事务文书写作剖析.pptx
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1、 常用事务文书,指行政机关、企事业单位在工作中常常使用的事务性应用文书。 它包括计划、总结、述职报告、简报、会议记录、便条、讲话稿、开闭幕词等等。 今天主要讲计划、总结、述职报告和讲话第1页/共70页一 、 计划写作计划的概念计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人,为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。 第2页/共70页计划的特点 预设目标 明确规范 广泛应用第3页/共70页计划的种类按性质分,有综合性计划和专题性计划。按内容分,有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、军事计划等。其内容与各单位、各行业的业务工作有密切关系。按时间分,有长期规划、短期计划、年度计划、季度计划
2、、月计划等。按范围分,有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。按表达形式分,有条文式计划、表格式计划和文表结合式计划。第4页/共70页计划的不同名称安排: 时间较短、内容较具体的计划;打算:近斯而指或措施等尚不周全的计划;设想:初步的、尚未成熟的计划;意见和要点:上级用以向下级布置工作或任务,并交代政策、要求的计划;规划:跨越年代较长、范围较广、内容较概括,并具有巨大革新内容的计划;方案:从目的要求,方式方法到具体进度都有规定的计划。第5页/共70页计划的写作要求 明确制定计划的依据和目标计划的诞生都应有明确的依据,或根据方针、政策、任务、要求,或根据市场形势的变化,或根据本单位的实际等,
3、做到确定目标有根有据。目标是计划的最基本的内容。第6页/共70页要有切实可行的具体措施实现计划目标,讲空话、大话、喊口号是不行的,一定要有切实可行的具体措施予以保证。措施是目标的保证,做计划时,一定要考虑到可能出现的问题,应采取的具体措施,同时也要考虑到人、财、物的相应安排,思想工作的相应安排等。第7页/共70页要有具体的时间、方法、步骤计划都是有时限要求的,有总的时间,也有分阶段的时限。俗话说“方法大于气力”,说明方法、步骤是实现计划的重要保证。在计划中,应明确写上采用什么样的方法去做,先做什么、后做什么,在哪个阶段做什么、做到什么程度,可能会出现什么样的问题,准备采取什么样的保证措施。这一
4、切要写得有条有理,有时限性、有针对性,使制定的计划便于执行。第8页/共70页各项任务,应有明确的分工企事业单位制定计划,分工要明确细致,哪项任务由谁来负责主管,什么单位承担,哪个单位配合,这样使有关人员都能各尽其职,各负其责,保证计划顺利实施,任务按时完成。第9页/共70页 计划写作的结构形式表格式计划制作表格式计划时,先要把各项内容划分成几个栏目,再把制定好的各项具体计划内容填写进栏目中,形成表格。这种方式适用于时间较短、范围较小、方式变化不大、内容较单一的具体安排,如销售计划、月计划等。第10页/共70页文表结合式计划即表格式和条文式相结合的计划。一般是将各项目的内容填进表格后,再用简短文
5、字作解释说明。第11页/共70页条文式计划条文式计划:包括标题、正文和落款三部分。第12页/共70页计划的写作格式标题、正文、署名、成文日期。标题四要素组成:(全称标题)单位名称、适用时限、计划内容(事由)和计划种类(文种)最为规范的计划标题。第13页/共70页三要素组成:单位名称、事由、文种;一般用于应对紧急事件是的计划。时限、事由、文种;多用于单位内部的计划。事由、时限、文种;适用范围同上。两要素组成:事由、文种由此可见,计划的标题中必不可少的是事由和文种这两个要素。第14页/共70页正文正文是计划的主体部分,是具体内容,一般由前言、目标和任务、措施和步骤构成第15页/共70页前言(引言)
