《办公文案与文档管理》项目四之任务11 电子文件和电子档案.docx

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1、课题工程四之任务11一一电子文件和电子档案课时2授课时间教学目标1 .掌握电子文件整理归档的方法。2 .正确地对电子文件进行整理。3 .正确地对电子文件进行归档。教材分析重占 二!二八、1 .电子文件整理归档的方法。2 .正确地对电子文件进行整理。难点正确地对电子文件进行归档。课型新授课教学过程第一课时课题导入：同学们，前面我们所学习的文件的收集、整理、立卷、归档、编号、编目、上架等 知识，基材上都是针对纸质文件在进行。其实，文件中除了要对纸质文件进行收集、整 理、归档外，还要对电子文件进行收集、整理和归档。我们将利用两节课的时间来探讨 和学习。下面请看大屏幕一一电子文件和电子档案。教学新课：

2、.教师讲述：电子文件和电子档案从字面意思就可明白，它主要和电脑等现代通讯工 具紧密联系在一起，利用互联网进行相关操作。在上，电子文件与纸质文件也 有所不同。首先我们要明白什么是电子文件，什么是电子档案。请同学们翻开教材第130页，迅速浏览文本内容，电子文件和电子档案的相关概念”。一、电子文件与电子档案教师讲解，学生理解勾画。（一）概念1.电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘或光盘等载式进一步巩固所学，以集技能于一身。作业布置；一、何为逻辑归档？何为物理归档？二、电子文件归档前的准备工作有哪些?三、电子文件归档的基本要求是什么？ 四、电子文件物理归档的要求有哪些

3、？ 五、电子文件归档制度有哪些？六、以小组为单位，完成“拓展训练，体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.电子档案电子档案是指经过整理归档保存的电子文件。明白了电子文件和电子档案两个概念后，我们一起走进电子文件收集内容的探讨学 习。二、电子文件的收集教师讲解，学生勾画、理解。目前的电子文件的形成，主要通过两个渠道：一是办公自动化系统（0A）；二是计 算机辅助设计系统（CAD）和计算机辅助制造系统（CAM）o因此，只要是本单位在工作 中形成或采用的、具有查考利用价值的各类电子文件都应该收集保存。首先我们一起来看看电子文件的类型。电子文件的类型主要有以下几种：老师讲解，

4、学生勾画。（一）电子文件类型1 .图像文件，即将公文、图纸、图表通过扫描仪或数码相机等设备输入计算机，而 形成的二维点阵图文件。2 .图形文件，由CAD系统或其他制图软件生成的二维、三维的图形文件。3 .数据文件，即各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。4 .文本文件，用文字处理技术处理形成的文字，表格文件。0A系统形成的多为此类 文件。5 .命令文件，计算机使用的或在某一软件系统上自行开发设计的系统软件、支持软 件和应用软件。6 .影像文件，为记录影像的文件。7 .声音文件，为记录声音的文件。8 .多媒体文件，运用多媒体技术制作的，需要借助多种媒体表达出来的文件。可见，电子文

5、件类型较多，我们在收集时必须得认真仔细，不可遗漏。学生就刚才学习的内容进行讨论和质疑，老师巡回查看和答疑。过度语：学习了电子文件的类型后，现在就正式进入到电子文件提供的内容探讨学 习。先学习电子文件收集方法。（二）收集方法教师讲述：为保证电子文件的有效性，需要从文件形成之时起，就采取多种措施， 做好收集积累工作。电子文件收集方法主要有：1 .健全电子文件的归档制度要建立健全电子文件收集、积累和归档制度。明确归档范围和要求。2 .采取必要的保护措施对存在于硬盘或磁盘中的文件，可以采取以下措施：电子文件一旦定稿，应通过将其设置为只读形式的方法，防止误修改。多做备份，另外存放，防止意外。注意对载体的

6、保护，防止人为损坏。3 .不能忽视对纸质文件的收集电子文件在我国尚未取得法律效力，不具有凭证作用，因此，电子文件与纸质文件 在相当长的时间内还将长期并存。所以，在收集电子文件的同时还不能放弃对纸质文 件的收集。学生讨论质疑，教师巡回答疑。学习了电子文件的收集方法，接下来我们就要共同走进电子文件的整理局部的探讨 学习。三、电子文件的整理教师讲解：电子文件与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要严格按照 国家标准，选择好载体进行存储工请同学们看到书本第129页，迅速浏览文本内容“电子文件的整理”。师生共同归纳总结如下：电子文件的整理步骤具体包括：（一）按归档文件整理规那么规定的要求进行。（-

