企业信息管理系统任务管理系统应用手册.doc

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1、企业信息管理系统-任务管理系统应用手册任务管理系统应用手册企业文化部2003年2月目 录I. 系统概要3. 系统功能3. 系统内容3. 系统的进入3II系统模块使用32. 1 录入操作3211 任务添加3212 编辑任务3213 作废任务3214 结束任务3215 划分阶段3216 任务转发3217 考评填写32. 2 查询操作3221 查询历史时间的日历3222 查询指定日期的任务3223 查询已作废任务3224 查询下属员工任务3225 查询员工工作考评3III 系统应用规则3IV 系统使用技巧3I. 系统概要. 系统功能 对个人工作进行合理的统筹、安排、总结，做到井然有序，继而提高工作效

2、率、优化工作质量。 使上级领导对下属员工的工作监督有力、落实彻底、评定有据。从中清晰地了解员工的思维习惯、工作方式、工作能力，由此对人、对事客观评定、防微杜渐。弥补了传统工作汇报方式的效率低、不合理，没有细节依据等不足之处。 加强公司部门之间、人员之间的沟通、合作，充分发挥团队力量。 储存有效的工作记录，逐渐积累成公司海量的经验、知识仓库，具备极大的参考和借鉴价值。 培养员工良好的工作习惯，提高职业素养。通过此系统可全权实现工作的在线传达、在线回复、工作安排、进展监督、任务备忘、业绩评定等，工作实施方向明确，业绩评定尺度清晰，有利于形成有效的激励制度及企业的长远发展。. 系统内容l 任务管理系

3、统主要包含以下几个模块： 任务创建、任务编辑、任务作废、任务到达提示 任务结束、结论填写、任务转发 任务阶段管理阶段划分困难求助 任务进度显示、任务延时识别 指定日期任务查询、下属员工任务查询具体描述请详见第二章。. 系统的进入登陆到公司内部主页（“”）后，点击“任务管理”即进入系统登陆界面，输入用户名、密码，如图.1：图.1点击“”后，进入系统主界面。点击“”，则回到公司主页。点击“”按钮，即进入如下界面：图.输入用户名、旧密码、新密码并确认后，点击“”，系统即提示“口令已经成功修改！”然后点击“返回任务管理”返回操作主界面。点击“”，即全部清空，重新输入。注：初次登陆系统时，用户名与密码为

4、信息技术部所设定，此后用户可自行更改密码，但不可改用户名。更改口令时，用户名和密码均区分大小写，注意使用小写。II系统模块使用2. 1 录入操作 以个人用户名进入任务管理系统的主页面，如图2.1：图2.1左侧上方的电子日历可便捷地查询任意指定日期，日历中红色的日期表示当天有任务发生。 左侧下方为用户提供重新登陆的界面，如图： 与最初从公司主页登陆系统的作用一样。若操作过程中超时，系统提示“请重新登陆”时，可通过此处重新进入任务管理系统的主页面。任务列表中包含“编号、任务名称、发起人、责任人、开始时间、结束时间、进展、阶段、实际结束时间”等字段，其内容所列的是当月的所有任务，其上方即为对任务进行

5、的各种操作。注：任务列表中显示的是：） 责任人或发起人是登陆用户的任务） 至今仍没完成的任务） 结束时间或完成时间是本月的任务。任务列表中的编号规则为：000 003 日期 流水号211 任务添加主要功能：创建新的任务。具体描述：如图2.2所示图2.2进入任务列表的页面后，点击页面上方“”按钮，即打开如上界面。（1）“开始日期”：在空白处单击一下鼠标左键，即弹出一个日历，直接在日历上选择相应日期（同样单击一下鼠标左键）即可。（2）“结束日期”：输入方法与“开始日期”相同，如空着不填则系统默认为与开始日期相同。（3）“发起人”：意为下达任务的人，系统自动默认为登陆用户。（4）“优先级别”：分为1

