公文管理条例(精简版).docx

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1、时尚集团公文管理条例第一章 总则第一条 为适应时尚集团内、外部管理需要，推进集团公文处理工作科学化、制度化、规范化，特制定本条例。第二条 本条例适用于集团各部门的公文处理工作。第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第二章 公文种类第五条 公文种类主要有：（一） 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二） 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员。（三） 公告。适用于向集团内外宣布重要事项或者法定事项。（四） 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（

2、五） 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（六） 通知。适用于发布、传达要求各部门执行的事项，批转、转发公文。（七） 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（八） 请示。适用于向上级主管部门请示事项。（十一）函。适用于不相隶属的机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章公文格式第六条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺

3、序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（八

4、）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的

5、其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。第九条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第五章公文拟制第十八条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十九条公文起草应当做到：（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。（四）文种正确，格式规范。公文行文规范标准1、 公文要素及其标识按组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（

6、宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。（1） 眉首眉首部分包含以下要素，其名称和标识规则分别为：l 公文份数序号份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标示，用阿拉伯数码顶格标示在版心左上角第一行。l 秘密等级和保密期限如需标示秘密等级，用3号黑体字，顶格标示在版心右上角第一行，两字之间空一字1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。l 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度

7、顶格标识在版心右上角第二行。l 发文部门标识由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成video文部门标识上边缘至版心上边缘35mm。发文部门标识推荐用小标宋体字，用红色标识。字号由发文部门以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm x 15mm。联合发文时主办部门名称在前，“文件”二字置于发文部门名称右侧，上下居中排布；即使联合行文部门过多，也必须保证公文首页显示正文。l 发文字号发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。发文部门标识下空2行，用3号仿宋字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。发文字号

8、之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。对于信函来说，其发文字号居于右上角，且其右端与文武线右端对齐。l 签发人上报的公文需标示签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办部门签发人姓名置于第一行，其它签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使用红色反线与之的距离为4mm。（2）主体l 公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对

9、称，间距恰当。l 主送部门标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。l 公文正文主送部门名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。l 附件如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。l 成文时间用阿拉柏数字将年月日标全，成文时

10、间右空4字。l 公文生效标识公文生效标识是指发文部门印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合行文发文印章。 单一部门制发公文的情况：单一发文在落款处不署部门名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，印章应端正居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上（下套方式）；“下套”的盖印方法，可以显示印章的庄重性，可以增加成文时间的清晰度，防止因图案或文字压在成文时间上使其难以辨认。 两个或两个以上部门联合行文的情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章

11、间互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多只能排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余1个或2个印章，应居中排布；印章之间不得相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标注成文时间。l 特殊情况：当公文正文后的空白处不能容下印章的位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，必须使印章与公文在正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。l 附注公文如有附注，用三号仿宋字体，居左空2字加圆括号标志在成文时间下一行。（3）版记版记部分包括以下各要素，其名称和标识规则分别

12、为：l 抄送如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期间上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。l 印发部门和印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋字体。印发部门左空1字；印发时间右空1字，以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。l 版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。l 版记的位置版记应置于公文

13、最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。（4）其他要素及其他注意事项l 份数若需标明份数，则置于版记中的反线右下方l 页码用4号半角阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。l 公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。2、

14、公文用纸要求（1）公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2 的胶纸印刷纸或复写纸。（2）公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸张采用A4纸，其成品幅面尺寸为：210mm x 297mm。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm x 225mm（不含页码）3、公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4、制版规格与印制装订要求（1）排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划

15、，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。5、装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。文件管理办法第一章 总则第一条 为加强时尚集团文件管理，提高办文速度和发文质量，减少发文数量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，制订本办法。第二条 文件管理内容主要包括：上级来文、函、电，同级来文、函、电，公司上报下发的各种文件、资料

16、，各职能部门报请公司领导审批的公文等。按照公司职能分工原则，公司各类文件由集团董事会办公室（以下简称“董办”）归口管理，内容涵盖收文、登记、编号、分发、传递、催办以及用印、领导批示反馈及摘录、立卷、归档、清退以及销毁等工作。第三条 集团各职能部门呈送集团领导批阅的文件，由董办统一呈送。各事业部呈送集团领导的请示件须经集团相关职能部门提出意见后再呈集团领导批阅。特急、特需件可由主办单位直接呈送有关集团领导批阅。集团领导批阅后，主办单位应按董办要求补录文件流转程序。为保证批阅质量，各职能部门呈送集团领导签发（批）的文件应保证集团领导至少三个工作日的审阅时间。第四条 集团转发、下发的各类文件资料（含

