合同审核签订指引--业务BP文件.docx

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1、合同审核签订指引一、通行部分（一）主体信息注意公司等机构作为合同主体的处理1、合同主体条款，最重要的是保证主体名称准确，能与真实的权利义务主 体对应起来。2、公司等机构作为合同主体时，应注意以下几点：（1）可以通过全国企业信用信息公示网站查询其是否存在经营异常情况。（2）可通过启信宝、企查查、天眼查、裁判文书网等查询该公司是否涉及 诉讼纠纷，侧面了解其经营情况。（3）通过业内人士及网络渠道了解对方的商业信誉、口碑。（4）通过实地考察了解对方有无实际经营场所等。（5）建议留存对方营业执照及负责人身份证复印件，注意加盖公章。（6）请注意对方是否具有相应的资质条件，技术及设备条件。（二）沟通联系方式

2、因在合同履约过程中，双方通过邮箱、短信、微信等渠道产生的沟通记录一 般具备较大证据价值，但实务中，该等证据常因难以证明联络人身份、联系邮箱 或微信归属等问题，导致证明力弱，甚至丧失证明力。因此建议在合同中明确履 行期间各方的联系人信息、联系号码、邮箱、微信等信息，维护电子证明的证明 力。（三）授权代表相对方若是授权代表签字，要求其出示有效的书面授权文件及身份证复印件。（四）远程签署合同如果与合作方不是采取面签的方式，而是寄送签约的，为了防止对方擅自在 协议中增加对其有利的条款，形成对公司不利的争议，注意如下事项：1、邮寄签约中，如果公司是需要先签订合同的一方，那么这里要注意了， 公司面临的风险

3、在于对方收到合同后，在我们已经签章的合同上修改内容，或者 更换合同页面。2、合同中增加一个条款：“合同的修改和增加需要双方共同协商、重新起 草，不得通过手写增加或修改，采用手写形式修改或补充的合同条款不发生效 力。“3、加盖骑缝章/骑缝手印。打印下来的合同，仔细核对合同内容、合同页码， 确认无误后加盖骑缝章印，防止对方增、删合同页面。4、签订后扫描/拍照发送给对方，留下沟通痕迹。将己方签订后的合同内容 传送给对方，与对方确认合同无误，邮箱/微信等沟通记录应妥善保存。5、可选择邮政EMS邮寄合同，邮寄后保存好快递单。现在大部分快递公司 均采用网上下单的方式填写邮寄信息，无法进行备注操作。为了保存

4、证据，可以 联系EMS快递小哥，让他过来取件时带上“纸质”的快递单，这样可以做在“内 件品名”处备注合同名称及份数。6、保存好对方签订后返还的合同原件。（五）协议签订地若本合同的管辖约定至合同签订地的法院，故建议将本合同的签订地约定至公司所在地或其他对公司而言较为有利的地点。（六）争议管辖约定1、争议解决方式合同争议的解决方式一般约定仲裁和诉讼两种，需要约定清楚采取哪一种方 式；如果约定采取“仲裁”的方式，则应该明确具体的仲裁委员会；如果约定采 取“诉讼”方式，双方可以在合同中从被告住所地、合同履行地、合同签订地、 原告住所地、标的物所在地人民法院选择一法院作为管辖法院。但不得违反级别 管辖和

5、专属管辖。2、管辖地约定因在诉讼过程中很多环节需要当事人亲自签字、到场，双方产生争议时，若 双方的距离较远，将管辖法院约定在对方所在地，这其中会产生不必的时间及金 钱成本，造成我方诉累。考虑到诉讼便利及节约诉讼成本，此处建议约定为公司 所在地人民法院。若对方不同意，公平起见，可约定为原告所在地人民法院。（七）民法典等法律规范的更新2021年1月1日起，中华人民共和国民法典施行，该日期前发布的示 范文本，很多使用了 “根据中华人民共和国合同法”等表述，需要适当修订 为“根据中华人民共和国民法典”，但该问题不影响权利义务。（八）签名盖章手续的处理1、审查公司签名盖章手续时 一般而言，公章或合同专用

6、章盖章即可生效， 但为求稳妥，也可同时要求法定代表人签名。2、审查个人签名盖章手续时，应注意：应要求个人签名，为强化效果还可 同时要求按指印。在实务中，与个人签署合同时最好能当面签署。3、其他注意事项：（1）如果发现合同条款中约定的是“签名、盖章后生效”或“签名并盖章/ 签名加盖章后生效”，则必须要求对方同时签名并盖章，或者修改签署条款。（2）如果对方使用财务专用章、发票专用章或非正式公章盖章，应要求重 新盖章。一般情况下，如果对方有联系人或代表在签约现场，建议由该自然人亦 一并在合同上签名，无论该人有无授权。（3）合同抬头标明的主体注意要与签名盖章主体一致，若不一致时一般情 况下会以签名盖章

7、的主体为准。（九）一般违约救济措施的设置例如，针对主要的违约情形：1、首先考虑违约金或约定损失赔偿计算标准。如为逾期付款则约定逾期付 款违约金。如为逾期交货或逾期履行，则为逾期履行违约金。如为积极违约行为， 则往往是固定违约金（损失较为固定时）或按一定方式计算的违约金或损害赔偿 （损失不确定时）。2、其次考虑是否约定解除条件及解除下的违约金。一般为：逾期超过一定 期限或违约达到一定程度，则我方有权立即解除。除了约定解除下的违约金或损 害赔偿计算方法之外，还需要同步考虑解除合同时的善后处理（退款退货、撤场 退出等），并在违约责任条款中相应约定。3、相关违约金的收取可以约定为我方可在未结款项中直接