7、）以件为单位，同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构（问题）或 保管期限一年度一机构（问题）等分类方法进行分类。（三）按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。L电子文件类别代码:办公自动化系统（0A）、计算机辅助设计系统（CAD）o2 .国家标准推荐使用的电子文件存储载体为光盘、磁带、硬盘等。软磁盘、U盘禁 止作为档案的存储载体。3 .对需要永久保存的珍贵电子档案，如图纸、照片、有法律效力的凭证文件等，应 转到纸张或缩微品上。（四）对电子文件进行归档审查，确定是否需要归档、保管期限的划定准确与否等。（五）刻录电子文件。0A类电子文件一般一年一张盘，CAD类电子文件那么按工程进 行集中，一

8、个工程的文件应集中在一张盘内，容量缺乏时可用两张、三张。（六）参照国家档案局档案著录规那么，对电子文件著录，要求工程完整准确， 并将著录的结果制成机读目录和纸质目录。新知识探讨学习到此结束。下面我们一起做做课堂巩固练习，检验同学们学习和掌握的情况。巩固练习：1 .何为电子文件？何为电子档案？2 .电子文件与纸质文件整理的最大区别是什么？3 .目前电子文件的形成主要通过哪些渠道？4 .电子文件的类型有哪些？5 .电子文件的收集方法是什么？6 .电子文件整理的步骤有哪些？课堂小结：做完了课堂巩固练习，接下来我们就一起对本堂课知识进行小结。请闭上眼睛跟着 老师的思路走：本堂课我们首先探讨学习了电子文

9、件和电子档案的概念；接着探讨学习 了电子文件的类型、电子文件的收集方法；最后探讨学习了电子文件整理的具体步骤。 内容比拟繁杂，需要掌握的知识较多，希望同学们认真学习和复习，一定要将所学知识 消化吸收，转化为自己的熟练技能。并请同学们好好完成课外作业，以进一步巩固所学。作业布置：一、目前电子文件的形成，主要通过哪些渠道?二、电子文件的类型有哪些？三、电子文件的收集方法是什么？四、电子文件整理的步骤有哪些？第二课时课题导入：上节课我们主要学习了电子文件的概念、形成渠道、类型、收集方法及整理步骤。 那么，请同学们回答我以下几个问题：1 .什么是电子文件？2 .电子文件形成渠道主要有哪几个？3 .电子

10、文件类型有哪些？4 .电子文件收集方法是什么？5 .电子文件整理步骤有哪些？请同学们举手回答。回答完老师的提问之后，我们就要进行新知识的探讨和学习了请看大屏幕一一电子文件的归档。教学新课：教师讲述：电子文件在完毕后，就要进入到下一步的工作程序之中，即电 子文件的归档。一、电子文件归档准备工作：（一）选择确定存储载体1 .根据不同载体电子文件的特点，在电子文件形成、积累时可以选择软磁盘、磁带 或大容量的可擦写光盘等作为电子文件载体。这样，既经济，又方便电子文件的利用和 暂时保存。2 .其要求是：存储容量大；性能稳定、易长期保存；方便检索、使用；标准化程度 局03 .国家标准推荐使用的电子文件载体

11、为光盘、磁带、硬盘等，软磁盘禁止作为档案 的存储载体。（二）整理刻录1 .根据单位的归档范围、保管期限表对各部门拟归档的电子文件进行审查，确定是 否需要归档、保管期限的划定准确与否、电子文件登记表是否建立并与电子档案一同移 交等。2 .刻录准备。在计算机硬盘上，专门设置一个用于刻录电子文件的子目录，将全部 通过审查鉴定的电子文件复制到该目录内。0A类电子文件一般一年一张盘；CAD类电子 文件那么按工程进行集中，一个工程的文件不能分散在不同的光盘上刻录，而应集中在一 张盘内，容量缺乏时可用两张、三张。3 .光盘刻录。用光盘存储电子文件，先要在硬盘的子目录下，将准备刻录到光盘上 的各种电子数据打包

