Microsoft-Office办公软件实用培训.ppt

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1、 简介 Microsoft Office是微软公司开发的一套基于 Windows 操作系统的办公软件套装。常用组件有 Excel 、Word、Powerpoint。简介ExcelExcel是目前最流行的电子表格处理软件之一，具有强大的分析、计算和图表制作等功能，是多数公司最常用的办公表格软件。 电子表格处理软件电子表格处理软件简介Word是一个文字处理应用软件，我们可以用它编辑文字、图形、制表等。图书、论文、报纸、期刊、广告、海报等。文字处理软件文字处理软件简介Powerpoint是一款演示文稿软件，简称PPT，它可以在投影仪或计算机上进行演示所要表达的信息。主要用于会议、培训等。演示文稿软件

2、演示文稿软件目目 录录第一部分第一部分 EXCLEEXCLE基础操作及实用功能基础操作及实用功能第二部分第二部分 WORDWORD基础操作及实用功能基础操作及实用功能第一部分第一部分 EXCLEEXCLE基础操作及实用功能基础操作及实用功能第二部分第二部分 WORDWORD基础操作及实用功能基础操作及实用功能第一部分第一部分 Excel Excel基础操作及实用功能基础操作及实用功能1.1 Excel Excel新建工作薄新建工作薄1.2 Excel界面1.3 Excel常用选项1.4 Excel基本操作1.5 Excel实用操作1.6 Excel常用函数1.7初识VBA1.1 Excel新建

3、工作薄 右击桌面，选择新建Excle2010工作表，桌面会出现Excle图标，双击打开即可； 点击开始所有程序Microsoft Office文件夹Excle2010； 可以将Excle应用程序发送到桌面快捷方式，方便随时建立新工作薄。1.1 Excel新建工作薄第一部分第一部分 Excel Excel基础操作及实用功能基础操作及实用功能1.1 Excel新建工作薄1.2 Excel界面界面1.3 Excel常用选项1.4 Excel基本操作1.5 Excel实用操作1.6 Excel常用函数1.7初识VBA1.2 Excel界面1.2 Excel界面 单元格：Excle由许多独立的长方形的“

4、存储单元”形成，每个“存储单元”都可以输入文字，公式等内容，这些数据就保存在“存储单元”中。 工作表：新建Excel，默认的工作表有3个，工作表的标签名分别为sheet1、sheet2、sheet3，右击标签重命名可以更改名称，单击可以在工作表之间切换。需要新增工作表时，右击任一标签名，选择插入工作表。 工作薄：上述新建的Excel即是一个工作薄，由多个工作表组成。1.2 Excel界面 单元格、工作表、工作薄之间的关系1.2 Excel界面 行与列： Excle用英文字母表示“列”，从A到XFD，共计16384列； 用数字表示“行”，从1到1048576，共计1048576行；每个单元格通过

5、“列+行”的形式表示，如D6，表示D列第6行的单元格。 编辑栏：主要用于输入、显示公式或函数的区域。点击左边的Fx还可以进入函数选择界面。 菜单栏与工具栏： Excel提供了【文件】【开始】【插入】【页面布局】【公式】【数据】【审阅】 【视图】【开发工具】等菜单，每个菜单里面有若干功能应用。如： 【开始】菜单中的“字体颜色”命令，可以对单元格中的文字进行颜色指定。第一部分第一部分 Excel Excel基础操作及实用功能基础操作及实用功能1.1 Excel新建工作薄1.2 Excel界面1.3 Excel常用选项常用选项1.4 Excel基本操作1.5 Excel实用操作1.6 Excel常用

6、函数1.7初识VBA1.3 Excel常用选项 点击【文件】选项常规，可以设置新建工作薄是默认的字体大小及工作表数量。1.3 Excel常用选项 点击【文件】选项公式，可以设置公式的自动重算或手动重算1.3 Excel常用选项 点击【文件】选项保存，设置自动保存时间，可在 Excel 意外关闭时（例如，在电源出故障时）恢复文件。1.3 Excel常用选项点击【文件】选项高级，将精度设置成所显示精度 假设勾选此项，单元格保留两位小数，某单元格=1/3，显示为0.33，实际运算也是0.33； 假设不勾选此项，显示为0.33，实际运算是0.3333333333（3循环） 案例如下：1.3 Excel

7、常用选项 点击【文件】选项快速访问工具栏，可以将自己常用的命令添加进来，方便快速操作。1.3 Excel常用选项 点击【文件】选项信任中心信任中心设置宏设置，可以选择启用宏或禁用宏。1.3 Excel常用选项 点击【文件】选项信任中心信任中心设置外部内容，可以设置是否自动更新外部数据。1.3 Excel常用选项 点击【文件】选项信任中心信任中心设置外部内容，可以设置是否自动更新外部数据。第一部分第一部分 Excel Excel基础操作及实用功能基础操作及实用功能1.1 Excel新建工作薄1.2 Excel界面1.3 Excel常用选项1.4 Excel基本操作基本操作1.5 Excel实用操

