《办公文案与文档管理》项目四之任务7 编目.docx

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1、课题工程四之任务7编目课时1授课时间教学目标1 .掌握归档文件编目的方法。2 .正确编制归档文件目录。3 .正确填写归档文件目录。教材分析重点1 .归档文件编目的方法。2 .正确编制归档文件目录。难点正确填写归档文件目录。课型新授课教学过程课题导入：以提问学生的方式进入本堂课内容的学习。上堂课我们一起学习并掌握了归档文件编号的相关知识，请同学们回顾上节课的知识点，回答下列问题：编号是什么工作的起点和基础？（生答：编目）那么，什么是编目？如何编制归档文件目录？这就是我们要马上探讨和学习的内容。教学新课：教师讲述：编制归档文件目录，是档案整理工作的重要环节之一，也是其他编目工 作的基础，为归档工作

2、提供了基本的条件。下面我们先来探讨学习什么是编目。一、归档文件编目（一）概念归档文件编目是指编制归档文件目录，归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编 制归档文件目录。（二）编目要求和考前须知要求分保管期限按件号顺序编制。归档文件应逐件编目，来文与复文作为一件时， 只对复文进行编目。（三）归档文件目录归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等工程。1 .件号：填写室编件号。2 .责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。3 .文号：文件的发文字号。4 .题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加）号。5 .日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年

3、月日，如19990909。6 .页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。7 .备注：注释文件需说明的情况。（四）归档文件目录用纸幅面尺寸归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长义宽为297nlmX210mm）。（五）归档文件目录的装订归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名 称、年度、保管期限、机构（问题）等工程（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名 称，填写时应使用全称或规范化简称。二、编制归档文件目录请同学们参看文本第109页，阅读并勾画重点。师生共同小结如下：L根据本单位归档文件分类、排列、编号的顺序，按照其保管期限“永久”、”定期 （

4、30年、10年），分别逐件编制归档文件目录。8 .同一年度、保管期限内的归档文件，可以一起编制目录；不同年度、保管期限的 归档文件要分开编制。归档文件目录样式：归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注三、填写归档文件目录以“件”为单位，逐件填写。填写方法：1 . “件号”项，是指室编件号。用阿拉伯数字从“1”直接标注。2 .“责任者”项，是指制发文件的组织或个人，即归档文件发文机关或署名。以全称或通用简称标注。提示：“责任者”可以在文件构成要素之发文机关标识局部找到。3 .“文号”项，即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机 关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录。提示

5、：“文号”可以在文件构成要素之发文字号局部找到。4 .“题名”项，即文件标题，它直接表达文件内容和中心主题的文件特征，由责任 者、问题、文种三个局部组成。没有标题或标题不规范的，不能揭示文件内容的，要自 拟标题，外加“提示：“题名”可以在文件构成要素之公文标题局部找到。5 .“日期”项，即文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，如2014年5 月27日,标注为“20140527”。提示：“日期”可以在文件构成要素之文件的成文日期局部找到。6 .“页数”项，指每一件归档文件的总页数。将构成该件的各文件页数相加作为该 件的页数。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算页数；来文与复文等

6、作为一 件时，统计页数应将构成该件的各份文件页数相加作为该件的件数。7 .“备注”项，指注释文件需说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移交、 销毁等。内容较多，难以填写时，可在备注栏中加注“ * ”号，将具体内容填入备考 表中。（图4-7-2为填写好的归档文件目录）这节课的新知识学习就此结束。下面我们来检测学习的情况。巩【练习:1 .什么是归档文件编目？2 .来文与复文作为一件时，只对哪个文进行编目？3 .归档文件目录设置有哪些工程？4 .归档文件目录幅面尺寸采用什么标准？5 .件号用什么数字从几开始直接标注？6 .责任者指谁？7 .题名是什么意思？8 .日期指文件的哪个时间？以几们阿拉伯数字标注年月日？举例说明。9 .页数指各个分页数还是总页数？课堂小结：本节课小结由各个小组共同进行，全班分8个小组，请8个小组的小组长收集总结 本小组的小结情况，代表本小组发言，时间不超过1分钟。教师对各个小组的小结和发言情况进行适当点评，及时表扬和修正。作业布置：一、归档文件的编目是什么意思？二、归档文件目录设置有哪些工程？三、如何编制归档文件目录？四、如何填写归档文件目录？五、以小组为单位，完成“拓展训练”。