最新(文件控制程序ok).doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date(文件控制程序ok)版 本版 本修 订 内 容制/修订者日 期审 核核 准A0 新制订 2007/06/09张玉美张奕1、目的： 对公司的各种文件进行有效的控制，确保文件使用的现场都能得到最新有效的版本的文件。2、范围： 适用于对公司各类文件的控制。3、权责： 3.1总经理：负责公司一、二阶文件之批准。 3.2各部门经理：负责二、三阶文件之审核,且对本部门之三、四阶文

2、件进行核准。 3.4文件使用单位：负责对发行副本文件之使用和管制。 3.5文件控制中心：负责各系统文件、程序文件、作业办法、工程文件或图面等之分发、回收、销毁、保存与该类文件借阅补发之执行，同时对电子文档进行更新、管理及维护。4、定义： 4.1.D.C.C(DOCUMENT CONTROL CENTER)：文件控制中心 4.2本公司文件类别：4.2.1一阶文件：即品质手册，为公司质量管理体系的纲领性文件。4.2.2二阶文件：即程序文件，是描述公司质量管理体系各个过程运作流程的文件，是质量手册的支持性文件。4.2.3三阶文件：即作业指导文件，是详细描述某一品质作业活动的文件，、它具有较强的可操作

3、性。三阶文件包括工艺文件、检验标准、图纸、BOM表等、 4.2.4四阶文件：即质量记录，是指质量管理体系活动中使用的各种表单。 4.3文件管制类别区分 4.3.1 管制性文件：与品质系统有关且用于产品或品质系统之生产、验证、储存、包装的文件。 4.3.2 非管制性文件： 4.3.2.1与品质系统无关之文件。 4.3.2.2与品质系统有关但非用于产品或品质系统之生产、验证、储存、包装依据者。5、参考文件： 5.1 品质记录程序6、作业流程图： 无 7、作业内容： 7.1文件编码系统：7.1.1 ISO文件编码原则： 流水号（001999） 文件阶别 (A、B、C、D) 部门代号 (QA、PE)部

4、门代号：依“部门编码表”？文件阶别：以A、B、C、D分别表示第一至第四阶文件 流 水 号：各制订单位依阿拉伯数字（001999）由小至大按顺序编号应用，不得重号;注：若文件制订部门组织变动，原有文件编号需作废并更换为新文件编号。7.1.2 工程文件编码系统管理：工程文件/图面编号依“技术图纸和资料管理规范”执行。？7.2文件之版本/修订状态： 7.2.1 文件版本用26个大写英文字母表示, 文件的每个版本可作局部修订(如可以A1、A2等作为A版文件版次修订状态标识、B1、B2等依此类推)，A版文件第一次发行时版次为A0版,以此类推。若26个英文字母排序完,则版本以AA、AB排序类推。 7.2.

5、2文件版本修订时,须整份文件做版本之变更，分发时亦整份分发。7.2.3非管制文件若有需版本定义,则由各部门自行决定之。 7.3 文件制订、修订、作废作业：7.3.1视工作需要需制订或修订文件时，须经部门主管核准，并征求相关部门及文控中心意见，达成统一后由提案人负责完成该份文件之审核工作,核准后之原稿交文控中心发行。文件如与实际运作不符而需作废时，由制订部门提出并经相关部门主管达成统一意见后作废，相关部门需将文件缴回文控中心，由文控中心回收并加盖作废章。 7.3.2各类品质记录表单之制订由制订单位按编码系统拟案,经核准后交由文控中心发行。7.4文件分发、回收作业：7.4.1文件发放时，由文控人员

6、填写文件分发一览表，按发放范围/分发数量复印所需文件并发放文件，接收人在文件分发一览表上签名并领取文件（受控文件须在复印件上加盖红色“受控文件”章后方可分发），同时由文控员回收旧版失效/作废文件。 7.5文件之保存、销毁作业： 7.5.1 各类品质文件之保存期限如无特殊规定外，一般保存期为一年，特殊情况另订之(参 照品质记录程序)。7.5.2 凡经核准发行之管制性文件原稿一律由文控中心保管,并将发行记录登录于电脑资料中，发行之副本文件则由各相关单位保管之。7.5.3 文控中心对于历次版本变更，修订及作废之原稿文件，在未定期销毁前，应妥善保管，并加盖“作废”文件章以防误用。 7.6 文件档案管理

7、 7.6.1 现场使用之文件须置于作业场所。 7.6.2 各单位使用之管制性文件须有红色“受控文件”章，以确保文件使用之正确性。采购及业务单位若对外界单位发行管制性文件时，须有对外发行管制表登录管制之。7.6.3 管制性文件如发现遗失、缺页、破损、字迹模糊现象，应经部门经理核准后向文控中心申请补发，不得以影印方式自行处理，且缺页、破损或字迹模糊之原稿须缴回文控中心。 7.6.4 各单位应设立管制性文件之统一收发窗口，以便此类文件之执行，收发与管制工作。 7.6.5 任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号（特殊紧急情况除外）。7.6.6 文件借阅须征得文控中心同意后并记录方可。 7

8、.6.7 管制性文件计算机档案由文控中心及研发部专人负责保管、更新及维护。7.7 外来文件之管理： 7.7.1 外部业界或客户提供之与品质系统相关可为本司参考使用之文件,资料由文控中心存盘并列表管理。 7.7.2 各部门管制之外来文件(与品质系统有关)交由文控中心统一管制发行。7.7.3 属文控中心管制之外来文件由文控中心加盖蓝色“参考文件”章管制发行。外来文件发行时一般由送件单位指定分发单位及分发份数，其它单位若有需求，须向文控中心申请补发。外来文件可转为内部文件管制发行，需作内部受控发行之外来文件发行时应另加盖“外来文件”印章。7.7.4 对属于“技术型”外来文件资料统一由研发部管制。7.8 文件之管制：7.8.1 管制性文件之分发时,须确实由使用单位签收人签收。7.8.2各单位若因组织变更或因工作需求而需增减文件分发份数时,需经原文件审批人核准后由文控中心修正“文件分发一览表”，文控中心依据修正后之登记表进行文件分发。 7.8.3 无效或过期之文件，应及时从所有使用地点移走。 7.9 暂行文件制作与发行： 7.9.1暂行之时机： 7.9.1.1 客户暂定之要求。 7.9.1.2 因急需而暂时更改标准。 7.9.1.3 研究开发中,尚未移转生产试作所需之文件。7.9.2暂行之文件发行须加盖“参考文件”章。8、附件 8.1 文件分发一览表 8.2 部门编码表8.3 文控印章 -