《办公文案与文档管理》项目四之任务1 收集.docx

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1、课题工程四之任务1收集课时1授课时间教学目标1 .掌握归档文件的收集方法。2 .正确判断单位所形成的文件中需要归档的文件，并正确确定其保管期限。3 .齐全完整地收集应归档的文件材料。教材分析重点1 ,收集方法。2 .正确判断需归档的文件。3 .正确确定归档文件保管期限。难点齐全完整地收集应归档的文件材料。课型新授课教学过程课题导入:同学们，从本节课开始，我们就要进入本教材工程四“文档管理”的探讨学习。文 档管理的内容较为复杂，共有十一个工作任务，即：收集、立卷归档、装订、文件分类、 排列、编号、编目、装盒、上架、档案库房的柜架、电子文件和电子档案。现在，我们 开始学习第一个工作任务一一收集。教

2、学新课：老师讲述：收集工作是归档文件整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提 条件。作为一名办公室文员，应该将具有保存价值的文件、报表、音像、照片、奖状、 奖杯等进行收集，做到应归档的文件材料收集齐全以确保下一步工作的进行。请同学们翻开教材第87页，阅读相关文本内容，并用彩笔勾画重点。教师讲述:办公室文员要正确判断文件材料中需要归档的文件，并准确确定归档文 件的保管期限。在这，需了解并掌握“归档文件”的概念。参见教材第87页。一、归档文件归档文件是指单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种 纸质文件材料。1987年12月，国家档案局制定并发布了机关文件材料归档和不归档

3、的范围，作为我国现行机关文件材料归档和不归档的原那么和依据。根据这一规定和精神，结合本单位实际工作情况，制定本单位、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。机关文件材料归档和不归档的范围中规定：但凡反映本机关工作活动、具有查 考和利用价值的文件材料均属归档范围。可见，文件的归档工作应注意“去其糟粕，取其精华”，不能“有文必档”。二、正确判断需要归档的文件单位所形成的文件材料不一定都需要归档，需满足以下条件。学生边读边勾画。（一）文件的处理程序办理完毕。1 .教师讲解：文件的处理程序办理完毕，是指工程一之发文处理中“发文在登记发 出后”或工程二之收文处理中“收文在承办结束后”。2 .学生勾画做笔记

4、。（二）对今后工作具有查考、利用、凭证价值的文件。1 .教师讲解：对今后工作具有查考、利用、凭证价值的文件，详见国家档案局关于 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。2 .学生重点勾画并识记“查考、利用、凭证价值”这三个词语。教师强调：对需要归档的文件参照国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定确定其保管期限。根据2006年12月18日国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定，机关文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。长期一般是16年至 50年；短期一般是15年以下。学习掌握了归档文件的相关要求和条件后，下面我们接着来学习第三个内容。三、归档文件

5、的收集（一）概念：归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务 活动所形成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行提供的过程。（二）方法收集归档文件的方法大致有：1 .移交。即文件处理部门将处理完毕的案卷及其相关材料移交给档案部门2 .购买。即根据本单位自身需要，通过合法手段购买档案。3 .馈赠。即由其他单位、集体或个人无偿将档案赠送给本单位。4 .其他合法方式取得的档案。（三）方式1 .平时收集老师讲解：平时收集就是随办随归，将办理完毕且需归档的文件材料随即收集，其 涉及的文件材料主要有以下几种情况：（1）将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集

6、起来；（2）将单位领导或同志外出开会、出差所带回的文件、材料收集起来；（3）将报刊、杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。学生勾画、理解、识记上述三个方面。老师适时答疑、适时抽查。文件材料除了平时收集外，还可以采用“年终收集”方式。下面一起来了解学习这 种方式。2 .年终收集。教师讲述：年终收集主要有以下三种情形：3 1）年终把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来。4 2）年终把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、 实物全部收集起来。5 3）同时年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。过渡：对收集好的文件材料需进行接下来的一步工作，请看大屏

7、幕。四、清点、核对、签字。（-）教师讲解：对收集完整齐全的文件材料逐件进行清点、核对，交接双方共同 确认无误并签字。（二）学生勾画识记：“逐件”“清点核对”“交接双方”“确认无误”“签字”。（三）教师强调：学生主要掌握以下三个关键词：1.清点。2核对。3.签字。教师讲解：对收集来的所有文件材料都要有一个共同的标准要求。请看教材第88 页。五、提供的标准要求（一）齐全。（二）完整。本堂课新知识探讨学习到此结束。下面，我们一起来做课堂练习，以检测和巩固所 学。巩固练习:一、什么是归档文件整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件？二、照片、音像、奖状、奖杯等是否属于文件收集范围？三、文件的处

8、理程序办理完毕包含哪几层意思？四、文件材料提供的方法有哪些？五、文件材料提供的方式有哪些？六、档案在交接时，交接双方该怎么做？七、文件归档时必须做到“有文必档”，对吗？八、机关文书档案的保管期限分为哪几种？其具体期限是多长时间？课堂小结：完成了课堂巩固练习后，我们一起来对本节课学习的知识进行小结。本节课我们主 要学习了什么叫归档文件、什么叫归档文件的收集、如何正确判断需要归档的文件、归 档文件提供的方法和方式、提供的标准要求以及收集好后的文件材料的科学交接。还明 白掌握了归档文件的范围。内容较多，同学们必须得花课余时间去逐一复习、巩固、消 化和吸收。最后，请同学们观看大屏幕，认真完成课外作业。作业布置：一、文件要归档，需满足哪些条件？二、平时收集涉及哪些文件？三、如何进行年终收集？四、收集好的文件材料最后怎么处理？五、什么叫归档文件？六、哪些机关文件材料属于归档范围？七、什么叫归档文件的收集？八、归档文件的收集方法和方式各有哪些?九、文书档案的保管期限如何界定？十、完成“拓展训练”题。