药库操作手册范本.doc

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1、厦门智业软件工程有限公司.工程部 项目文档药库操作手册1. 登录药库管理系统双击桌面“药剂（physic）”系统，在“医院信息系统”下点击一下，选择“药库管理系统”，输入“登录用户”、“登录口令”，点击“登录”按钮或按回车键，进入药库管理系统。2. 出入库业务1) 出入库导航：单击“出入库业务”“出入库导航”，打开“出入库导航窗口”。入库业务：A、入库请求：单击“入库请求“，显示所有请求入库单据（如药房科室请领单），选中要正式入库的单据点击“转成入库单”按钮，将单据转成新开状态的正式入库单，单击左边新开单据节点，即可看到新转过来的单据。一般科室将请领的药品退回来时，在科室开的科室退药单将发送到

2、入库请求界面B、新开单据：单击左边新开单据节点，显示的是由入库请求转换过来的入库单或者新开未发送到审核界面的入库单选中需要发送的单据，直接单击发送或作废按钮可以将单据发送到审核窗口或直接将单据作废掉。如果需要直接新开入库单：单击右边新开按钮输入单据类型和发货方在药品名称输入框按空格弹出药品选择框选择药品“确定”后输入计价数量、有效期、批号、发票号后点保存按钮 。单击窗口左下方的增加或删除按钮可增加或删除入库单中的药品。C、单据审核：单击左边单据审核节点，显示所有未审核的单据信息选中要审核的单据确定单据内容无误，点右边单据审核按钮，单据审核即完成，单据步入单据入帐窗口等待入帐。入库单在审核时发现

3、单据内容不正确时可以单击右边单据退回按钮，将单据退回到新开状态进行修改。D、单据入帐：单击左边单据入帐节点，显示所有未入帐的单据信息选中要入帐的单据确定单据内容无误则单击右边单据入帐按钮，即单据入帐完成，在已入帐单据窗口可查看到该单据。单据入账后就没办法进行回退修改。入帐前发现单据内容不正确时单击右边单据退回按钮，将单据退回到待审核状态，重新审核单据。E、已入帐单据：单击左边已入帐单据节点，显示查询时间段内所有的已入帐单据信息。并可以通过单击右边的打印凭证按钮，打印出入库单凭证。F、已作废单据：单击左边已作废单据节点，显示查询时间段内所有被作废的单据信息。出库业务参照入库业务2) 补填发票号：

4、单据入账时，如果供应商还没有送发票过来。那么我们可以对单据先入账后，等发票送过来后在补填发票号界面进行输入即点击需要录入发票号的单据输入发票号后点保存即可。注意：是有已入账单据能进行补填发票号。3) 退费补价： 与供应商有退费、补价业务时，可以通过退费补价菜单进行登记，等到汇款时，系统自动将退费补价金额汇总到汇款单中。点增加按钮选中需要增加的供应商后，选择退费或补价选项并输入金额后点保存按钮就可以。注意：退费即退还给供应商，补价即由供应商补给医院；退费、补价登记完后都为新开状态，等该供应商进入汇款管理时，系统自动将退费、补价金额汇总到汇款单中。单据状态会随汇款单据状态的变化而自动更新状态。4)

5、 汇款管理：点击新生成汇款单节点，系统自动将可生成汇款单的供应商过滤出来选中需要生成汇款单的供应商点新生成按钮提示汇款单生成成功同时将该汇款单发送到待核准节点下在待核准节点下课查看该汇款单，若确定给供应商汇款，则点核准打印汇款凭证后可以给供应商汇款；若单据内容有误，则点作废按钮将汇款单作废掉。作废掉汇款单后，可重新生成汇款单。注意：生成汇款单时，如果该单据未填发票号，则系统会有 提示，但能生成汇款单；系统会自动根据购买入库单据按汇总方式生成可汇款单据，用户只需要点击相应的单据进行生成汇款单操作。5) 科室请领：新开：点击“新开”按钮选择发货方再单击“增加”，选择药品，输入请领数量点“保存”系统

6、提示“*是否请求发药？”，点“是”请领单保存成功并发送到相应的发货方的出库请求窗口中，打印请领单。待处理：单击“待处理”节点，选择已发送的请领单。如果已发送的请领单内容有误，可以选择该单据，直接单击“作废”按钮直接将单据作废，或者单击“取消发送”按钮，将该请领单收回，并做相应的修改后重新发送。已接单：单击“已接单”节点，发货方已经接受的单子将显示在已接单节点。已处理：单击“已处理”节点， 发货方做单据入账的同时该单据有已接单节点转移到已处理节点，请领科室需要到入库界面审核实际请领数量后做单据入账操作。已作废：单击“已作废”节点，显示已被作废单据。6) 科室退药新开：选中左边“新开”结点点击“新

7、开”按钮选择执行科室选择要退的药品点向右箭头输入退药数量，点“生成退药单” 提示后点“确定”，点“返回”按“刷新”，选择此退药单据点“请求发送“，并打印退药单。“待处理“、“已接单”、“已处理”、“已作废”结点的操作与科室领药相应结点的操作方法一致。当单据由已接单变成已处理状态时，退药科室需要到出库界面审核实际请领退药数量后做单据入账操作。3. 库存管理1) 库存查询：可查询所有药品库存；查单个药品库存：光标定位到“搜索” 按空格或F8键在弹出的窗口输入药品名称拼音首码后点“确定”按纽右边即显示此药品库存。2) 失效预测：填写将要失效的天数或选择将要失效的日期（二选一）点“刷新”，即显示出按条

