2022年2022年供应商管理制度 .pdf

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1、供应商管理制度一、 目的指导对影响产品质量的供方进行选择、评审和管理，保障合格供方有能力向公司持续、稳定地提供合格产品及服务。并对供方的社会责任履行进行监督和管理，使其满足社会责任体系的要求。二、 使用范围适用于采购物资供方的合格评审和管理。注: 供应商和分包商在本程序中统称为供方。三、 职责1技术部明确对采购物资的检验项目和方法，指导新供方小批次试用过程的工艺验证。2供应部负责寻找采购物资的供方，联系样品供应，获取供方的相关信息与资料；组织对供方的综合评审、建立合格供方档案；采取必要的行动要求和协助供方对上级供应商的社会责任进行管理。3质量管理部组织对供方提供的样品进行分析、试验或验证，组织

2、新供方提供物资的小批量试用并对试用情况进行跟踪验证，出具试用报告。四、 工作程序1 新供方的初选1） 供应部根据产品生产和销售需要，对采购物质进行分类：A类物质： 构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响产品质量，如聚乙烯固体颗粒、色母、吸水母料、涂塑粉末、无缝钢管、钢丝、焊剂、焊丝等；B类物资： 构成最终产品的非主要部分或关键部分，一般不影响最终产品的质量，即使略有影响，也不影响使用性能。如防护材料等。2）供应部选择供方，对于A 类物质的供方应要具备以下条件方可入选：（1）供方必须是合法经营的企业。其证明材料有企业法人执照、企业经营许可证、税务登记证等，对特种行业的，还要有特种行业许可证、

3、强制认证等相关证件。（2）供方必须有专职的质量检验部门和人员。（3）供方应具备一定的设备物流能力及检测能力（提供主要生产设备、检测设备明细）。对关键性的指标，供方必须有自行检测的能力。（4）取得 GBT9001 /ISO9001 认证证书或通过本公司的体系审查。（5）具备相应的服务力量和社会责任履职能力。3）供应部根据以上评选准则，发出邀请函进行招标和选择国内、国际在该行业知名的公司进行评审资料收集和初选，在此基础上提出备选供应商清单。2. 新供方的评选1）供应部通知有意向供货的备选供方提供样品，对于有检验标准和技术文件的样品和项目，有质量管理部组织进行检验；对于没有相应技术要求的样品和项目，

4、由技术部负责提出指标要求，有质量管理部组织进行检验和试验。检验数据或试验报告经供应部部长审定后，存入供方档案。2）样品检测合格的新供方，由主持公司运营的副总决定是否到供方处进行现场考察或采用其他方式进一步调研， A 类物资应到供方处做全面考察，B 类物资根据必要性可以到供方处考察评审内容：（1）A 类物资的供方评审内容包括：A. 企业概况、经营状况、技术能力、工艺装备、供货能力、市场业绩、质量保证能力、社会责任履职能力等。B. 企业自我评定、价格竞争力。C. 必要时，做工厂检查。（2）B类物资的供方评审内容包括：A. 企业概况、产品质量、供货能力、质量保证能力、社会责任履职能力等。名师资料总结

5、 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - B. 企业自我评定、价格竞争力。C. 必要时，做工厂检查。3）工厂检查（需要时）副总经理认定进行工厂检查时，质量管理部系统策划到供方考察的计划，成立质量、技术和供应部门联合评估小组，编写供方调查表，其主要内容可包括：企业自我评定、技术能力、经营状况、工艺设备、供货能力、市场业绩、检验能力、质量保证能力等；有供应部联络组织实施工厂检查，并组织将考察结果形成供方调查报告，报副总经理审批后纳入供方

6、档案。根据结果副总确定是否进行小批试用。4）小批试用经批准可进行小批试用时，供应部负责组织进行小批量试用计划。提报计划管理部下发生产计划。质量管理部按计划组织来料进货检验、试用验证和过程信息反馈，并最终出具小批量试用报告，明确试用结论，经生产车间、技术部门会签，质量管理部部长审核，报副总经理批准。5）试用合格后，供应部组织质量、技术等部门根据样品验证、工厂检查、小批试用等相关信息，对该供方进行综合评价，评价方式为会议或传递评价，并填写合格供方审批表，报副总经理审批后，将综合评价合格证列入合格供方清单中。6）供应部经理记录以上评定结果，以及评定所引发的任何必要措施。根据评定结果对供方进行分析、比

7、较，有效识别并控制风险，选择出合格的供方，填写合格供方名录，附送合格供方的评定资料报总经理批准后发送至相关部门。批准后的合格供方名录将作为选择供方和采购的依据并根据各供方动态适时进行修订。7）对顾客要求控制的采购产品，供应部应邀请顾客参加对供方的评价和选择；每年对供方评价时都应邀请大客户参与。3资格管理1）评价方法每年对合格供方进行一次综合评价。评价从产品质量（分值为 50 分） 、价格（分值为30 分） 、服务（分值 20 分） ，三个维度进行，满分为100 分。2）评价准则评价得分在80 分以上， 保持合格供方资格。介于 6080 分之间的供方可列为备选合格供方（限期整改、限量采购），并正

8、式通知供方给予为期3 个月的整改期限，若业绩有改善（重新评分超过80 分）时可继续给予合格供方资格；低于60 分取消合格供方资格。3）根据评价结论，给予备选合格供方资格的供应商，供应部联络组织，参照“四、工作程序2、新供方的评选3）工厂检查” 在整改期内对供应商进行一次工厂整改验证，并同时做出沟通，以便发现改善机会、推动供方有效改善。4供方变更管理1）供方的变更包含但不只限于以下内容：A. 停产或型号升级B. 主要的过程、工艺更改C. 关键设备、工装、模具更改D. 主要原材料来源变更或替代E. 设计更改、优化、性能参数或产品规格变更F. 外观（含外形、尺寸及公差、颜色、标识、表面材料、包装方式