17、会议和培训资料）应尽可能通过集团ERP系统发布，减少发文数量和纸张消耗。第五条 集团各职能部门应当加强工作统筹性、计划性和工作协同，对同一时间段、同一类别的检查或各事业部提供数据等事项，应当合并发文。第二章 收文的管理第六条 文件的编号保管一、 董办对上级来文拆封后应及时附上“文件处理专用章”，并分类登记编号、保管。须由集团承办或归档的集团领导亲启文件，集团领导启封后，也应交董办办理登记编号、保管。二、 集团人员外出开会带回的文件及资料应及时送交董办指定人员进行登记编号、保管，不得个人保存。第七条 文件的阅批与分转一、为加速文件运转，行政秘书应在当天将文件送到集团领导和承办单位，如关系到两个以

18、上单位，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第八条 文件传阅范围和方式一、上级主管机关文件，集团领导可视需要，将文件批转给有关职能部门、事业部传阅、办理。二、董事会文件，按董事排序传阅。三、如遇公司领导出差、休假或不在京时，行政秘书可将文件先行呈送下一位公司领导阅批，待其回京后再送阅。第九条 文件的传阅催办一、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。二、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交董办，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办

19、意见”，总经办应责成有关单位和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。三、公司领导阅完文件后，应送交董办行政秘书，切忌横传；各部门领导阅完文件后，应送交董办文书员，切忌横传。四、董办承担文件流转工作的行政秘书和文书员对文件传阅负有催办、检查、督促的责任。承办单位接到文件、函电应立即指定专人办理；不得将文件存压，如需备查，应按照公司有关保密规定，并征得董办同意后，予以复印或摘抄；原件应不晚于第二天退还董办归档或周转。办理结果应完成后即时交董办随同原件存档。第三章 发文管理第十条 发文的范围和目的一、凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

20、二、集团上行文、外发文主要用于：1、对上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定；2、同外单位联系有关公司投资活动、融资事项、工作交流、出国访问、人员培训等事宜；3、各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各自发文代号对外发函（应各自编号备查），不用集团名义发文。三、 集团下发文件主要用于：1、 公布集团规章制度；2、 公布集团机构变动或人事任免事项；3、 公布集团性战略规划、综合或专项会议文件、经营管理方面的决定、员工福利安排等事项；4、 发布有关奖惩决定和通报；5、 其他有关集团的重大事项。第十一条 发文的流程一、集团上报正式文件的权力集中于集团，各部门一律不得自行向上报送正式文件。由集团董

21、办、行政部统一对接国家旅游局、新闻出版广电总局等上级主管机关。二、发文一律填写集团发文稿纸，实行先核稿后签发制度。各部门拟好文件并经本部门第一负责人签字后，交董办审核并报公司相关领导核批。发文单位核稿主要负责检查文稿的数据、事实和政策措施的准确性、可行性；董办审稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。发文若涉及集团内部相关部门工作职责，应先行会签。文件主办部门与会签部门意见一致后方可呈送集团分管领导；如会签部门与文件主办部门意见不一致，由主办单位进行协调，取得一致后，方可呈报集团分管领导。会签应注明时间且任何情况下均不能仅签字。

22、未经总经理审核的发文，不得送集团领导签发。四、 经集团审核同意的发文，应使用集团统一设置的各单位发文代字。五、 对集团影响较大且涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由公司分管领导出具意见后，由主要领导批准签发。其余文件均由公司分管领导批准签发。六、 文件一经领导签发，即具有法律效力，文件印制时必须以公司领导签发的定稿为依据，不得随意改动。七、 发文应使用集团公文模版、内容力求言简意赅。关于文件字数要求应参照时尚集团会议管理办法的规定执行。八、 公司同意的对外发文1、通过集团办公自动化系统（OA）或由各单位文书员发送九、密级文件的发文密级文件不通过公司办公自动化系统（OA）系统流转。关于文件密

23、级的认定及办理程序按商业秘密保护实施办法执行。第十二条 在集团日常经营管理中，有关传达上级文件精神、进行工作安排部署等事项，应按各单位职能办理，经集团分管领导批准后，由各单位书面或口头通知执行，一般不用集团文件的形式发布。第十三条 凡各单位召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以采用会议纪要形式下发。第四章 文件的立卷与归档第十五条 文件的归档范围一、 凡下列文件统一由董办归档：1、 上级机关来文，包括上级对集团报告、申请的批复；2、 集团发出的报告、决定、决议、意见、通知、通报、批复、会议纪要、工作总结、领导发言和预算、统计、季度、年度报表等；3、 各部门部务会议记录及各种专业例会记录；

24、4、 集团组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；5、 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及集团会上汇报发言材料等；6、 上级机关领导同志来集团检查视察工作的报告、指示记录以及集团向上级进行汇报的提纲和材料；7、 集团大事记8、 集团向上级请示批复的文件及上报的有关材料。二、 人事档案由人力资源部负责归档。三、 财务档案由财务部负责归档。四、 各职能部门日常工作中形成的活动资料，由各职能部门负责立卷归档。第十六条 立卷要求一、 文件立卷应按照内容、名称、部门、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。二、 立卷时，要求把文件的批复、正本、集团领导历次批示修改的底稿

