FIN018--资金管理制度--备用金管理程序.docx

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1、Royale Tower HotelPolicy No. 序号；FIN-P&P-018Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared Bv 制定人：FC：Approved By 批准人：GM：EXD：备用金管理制度Distribute to 分发:酒店各部门(All Dept.)Objective 目标:根据重要性原那么，为了对酒店频繁发生的日常性的小额开支予以简化，规范前厅收银 备用金管理，确保前厅收银备用金账实相符；对零星现金支出建立备用金制度，由财务部 加以严格控制,维护酒店资产的平安与完整。Policv 政策/

2、P/ocedere 程序:第一章部门备用金备用金是酒店暂给企业内部各部门备作零星采购、零星开支、找零等（因工作原因使 用）的款项。一、部门备用金政策1 .备用金均为酒店资产。2 .备用金借款必须按规定用途使用，不得挪作他用。如发生公款丧失，由借款人承当 责任。3 .备用金应严格按照金皇酒店财务制度规定执行。4 .必须妥善保管备用金，不得与私人款项相混淆，不得私用或借给他人使用。5 .拨付给各部门的备用金应控制在最低限度。6 .财务部指定人员应不定期抽查各部门的备用金，如发现长短款，应立即按规定处 理。二、备用金业务程序一、备用金申请1 .备用金申请部门填写“备用金申请表”，经部门经理签字后，报

3、财务总监、总经理 批准。2 .备用金申请人应如实、规范地填写“备用金申请表”。3 .财务部按批准的金额支付给所需部门。二、备用金报销各部门在实际支用后，根据财务部指定的报销时间，凭零用现金支出传票，经财务部 核实后，按定额补足报账部门的备用金。三、备用金盘点每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清月结。四、备用金抽查财务部指定人员应每月不定期抽查各部门的备用金。五、备用金报告出纳每月要及时更新备用金档案，每月核对签收一次，并做出备用金清点报表交财务 总监审核。六、备用金退还部门不需要此备用金时，需将预先核定发放的备用金如数退还。第二章营运备用金一、营运备用金政策1、前厅备用金是指将酒店现

4、金交给前厅收银员，用于为住店客人提供外币兑换、结账 付款及小量金额找零。1 .要确保备用金存放在上锁并始终平安的地方。2 .对于备用金的日常管理要确立一定的准那么。3 .收银备用金不能用来偿付零用费用支出，只能严格用于前厅收银的经营活动。4 .所有长期增加备用金必须经过财务总监批准，接收人也须签订新的备用金担保书。5 .临时性地增加备用金（比方周末备用金），须填写一张临时增加备用金申请表， 交出纳保管。当这些临时增加的备用金被还同时，须记入相关科目，同时申请表作废。6 .收银员当班时，只能携带少量个人现金，而且对这些现金应与备用金分开保管。7 .前厅备用金是酒店的财产，任何人不得将备用金挪为他

5、用，如有违反者，一律予以 严厉处分。二、营运备用金程序1 .每天由前厅值班经理分配备用金至收银领班，再由收银领班将所得备用金分配至其 他当班收银员。2 .所有收银员都会收到一定金额的营运备用金，并且收银员必须在保证书上签字确认 已收到的备用金。给予收银员的备用金应该记录完整、数字准确，以确保每一个收银员 （作为备用金的管理人）自己保管的金额与记录一致。3 .投款金额为当班次的现金收入减去当班次的现金支出。每班次结束后，须将备用金 投入投款箱或保存在前台的保险箱中。每个班次结束时，接班员工须与上一班次的员工交 接备用金。在这种情况下，前台备用金的初始金额由前厅部经理签字确认，其他相关收银 员必须

6、确保在开班前各自的备用金被正确交接，并在整个班次中对该笔备用金负责。4 .当收入大于支出时，须在下班前将当班的收入投至保险箱中，做好投款记录；当支 出大于收入时，那么使用保险箱备用金作为流动资金，并填写保险箱备用金借据表，请当班 值班经理签字确认。5 .要求每班次的收入准确无误,款项明细单按规定填写，封口后必须立即投至保险箱 中，以保证酒店资金收入平安，并做好投款记录。6 .每个班次交接班时进行备用金的交接与清点，收银员要对自己所保管的备用金负 责，确保备用金额度固定不变，交接后填写交班记录并签字确认。7 .前厅保险箱开启时必须有第三方在场，并由财务部当场拆封缴款袋，清点款项。8 .如果收银员

7、没有足够的备用金用于业务周转，收银员须立即与出纳联系处理。由于 这有可能给客人带来不方便，应向客人解释原因（如这笔交易较平时遇到的交易量大很 多）。如果出纳不在酒店（己下班或是周末），这时可以使用值班经理的备用金。9 .如遇紧急情况需要使用前厅备用金，必须通知财务总监、酒店总经理，同时填写借 支单，由当值经理和所借部门负责人签字确认；在借支后24小时内归还至前台。10 如发现现金短缺，负责此事的收银员应填写现金短缺通知书，简要说明短缺的原因 并由他的直接领导和部门领导作证。11 .酒店财务部将不定期对前台备用金进行盘点，如发现备用金出现长款或短款情况, 那么追究相关人员的责任。收入稽核员将在每

8、月做不定时的突击抽查，以确保备用金金额准 确。第三章备用金的补充程序目的加强货币资金管理，确保正确执行收银员补充备用金的程序，维护酒店资产的平安与兀颦o政策与程序1 .收银员在欠费收据的收银员联和存根联上均写上日期和金额。2 .收银员仅在欠费收银员联上签名，此欠费金额与收银员手中的现金加总等同于收银 员备用金金额。3 .收银员在班次结束时必须将存根联与其他货币一起投入酒店投款箱里。欠费的金额 应填写在“收银员缴款袋”上。4 .出纳将在第二天根据欠费收据补钱给相关收银员。5 .收银员收到钱后在欠费存根联上签名以确认收到此金额。收银员签字后，欠费收银 员联应立即销毁。6 .出纳在欠费存根联上签字并

9、附在出纳报告后存档。第四章 备用金检查管理政策与程序1.除年终结算时的备用金清点以外，应做到以下几点。(1)财务总监应至少每年进行一次备用金突击清点。(2)财务总监指派的人将每月突击盘点出纳备用金；需特别注意的是所有小额现金报 销单需是当期的、己批准过的而且附件齐全。(3)所有其他的备用金将被每月不定期突击盘点；使用备用金明细表盘点备用金以确 保能盘点到所有备用金；收银员在盘点过程中须一直在场并在盘点结束后在现金盘点表上 签字确认盘点金额；盘点表将存档备查。(4)如果在收银员当班期间突击盘点前厅和餐饮部的备用金，必须打印出当时的收银 员现金报表。任何长款和短款必须记录在现金盘点表上。长款须立即收缴财务存放，短款 需由收银员补上。(5)所有现金必须列明于现金盘点汇总表上，本位币和外币应分别显示。外币应按抽 查当日前台汇率换算本钱位币。(6)所有非现金工程必须标明日期。(7)相关的原始单据必须附于现金盘点汇总表上。2 .现金检查、长短款报告(1)财务总监必须签署所有的现金盘点表，以表示已复核过现金盘点表。(2)每个会计期末必须对所有现金长短款进行汇总，由财务总监审核后，报送总经理 签署。(3)长款必须计入其他收入，短款必须从相关人员处收回；不可以收回的，计入费 用。3 .现金汇总表的保存现金盘点汇总表原件必须由财务部存档至少一年，以备内部审计部门复核。