6、主要写制定计划的指导思想与现实依据,包括党和国家的路线、方针、政策、任务,以及上级的文件、指示,结合本单位的实际情况,主客观条件,对当前形势的分析等等。第16页/共70页这部分是制定计划的基础,必须把在总时限内的工作是在什么样的情况下进行的,与下文相照应。如果是专题计划,前言只需说明情况、问题和总的要求即可,不必对形势再进行分析。第17页/共70页主体包括目标任务、措施办法、步骤程序主要有指导思想、计划工作的重点、计划要达到的目标、指标与要求、措施等。要清楚地写明在什么时间做什么工作,完成什么任务,在数量、质量上达到什么要求,以及方法、步骤、主要措施,应注意的问题、组织领导、人员安排等逐项写清
7、。第18页/共70页结语 是主体的结束语。一般是提出希望和要求,号召做好工作,为完成计划而努力奋斗。行文应简洁明快。第19页/共70页落款(署名)在正文右下方署上制订计划的单位名称,在署名的下行写上日期。计划的署名没有严格的规定,若标题中已有单位名称,后面就不必在署名了。位置在正文之下,成文日期之上。第20页/共70页成文日期计划的成文日期可用汉字也可用阿拉伯数字。其位置比较灵活。如果有署名,应写在署名之下;如果没有署名,可直接写在正文之后;也可写在标题之下,正文之上。第21页/共70页例文分析: 1. 市义务植树造林一九年春季工作计划(草案) 根据全国五届人大第四次会议通过的关于开展全民义务
8、植树运动的决议,希望我市广大人民群众积极响应党和政府的号召,人人争当义务植树的突击手,争当保护林木的哨兵,个个为绿化祖国贡献力量。为此,我市在今年春季要做好以下几项工作: 一、任务与要求 (一)我市今年春季计划造林面积亩,植树株。要求每人平均35株,栽下后要有人管理,保证成活,植树不要只用好地。春季植树造林要在植树节前基本完成。 (二)以市政府为领导,以各区为单位,以全民义务植树造林指挥部为指导的群众性的植树造林运动,具体要求: 1.各机关、团体的领导要带头,并指定专人负责此项工作。 2.充分发动群众组织好力量,采取分片包干的办法。 3.要因地制宜,根据气候、土壤等不同条件,栽植不同品种的树。
9、 4.各苗圃要及时做好挖苗备运工作。 5.加强各环节工作的检查,2月中旬做一次全面检查。 第22页/共70页二、措施 (一)于2月下旬召开一次植树造林工作会议,参加人员:本市机关、团体、学校、工厂的有关负责人及政府区以上的主要负责人等。重点研究植树造林的各项准备工作,采取必要措施予以落实。 (二)加强各单位各部门的植树造林的领导工作,认真解决各单位存在的问题。 (三)抽调名干部到植树造林第一线做具体指导工作。 (四)在植树节前把春季植树造林基本完成。 省市政府 年月日第23页/共70页 2.厂推行岗位责任制先进经验工作方案一、目的意义认真学习“岗位责任制的先进经验”、推行“岗位责任制”是整顿企
10、业、改进企业管理的需要。我们要通过学习和建立健全我厂各个生产岗位和科室的责任制,调动全厂职工的积极性,提高我厂的企业管理水平,进而保证生产任务的完成,经济效益的进一步提高。 二、方法步骤 总的要求是,从7月上旬开始,利用一个半月至两个月的时间,大体完成这项任务。具体安排如下:1. 7月上旬,全厂职工学习、讨论经验、认清意义,找出差距。10日左右听汇报。2. 7月中下旬,各车间、科室提出方案。3. 8月上旬,综合平衡,进一步补充完善。4. 8月中旬,检查、评比。第24页/共70页 三、措施和要求1.开好三个会。动员会(7月2日),经验交流会(7月下旬),总结表彰会(8月中下旬)。2.搞好试点。全
11、厂重点抓织布车间和技术科;各车间、科室要重点抓好一两个班组。3.组织职工认真讨论,充分发扬民主。各职工要自己提出本岗位责任制的初步方案,经过班组讨论修改,最后车间、科室领导审查、批准。 四、组织领导厂部统一领导,各车间、科室具体负责。厂部定期研究、讨论;一级抓一级,力争提前完成任务。 厂办公室 年月日第25页/共70页二、总结写作总结与计划都是工作中常用的事务文书,两者对实际工作产生作用的方式不同。计划是为了指导未来,总结则是回顾过去,从中引出规律性的东西,还是为了给今后的工作提供借鉴和帮助。同时,总结过去的工作情况本身,也是培养工作能力,提高认识水平的一种过程。第26页/共70页总结的概念总