6、、2、3三个等级。优先级别为1的任务表示最重要或最紧急，在任务列表中排在首位；2级任务重要性其次；3级任务最次，在任务列表中的排列顺序则依次顺延。（5） “负责人部门”：必须选择任务负责人所在的部门，否则提交时，会提示（6）“责任人”：意为完成任务的人，在选择完“负责人部门”之后，此栏即自动显示出此部门中的所有人员，从中选择即可。（7）“任务标题”：是对此项任务总的概括描述。（8）“详细内容”：是对此项任务具体内容的详细描述。（9）“邮件通知”：选择此项，即下达任务的同时系统会对任务责任人发邮件进行通知。（详见附：“任务到达提示”详细说明）（10）“附件”：随同任务，可附加本机上的文档或图片，

7、用于给任务责任人察看，其作用类似于邮件中的附件。以上内容均填写完毕后，点击“”按钮，即创建任务成功，并自动返回到任务列表页面。注：添加任务时，发起人就是用户自己。 添加任务时，责任人和责任人所在部门必须一致。 对于任务的负责人，系统无任何限制，即用户可以下达任务给自己或下属员工、平级、直接上级或其他部门领导等。 除结束日期可以不填外，其他“”项都必须要填，否则无法提交。 使用“邮件通知”的前提是，责任人必须有公司设定的邮件帐号。 “附件”所带的文档可以是任何格式（包括文字、图片等等），但文件名必须使用英文名称。附：“任务到达提示”详细说明主要功能：可以及时地知道新任务的到达，当他人下达一项新任

8、务时，任务责任人的邮箱中就会有新邮件进行通知。具体操作：在任务管理系统中“邮件通知”后的小方框内“”点击一下鼠标，即“”。提交后，任务责任人的邮箱中立即就会有一封提示有新任务到达的新邮件，如图：邮件的主题为：“您有一项新任务：”。点击此邮件，即可看到其内容如上所示，点击“详情请看”，可直接打开“任务详情”的页面，点击“”，则直接打开公司的主页面。注：每日开机后，需打开Outlook Express，并将其最小化，只有这样才能随时接收新邮件。有新邮件到达时，屏幕右下角会有小信封的标志。212 编辑任务主要功能：对已添加的任务进行修改、补充。具体描述：如图2.1.3所示图2.1.3首先在任务列表中

9、选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩 ，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。然后可对所有内容（包括结束日期、责任人、任务内容等）进行修改、补充，最后点击“编辑”即可。若选择发起人非自己的任务，然后“编辑任务”，系统则会提示注：用户在任务列表中只能选择一项且发起人必须是用户自己的任务进行编辑。213 作废任务主要功能：从任务列表中删除无用的任务。具体描述：如图2.1.4所示图2.1.4首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩 ，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。认真填写“作废原因”后，点击“作废”即可。注：任务作废和编辑任务的权限一样，只能对发起人是自己

10、的任务进行作废。 任务作废时必须填写“作废原因”才能提交。 作废的任务并非真正删除，而是存放于已作废任务列表中。214 结束任务主要功能：结束已完成的任务。具体描述：如图2.1.5所示图2.1.5首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩 ，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。在“填写结论”一栏中填写此项任务的工作结果，然后点击“完成”按钮即可，系统自动回到任务列表主页面。未结束的任务显示为蓝色，排在任务列表的前面。已结束且正常结束的任务（即在要求的完成时间内结束的任务），在任务列表中显示为灰色，并自动排在任务列表的后面，如图： 若实际结束时间超出了完成时间，则系统认为

11、延时，结束时必须输入“延时原因”，提交后，在任务列表中此项任务的实际结束时间显示为红色，如图：若已到完成时间，任务仍未完成（即仍未点击“结束任务”），则此项任务在任务列表中显示为：注：任务结束只能“发起人”才有权限完成。任务的责任人在完成任务后，需以电话或面谈形式告知发起人，然后由发起人审核其任务完成情况并决定是否结束此项任务。 结束任务时必须填写“结论”，如果任务已经延时，必须填写“延时原因”， 否则无法提交。 如这项任务在阶段划分中创建的新任务还没完成，则这项任务将不能结束。215 划分阶段主要功能：对于规模较大或耗时较长的工作通过若干个小阶段来逐步实现。有助于责任人自己工作开展的思路清晰

