2022年2022年会展策划流程范文 .pdf

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1、会展策划流程范文目录一、 策划阶段 . 1 （一）项目的选定 . 1 （二）寻求支持单位 . 2 （三）寻求合作单位 . 2 二、 实施阶段 . 2 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 17 页 - - - - - - - - - （一）广告攻势 . 2 （二）招展和组团工作 . 2 1.寻求支持及协助单位 - 建立展览营销网络； . 3 2.组织实施的具体工作项目； . 3 3.组织实施过程的阶段划分： . 4 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 -

2、- - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 17 页 - - - - - - - - - 三、展后阶段 . 5 （一）展后跟踪阶段； . 5 （二）总结阶段； . 5 （三）评估阶段； . 5 我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、 广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径， 建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展， 最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使 80% 以

3、上的参展商都达到参展目的，使70% 以上的参观商都达到参观效果为标准。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 17 页 - - - - - - - - - 一、 策划阶段（一）项目的选定 1 执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科， 其次考虑重点发展中的学科， 再次考虑政府扶持的学科。 2 办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具） 以及信息资源和社会资

4、源。 信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、 产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等； _指与该展览所属行业的主办单位、 主管部门的关系； 与全国及海外合作伙伴、 招展组团代理的关系； 还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等； 3 同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑； 4 该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 -

5、 - - - - - - 第 4 页，共 17 页 - - - - - - - - - 5 创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。（二）寻求支持单位寻求的目标 - 行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注， 便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观；能代表行业的发展状况和趋势；能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；（三）寻求合作单位寻求的目标 - 媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展

6、（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 17 页 - - - - - - - - - 二、 实施阶段（一）广告攻势宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告：围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分

7、行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表 （企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。（二）招展和组团工作如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用 - 攻城略地。主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。 它的优势是信

8、息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。 一个中心是： 以优秀的专业服务得到应有的济经效名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 17 页 - - - - - - - - - 益；两个基本点是： 一是着眼于买家 （参观商），二是着眼于卖家 （参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 1.寻求支持及协助单位 - 建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目；（） 认真做好项目预算。（） 收集

9、可能参展的客户名录，建立信息库。（） 宣传资料的设计、制作，及发送调查表、征询表。（） 主办单位打印文件下发。（） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。（） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。（） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。（） 印刷宣传资料一般有：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 17 页 - - - - - - - - - a.招展邀请函、征询函、调查表等 b.展商须知（或参展手册） c.招商邀请函 d.门票 e.

10、会刊 f.纸袋 g.展览会进展报告、挖掘 - 潜在的参展企业、大的参展商。（）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。（）上门拜访一些主要的牵头参展企业。（）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。（）展位的销售安排及布置。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 17 页 - - - - - - - - - （）收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。（）与展览会有关的各项广告征集工作。（）展览工程业务和展具租赁

11、的预定工作。（）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。（）展览现场的优质服务 （工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。（）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。（）展览会有关数据、信息的统计和收集。（）着眼于第二届的预告 _ 。 3.组织实施过程的阶段划分：从展商的角度划分：（）初步认识展览会阶段。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 17 页 - - - - - - - - - （）进一步了解展览会阶段。（）被展览会吸引阶

12、段。（）拍板决定参展阶段。（）展览实施阶段。从主办单位工作划分：（）信息发布阶段： a.发送调查表； b. 发送征询表； c. 发送邀请函。（）营造气氛阶段： a.媒体广告、文章宣传； b. 新闻发布会、酒会及研讨会； c.主办单位文件下发对口企业；d. 电话、传真、网络广泛宣传； e.第二次发邀请函； f. 合作单位发邀请函。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 17 页 - - - - - - - - - （）与展商直接联系阶段： a.电话、传真、电子邮件

13、；b. 拜访重点客户； c. 合作单位同时开始招展工作。（）与展商洽谈阶段： a.电话； b. 约见； c. 拜访； d. 传真； e. 发送筹备进度报告； f. 发送门票。（）展览服务阶段： a.广告征集； b. 工程预定展具工作； c. 招商广告安排； d. 招商邀请函； e. 招商门票发放； f. 现场营造气氛； g. 发送各种类型的调查表；h. 着眼于第二届的宣传； i. 现场的专业服务。三、展后阶段展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。（一）展后跟踪阶段；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - -

14、- - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 17 页 - - - - - - - - - 展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象； 树立展览会品牌形象； 为下一届展览会作预告宣传。 1.感谢工作 - 对象是所有的参展企业、 重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户， 我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。 2.媒体跟踪报道 - 主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专

15、业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等； 3.发布下届展览信息 ; 4.给展商发放展后意见调查表、征询表。（二）总结阶段；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 17 页 - - - - - - - - - 一般展后总结分三部分： 1. 从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算； 3. 项目市场调查 - 本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。（三）评估阶段；评估工作在展览会开展前一个月进行

16、，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估，如：对成本效益的评估、一 成立策划工作小组人员 事务策划主管负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制定和修订策划人员负责编拟会展项目计划文案撰写人员负责撰写各类会展文案， 包括会展常用文书、 会展社交文书、会展推介文书、会展合同等名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 17 页 - - - - - - - - - 美术设计人员负责各类各种类

17、型视觉形象设计，如广告设计、 展示空间设计，此负责人要求能熟练运用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw 等软件市场调查人员负责进行市场调查并编写市场调查报告媒体联络人员进行媒体宣传推广二 进行市场调查与分析会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容也十分广泛，主要包括五个方面： 1.产业环境； 2. 目标市场； 3. 政策法规； 4. 同类会展； 5. 自身资源。三 制定会展项目的行动方案制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提，选择合适的时间，合适的地点， 并做到两者的合理搭配，是方案必须注意的内容。名师资料总结 - - -精品

18、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 17 页 - - - - - - - - - 会展策划方案具体化，应形成一个可供操作的具体措施。其间得需明确以下内容：会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、 会展相关活动的开展、 会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计，策划方案的制作、方案的实施不得延误，每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制，以保证方案的实施能够顺利进行，否则就会严重影响会

19、展的成功举办。四 制定预算方案制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面： 1.场地费用； 2.行政管理费用，包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等； 3.宣传推广费用； 4.招展、招商费用名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 17 页 - - - - - - - - - 5.相关活动经费； 6.其他。会展项目收入： 1.会务费或展位费收入； 2.门票收入； 3.企业赞助收入； 4.其他。五 撰写项目策划方案抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终

20、成果成书面材料，即策划书，也称企划案，其主体内容包括现状或背景介绍、 分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施，各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。其可涵盖内容如可行性研究报告、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，共 17 页 - - - - - - - - - 项目意向书、项目建议书以及广告策划书、 宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。六 评估与修正评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容。内容仅供参考名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 17 页 - - - - - - - - -