12、结就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的回顾和分析。总结要说明“做了什么”,“做得怎样”,和“如何做的”。在回顾、检查、分析、评价已经完成的工作时要肯定成绩和经验,发现问题和不足,并得出规律性的认识,从而指导下一阶段的工作。第27页/共70页 总结的特点 客观回顾 概括提炼 广泛应用 第28页/共70页总结的种类 按其性质和内容的不同,将总结分为综合性总结和专题性总结两类。所谓综合性总结,是对总结对象在一定时期内的所有情况进行全面反映和评析的总结。所谓的专题性总结,则是对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。第29页/共70页所谓的专题性总结,则
13、是对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。第30页/共70页总结的结构与写法 总结的结构:标题 + 正文 + 署名 + 成文日期我们这里着重阐述总结的标题与正文的写法,其署名、成文日期的写法同于计划第31页/共70页总结的写法标题:标题的写法有两种,一种是包括单位名称、时间、总结对象(事由)和文种类别的标题,规范的全称标题。一种是新闻式标题,即概括总结的核心内容的标题,形式是:正题+副题,正题表明文章主题,副题表示文章种类。专题总结常采用这类标题。第32页/共70页正文:正文一般包括前言、主体和结语几个部分,分别写出基本情况、成绩与经验及问题与教训、今后的
14、意见等几个方面的内容。“基本情况”也即“前言”部分,通常用以概述情况,或对工作背景和开展工作的条件,做一个简要交代。第33页/共70页主体的第一个部分是“成绩与经验”部分,在此要用翔实的材料,把工作中采用的好方法、好手段介绍出来,将成绩及取得成绩的做法写明,最好要有实例,有数字,还要有体会,要能够从中找出规律性的东西。这部分是总结最为重要的内容第34页/共70页主体的第二个部分是“问题与教训”部分,在此要实事求是地把工作中的失误和问题写明,并深刻分析产生失误和问题的原因,指出应当吸取的教训。第35页/共70页主体的结构:第一部分(情况、经验、不足)+ 第二部分(情况、经验、不足)+第三.适用于
15、比较复杂的、涉及多项工作的全面总结。小标题式的结构:每部分用小标题点名中心内容,适用于各种类型的总结。第36页/共70页主体部分的写作要求是:必须做到观点与材料相统一、情况与分析相结合,而且材料要具体,情况要真实,观点要正确,分析要深入,只有这样,写出的总结才会具有较高的价值。夹叙夹议或先叙后议,都是总结的主体部分常用的写法。把存在的问题和解决问题的措施放在一起,在“问题与教训”部分之后写出,也是比较常见的写法。第37页/共70页“结语”结语即“今后的意见” ,要结合经验和教训,提出改进工作的办法或下一步努力的方向。有的总结是在最后展望前景,表明决心。用简短、坚定的语言,表明工作信心和努力方向
16、,以收束全文。 这部分内容也可以不写。篇幅较长的总结,常常要在每个部分之前加上序码或者小标题。第38页/共70页落款和成文日期:总结的落款和成文日期同计划的落款写法完全相同。这里就不再一一赘述了。第39页/共70页总结的写作要求: 要实事求是。成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。条理要清楚。条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到总结的目的。 要剪裁得体,详略适宜。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分,该详的详,该略的略。第40页/共70页例文分析:2011年上半年某电力安全工作总结一、
17、上半年安全生产指标完成情况:未发生轻伤及以上人身事故。未发生农电职工重伤及以上人身事故。未发生一次两座及以上110Kv变电所全停事故。未发生有人员责任的主设备事故。未发生火灾事故和同责及以上的重大交通事故。未发生误调度事故、10KV及以上的恶性误操作事故、35KV及以上误操作事故。未发生输变电考核事故。未发生变电一类障碍,但发生输电线路事故1次,输电线路一类障碍3次;农配事故18次。上半年执行变电第一种工作票136张,第二种工作票821张,合格率100%;执行第一种线路工作票(调度许可)499张,第二种线路工作票90张,合格率100%。全公司上半年未发生考核事故,至5月31日,全公司安全天数为
