最新chapter-14-16办公自动化-档案管理-投资管理review剖析.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-datechapter-14-16办公自动化-档案管理-投资管理review剖析企业办公系统与企业生产管理ERP的“资源管理”部分功能重叠，办公系统重在管理文档类数据，如文书、科技档案资料、人事资料、客户资料、设备资料、市场信息等等1. 办公自动化系统的目标应用体系结构办公自动化系统是通过先进成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为领导决策和企

2、业员工的办公提供信息服务，实现企业的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化，从而提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费。办公自动化系统是建设银行所需要的重要应用系统之一。1.1. 企业办公自动化的主要功能模块银行办公自动化系统的功能模块，可以分为基础性和应用性两类。基础性功能是指系统的基础或共用功能；应用性功能是在基础功能之上开发和定制的，针对具体的银行办公业务流程的功能。1.1.1. 建行的办公自动化系统的主要基础功能模块建行的办公自动化系统应包含以下几个基础功能模块：个人事务处理个人事务处理包括待办事宜，内部邮件，日程安排和名片夹等。待办事宜是整个企业办公系统的重要组成部

3、分，请示报告、督办查办、会议管理等模块产生的用户传递信息都由待办事宜来处理。市场上Exchange或Notes平台的内部电子邮件功能，可以成为企业办公系统的内部电子邮件的基础，它不仅是系统各种流程衔接的纽带，同时邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。日程安排的主要目的是记录各人的日程安排情况，通过计算机网络供内部人员进行查询，以便领导及时掌握部门人员动向，为各部门安排本部门的相应工作提供依据。名片夹的主要目的是为保存、管理用户通讯所用的个人、公司信息而设计的，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为用户的信息管理提供了极大的方便，是用户繁忙工作的好助手。名片夹管理的是个人

4、私有信息，用户只能查看自己创建的信息，不与他人共享。公文管理公文管理通常包括发文、收文和文档管理。发文涉及到的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。收文涉及到的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在收发文的系统处理中，应特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。收发文中流程应允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。收文系统接收的公文、发文系统的本单位发文自动归档到文档管理子系统。文档管理子系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引

5、用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。行政管理行政管理部分主要描述在办公自动化系统中制度管理和会议管理部分的功能要求和业务重点。制度管理的内容有企业内部各种制度的制定，包括部门职责、岗位职责、管理制度、各种申请表和记录表等。制度管理就是用来管理这些制度或文件（在此是否归为档案管理）。功能上实现各种制度模板的制定、制度文件的起草、签发、执行。会议管理的内容有：会议议题库的管理，会议组织安排，会议内容管理。公用信息公用信息通常包括公告板、办事指南、通讯录及社会公用信息等等。公告牌是一个在网络中应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告、批评、表扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业

6、单位现有的公告栏功能相似。可自动跟踪查看人及查看时间，以便公告发布者及时掌握公告的阅览情况，这对于一些重要的通知很重要。超过有效期的信息系统将自动删除。办事指南为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构分布等信息。通讯录提供企业内各部门的通讯录列表，各部门有关人员将本部门人员的通讯录录入并负责更新维护，这样企业所有员工均可从中方便查询到各部门人员的联系方法，极大地方便了日常工作。可按姓名、按职务、按单位分类查询。社会公用信息为网上用户提供了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息服务，信息由专人负责维护供所有员工查询。系统维护系统维护通常具有以下几方面的功能：人员帐号管理用来

7、管理人员的账号、密码、权限，添加和删除用户账号；信息资源库管理信息资源库中的文件，可创建并管理公用目录；公告板维护和管理公告板中的信息；在线用户监视在线使用软件的用户详细情况；数据备份是备份、还原数据的工具。1.1.2. 建行的办公自动化系统的主要应用功能模块银行各项办公业务处理，可以用规范性与复杂性来分析定位。，如下图：列在上层椭圆内的应用虽然复杂性程度各有不同，但规范性程度相对较高，可归类为结构化处理过程(生产型银行办公自动化系统)。这些应用大部份属于含高处理量的工作过程，且能根据业务规则预定义处理流程。由于以下原因，它们是银行办公自动化系统技术的最大受益者：处理事件在过程中都需要被跟踪、

