办公室接待客人的礼仪知识.docx

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1、 办公室接待客人的礼仪学问接待是指个人或单位以主人的身份款待客人，以到达某种目的的社会交往方式。下面是小编为大家搜集的办公室接待客人的礼仪学问，供大家参考。外单位客人到本单位来访，无论是办事、求助，还是取经、调研等，一般都是在办公室进展。在办公室里接待客人，有如下一套礼仪：早做准备，保持办公室优雅环境办公室平常也应保持优雅、整齐的环境。如有客人来访，那么更应保持较高程度的工作条件。客人来访，一般是会早打招呼、早有约定的。得知客人来访消息后，应告知有关部门早做准备，把办公室整理得干净利落。窗户要光明，桌椅要整齐，东西要整齐有序，空气要清爽。冬季要温煦，夏季要凉快。茶水早备好，对有的客人还可备些水

2、果。总之，办公室是指导的办公场所，是本单位的门面，反映出接待人员的精神相貌和工作作风，代表着单位形象，必需细致布置。当然，也不必豪华阔气。假设来客较多，或客人规格较高，来访的目的又比较庄重，也可以在特地的会议室(会客室)接待。会议室(会客室)也应早做准备，以迎客人。准备好有关材料客人来访前的准备工作，除了接待场合(办公室或会议室、会客室)细心布置外，还有一项重要任务就是材料的准备。客人来访，是参观本单位某某部门，还是理解、考察某项工作是商洽某方面的问题，还是探讨互相合作事宜务需心中有数。有关客人来访的目的，一般对方早已提早告知，应依据双方商定的会谈事宜，或客人的恳求，让有关人员早做准备。须要什

3、么数字、状况、资料，事先供应出来，该打印的打印，该论证的论证，该先拿出初步意见的先统一内部口径。免得客人来后现找现查，或无法表态，显得被动。工作人员礼貌接待客人到来，要抽调假设干工作人员进展接待。接待的工作人员，有的是效劳、礼仪接待，比方引导、倒茶倒水、留饭宴请的热忱款待等;有的是工作须要接待，比方参与会谈、介绍状况、参及商讨等。无论负责哪方面的工作人员，都应穿着整齐，走动轻快，仪态大方，待人落落大方。风风火火，莽莽撞撞，衣帽不整，言谈粗俗，是对客人的不礼貌，也会使本单位大失风光。在及客人会谈过程中，无关人员应自动退避。至于礼仪、效劳人员，应定时敲门而进，倒茶续水，取换毛巾，进展热忱效劳;但效

4、劳不应影响主客双方会谈，要保持现场的宁静。效劳完毕应轻轻退出。送客假设客人办事已毕要走，确定送别。办公室相关人员也要随之送行。客人假设自备车辆，工作人员可早些通知司机(或由客人方工作人员自行通知)。假设需本单位送回，须要早做车辆支配，勿使久等。可视状况，确定送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话：欢迎再来。欢迎常联络。川接待不周，请多宽恕等。 接待工作是企业办公室工作系统的重要环节，接待工作程度上下可以集中反映一个企业的整体形象，可以展示出接待人员的素养和实力，同时对于推开工作开展也具有特别重要的作用。下面是小编为大家搜集的简析秘书工作中的接待礼仪，供大家参考。一、 接待前的准备工作(

5、一) 接待环境布置1、环境布置接待环境应当清洁、整齐、光明、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出欢迎您的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、 等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应当放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。2、办公用品准备(1)前厅。应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅款式应当线条简洁、色调明快。还应配有茶几。(2)会客室。桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂及环境协调的画。挂公司指导或国家指导的合影，或某次胜利的大型公关活动的照片，可进步公司的可行度。桌上可放介绍公司状况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要

6、准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要装备一部 ，复印机、 机等即便不放在会客室内，也不要离得太远。客人走后，要刚好清理睬客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否那么，会使下一批客人感到不受重视。(二) 前台值班在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：1、布置接待室2、理解上次活动支配3、填写公司职员出入登记表4、填写客人预约登记簿二、 接待的根本礼仪(一)接待客人的根本礼仪秘书接待客人时应当留意以下几点：1、无论接待什么样的客人，都需做到公允和礼貌，应按先来后到的原那么接待每一个客人。2、无论接待什么样的客人，都要看法温顺

7、、千万不能皱眉头。3、接待客人时看法要慎重，但说话要留有余地。4、对于有预约的客人要快速转达他的要求，不让客人等候。5、为防止出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。6、尽快记住客人的相貌和姓名，理解他们及本公司的关系。7、要请客人填写接待登记簿。8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。9、在不理解对方身份时，假设对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程支配，那么不要干脆答复在不在，而应尽可能地从对方那里理解一些有用信息。10、生疏客人来访时，确定要留意听清有关他的姓名、所在公司等根本状况的介绍;依据状况的不同，对来客的意图和目的要打听清晰，但在打听时不失礼仪。(二)介绍的礼仪在作介绍的过