8、作1.6 Excel常用函数1.7初识VBA1.4 Excel基本操作 选择单元格：鼠标左击 选择区域：(1)按住左键+拖动 (2)选中首单元格+SHIFT+选中末单元格 连续的单元格区域 (3)选中首单元格+CTRL+选中任意单元格 不连续的单元格区域 选择整行与整列：选中行或列 连续：拖动或SHIFT 不连续： CTRL1.4 Excel基本操作1.4 Excel基本操作 批量插入行：(1)选中连续的多个行，右击插入 插入的为空白行(2)选个连续的多个行，复制，选中位置，右击，插入复制的单元格 插入的行带有格式，包括公式 批量插入列：操作与批量插入行类似注：用此方式还可以批量设置行高与列宽

9、，隐藏行列。1.4 Excel基本操作 移动单元格或区域：选中单元格或多个单元格，鼠标停留在单元格边缘出现“十”字标志时，左键按住拖动到目标位置即可 数据输入：单击任一单元格，利用键盘输入相应的内容。在已存在内容的单元格中直接输入，会替换原用的单元格内容修改单元格内容，应双击单元格或按F2进入单元格进行修改1.4 Excel基本操作 复制与粘贴：快捷键：复制Ctrl+C，粘贴Ctrl+V选中需要复制的单元格或区域， Ctrl+C，选择目标位置，Ctrl+V粘贴的效果是把原单元格的内容、格式以及公式等全部复制到新的单元格中，有时我们并不想复原单元格的格式，那么可以用“选择性粘贴”来指定你想粘贴的

10、方式。1.4 Excel基本操作1.4 Excel基本操作 单元格格式：鼠标停留在任何单元格，右击，”单元格格式“，如下图：请看具体操作1.4 Excel基本操作 数字：主要是进行数字的格式设定，常用的“数值”，保留小数位，以及是否使用千分符。“日期”，选择您想要的日期格式，比如2014年12月31日，2014-12-31 对齐：这里可以设置单元格内容水平或者垂直对齐；“自动换行”可以让输入的内容根据单元格的宽度进行自动换行显示，如果需要强制换行，可以在换行位置输入“Alt+回车”；“缩小字体填充”表示单元格内容只会显示为一行，字体会根据单元格的宽度而缩小。1.4 Excel基本操作 字体：这

11、里可以设置您想要的字体，大小，颜色等 边框：给单元格四周加上线条，即表格边框，也是制作一张报表的基础操作 填充：设置单元格的背景颜色 以上操作基本可以在【开始】菜单找到，需熟练掌握1.4 Excel基本操作1.4 Excel基本操作 页面设置：单击【页面布局】菜单，“页面设置”请看具体操作1.4 Excel基本操作1.页面设置可以调整表格的横或竖的打印方式2.页面的缩放比例3.页边距的调整，使表格在页面内进行上下左右的移动调整4.页眉页脚的设置，可以设置页码或固定的文字等5.多页打印时始终打印表头以及使用单色打印等。1.4 Excel基本操作 打印预览：单击快速访问工具栏，“打印预览”。请看具

12、体操作1.4 Excel基本操作打印预览：1.设置打印机2.设置打印份数以及逐份打印方式3.设置打印第几页或某一区间页码4.打印活动工作表还是整个工作薄5.页边距的设置6.分页预览第一部分第一部分 Excel Excel基础操作及实用功能基础操作及实用功能1.1 Excel新建工作薄1.2 Excel界面1.3 Excel常用选项1.4 Excel基本操作1.5 Excel实用操作实用操作1.6 Excel常用函数1.7初识VBA1.5 Excel实用操作 查找与替换： 单击开始菜单，选择“查找与选择”,Ctrl+H1.查找与替换，可以在一个工作表里进行，也可以在一个工作薄中进行“范围”中选择

13、”工作表”或”工作薄”2.替换时选择“单元格匹配”，表示被替换的字符为单元格的值。例如：A1=计算机，A2=计算机技术。现将“计算机”替换成“电脑”结果：A1=电脑， A2=计算机技术1.5 Excel实用操作1.5 Excel实用操作 数据有效性：单击【数据】菜单，选择“数据有效性”。具体请看操作1.5 Excel实用操作 数据有效性：1.数据有效性可以让单元格出现下拉选项，限制输入范围2.可以手工输入来源，也可以引用连续单元格1.5 Excel实用操作 条件格式：单击【开始】菜单，选择“条件格式”。具体请看操作1.5 Excel实用操作 条件格式：条件格式可以设置单元格等于，大于，小于，包