9、等项目）更改2）当上述变更发生时，供方必须立即以书面（电子邮件或纸质文件）方式正式通知甲方。通知内容包括但不限于：A. 明确详细的更改原因及影响度说明B. 更改生效时间C. 受影响的产品清单D. 供方对更改的认定数据和报告名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - E. 可提供更改后样品时间F. 用户投诉或反馈渠道3）从合格供方采购超出认定的产品范围时，同类产品型号扩展时，样品检验/试用合格后，直接进入批量使用；产品类别扩

10、展时，应参照“四、工作程序2、新供方的评选”进行重新评审。4）当供方改名时，应及时修改合格供方名录并将供方改名信息以通知的形式传达到相关部门。5）当关键原材料和配件合格供方需要变更时，质量管理部及时将此信息和相关资料通知产品认证单位，经批准防可批量投用。6）质量管理部对供方变更产品后的前三批次的供货进行加严抽样检验，生产车间负责追踪产品应用情况，并将结果反馈给质量管理部。5. 供应商档案管理1）供应商档案管理对象：（1）从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。（2）从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的

11、供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。（3）从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。（4）从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。2）供应商管理内容（1）供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的

12、第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、 E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。（2）供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。（3）业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。（4）交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。3）供应商档案管理方法（1）建立供应商档案。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案。采用表的

13、形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。供应商档案主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：A 提供供方调查表，由供应商填写。B由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。C 通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）。然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案。（2）通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由汇总整理，周会时上报供应部经理，据此建立综合的供应商档案。4）供应商档案管理注意事项（1）供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于

14、一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。（2）供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新应商，开拓新市场提供资料。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - （3）供应商档案管理应“ 用重于管 ” ，提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的

15、方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。（4）借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。6特殊情况需从合格供方名录外的供方购买产品时，应由供应部提出申请，副总经理批准后，质量管理部制定质量计划予以过程控制。未经批准而从合格供方清单外的供方购买产品时，进货检验人员拒检，仓库不得办理入库，保证认证产品的一致性。7对供方新设计和开发的材料，由供应部根据材料重要程度制定评定准侧，对供方重新评价，并对材料组织验证，在合同中明确对供方的要求。8供方管理过程产生的记录，执行记录控制程序五、相关文件记录控制程序- 附录一六、相关记录供

16、方调查表- 附录二供方评定记录表- 附录三合格供方名录- 附录四供方资料卡、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - 附件一：记录控制程序记录控制程序1 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。2 范围适用于为证明产品、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3 职责3.1 各部门负责各自记录的编号。3.2 各部门负责监督、管理各自记录控制情况。3.3 各部门

17、负责收集、整理、保管本部门使用的记录。3.4 各部门负责人负责审核本部门编制的记录格式。3.5 人力资源部负责记录编号的备案，记录销毁的审核。4 工作程序4.1 记录的标识、编号。各部门负责对各自记录进行编号，各填写人员负责做好相应记录的标识，以便于识别与检索，记录的标识编号按文件编码规则执行。4.2 记录填写4.2.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用杠划去。各相关栏目负责人签名不允许空白。4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名

18、及日期。4.3 记录的保存、保护。4.3.1各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，以便于检索。 并存放于通风、 干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。4.3.2各部门编制 记录清单（附备案的原始记录样本），将部门所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限等内容。各部门应建立本部门记录清单。4.3.3各部门每半年要对本部门记录的使用、收集、保管情况进行检查。4.4 记录的发放、借阅和复制各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写文件借阅、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - -

19、 - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - 复制记录，由记录管理人登记备案。4.5 记录的销毁处理对超过保存期限的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由部门主管填写文件销毁记录交各部门确认，交人力资源部审核，由人力资源部授权人执行销毁。4.6 记录格式4.6.1各部门的记录格式，由各部门主管负责组织编制，各部门主管审核，管理者代表批准。4.6.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，部门主管审核， 管理者代表批准。执行文件控制程序有关文件更改的规定。5 相关文件文件控制程序6 记录附录二

20、：供方调查表供方调查表名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - 供应商名称供应商地址邮政编码联系电话 /传真联系人提供产品 /服务企业概况企业性质员工构成员工总数人，其中技术人员人管理体系已通过认证未通过准备在月内认证 目前无认证计划主要生产设备主要生产工艺主要检验设备主要试验设备生产能力月供货能力正常交付周期主要客户简介客户提供产品占生产比例客户提供产品占生产比例客户提供产品占生产比名师资料总结 - - -精品资料欢迎

21、下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - 例企业自我评定附录三：供方评定记录表供方评定记录表供方名称电话传真地址联系人本公司主要采购的产品：供方简介及质量能力评价（附对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明材料共页） ：供应部签名：日期：首次供货样品检测结果及结论（本栏仅适用于新的供方）：检测报告编号：质量管理部签名：日期：小批量试用加工适用性结果及结论（本栏仅适用于新的供方）：制造中心签名：日期：小批量试用检测结果及结论（对原有

22、的供方，填写历来质量检验记录的评价）：质量管理部签名：日期：所供产品适用性评价：制造中心签名：日期：评定结论：（是否列入合格供方名录） ：管理者代表签名：日期：年度复评记录年度是否继续列入合格供方名录批准时间年度是否继续列入合格供方名录批准时间名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - 年度是否继续列入合格供方名录批准时间附录四：合格供方名录合格供方名录序号厂商名称地址电话联系人备注名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - 编制：日期：审批：日期：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - -