《办公文案与文档管理》项目三之任务6 清退与归档.docx

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1、课题工程三之任务6清退与归档课时2授课时间教学目标1 .掌握清退与归档文件材料的方法。2 .掌握清退与归档文件材料的考前须知。3 .能正确判断文件中应清退与归档的文件材料。4 .能准确高效地清退与归档相关的文件材料。教材分析重点清退与归档的方法和考前须知。难点L正确判断应清退与归档的文件材料。2 .准确高效地清退与归档文件材料。课型新授课教学过程第一课时课题导入：同学们，在正式开始学习新内容之前，我们先一起来回顾一个问题：收文处理工作 的首要环节是什么？（生答：签收。）对，签收。通过上几节课的学习，我们知道，文 件签收后，还得进行登记、初审、分送与传阅、办理。那么对办理好后的公文，文秘部 门相

2、关人员又该如何处理呢？这就是我们本节课要讨论的话题一一清退与归档。（学生 观看大屏幕一一清退与归档）教学新课：清退与归档工作是收文处理工作的最后环节，也是公文处理工作的重要环节，更是 防止重要文件特别是涉密文件失密或泄密的最后防线。机关单位的文秘工作人员每天 都会收到大量的文件材料，这些文件材料必须每天都要进行科学的归类与处理，否那么会 导致“文山文海”的情况产生，进而影响工作的顺利进程甚至导致工作无法开展。可见， 文件的清退与归档是文秘部门相当重要的一项工作，务必认真学习并加以运用。下面，我们就一起来探讨清退与归档的相关工作。先探讨文件的清退。一、文件的清退先了解清退的概念。（一）概念清退是

3、指将办结文件退还原发文单位或由其指定的其他单位。（二）教师强调：1.清退对象是办结文件，也就是办理完毕的文件。三、文件归档方法有哪些？四、清退与归档的标准要求是什么?五、完成“拓展训练”题。2.将其退还发文单位或由其指定的其他单位。学生用彩笔勾画重点语句并理解记忆。（三）为什么要对文件资料进行清退1 .教师讲述：对文件进行清退，目的是保护文件信息的平安。2 .学生了解识记此内容。二、需清退的文件材料教师讲述：明白了对文件材料进行清退的原因后，我们必须要知道哪些文件材料需 要清退。（-）需清退的文件材料1 .绝密公件。2 .有重大错误的公文。3 .未经本人审阅的领导人的讲话稿。4 .被明令撤销的

4、公文。5 .仅供征求意见或审阅的公文。6 .发文机关指明需要清退的公文等。学生理解识记，质疑。老师答疑。（二）教师强调对于第1项绝密文件的理解，不可以将其定性为具有秘密性质的文件，因为并非所 有秘密性质的文件都需要清退，只有局部与第6项指明清退公文类别重复的秘密级文件 才必须要清退。掌握了需要清退的文件后，我们还要掌握不需清退的文件材料。三、不需清退的文件材料（一）不需清退的包括1 .群众上访信件。2 .过时文件。3 .仅供领导传阅或审阅的文件。（二）教师强调不需清退的文件材料主要就是上面三种，这三种文件到时要根据相关要求进行科学 销毁。下面我们要专门学习对涉密文件的清退工作。四、涉密文件清退

5、工作涉密文件清退时要：（一）清点份数。（二）机密级和绝密级文件在清退时还要准确清点页数。（三）清退涉密文件时要注意办理相关交接手续，并专柜存放，妥善保管。教师讲解强调：涉密文件涉及各机关单位的秘密，千万不能为工作的疏忽大意而泄 密，否那么会造成不可挽回的后果。清退工作做好后，接下来就应该进行文件的归档工作了。先来看看什么叫归档？五、归档（一）概念：归档是指文秘部门将办理完毕的且具有保存价值的文件材料，经系统 整理后交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。（二）强调知识点1 .归档文件必须是办理完毕的文件。2 .归档文件必须具有保存价值。3 .归档文件一定要交与档

6、案室或档案馆保存。教师必须要求学生理并识记这三个方面。理解了归档的概念，就要明白为什么要对文件材料进行归档。六、为什么要对文件材料进行归档原因主要有以下几个方面：（一）为表达文件材料的保存和利用价值，必须要对文件材料进行科学的归档。（二）保持文件之间的历史联系，便于查找利用。（三）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。（四）保护文件的完整与平安，为档案工作奠定坚实的基础。学生对此内容进行理解并进行适当识记。七、应归档的文件材料弄懂对文件材料进行归档的原因后，就得学习并掌握哪些文件材料应当归档，哪些 文件材料不应归档。先学习应当归档的文件材料。学生读相关内容，后师生共同总结如下：（一）应归档的

7、文件材料1 .反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研 究具有利用价值的文件材料。2 .机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件 材料。3 .本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文 件材料。4 .其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）学生质疑，老师答疑。学生识记，老师抽查。下面我们来看看不应归档的文件材料。八、不应归档的文件材料学生先读，师生讨论总结。（一）不应归档的文件材料1 .上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机 关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2

8、 .本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性 文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信、 记录；机关内部互相抄送的文件材料；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机 关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。3 .同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。4 .下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 （二）学生质疑，老师答疑。学生理解识记，老师适当抽查。新课学习到此结束。下面来检测一下学生学习掌握情况。练习:一、对文件材料进行清退的目的是什么？二、以下这些文件材料哪些应

9、当清退？哪些不应清退?L有重大错误的公文。2 .未经本人审阅的领导人的讲话稿。3 .被明令撤销的公文。4 .仅供征求意见或审阅的公文。5 .群众上访信件。6 .过时文件。7 .仅供领导传阅或审阅的文件。三、涉密文件如何清退？四、哪些文件该归档？哪些文件不归档？课堂小结：这节课我们学习的内容比拟多，我们一起来回顾总结。明白了清退和归档两个概念; 明白了为什么要对文件材料进行清退和归档；掌握了需清退的文件材料和不需清退的文 件材料；掌握了涉密文件材料的清退工作；还掌握了应归档的文件材料和不应归档的文 件材料。知识比拟繁杂，同学们需利用课外时间进行消化和吸收。请看大屏幕，认真完成课外作业。作业布置：

10、一、为什么要对文件材料进行清退？二、需清退的文件材料包括哪些？三、不需清退的文件材料有哪些？四、涉密文件如何清退？五、为什么要对文件材料进行归档？六、应归档的文件材料有哪些？七、不应归档的文件材料有哪些？第二课时课题导入：本节课采取“讲评作业导入法”。将学生的作业完成情况分成四类：优、良、中、 差，在每类作业中选取2本进行评议，对优良情况的作业给予大力表扬和物质奖励（作 业本和签字笔，其中，良的等次只有签字笔一支；优等作业奖励签字笔一支，外加一个 作业本。）中等作业情况给予口头表扬，差等作业情况给予口头批评。之后进行新课的 学习。教学新课：本节课我们继续学习清退与归档工作。清退与归档工作要求特

11、别注重文秘工作人员 的素质，做事要踏实细致，一丝不苟，业务能力强，能够按照相应的法规要求把相关的 文件材料进行仔细的清理与退还，并能够按照相关的法规要求对相应的文件材料进行及 时的销毁。在文件资料的清退与归档中，最好能坚持做到文件的及时回收和整理，这样才能为 年终的文件整理、清退和销毁工作奠定坚实的基础。下面我们进行具体的学习与探讨。一、归档文件的质量要求上节课我们就学习并掌握了哪些文件该清退，哪些文件该归档。那么，对归档的文 件材料也有相应的质量要求。请看教材第79页。要求学生迅速浏览相关内容，并用彩笔做出重点勾画。抽取学生各抒己见，老师综合归纳如下：（一）归档文件应齐全完整。教师解释强调：

12、1 .已破损的文件应予修整。2 .字迹模糊或易退变的文件应予复制。（二）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。教师解释强调，这些东西要符合档案保护要求：1 .书写材料。2 .纸张。3 .装订材料。（三）学生理解并识记老师解释和强调的知识点。下面我们来学习如何确定文件归档时间。文件归档时间确实定比拟复杂，学生们一 定要认真学习，在学习过程中如果发现问题请即时举手，老师即时给予解决。二、如何确定文件归档时间（一）归档文件整理规那么将文件按其形成年度分类，放弃了原有的按“针对年度” 归档的做法，统一按文件签发日期（即落款日期）判别文件所属年度。例如：1. 1991年形成的19