8、监控、催办等；处理活动相互间的一体性极为重要；需要提供媒介，与同一处理过程内别的应用系统或数据库互相协作；能结合工作环境内众多的信息类型，包括文字处理、电子表格、多媒体文件等；最重要的是在业务处理过程受外界动态变更影响时，能作出迅速的响应和调整。列在下层椭圆内应用的流程相对不很规范，虽然也有不同程度的复杂性，但可归类为非结构化类型(特别型银行办公自动化系统)。这些应用大部份属于低处理量的工作过程，很难对处理流程预作定义，一般都是以项目为驱动的创建与改版型事务处理。综上所述，建设银行办公自动化系统的优先考虑的应用范围是图中虚线的上方。1.1.3. 对建行办公自动化系统功能模块的建议建行作为国有大

9、型企业，其办公自动化的模块结构应该有别于中小企业的模块结构。建议建行重点建设主要模块个人事务处理、公文管理中的收文与发文、行政管理、公用信息、系统维护等等。对一些在其它系统中涉及的功能，参照建设银行IT应用的总体架构进行简化或分离。q 公文管理中的文档管理可以尽量简化，主要功能在档案管理中实现；q 分离人事管理，其功能在企业ERP中的人力资源模块中实现；q 分离固定资产管理，其功能在企业ERP中实现。（与ERP系统部分重复，是否删除）办公自动化与知识管理的关系办公自动化与知识管理应该很好地结合起来运用。知识管理为办公自动化系统提供知识共享，为办公人员提供E-learning等便捷的学习手段。办

10、公自动化系统与知识管理系统之间应该有便捷的连接。办公自动化与档案管理的关系档案管理系统是办公室自动化系统所有数据的归宿，负责所有办理完毕文件的鉴定归档工作，并最终在网上提供利用，最大限度实现档案资源的共享。办公自动化与企业信息站关系办公自动化系统中的内部信息发布可以由系统内的公告板实现，而外部信息的发布则通过企业信息站进行。1.1.4. 与其它系统之间的信息交换结构图（通过信息总线与其它系统进行信息交换，图示）1.2. 建设银行的办公自动化系统的基础平台的选择建设银行目前的办公自动化系统是基于Lotus Notes平台的。另外，目前开发办公自动化系统的主要方式有以下三种：以关系数据库系统为办公

11、自动化系统平台数据库管理系统支持信息共享网络化，数据处理能力强，访问速度快，规模可伸缩，安全性较高，但在用户交互方面需要大量的开发、用户间的相互通讯机制的不足使得工作流驱动成了一个问题，需要自行开发工作流驱动机制。另外对复合性文档的支持方面也有缺陷，因此不是一个理想的办公自动化系统平台。Microsoft Outlook/Exchange基于Microsoft Exchange的办公自动化系统的解决方案，对稍微复杂的需求如工作流自动化应用则要求大量的开发并且集成其它产品或技术，同时无论是工作流应用还是WEB应用所要求的企业数据集成只能通过ODBC连接关系数据库。Lotus Notes/Domi

12、no以Lotus Notes/Domino开发的流程事务类管理系统，系统运行的服务器端环境为Domino服务器，客户端环境是Lotus Notes或浏览器。采用Lotus Notes/Domino的解决方案有以下的优势：q Lotus Domino文档数据库方便进行文字资料数据的存储和处理，非常适合文件、电子刊物的处理。q Lotus Notes Mail系统可以搭建企业通讯平台。q 系统较高的性能价格比。Lotus Domino集文档数据库、Web Server、Mail Server等为一体，给用户带来增值服务。q 企业办公系统、业务系统之间数据方便地传递。q 便于在公司实现无纸办公、高效

