入一些另一种种类的Word 域。【查看合并数据】 ：它让你预览插入数据的邮件合并文档。【合并域底纹】 ：把文档中的合并域突出显示，你可以准确看到来自数据库的数据所插入的位置。但底纹是不会打印出来的。【域映射】：可以设置数据库中的附加信息与“ 邮件合并 ” 的地址是否相匹配。【扩散标签】 ：当使用邮件合并创建邮件标签时，此命令可以复制邮件合并文档中的一个标签及所有标签的域从而节省你的

11、时间。【首记录、上一记录、定位记录、下一记录、尾记录】：运用此控制名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 可以在合并文档间移动。【查找条目】：此选项可以根据关键词搜索特殊记录。【检查错误】：单击此按钮，可以在打印之前检查合并文档的错误。【合并到新文档】 、 【合并到打印机】 、 【合并到电子邮件】 、 【合并到传真】 ：运用这些按钮，可以选择邮件合并程序的最终输出方式。实践 信函的制作（1）执行菜单栏中的【工具】/【信函

12、与邮件】/【邮件合并】命令，在弹出的【邮件合并】任务窗格中，点选【信函】选项。（2）选取文档类型后，单击【邮件合并】任务窗格下方的“ 下一步：正在启动文档” ，点选【从模板开始】 。（ 3）单击按钮， 在弹出的 【选项模板】 对话框中， 设置选项。 单击按钮，在文档中打开了信函模板。（4）单击“ 下一步：选择收件人” ，点选【键入新列表】命令。单击按钮，弹【新键地址列表】对话框。（5）单击对话框中的按钮，弹出【自定义地址列表】对话框，选取不需要的信息，单击按钮，将其删除。（6）选取【地址行1】选项，单击按钮，在弹出【重命名域】对话框中，更改域名为 “ 地址行 ” 。（7）单击按钮，【新键地址列

13、表】对话框中编辑地址信息。（ 8）在【新键地址列表】对话框中，逐一输入收件人，输入好一个人的信息就单击按钮，继续下一个人的信息输入。（9）输入完收件人后，单击按钮，在弹出的【保存通迅录】对话框中，输入文件名将其进行保存。单击按钮，弹出【邮件合并收件人】对话框。（10）单击按钮，单击【邮件合并】任务窗格下方的“ 下一步：撰写信函” 然后在模板中编写信函内容。（11）将光标放置在信函用户名的位置，单击按钮，在弹出的【插入合并域】对话框中，选取【名字】选项。（12）单击按钮，名字域插入光标所在位置。（13）再单击【邮件合并】任务窗格下方的“ 下一步：预览信函” ，单击 “ 收件人 ” 旁边的按钮，定义了插入数据库域收件人的信息内容。（14）单击【邮件合并】任务窗格下方的“ 下一步：完成合并” ，单击按钮，在弹出的【合并到新文档】对话框中，设置选项。（ 15）单击按钮， 完成了最后一步的邮件合并，此时信函自动生成了三份收件人的信函。（16）单击按钮，弹出【合并到打印机】对话框，这时可以进行选择打印。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -