大学公文版头发文字号实施办法.docx

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1、大学公文版头发文字号实施方法为加强我校公文的规范化管理，正确使用和处理各类公 文，现对公文版头和发文字号作如下规定：一、各类公文版头及适用范围（一）文件格式版头学校文件包括大学委员会文件、大学文件、大 学委员会办公室文件、大学办公室文件、大学纪律 检查委员会文件、中国教育工会大学委员会文件和共 青团大学委员会文件。1 .大学委员会文件和大学文件主要用于向上级 机关报告、请示工作，对内发布规章制度、决定重大事项、 通报事项，部署重要工作、人事任免、奖惩事项等。2 .大学委员会办公室文件、大学办公室文件主 要用于党委办公室、学校办公室根据授权，传达党委和行政 的决议或决定，答复下级机关的请示，转发

2、上级机关的文件, 批转下级机关的请示、报告，发布有关事项，安排工作。大学委员会文件和大学委员会办公室文件由党 委办公室负责统一编号；大学文件和大学办公室文件 由学校办公室负责统一编号。学校党政、党校办联合行文分 别使用大学委员会文件、大学委员会办公室文件。3 .大学纪律检查委员会文件以大学纪律检查委员会 名义制发，由纪委自行管理，负责统一编号。4 .中国教育工会大学委员会文件以中国教育工会大 学委员会名义制发，由工会自行管理，负责统一编号。5 .共青团大学委员会文件以共青团大学委员会名义 制发，由团委自行管理，负责统一编号。（二）函件格式版头1 . “大学委员会”和“大学”版头，主要用于大学委

3、员 会和大学根据需要以函的形式制发公文，主要为向下级机关 单位作出批复，向上级机关和不相隶属机关单位商洽工作、 询问和答复问题。2 .“大学委员会办公室”和“大学办公室”版头，主要 用于党委办公室、学校办公室根据需要以函的形式制发公 文，主要为向下级机关单位安排和答复工作，向外单位商洽 工作、询问和答复问题。3 .“大学纪律检查委员会”版头，主要用于大学纪律检 查委员会以函的形式进行商洽、询问和答复问题等。4 .“中国教育工会大学委员会”版头，主要用于中国教 育工会大学委员会以函的形式进行商洽、询问和答复问题 等。5 .“共青团大学委员会”版头，主要用于共青团大学委 员会以函的形式进行商洽、询

4、问和答复问题等。6 .“大学委员会XX （部门全称）”和“大学XX （单 位全称）”用于学校机关各部、处、室向上级机关报告、请 示工作，在职权范围内发布通知，相互之间联系工作。7 .“大学XX学院（中心、所）”、“大学XX （附属 单位全称）”用于学院（中心、所）、附属单位制发函、内 部通知等公文。（三）纪要格式版头1 .”大学委员会会议纪要”版头，主要用于记载和传达 相应党委会议情况和议定事项。2 . “大学学校办公会议纪要”版头和“大学专题会议 纪要”版头，主要用于记载和传达相应行政会议情况和议定 事项。二、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关 代字一般由两个层次组成，

5、第一个层次是发文机关代字，第 二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。（一）以学校党委名义发文使用“XX党字”，函件使用 “XX党函”；以行政名义发文使用“XX”，函件使用“XX 函”。（二）根据学校授权，以党委办公室和学校办公室名义 发文使用“XX党办”和“XX办”，函件使用“XX党办函” 和“XX办函”。（三）以学校纪委名义发文使用“XX纪字”，函件使用“XX纪函”；以学校教育工会名义发文使用“XX工字”， 函件使用“XX工函”；以学校团委名义发文使用“XX团字”， 函件使用“XX团函” o（四）部门名义的公文一般采用函件的形式，使用字号 如下：党委组织部XX党组函党委宣传部XX党宣函党委

6、统战部XX党统函纪检办XX纪检函监察审计处XX审函开展规划处XX规函教务处XX教函招生力XX招函科研处XX科国有资产管理处函研究生处财务处XX资XX资XX研XX财函人事处XX人函离退休工作办公室XX离退函学生处XX学函武装部XX武函外事侨务处XX外函保卫处XX保函后勤管理处XX后函基建处XX基挂靠在相关职能部门的机构，如桂林洋校区管委会办公 室、学科办、计生办、校友办、综治办、房改办等单位，发 文字号使用所挂靠单位的发文字号。（五）学院、教辅单位、附属单位的公文一般采取函件 形式，编为“XX”加单位的代表字，如文学院编为XX文学 函。如有单位代表字相同的，应加以区别，如外事侨务处编 为XX外函，外国语学院应编为XX外院函。