18、2554天,实现了今年第一个百日安全无事故记录。第41页/共70页1、1到5月份10KV发生农配事故18起,去年同期共发生17次农配事故。35KV及以上线路发生一类障碍3次,去年同期2次;输电线路事故1次。2、输电线路事故1次:4月25日17:25,220kv新桥变:新郑线接地距离保护动作跳闸,重合不成;故障为B相,测距离新桥变16.89公里;220kv郑陆变全所失电。110kv青龙变、柳墅变全所失电。35kv郑中变全所失电,河口变自投清河线成功。18:24220kv新郑2918线试送成功。经线路巡查,发现220kv新郑2918线61号塔跳线、主角钢有烧伤痕迹,地面有塑料金属丝残留物,核实是龙
19、卷风将物体吹上线路所致。3、输电线路一类障碍:A、3月1日500kv武南变110kv武南线开关另序1段保护动作,开关跳闸,重合不成.原因是常州市神州花木园林有限公司施工汽吊吊臂碰及导线。B、3月10日,220kv鬲湖变110kv鬲运线开关另序1段保护动作,开关跳闸,重合成功。故障原因为110kV滆运线8#杆B相合成绝缘子雷击闪络。C、4月30日2时55分,220kv运村变110kv运寨线开关另序1段保护动作,开关跳闸,重合成功。故障原因为110kV运寨线18#杆B第42页/共70页二、上半年主要工作回顾:1、制订严防死守措施,进一步落实安全生产责任制年初,公司安全生产领导小组召开会议,讨论并通
20、过了2011年安全工作意见,为全年安全工作理清了思路。今年以来,公司生产、基建任务面广量大,为了继续保持良好的安全形势,完成职代会提出的安全生产目标,真正把严防死守的措施落实到位,各部门针对本部门实际情况重新制定了安全生产严防死守措施,各班组纷纷将公司安全生产目标分解落实到本班组,制定了实现安全生产目标的具体措施,落实公司领导提出的安全生产严防死守各项要求。为充分发挥广大职工的主人翁精神。公司工会、安监部在4月15日联合举办了“我为安全生产做什么”的安全生产座谈会。这次座谈会是公司进一步落实安全生产责任制的深化。它充分发挥了广大职工搞好安全生产的积极性、创造性。第43页/共70页2、认真深化安
21、全整顿工作成果,确保公司安全生产稳定局面新年伊始,我公司认真围绕市公司布置的安全生产整顿工作要求,统一思想、有序布置,排查反思、检查督办,收到了良好的效果。并结合贯彻、落实市公司十一届六次职代会和2011年工作会议精神,全面总结2011年工作,研究确定了公司2011年工作总要求和重点工作任务,动员全体职工进一步理清思路、坚定信心、振奋精神,开创安全工作新局面。公司各部门认真组织学习国网公司、省、市公司领导在安全会议上的讲话及市公司2011年安全工作总结、2011年安全工作意见,认真学习省公司2011年事故快报第一、二期及2011年我公司发生的各类障碍、不安全情况汇编材料,围绕查领导、查思想、查
22、管理、查规章制度、查隐患五个方面全面查找2011年在安全生产责任制落实、安全技能和安全培训、现场六要素、交通安全等方面存在的问题。 安全整顿期间,根据“1.8”误登杆事故教训,举一反三,公司组织领导和相关部门专职,根据武进局实际情况,研究制定了7条防止误登杆措施,并已在实际工作中贯彻执行。为了进一步规范每日安全生产调度晚会制度,明确晚会的工作内容中增添了各部门领导、专职下现场监督、检查工作项目和范围,重点研究各部门上报的危险点控制措施。保证各级领导班子成员把主要精力集中到安全生产上来。第44页/共70页在安全整顿期间,各部门、班组认真排查了2011年在安全生产方面存在的问题共98条,各部门自行
23、整改了91条,职能部门解决了7条。在认真排查的基础上,各工区、公司、部室及班组、个人制定了2011年安全工作意见及保证措施。安监部组织召开了安全网络会议,制定并下发了部门安全员工作要求,详细规定了部门安全员每年、每季、每月、每周必须做的具体工作,将部门安全员的安全生产责任制进行细化,并提出了明确的工作要求。及时检查各部门安全管理工作中存在的问题,提出整改要求。检查部门安全员每月履行安全监督责职情况,并结合过程管理进行考核,以此来提高各部门安全管理水平。3、开展了强化安全基础培训根据市公司要求,我公司在元月20日至2月28日,在公司全面开展了安全基础培训活动。通过层层发动动员,使广大干部职工思想
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