14、含等逻辑关系，当条件达成时，匹配的单元格是显示特定的颜色。1.5 Excel实用操作 分列：单击【数据】菜单，选择“分列”。具体请看操作1.5 Excel实用操作 分列：1.分列可以将单元格中的内容拆分成几个部分2.可以按照固定列宽、固定分隔符号来进行拆分1.5 Excel实用操作 排序与晒选：单击【开始】菜单，选择“排序与筛选”。具体请看操作1.5 Excel实用操作排序与筛选：1.排序时应选中需要排序的一些整行，而不是某一片区域2.多次排序会打乱原来的顺序，如想恢复原顺序，建议事先进行连续编号3.筛选时应选择表头的整行4.间断的区域不能连起来筛选，即每行至少得有一个数据，不能有空行，或者选

15、中参与筛选的区域进行筛选。可以事先给要参与筛选的行进行连续编号，如区域连续，可以不用此步骤5.筛选后的结果不同于隐藏，例如执行删除行，只会把被筛选后的结果删除，如果是隐藏，那么会把隐藏行也删除。6.可以进行多字段筛选获得想要的结果。1.5 Excel实用操作 其他实用操作： 格式刷让目标单元格格式与原单元格格式相同 填充最常用的是输入连续的数字 批量输入区域内的单元格快速输入相同的内容 定位快速选中特定内容的单元格。Ctrl+G 冻结窗口观看表格更方便 保护工作表让工作表不可更改，可加密码 超链接点击后，快速进入别的工作表 外部链接与更改数据源工作薄与工作薄之间数据链接第一部分第一部分 Exc

16、el Excel基础操作及实用功能基础操作及实用功能1.1 Excel新建工作薄1.2 Excel界面1.3 Excel常用选项1.4 Excel基本操作1.5 Excel实用操作1.6 Excel常用函数常用函数1.7初识VBA1.6 Excel 常用函数 1.单元格的相对引用与绝对引用相对引用:公式所在的单元格位置改变，则引用改变绝对引用:公式所在的单元格位置改变，则引用不变通过在列或行之前添加”$”符号来绝对引用$A$1-固定行与列A$1-固定行$A1-固定列1.6 Excel 常用函数 2.row,column，rows, columnsrow（单元格）,计算单元格所在EXCLE中的第

17、几行column （单元格） ，计算单元格所在EXCLE中的第几列rows （单元格区域）,计算单元格区域有多少行Columns （单元格区域） ，计算单元格区域有多少列 3.sum,sumif求和，条件求和 4.count,countif计数，条件计数1.6 Excel 常用函数 5.round=round(单元格，整数)对单元格数值进行保留几位小数，”整数”表示保留小数位 6.if=if（表达式，真，假）如果满足表达式，执行“真”，不满足执行“假” 7.year，month，day，dateyear，month，day分别返回日期格式的年，月，日=date(年，月，日)，将数值转化成日期格

18、式1.6 Excel 常用函数 8.left,right,mid=Left(单元格或字符串，整数)，左边第一个字符开始往右取几个字符=right (单元格或字符串，整数) ，右边第一个字符开始往左取几个字符=mid(单元格或字符串，整数1，整数2)从左边第“整数1”个字符开始，取“整数2”个字符案例：案例：=left（”华普天健会计师事务所安徽分所”，4)，结果：华普天健=right(”华普天健会计师事务所安徽分所”，4)，结果：安徽分所=mid(”华普天健会计师事务所安徽分所”，5,6)，结果：会计师事务所1.6 Excel 常用函数 9.vlookup查找区域内满足条件的值。该函数是查找函

19、数，没有求和功能该函数参数一共有4个，是初级基础必须掌握的，日常中经常能够使用到。=vlookup（单元格，单元格区域，整数，（单元格，单元格区域，整数，0）在“单元格区域”内，查找首列等于“单元格”，返回第“整数”列的值。0表示精确查找。1.6 Excel 常用函数 综合案例：1.将存在同名记录的全部排到数据前面，不同名的排在后面。运用到多次排序及countif2.将一个企业的年度销售明细数据库信息，处理成分月、分品种列示收入、成本以及数量运用到到数据透视、排序、定位、批量输入vlookup、sumif、合并单元格、格式刷、相对引用等第一部分第一部分 Excel Excel基础操作及实用功能

20、基础操作及实用功能1.1 Excel新建工作薄1.2 Excel界面1.3 Excel常用选项1.4 Excel基本操作1.5 Excel实用操作1.6 Excel常用函数1.7初识初识VBA1.7 初识VBA Visual Basic for Applications 简称VBA。 是一种计算机程序语言，主要能用来扩展Windows的应用程式功能，特别是Microsoft Office软件 ，VBA让Office变的更强大。 大量有规律的、重复性的操作可以让VBA来做。 没有计算机基础，不会英语也可以学习VBA。 请看简单演示及案例第二部分第二部分 Word Word基础操作及实用功能基础操