13、办公、移动办公。q 减少系统维护人员的工作量，集中体现在对外信息发布（Web）系统的数据更新，可以方便地实现，不需要修改或重新制作主页。综上所述，以Lotus Notes/Domino继续作为建设银行办公自动化系统的平台是理想的选择。2. 档案管理的应用体系结构2.1. 档案管理在建行IT应用体系中的作用与地位在档案管理数字化之前，档案管理有以下的缺陷：q 档案采用纸介质形式，容易损坏；q 档案无法实现多人共享，利用效率低；q 档案储存占用大量物理空间；q 档案查找非常麻烦，费时费力；q 档案的实物管理形式，与企业办公自动化系统无法配合使用，信息流程不畅通。实现档案数字化是解决上述问题的唯一选

14、择。在建设银行办公自动化项目中，档案管理作为一个子系统，只解决了文书档案的信息化管理问题，而信贷档案、会计档案、声像档案、基建档案等大量的档案还处于手工管理状态，而且由于办公自动化系统操作平台的局限和程序设计问题，在办公自动化项目中无法达到建行档案管理的设计要求。2.2. 建行档案管理系统应具备的特点q 保证基本档案管理与银行业务相结合系统不仅要能完成档案管理各环节，数据的录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等，还要具备管理以银行业务为主的多门类档案，比如信贷、财会、审计、科技信息等功能。q 标准规范性与可扩展性系统兼备标准规范性与灵活可扩展性，即除了所用词汇、表格、数据等应符合国家最

15、新或现行的制度与标准之外，系统提供的参数、功能、格式等应给用户留有一定的自定义空间。q 网络化功能系统还应具备较强的网络化功能，将建行作为一个整体建立统一的档案信息管理和查询系统，以便全行各个查询工作站在权限内可方便地进行档案信息的异地查询和传输。2.3. 档案管理与其它系统的关系2.3.1. 档案管理与办公自动化系统的关系档案管理是办公室自动化系统所有数据的归宿，负责所有办理完毕文件的鉴定归档工作，并最终在网上提供利用，最大限度实现档案资源的共享。2.3.2. 档案管理与银行业务系统的关系银行的会计凭证、储蓄凭证、信贷文件、信用卡文件、清算文件均可纳入档案管理的范围。信贷审批系统应该提供完整

16、的信贷电子档案。会计稽核系统应该提供完整的会计电子档案。2.3.3. 档案管理与企业信息站的关系档案管理系统能通过总行信息站发布有关信息。2.4. 档案管理系统的主要功能模块2.4.1. 数据录入、压缩、转换与存储数据录入q 手工录入尽管手工录入是一种基本的原始的数据录入手段，档案管理系统仍旧应该提供该功能来保证录入手段的完整性。q 数字化设备录入由于档案管理不可避免涉及到一些照片、录像、录音等等媒介，系统应该能够利用数字化设备将纸质文件、照片、录音、录像进行数字化处理。数字化设备包括扫描仪，平板扫描仪，低高速扫描仪，摄像仪，电子录音设备等等。q 其它系统的衔接与其它系统建立很好的数据衔接，便

17、于将其它系统中需要归档的文件转入到本系统。比如在办公自动化系统的公文文件能够进行自动归档。数据压缩、转换与存储档案管理系统要处理大量的图像文件，运用数据压缩技术能有效地减少磁盘空间，提高文件传输速度，降低用户成本。q 图像文件的压缩要求采用国际标准格式，具有通用性，能保护用户的劳动成果；q 压缩速度要快，无等待时间，可以提高使用效率；q 图像文件按用户指定的大小和位置入库，有利于数据的维护和备份；q 压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，使用者可以按照自己的意图输出比例图像，从而增加图文信息提供利用的灵活性。系统应该能够实现档案数据的海量存储，支持磁盘阵列、光盘柜的存储，并保