8、程中，介绍者及被介绍者的看法要热忱得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般状况下，介绍时，双方应当保持站立姿态，互相热忱应答。1、自我介绍在某种场合自我介绍对秘书来说特别必要。介绍的内容以详细场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。2、为别人作介绍当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应当被敬重。按礼宾依次应当是：向年长者引见年轻者，不管男女都是按这样的依次作介绍;向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简洁作介绍。在人数众多的场合，假设其中没有职位、身份特别的人在场，又是年龄相仿的人聚会，那么可依据确定的次序一一介绍。为别人作介绍时，

9、应简洁清晰，不能模糊其辞。介绍时，还可简要地供应一些状况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人互相交谈。假设你是单独介绍两人相识，应当事先理解一下他们彼此是否都有想相识对方的愿望，免得造成不必要的犯难。在向别人介绍某人时，不行用手指指指引点，而应有礼貌地以手掌示意。在社交场合，国际通行的是女士优先原那么，即须要把男士介绍给女士。 被介绍者正确的做法应是：假设原来是坐着，此时应站起来，走上前去，在间隔 对方一臂左右的间隔 站好，凝视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。3、被别人介绍(三)握手的礼仪1、握手的姿式。一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示同等而自然的关系，这是最稳妥

10、的握手方式。如要表示虚心或恭敬，那么可掌心向上同别人握手。而假设是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不行掌心向下握住对方的手，这通常是傲岸无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手及人相握。2、握手的依次。在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握;在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握;在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。3、握手的力度也应留意。一般状况，互相间握下即可。假设是热忱握手，可以用劲摇摆几下，这是特别友好的表示4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼凝视对方的眼睛，表示诚意。(四)交换名片1、名片的内容名片

11、分公务名片和社交名片(1) 公务名片公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、 等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应当是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴实、大方。公务名片上一般不印私人 号码。假设不介意私人时间被打扰那么可以印。假设别人名片上没有私人 号码，那么不必问对方。(2) 社交名片社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要干脆放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不敬重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。2、交换名片礼仪(1)递名片时机初次见面的人在做完自我介绍或被别人介

12、绍后，便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时假设提及公司地址、联络方式等内容也可递交名片。(3) 递名片礼仪一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来(在餐桌上就免了)，以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清晰。假设对方也同时拿知名片，来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示敬重。假设对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递上。(4) 接名片礼仪当别人站起来递名片时，你应当马上站起来双手接过。接收对方名片后，不行立马放进口袋

13、，而应看清晰对方姓名、身份。假设对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要慎重的把它放在桌上，留意不要把文件压在上面。假设在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片及人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明缘由，表歉意，并手写姓名、地址、联络方式送给对方。3、名片保存及整理事后把名片名片盒或名片夹，按确定次序把名片归档。三、日常接待要领(一) 迎接、款待客人接待客人要留意以下几点。1、客人要找的负责人不在时要明确告知对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下 、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。2、客人到来时我方

14、负责人由于种种缘由不能马上接见，要向客人说明等待理由及等待时间，假设客人情愿等待，应当向客人供应饮料、杂志，假设可能， 应当时常为客人换饮料。3、接待人员带着客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态。(1)在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，协作步调，让客人走在内侧。(2)在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面，假设是下楼时，应当由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应当留意客人的平安。(3)在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按开的钮，让客人先走出电梯。4、客厅里的引

15、导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后分开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 (一般靠近门的一方为下座)。(二)恭送客人1、扶植来宾确认所携带的行李物品，扶植来宾注意提送到车上。安放好行李后，始终宾作一下交代，并施礼感谢光临和致辞别语，如祝您旅途欢乐，欢迎下次再来!、祝您一路平安，同时渴望我们合作欢乐!等。2、帮来宾关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要留意不要让来宾的衣服裙裤被车门夹住。3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等来宾的车辆启动时，面带微笑，挥手辞别，目送车子分开后才能分开。(三)接待预

16、约客人在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定是否有预约。(四)给上司挡驾1、除个别极为特别的状况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个人推断，将客人回绝，说上司不在。2、即便是在拒确定方时，也应当留意礼仪，说话留有余地。(五)接待同时到访的客人1、坚持先来后到，一视同仁原那么2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。4、切记以貌取人(六)接待不速之客1、首先问明对方来意，假设对方不说，那么应向其说明这是工作须要。2、如来访客人点名要及某人员会谈，就应马上及当事人联络。但是，联络好之前，不应当给客人以确定的答复。3