13、911992年工作规划，应归入1991年度。2. 1993年形成的1993年机关工作总结，应归入1993年。3. 1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。（二）机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会形成跨 年度文件，这样的文件往往统一在办结年度归档。学生重点勾画并理解识记“办结年度”这四个字。比方：1 .跨1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年即1999年整 理归档。2 .跨1998年、1999年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999 年整理归档。3 .下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1

14、月收到，那么该请示连同办 理中形成其他文件一起归入1999年。按照规那么规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复 文等可作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在最前面的文件的日期为准。 具体地说，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期为准; 转发文与被转发为一件，以转发文日期为准；复文与来文为一件以复文日期为准。有些 文件没有标注日期，应考证清楚，按考证日期归档。掌握了文件归档时间的科学界定后，我们还必须要学习并掌握文件的归档方法。三、文件归档方法教师讲述：文件归档方法主要有三种，下面我们逐一进行学习。（-）年度归档法L内涵：年度归档法就

15、是把形成年度相同的文件归在一起。2 .具体操作：存放时最好按形成时间的先后，便于今后查找和利用。如果单位形成 文件较多，那么分月份进行分装；假设较少，那么分季度进行分装；极少时分年度进行分装。 分装好后在文件档案袋上注明月份（如1995年1月）、季度（如1997年1-3月）或年 度（如2014年）o3 .老师强调：年度归档法一定要将归档文件按照形成时间的先后来归档。4 .学生重点理解并识记“形成时间的先后”。5 .学生可以自己列举一些例子并用年度归档法将其进行归档。（二）问题归档法1 .内涵：问题归档法就是把问题性质相似的归在一起。如“计划”类、“总结”类、 “指示”类、“报告”类等。2 .具

16、体操作：在归档“计划”类、“总结”类、“指示”类、“报告”类这类文件 时，也最好按形成的时间先后顺序存放。分装好后在文件档案袋上注明问题的性质与文 件形成的时间（如2014年工作计划，12月），便于档案的查找和利用。3 .老师强调：问题归档法也是将归档文件按照形成时间的先后来归档。4 .学生重点理解并识记“形成时间的先后”。5 .学生可以自己列举一些例子并用问题归档法将其进行归档。（三）保管期限归档法1 .内涵：保管期限归档法就是把保管期限相同的归在一起。2 .具体操作：单位形成文件较多时，采用分月份分装；较少时分季度分装；极少时 分年度分装。这样归档也便于档案的查找和利用。分装好后，同年度归

17、档法一样，在文 件档案袋上注明月份、季度或年度。3 .老师强调：保管期限归档法就是把保管期限相同的文件归档在一起。4 .学生重点理解并识记“保管期限相同”。5 .学生可以自己列举一些例子并用保管期限归档法将其进行归档。下面学习最后一个问题，即清退与归档的标准要求。四、清退与归档的标准要求（一）清退的标准要求1 .准确。2 .及时。3 .iWj 效。（二）归档的标准要求1.齐全。2完整。（三）学生识记清退与归档的标准要求“十个字”，学生相互抽背，教师抽查识记情 况。新知识点的学习本节课就结束了，下面我们来做巩固练习，检测课堂所学情况。练习:一、已破损文件在归档时该怎么办？二、字迹模糊或字迹易褪色

18、的文件该怎么办？三、1997年形成的19971998年工作规划，应归入哪个年度？四、跨1998年、1999年两个年度处理的案件形成的文件材料，归档在哪一年？五、正文与附件为一件，以正文日期还是以附件日期为准？六、文件归档方法有哪些？七、清退的标准要求是什么？八、归档的标准要求是什么？课堂小结：做完课堂巩固练习，我们一起来对本堂课学习的内容进行归纳总结。本节课我们主 要学习了四大方面知识：一是归档文件的质量要求；二是如何确定归档时间；三是文件 归档方法；四是文件清退与归档的标准要求。这四大知识板块中，比拟复杂的是归档时 间确实定和归档方法的使用。希望同学们利用课余时间进行复习巩固、消化吸收。最后，请看大屏障。请认真完成课外作业，有大礼等着你哟。作业布置：一、归档文件的质量要求是什么？二、如何确定文件归档时间？请举例阐述说明。