会议论坛筹备流程及清单.docx

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1、论坛筹备一、 拟定论坛筹备方案1、 确定论坛内容2、 论坛时间、地点、形式、规模3、 拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位4、 制定论坛流程二、 制定工作分工（一） 会务组1、 论坛报批手续2、 确定论坛时间、地点、3、 会场形式布置4、 拟定论坛方案及流程5、 物料、资料、礼品的准备与发放6、 制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等）7、 协调督导各组工作进度（二） 接待组1、 主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函）2、 现场参会人员组织（根据论坛规模组织）3、 参会嘉宾及单位人员酒店预订4、 参会嘉宾及单位人员用餐安排5、 参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买）6

2、、 论坛期间的交通安排（会场用餐酒店）7、 回访工作（三） 新闻组1、 对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）2、 会场背板（LED或喷绘）及内容准备3、 摄影、摄像安排4、 记者媒体的邀请及安排5、 拟定答记者问流程及内容6、 与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）7、 利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）8、 资料存档（四） 后勤组1、 制定应急预案（人员及消防安全）2、 现场设立医务组3、 现场参会人员安检及证件检查工作4、 制定现场安保方案及执行5、 制定场外车场交通秩序方案及执行6、 制定进场、退场秩序方案及执行7、 会场内安保、保洁及搬运工作（五） 财务组1、 会前物料的采购工作2、 统筹大会收支工作3、 票据报销工作4、 劳务费发放工作5、 收支登记总结三、 物品筹备清单序号名称规格及数量单价（元）合计（元）备注01会场搭建布置02LED背景板喷绘背景板03音响04灯光05电脑、投影设备06会议服务人员07茶水08矿泉水09小毛巾10桌牌11会场绿植布置12桌花或讲台花13茶歇点心、水果14电子签到喷绘背板15签到桌/笔/本16签到处接待礼仪17资料、礼品准备18车辆租赁19指示标识制作20证件制作21安检设备总计