18、证数据的安全可靠。2.4.2. 档案检索检索质量档案的检索质量，有具体的衡量标准，称为查全率和查准率。查全指的是所有应该命中的记录都被查出待选；查准指的是所有命中的记录都是查询者所需要的。就一般的查询手段而言，查全和查准是必然有矛盾的；但对查询者而言，真正重要的是根据实际需要，有时会希望查全，有时会希望查准，所以建设银行的档案管理系统应该允许制定一个恰当的查询策略，使系统用户能快速找到想要的档案且少有遗漏。应提供的查询类别q 模糊查询q 拼音首字的查询具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；q 树型查询功能具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于

19、识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；q 自动漫游检索提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示出来供查看；q 全文检索配合数据库的特性可以进行全文索引方式的全文检索系统还应该提供多种查询方式，包括本地/异地查询，Web查询、离线查询。用户可在任何地点、任何时间通过多种方式快速、安全获取所需文档资料。 2.4.3. 档案信息发布和使用系统应该支持档案信息发布和使用的通常方式，以满足用户的不同需求。q 通过企业信息站发布给社会客户；q 通过企业内部网发布给企业内的用户；q 通过打印输出，磁盘拷贝，光盘刻录的方式发布给各类用户。q 通过和其它系统的集成，将某个业务线上所需的档案

20、材料发布给对应的建行员工，是档案信息融入日常的业务操作中。例如通过信息总线和信贷管理系统集成，使得信贷审批人员能够获得一线客户经理输入的该贷款申请客户的非结构化的信息，如该企业的市场占有状况分析报告等。光盘刻录是所需发布的档案信息的理想存储手段之一。系统将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在光盘库中。即使档案管理系统有什么意外，也能对光盘进行检索工作。光盘刻录提供的另一个好处是，可以在别的计算机上检索档案，甚至出差在外也能检索档案。同时，档案管理系统应能够提供给用户功能强大的报表设计器，满足用户各种格式报表的需要。2.4.4. 档案修改与销毁管理档案的修改与销毁管理是维护档案准

21、确性、一致性和新颖性的必备功能。修改与销毁权限应该慎重使用，在实际修改或销毁发生前，应该提供必要的确认、监控和授权，以免造成无法弥补的损失。2.4.5. 系统管理系统具有完善的权限管理控制功能，资料信息除了具有居于数据库的安全性以外，严密的权限控制和授权功能保证了信息资料的绝对安全。系统可以将权限分配到部门，或者是人，甚至文件级。进入该系统的用户可以做什么，不可以做什么，都有一个严格的、明确的分工。系统管理员或者部门管理员可以进行方便的权限设置和分配。2.5. 档案管理系统的系统流程图一 档案管理系统的系统流程图（该图需修改，原图文件）档案管理系统的工作流程如下（系统流程图见上图）各种文档、单

22、据、音频、视频文件通过录入设备，比如摄像仪表、平板扫描仪、高速扫描仪或OCR扫描仪等，把其影像或电子数据输入计算机，系统的应用软件根据文档的要素建立索引，同时将影像文件和电子数据存储到存储介质磁盘阵列或光盘库上。系统可通过刻录机将影像文件和数据刻录到光盘，光盘可分发给不同的用户供离线查询；系统也可通过网络或WEB站点实现异地查询；系统还可通过打印机随时打印还原出文档。2.6. 建行档案管理系统的数据中心建设毕博建议：以一级分行为基本单位建立档案数据中心，所辖地区实行“档案实物分别保管，档案数据集中管理”。总行可以对全行的档案数据进行集中、整理、分析、提供利用。分行可以对所辖分行的档案数据进行集

23、中、整理、分析、提供利用。3. 投资管理、证券、保险和基金业务系统3.1. 投资管理3.1.1. 投资管理的应用范围投资管理系统的应用范围包括共同基金、对冲基金和银行混合基金、养老金基金、信托业务、离岸业务、货币市场基金、保险组合。投资管理系统的清算功能包括完全整合的总帐清算，多货币清算，共同基金清算，多级别主帐和分帐清算。投资管理系统应该尽可能满足所有的证券类型。投资管理系统应该提供必要的技术来监控每一个投资组合。主要特征包括在线查询所有数据、实时的投资组合估价、组合分割、日常现金管理报告和异常报告。系统应提供完整的标准的报表包括财务报表、投资限制和监督、政策报告和集中的组合报告。另外，系统