12、，生成说明文件、类目录、著录文件、电子文件目录和其他文件目 录，并将电子文件和其他辅助文件拷贝到相应的子目录中。而后，就可以运行光盘刻录 软件，借助软件向导进行光盘刻录。4 .光盘浏览。运行光盘浏览软件，检查刻制的光盘是否符合标准，内容信息是否齐 全有效。5 .加封光盘标签。填写编号、套别、名称、密级、保管期限、软硬件平台等内容。 其中，套别指光盘制作的备份情况，如制作3套；密级指光盘中存储的电子文件的最高 级别；保管期限指光盘中存储的电子文件最长的保存时间；软硬件平台指识别或运行光 盘中电子文件的软硬件环境。教师讲解，学生讨论质疑，教师巡回答疑。做好了电子文件归档准备工作后，就要进入到下一步

13、环节中，即电子文件归档。二、电子文件归档教师讲解，学生勾画理解。（一）电子文件归档包括电子文件逻辑归档和物理归档。（二）电子文件逻辑归档是文件形成或处理部门在文件输入完毕后，通过办公自动 化网络即时向档案部门移交，而归档文件存储的物理位置并没有变化，只是阅读管理权 限由形成部门转到档案部门。（三）电子文件物理归档是文件的存储位置发生了变化，从网络服务器上转移到光 盘或其他载体上。（四）形成电子文件的单位，应建立健全电子文件的归档制度，明确规定归档时间、 归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归 档要求，以保证电子档案的质量。电子文件归档制度的内容主要包括如下

14、几方面:1 .归档范围，可参照有关文件材料归档范围的相关规定执行，并应包括相应的支持 软件和相关数据。对归档的电子文件，同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时， 那么应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有长期或永久保存价值的文本及图形电子 文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相 应的纸质文件一并归档。2 .归档时间，逻辑归档可实时进行，物理归档应当按照纸质文件的归档时间定期完 成。（逻辑归档指在计算机网络上进行的、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文 件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的 载体上，向档案部门移交

15、的过程。）3 .归档前检测，就是在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测，其内 容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。4 .归档鉴定，由文件形成单位对电子文件的有效性、完整性和保管期限等进行审核, 并由负责人签署审核意见。学生齐读文本知识。学生质疑，老师答疑。接下来我们来探讨和学习电子文件归档的基本要求。三、电子文件归档的基本要求教师讲解，学生标注重点、理解识记。1 .对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定以及确定密级、归档范围和划定 保管期限。2 .对归档电子文件的基本技术条件进行检测，包括：硬件环境的有效性，软件环境 的有效性及其信息记录格

16、式、有无病毒感染等。3 .归档时间分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后按照纸质文件的规 定定期完成物理归档。四、电子文件物理归档的要求：教师讲解，学生标注重点、理解识记。1 .将电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。2 .采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬 磁盘等。3 .存储载体上应贴上标签，注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存 入日期等。载体应设置成禁止写操作的状态。4 .将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档。并附电子文件归 档登记表。5 .电子文件形成部门应将存有

17、归档前电子文件的载体保存至少1年。6 .在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。五、电子文件归档的标准及要求教师讲解，学生标注重点、理解识记。1 .定期移交。2 .保证其真实性、完整性、有效性。学生就电子文件归档的基本要求、物理归档的要求和电子文件归档的标准及要求讨 论质疑，教师巡回点拨并答疑。新知识探讨与学习到此结束，下面请完成巩固练习。巩固练习：1 .什么叫逻辑归档？什么叫物理归档？2 .电子文件归档前的准备工作有哪些？3 .电子文件归档的基本要求是什么？4 .电子文件物理归档的要求有哪些？5 .电子文件归档制度有哪些？课堂小结：课堂巩固练习做完后，就对本堂课主要知识重点进行小结。本堂课一开始我们就探 讨学习了电子文件归档的准备工作；接着探讨学习了电子文件归档及归档制度；学习了 电子文件归档的基本要求、电子文件物理归档的要求；最后探讨学习了电子文件归档的 标准及要求。并采用讨论和质疑的方式让同学们学有所获，请同学们通过课外练习的方