21、作及实用功能2.1 Word2.1 Word基础功能基础功能2.2 Word 自动生成目录2.3 Word邮件合并2.1Word基础功能 新建Word：与新建Excle方式相同 界面：2.1Word基础功能 移动、删除和复制文本1. 删除文本Backspace退格键，Delete键，剪切2. 移动文本 选中内容后，直接拖动 剪切粘贴3. 复制文本 选中内容后，按下Ctrl直接拖动 复制粘贴2.1Word基础功能撤销与恢复操作如果不小心删除了不该删除的文字，可通过单击“快速访问工具栏”中的“撤销”按钮 把刚刚删除的内容恢复过来。如果又要删除该段文字，则可以单击“恢复”按钮。2.1Word基础功能

22、 设置段落格式选中一段文字，右击，选择“段落”2.1Word基础功能设置段落格式段落编排主要包括设置段落缩进、行距和段间距离、对齐方式、大纲级别等设置段落缩进：段落缩进指段落中的文字与页面边界之间的距离，包括首行缩进。设置行距与段间距：段落间距包括行距和段间距。行距是指段内行与行之间的距离，段间距是指段落之间的距离。可以通过改变行距和段间距来调整页面。大纲级别：大纲就是文章的提纲，大标题，小标题不同的标题设置不同的大纲级别，大标题一般设置成一级，小标题设置二级，设置好了之后，可以在”引用”“目录”中进行生成目录。2.1Word基础功能导航窗扣点击【开始】菜单，查找。Ctrl+F2.1Word基

23、础功能 插入表格光标停留在拟插入位置，点击插入，表格，拖动一下行与列，左击确认即可。2.1Word基础功能 表格的格式调整选中表格，右击。表格的格式调整主要包括：单元格对齐方式，自动调整，表格属性。1.单元格对齐方式提供了9种对齐方式。上中下，左中右。根据需要进行选择，垂直对齐方式通常是“中”2.1Word基础功能 表格的格式调整2.自动调整：包括根据内容调整表格、根据窗口调整表格、固定列宽(1)根据内容调整表格表示表格的宽度与单元格内容宽度一致(2)根据窗口调整表格表示表格的宽度与文章段落的宽度一致(3)固定列宽表示单元格输入内容超过列宽时自动换行，否则自动增加列宽注：我们通常使用的最多是第

24、(2)条，“根据窗口调整表格”这样可以保证整个文章内的表格宽度一样，比较美观。2.1Word基础功能 表格的格式调整3.表格属性：主要设置行高、列宽、表格边框与底纹等第二部分第二部分 Word Word基础操作及实用功能基础操作及实用功能2.1 Word基础功能2.2 Word2.2 Word 自动生成目录自动生成目录2.3 Word邮件合并2.2 Word自动生成目录 自动生成目录 我们经常看到在各种报告、论文前面有个目录，这个不是手工打上去的，而是通过Word自带的功能生成的。在文章的最前页点击，点击”引用”目录”自动目录”2.2 Word自动生成目录 自动生成目录 生成的目录可能会因为编

25、写文章时的一些操作，导致大纲级别有误，如果发现生成的目录中有问题，那么需逐个调整。调整完毕点击“更新目录”第二部分第二部分 Word Word基础操作及实用功能基础操作及实用功能2.1 Word基础功能2.2 Word 自动生成目录2.3 Word2.3 Word邮件合并邮件合并2.2 Word邮件合并 邮件合并 邮件合并可以将数据库的一些信息，逐条生成Word文档主要用于固定格式的Word文档里的信息生成，例如：对账单、信封、请柬等。这些都是Word格式固定，个体信息不同。采用邮件合并可以将多条记录同时生成，极大提高了工作效率。准备工作：（1）需要一个以EXCLE形式存在数据库信息 （2）需

26、要一个WORD模板 2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 1.打开EXCLE文档，将信息复制到新建的WORD中去，必须带有字段名，保存WORD，假设命名为“贷款清单” 2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 2.打开固定格式的WORD文档，案例是“贷款询证函” 2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 3.目前应该是打开“贷款询证函”状态，点击邮件开始邮件合并邮件合并向导一直点击“下一步”，直到有对话窗口弹出，选择“贷款清单” 2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 3.选择“贷款清单 ”，确定2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 3.在“贷款询证函”里，在逐个位置点击邮件插入合并域，例如：在抬头插入“借款人”，结果如下：2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 4.逐一合并域，效果如下：（实际不为红色，为突出显示）2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 5.点击完成合并编辑单个文档全部2.2 Word邮件合并 邮件合并步骤 5.合并后的结果在新建的WORD文档中，保存即可。效果如下：第一页第一页第二页第二页谢谢大家！谢谢大家！马建平马建平138*0925QQ：55*048