24、可以采用一个综合的报表书写器，允许用户定制个性化的、没有报表视图数量限制的、也没有视图层次复杂性限制的报表。投资管理系统应该实现前台，中台，后台投资交易过程的流线化，而且能够实时的和第三方系统互联，例如经纪人系统。3.1.2. 投资管理的系统架构投资管理系统可以基于多层C/S结构。数据库服务器，应用服务器和客户端通过消息技术进行交互。这种方式能够支持几个应用服务器同时工作，等待用户请求。当处理大量的应用时，可以增加另外的服务器来平衡负载。采用这种方法能够用多个便宜的服务器，实现主机级别的处理能力。对于处理少量应用的情况，客户服务器和数据库能够在同一台机器上运行。使用基于浏览器的体系架构，用户可

25、以通过内部网或外部网来进行投资帐目和证券管理数据的查看和分析。3.1.3. 投资管理系统的功能需求q 具有市场标准的数据导入接口q 具有市场标准的结算系统接口（与SWIFT，CREST，Eurodear，BONY，JP Morgan/Chase，ADP+的标准接口）q 标准的输出文件，支持批量的或实时的应用q 一套标准的表报和全球通用的灵活报表生成器q 具有处理匹配，广播和传真接口q 易于使用，有在线帮助，完善的文档q 提供用户现场培训q 高质量的支持服务q 灵活的基于用户组的安全定义，通过选择菜单和过程功能进行权限控制3.1.4. 投资管理系统的主要接口投资管理系统的主要外部接口可以分为以下

26、三大类：与第三方系统的接口第三方系统包括经纪人系统等。投资管理系统应该能够将指定的数据，比如将交易和持有量的数据按照标准的输出格式导入到第三方系统。投资管理系统可以结合调度程序来实现数据的自动导出。与外部交易系统的接口投资管理系统需要调用外部的交易系统以满足其混业经营的业务。典型的外部交易系统包括上海证券交易所，深圳证券交易所，NASDAQ，纽约证券交易所（NYSE），美国证券交易所（AMEX）等等。 与外部清算系统的接口投资管理系统的清算可能涉及到国内外的一些标准清算组织，比如SWIFT，VISA。3.2. 证券与基金管理系统3.2.1. 证券与基金管理系统的业务特征q 支持多币种q 支持代

27、理和自主交易q 管理基金批准和限制q 支持基金调拨的交易入口q 可选择的交易全权委托q 结算处理q 风险管理q 费率变化处理q 退票处理q 自动佣金/折扣计算、基金收入计算q 基金级别的抵押品处理q 贷款历史/查账索引同时证券管理系统也应该能够提供完整的、综合的证券管理报表，包括：q 可获得性报表： 贷方组合详细资料，独有的可用性，持有/定位列表q 未决报表： 待定交易/抵押品，待定失败，结算说明，抵押品预付q 已发行报表： 已发行的交易/抵押品，历史上的已发行项目，非现金抵押已发行项目，发行人非现金抵押，已发行交易查询打印q 风险报表： 抵押品总结/总费用暴露，关联方风险，交叉货币风险q 标价报表： 标价，未决标价q 信贷限额报表： 信贷限额与退保金额，信贷限额风险利于退保金额，信贷限额与市场价格q 作业报表： 日常作业，现金平衡作业，现金联营/非现金平衡作业q 管理报表： 某点和某段时期的收益率，收入/帐目盈亏，交易统计q 总计报表： 关联方总计，平衡试算总计q 控制报表： 不平审计确认文档，历史审计确认文档，交割，VAT控制，无法估价的证券q 非现金抵押报告： 已发行的，根据发行人、交割期分类的非现金抵押报告-