8、件预测出来的要失效的药品。3) 库存预警：选择预警条件：最低限量、上月使用量、标准库存等点“预警”按纽即可出现符合条件的药品记录。选中预警出来的药品按向右的箭头可以生成生成请领单。注意：预警条件在使用前要先到库存限量里维护相应的预警限量数4) 库存干预：显示出所有无效/有效的药品，选中或定位某一具体药品点“使无效”，此批次的药品变成无效不能使用。注意：在进行干预前应该查看下配药池药品信息。配药池将显示出已占用库存数的病人基本信息及用药量在进行干预前，请将 “需要对配药池进行重新分配”、“仅显示本库存单元药品”这两个选项勾上（系统默认为勾上）这样该药品其它批次可以重新给病人分配药品库存， 以免影

9、响病人拿药5) 盘点管理：名词解释：按批次盘点：按药品的批次生成盘点单，即一个药品有几个批次就生成几条记录； 按价格盘点：按药品的价格生成盘点单，即一个药品有几个价格就生成几条记录；按品种盘点：按药品名称盘点，一个药品名称生成一条盘点记录a) 新开盘点单：单击右边新开按钮，打开盘点单生成窗口选择窗口上方相应的盘点方案（默认为：按品种盘点）和盘点方式（默认为单人盘点）后系统自动将该库存单元下符合条件的药品显示在窗口中间用户可以根据需要选则需要盘点的药品或点全选按钮选中所有药品记录单击绿色的向下箭头，将需要盘点的药品移到窗口下方后单击右边生成盘点单按钮后点确定打印并生成盘点单单击返回按钮，返回到盘

10、点管理窗口。b) 增加或删除药品记录：盘点单在新开或待录入实点数这两个状态下可以增加或删除药品记录。选中需要删除的药品记录点右边的删除按钮即可删除不需要盘点的药品记录。点右边的增加按钮即可回到新开盘点单界面进行增加需要药品记录。c) 发送盘点单：在盘点管理窗口可以看到刚刚新开的盘点单。选中该盘点单，单击右边发送按钮，将盘点单发送到待录入实点数窗口。如果找不着盘点单，请点击刷新按钮。d) 录入实点数：单击左边待录入实点数节点右边窗口显示可录入实点数的盘点单选中要录入实点数的盘点单，窗口下方显示盘点单具体药品通过右边定位按钮查找到相应的药品，将实际盘点数量在计价数量与余数中录入录入完成后，单击保存

11、按钮确定所有药品录入保存完成后，单击右边的请求冲正按钮，将盘点单发送到待冲正窗口。e) 待冲正：单击左边待冲正节点，右边窗口显示所有未冲正已录入实点数的盘点单选中要冲正的盘点单，检查盘点单内容，如果盘点单内容有误，单击右边退回按钮，退回到录入实点数窗口，重新录入；如果盘点单内容正确，单击右边冲正按钮，即实际盘点数量对电脑库存进行冲正并产生对应的帐页内容和盘点盈亏记录。f) 已冲正：单击左边已冲正节点，窗口显示查询时间段内所有的已冲正的盘点单信息。可以通过右边操作按钮打出相应凭证。g) 已作废：单击左边已作废节点，窗口显示查询时间段内所有的已作废的盘点单信息。注意：西药库的中成药在西药库盘点，中

12、药库的中成药到中成药库盘点6) 库存限量：在该窗口可以根据库存单元实际的消耗情况设定一个库存限量，仓库管理员可以根据库存限量进行库存预警。库存限量主要有：最高限量预警，即库存单元的库存数大于等于最高限量时系统自动将这些药品记录检索出来最低限量预警，即库存单元的库存数小于等于最高限量时系统自动将这些药品记录检索出来标准库存预警，即库存单元的库存数小于等于最高限量时系统自动将这些药品记录检索出来4. 采购计划1) 采购计划制定：点新开按钮输入计划类别后点增加按钮用拼音首码定位需要采购的药品和药品数量后点保存按钮选是将发送采购计划单，选否暂时不发送采购计划单。注意：点预警生成可以根据上月使用情况、库

13、存最低限量等条件自动生成采购计划单。2) 采购计划审核：选中需要审核的采购计划单审核没错点审核通过，否则点单据退回退到采购计划制定界面。选中一个供应商后，可以点同一供应商按钮批量更新供应商。3) 采购计划核准：选中需要核准的采购计划单确定采购点核准，否则点核准驳回按钮退到采购计划审核界面。计划单核准后将进入采购单查询界面。4) 采购单维护：将采购计划单转换成入库单，选中需要转换的采购计划单确定采购点核准，否则点核准驳回按钮退到采购计划审核界面。计划单核准后将进入采购单查询界面5) 采购单查询：选中采购计划单后就可以查询相应的明细5. 帐页管理1) 帐页查询：选择时间段即可查询此期间所有药品的出

14、入库明细帐页，如果要查具体的可以选择药品、出入库类别再点“查询”即显示所需信息。2) 结存管理：点“新建结存” 选择结存日期单击右边的“新建结存”按纽，即生成新结存单。核对好上月结存、本月出库数、入库数、本月结存数据正确好后，点“审核”结点，单击右边“审核”按纽，审核成功后，即本月结存数变为下月的月初结存数，且本月结存单可供以后查询。6. 统计查询1) 配药池查询可显示时间段内所有占有库存的待配药的病人及药品信息，如果查某一个药品有多少人可配药，可在“药品搜索”框输入具体药品名称即可。2) 统计报表查询选中报表输入或选择检索条件点“检索”按纽，即显示数据信息7. 系统维护1) 重新登录：系统维护重新登录，弹出登录窗口，输入用户名与口令，点击“登录”按钮或按回车键，则进入药房管理系统。重新登录相当于一个注销功能。2) 口令修改：系统维护口令修改，弹出窗口后，输入旧口令，再输两遍新口令，按“确定”按钮后，提示“修改口令成功”，下次登录就要用新口令登录才能进入新系统。第3页 共3页