12、，也有利于上级主管审查工作。具体描述：如图2.1.7所示图2.1.7首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩 ，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如图2.1.7。选择几个阶段，点击“”，即打开如图2.1.8：点击“”，即回到上级页面。图2.1.8输入每个阶段的小标题后，点击“”，即打开如下界面：图2.1.9“编辑任务阶段”：对已录入的各个阶段标题进行修改、补充。图2.1.8“添加任务阶段”：在任务阶段列表中创建新的任务，添加更多的阶段图2.1.8“删除”：从任务阶段列表中，把此阶段彻底删除。“完成”：结束已完成的某个阶段工作。还可以也可以直接完成。自动显示当天日期，即完成工作

13、的日期。图2.1.9回到主任务列表中可看到“阶段”中变为“3”，“进展”变为“33%”，点击阶段数，将进入图2.1.9界面。注：任务阶段只能由“责任人”来划分。编辑任务阶段和添加任务阶段时任务标题都不能为空，否则无法提交。 划分阶段之后进入填写任务标题页面，标题必须填写然后才能提交。216 任务转发主要功能：下达给与此项工作相关（本部门或其他部门）的负责人。具体描述：如图2.1.10所示图2.1.10首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩 ，然后点击页面上方的“”按钮，即打开如上界面。输入“责任人”，并选择责任人所在部门，然后填写 “任务转发备注”，及“结论”，最后点击“立

14、即转发”即可。 提交后，主任务列表中的原有任务的实际结束时间变为“转发”，同时另外生成已经更改了责任人的转发任务，开始时间取转发任务的提交时间，任务详情中必须包含“任务转发备注”，并且增加 “转发人”一项，其他数据继承原有任务；任务浏览权限不变，即仍然为列出“责任人”或“发起人”之一是登录用户的任务。217 考评填写主要功能：填写本月下属员工的工作考评情况，记录清晰，辅助管理。具体描述：如图2.1.11所示图2.1.112. 2 查询操作221 查询历史时间的日历主要功能：便捷查询任意指定时间的日历，查找工作记录，辅助工作安排。具体描述：如图2.2.1所示图2.2.1在任务管理系统的主页面左侧

15、的日历上，通过下拉箭头选择要查询的时间，然后点击“”，日历即变为指定年月的日历，凡是红色的日期表示当天有任务记录。 222 查询指定日期的任务主要功能：根据需要，查询历史时间中的某个月或具体某一天的任务。具体描述：1、查询所有时间的任务在任务列表的页面下方，如图： 选择所有时间，然后点击“查询”按钮，任务列表即列出自应用系统以来所有时间的任务。还可通过关键字进行快速筛选查询，如图：。2、查询本年度某月的任务在任务列表的页面右上角，如图： 通过下拉箭头选择要查询的月份，单击一下鼠标，任务列表的内容自动变为指定月份的任务显示。3、查询具体某一天的任务在任务列表页面的左侧日历上，点击日期显示为红色的

16、某一天，任务列表即显示当天所有完成及未完成的任务及进展情况。如图2.2.2：图2.2.2在此页面上仍可对过去的任务记录进行编辑及作废，见右上角提示。223 查询已作废任务主要功能：查询从任务列表中删除的任务。具体描述：如图2.2.3所示。图2.2.3在任务列表的页面下方，点击“” 按钮，即弹出如上界面。点击“任务名称”可查看任务详情，点击“前一页”、“后一页”等可翻页查看。224 查询下属员工任务主要功能：查询直属下级及下属部门的所有员工的任务。具体描述： 1、查询直属下级的任务在任务列表的页面下方，如图： 选择某位直属下级员工，然后点击“查询”，任务列表的内容即显示指定下属员工的任务。若需查