17、、不要当着客人的面就给当事人打 ，免得当事人回绝接见时不好找借口。要让客人及秘书保持确定的间隔 ，是客人听不清秘书讲话。4、要用委婉回绝客人5、尽量不要让客人在前台久留。(七)接待上门投诉的客人1、把客人带到会见室，为客人创立一个良好的接待环境。2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。(八)接待媒体记者1、要热忱协作，为其供应便利。2、对于所要报道的内容要慎重考虑，供应信息要实在。3、没有把握的事情不擅自确定。4、要留意内外有别，保守公司隐私。秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛，须要秘书驾驭好接待工作的各个流程中的礼仪工作，灵敏应变，不断积累阅历，进步职业素养。 礼仪是人类为维系社会正常生活而

18、要求人们共同遵守的最至少的道德标准，它是人们在长期共同生活和互相交往中渐渐形成，并且以风俗、习惯和传统等方式固定下来。下面是小编为大家整理的关于办公室秘书必备的接待礼仪常识，仅供参考借鉴，渴望可以扶植到大家。迎来送往，是社会交往接待活动中最根本的形式和重要环节，是表达主人情意、表达礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深化接触打下了根底。迎接客人要有周密的布署，应留意以下事项。(一)对前来访问、洽谈业务、参与会议的外国、外地客人，应首先理解对方到达的车次、航班，支配及客人身份、职务相当的人员前去迎接。假设因某种缘由，相应身份的主人不

19、能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的说明。(二)主人到车站、机场去迎接客人，应提早到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到特别欢乐，假设迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样说明，都无法消退这种渎职和不守信誉的印象。(三)接到客人后，应首先问候一路辛苦了、欢迎您来到我们这个漂亮的城市、欢迎您来到我们公司等等。然后向对方作自我介绍，假设知名片，可送予对方。留意送名片的礼仪：1、当你及长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句请多照看。你想得到对方名片时，可以用恳求的口吻说：假设您便利的话，能否留张名片给我2、作为接名片的人，双手接过名

20、片后，应细致地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔(四)迎接客人应提早为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆忙忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事(五)主人应提早为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的效劳、设施，将活动的方案、日程支配交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。(六)将客人送到住地后，主人不要马上离去，应陪客人稍作停留，热忱交谈，谈话内容要让客人感到满足，比方客人参及活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次

21、联络的时间、地点、方式等告知客人二、接待礼仪接待客人要留意以下几点(一)客人要找的负责人不在时，要明确告知对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下 、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去(二)客人到来时，我方负责人由于种种缘由不能马上接见，要向客人说明等待理由及等待时间，假设客人情愿等待，应当向客人供应饮料、杂志，假设可能，应当时常为客人换饮料(三)接待人员带着客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态。1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，协作步调，让客人走在内侧。2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面，假设是

22、下楼时，应当由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应当留意客人的平安3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按开的钮，让客人先走出电梯。4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后分开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。(四)诚意诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水款待客人，在款待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有很多规则，递茶也有很多讲究。三、乘车礼仪(一)小轿车1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐

23、右侧殿后，前排中间为末席。2、假设由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座那么不宜再支配客人。3、主人夫妇驾车时，那么主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要效劳于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。4、假设主人夫妇搭载友人夫妇的车，那么应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。假设同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易无视。6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车

24、里，双膝确定保持合并的姿态。(二)吉普车吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车(三)旅行车我们在接待团体客人时，多承受旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。四、馈赠礼仪在经济日益兴盛的今日，人及人之间的间隔 渐渐缩短，接触面越来越广，一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越多，彼此送礼的时机也随之增加。但如何选择相宜的礼品，对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧，不仅能到达大方得体的效果，还可增进彼此感情。送礼忌讳1、选

25、择的礼物，你自己要宠爱，你自己都不宠爱，别人怎么会宠爱呢2、为防止几年选同样的礼物给同一个人的犯难状况发生，最好每年送礼时做记录为好。3、千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品4、切勿干脆去问对方宠爱什么礼物，一方面可能他要求的会导致你超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的状况，就是：呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗5、切忌送一些将会刺激别人感受的东西。6、不要准备以你的礼物来变更别人的品尝和习惯7、必需考虑承受礼物人的职位、年龄、性别等。8、即使你比较富有，送礼物给一般挚友也不宜太过，而送一些有纪念的礼物较好。如你送给挚友儿子的礼物贵过他父母送他的礼物，这自然会引起他父母的不快，同时也会令两份礼物失去意义承受一份你知道你的挚友难以负担的精致礼品，内心会很过意不去，因此，送礼的人最好在自己实力负担范围内较为人乐于承受。9、谨记除去价钱牌及商店的袋装，无论礼物本身是如何不珍贵，最好用包装纸包装，有时微小的地方更能显出送礼人的心愿10、考虑承受者在日常生活中能否应用你送的礼物。