25、、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。三、 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。四、 上年度形成的文件材料，要求在下年度2月份以前整理完，3月份正式向档案室移交，清单一式三分，其中提交单位留存一份备查。第十七条 文件的销毁一、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，集团董办应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。排序、规范简称及发文代字序号职能部门名称规范简称发文代字1董事会办公室董办董办（B）2总裁办公室总办总办（P）3集团财务中心财务中心财务（F）4人力资源部人力资源部人力（HR）5法务部法务部法务（L）6战略及运营部战

26、略部战略（S）7营销事业部营销部营销8新媒体事业部新媒体新媒体（D）9行政部行政部行政（A）五、公文的管理1、公文管理人员职责集团董事会办公室公文管理人员的主要职责是在董办主任的领导下，承担集团日常公文处理即收文办理、发文办理、公文管理等工作，为集团的整个工作和领导决策服务。（1） 收文办理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办等；（2） 发文办理，如文件的撰写、核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、封发等；（3） 公文管理，如理时归卷、年终立卷、查阅、归档等。公文管理人员在公文处理工作中需遵循如下要求：1) 及时、迅速、不拖拉、不积压；2) 准确、周密、办文要保证质量；3)

27、集中、统一、办文力求规范；4) 安全、保密，确保不丢不失。2、公文的存档（1）机要交换文件：需粘贴公文流转单的机要交换文件由董办公文管理人员编号并登记，流转完成后由公文管理人员暂时保管并定期将暂管的机要交换文件移交集团档案室归档。不粘贴公文流转单的机要交换文件无需编号，流转完成后由公文管理人员暂时保管并定期将暂管的机要交换文件移交集团档案室立卷归档。（2）集团内部线下流转公文：经集团领导批示的公文原件，由集团行政秘书转董办负责督办的综合管理岗扫描上传办公平台，然后交由起草部门牵头批文事项涉及的单位办理完成，并由起草人将其与集团领导前期各修改稿（如有）一并收存，年底交本单位当案管理人员归档立案后

28、移交集团档案室。公文的借阅、复制、清退及销毁（1） 公文的借阅a) 借阅范围借阅范围与阅读范围一致，即文件批分处理范围。阅读范围以外的有关部门或人员需借阅，应经总经理办公室主任批准。b) 借阅手续借阅文件时，要填写文件借阅登记表，并经董办主任签字。序号借阅日期收文号文件字号文件标题借阅单位借阅人退还日期备注董办意见（2） 公文的复制a) 公文的翻印复制范围不可翻印复制范围可翻印复制范围1、 绝密文件2、 注明不可翻印复制的文件1、 经批准可翻印复制的文件2、 下级企业上报的文件3、 下级企业经上级企业委托翻印的文件备注：1、 经批准或委托翻印复制的文件与原件具有同等效力，应按照原件的管理要求进

29、行管理；2、 复印件作为正式文件使用时，应加盖董办证明章3、 涉密文件翻印时要根据集团保密编号登记，并加盖保密章。b) 涉密文件翻印要进行审批登记，其表格如下：序号文件字号文件标题涉密级别份数批准人文件编号领取日期领取人承办人退还日期销毁记录（3）文件的清退文件办理完毕后，将承办部门和承办人员暂存的文件收回到公司档案管理人员手中，就是文件的清退。a) 文件清退范围l 属于国家秘密的文件；l 发现有重大错误、必须防止扩散的文件l 征求意见用的各种稿本，如讨论稿、征求意见稿、草稿等；l 送公司领导或有关人员传阅的文件；l 未经领导本人审阅的讲话稿、发言稿；l 重要会议记录，如合伙人办公会等。l 转

30、交有关部门办理但必须由董办立卷存档的文件；l 需要由档案管理人员集中销毁的文件b) 文件清退流程批分文件、流转文件 加强催退 清点核对 交换签字（4）文件的销毁文件的销毁是在文件的清退基础上，对文件的保存价值进行鉴定，有选择地销毁无保存价值的文件，提高文件的管理效率，同时有效防止秘密文件的丢失和泄露。a) 文件销毁的范围l 归档文件的重份文件；l 无保存价值的文件；l 上级授权或制定销毁的文件。b) 文件销毁流程广泛收集（发放通知，告知销毁文件的范围、截止收集期限和交送地点） 鉴定造册 领导签批 专人监销销毁文件要提前进行登记，其清单格式如下：序号发文部门文件标题发文字号销毁份数销毁原因备注审批人销毁人销毁日期