17、询过去某个月的任务，则先选择右上角的月份，再选择左下角的员工，点击“查询”即可。2、查询下属部门的任务在任务列表的页面右上方，如图： 点击某下属部门，任务列表的内容自动变为指定下属部门所有员工的任务显示。若需查询下属部门具体某个员工的任务，则执行上述“1、”的操作步骤即可。225 查询员工工作考评主要功能：查询任意时间下属所有员工的考评记录。具体描述：如图2.2.4所示。图2.2.4在任务列表的页面上方，点击“员工工作考评”，即弹出如上界面。进入时系统默认的时间为当前月份，如需查询历史时间的考评记录，则通过下拉箭头选择相应时间，然后点击“刷新”按钮，即列出指定日期的员工考评情况。III 系统应

18、用规则、 任务管理系统适用于中高层办公人员、管理人员。、 对于系统中填写的任务内容、结论及延时原因等应认真、严肃地对待。、 应把握好添加任务的度。事无巨细一般计划性、规划性的工作，可作为日常工作的记录积累，备忘。概括起来如下4方面： （） 计划性工作。（） 协作性工作，即不同部门、不同人员之间的任务协作。（） 突发性工作，即当时来不及在系统中记录的工作。（） 额外性工作，即不属于本人责任范围之内的，但对公司有益的工作。注：某些岗位的例行性工作在岗位责任制中反映，不记录在系统中。除非其结果异常，导致产生上述四种任务，则需将其衍生任务录入系统。、 任务内容的填写力求简洁、清晰，但不省略敷衍，以避免

19、误解的产生。禁止把任务标题拷贝到详细内容中，后者必须为前者的解释、补充和延伸。、 任务延时的处理方法1）任务发起要谨慎。任务内容及完成时间要合理，对责任人现有工作量应有一定了解，如有必要可同责任人商定任务期限，避免工作量不平衡或时间段不合理，从而造成任务大量无谓延时。2）在任务发生延时的情况下，如果责任人有合理理由，发起人应予以放宽时间；否则发起人不予放宽时间，系统记录延时时间。、 任务管理系统可作为部门例会的依据，及部门月绩效考核的参照和凭据，参考每个员工任务的完成数量、难度、质量及实效性等。、 合用计算机的部门，做好使用时间分配。、 每日应保证至少半小时应用任务管理系统进行工作分配、业务处

20、理。坚持应用，不怕繁琐，使之成为日常工作的一部分。形成应用习惯之后即可达到事倍功半的效果 。IV 系统使用技巧1、 录入操作超时，提交失败。部分人员由于电脑操作不熟，录入文字速度较慢，且同时构思任务内容，结果造成操作超时，提交失败。提供三种解决办法如下：1）提前在其他文档（Word、记事本等）敲入任务详细内容，并复制，然后进入系统，直接粘贴，立即提交。2）若对录入速度无把握，应尽量避免当时构思内容，可以录入一部分内容，先提交，然后再通过编辑功能，不断补充完整。3）若临时有事，应尽量录入完毕，提交成功后再去处理其他事宜（如接听电话、接待来访、外出等等）2、 完全相同内容的任务同时下达给若干人：添加第一个任务后，点击IE浏览器提供的“后退”按钮，即退回到未提交的页面状态，这时把“责任人”改为其他人，再次提交即又添加了一个新任务，内容相同，责任人不同，依次类推。3、 及时通知责任人通过“提前通过E-mail通知我”4、 作为个人工作备忘录5、 充分利用互发任务避免当时找不到责任人，避免自己容易遗忘，同时也提醒对方，不用时刻催促，杜绝工作拖拖拉拉最终不了了之的情况。6、 工作的积累保存具体的开始时间、完成时间，具体工作内容细节，绝不会丢失，且查询起来较书面文字而言非常方便。可代替总结，日常记录即反映工作内容，上级领导查看方便。