8、扣除。（十）自动续约条款自动续约条款为有效条款，此种约定不建议使用，若确实需要继续合作的, 建议约定为“本合同期满前三十日内，甲乙双方将就本合同续签或变更事宜进行 协商，如双方确定继续合作，应重新签订书面合同；否则合同到期后将自行终止”。（十一）关于扫描件、传真件及电子章的效力传真件、扫描件为复印件，且在司法实践中很容易受到质疑。如果双方产生 争议，对方往往会否认传真件、扫描件的真实性，经常会出现合同传真件、扫描 件因无原件可供核对导致真实性不被法庭认可的情形。因此，建议尽量取得合同 原件。电子章也是需要备案的，只有经依法设立的电子认证服务提供者提供认证服 务的电子章才具有法律效力，因此建议尽

9、量使用物理章，如果一定要使用电子章 的话建议让对方提供有效的证明。（十二）关于附件如果合同有对应附件内容，附件内容请注意核对，尤其是注意附件内容与正 文内容约定不一致条款的处理约定是以正文为准还是以附件内容为准？对附件 内容也应要求双方签字确认，并且加盖骑缝章。二、采购合同（我方作为采购方）（一）合同报价1、注意考虑合同中约定价格究竟包括哪些价格和费用，并最好以专门条款明确。实务中，常需要考虑的是价格是否包括：税费、运输费用、保险费用、装 卸费用、报关费用、差旅费等；2、从付款方角度，一般会在合同中另外加上一个条款，含义类似于“除本 合同明确约定的费用以外，就本合同的签订与履行，甲方无须向乙方

10、支付其他 任何费用、价款、报酬或报销。”即所谓的“总括价款”或“全部价款”条款。3、若是长期采购类的合同，且货物采购单价不固定的，注意约定清楚定价 及变价条款。4、注意对于增值税专用发票，购货方可以凭抵扣联，依法申报认证抵扣进 项税额，而普通发票，购货方不能抵扣进项税额。因此建议要求对方开具增值税 专用发票。（二）产品要求1、产品质量及权属要求：注意明确产品的技术要求和质量规格，避免采购存在制造及设计等质量瑕疵 的产品，同时注意要求供应商提供无权属争议的产品，避免相关产品存在权属或 涉及及知识产权纠纷。注意核实供应商是有具有相关产品的经销授权、产品是否 属于授权正品。2、包装及标签：注意明确清

11、楚对采购产品的包装要求，其次注意确认政府及相关行政部门是 否要求产品所必须具备的标识。（三）运输及验收1、运输：注意明确运输是否由对方负责，货物毁损灭失风险时交付时转移还是发货后 就转移？明确运输交货地点及运输费用有谁承担。2、验收：注意确认是否明确约定了验收条件及时间要求？建议将验收分为可视外观 验收及内部质量验收两项。同时注意避免约定“逾期未验收或未提出异议即视为 验收合格”的条款内容。请注意，作为买方，质量如果有异议的通知义务是法定义务，只有履行了该 义务后我们才可以向卖家追究相应的违约责任。故如果我们履行了通知义务也要 注意保留相关的凭证。（四）退换货1、注意明确约定退换货的条件及情形

12、，明确产品存在瑕疵（包括但不限于 产品质量问题、产品缺陷、包装污损、产品残破、包装质量问题导致产品残损等 情形）可以要求退换货；此处退货或换货主动权要求保留在公司手里；2、注意明确退换货的期限要求，要求供应商在限定期限内完成退换货事宜。（五）结算1、请注意，定金W订金（预付款）。定金是债的担保方式，数额有法定的最高比例限制，即不得超过合同标的额 的20%,超过部分视为预付款，定金适用定金罚则，给付定金的一方不履行约定 的债务的，无权要求返还定金，收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍 返还定金。预付款（订金）是将合同总价款的一部分预先支付给对方，没有数额 的限制，没有履行合同的，可以要求不

13、履行合同约定的一方支付违约金或赔偿损 失，预付款（订金）应当退还给支付款项的当事人。2、结算方式一般有货到付款；款到发货；月结；分期付款等多种 方式，为保障公司利益，建议避免约定为款到发货的结算方式。（六）质量保证及售后服务1、注意明确约定具体的质量保证期及质量保证期的起算节点；2、注意核实确认售后维修服务的时间要求；确认免费保修的范围。尤其注 意确认哪些情形属于需要自费维修。（七）违约救济措施1、违约情形：在采购合同中，采购方的违约情形一般有逾期付款;供货方违约情形一般有: 逾期交货；货物质量不合格；货物包装不合格。可根据不同的违约情形约 定违约金或损失赔偿条款及退换货处理方式。2、违约金数

14、额或比例：按照实践的操作来看，一般会以损失或合同标的额的20%-30%较为合理，且 也有获得支持的相关案例支持。如约定过高或过低，则裁决过程中有权要求予以 合理调整。3、损失范围的认定违约行为除要求违约方支付违约金外，一般还会要求违约方就所造成的损失 予以赔偿进行兜底。故需要对损失范围的认定进行约定，一般损失范围会约定为: 本协议所指“损失”包括但不限于守约方因此而遭受的经济损失、预期利益损失 以及为处理此事而支付的费用（含律师代理费、仲裁费、诉讼费、差旅费、公证 费、鉴定费、公告费、材料费、调查费、评估费、第三方索赔费用等）。三、销售合同（我方为销售方）（一）产品价格注意明确确认产品售价包含

15、了哪些费用？是否包含售价、税费、包装费、安 装调试费、运费等？（二）产品要求1、对于产品技术规格或质量要求的标准应当具体明确，如有行业内部文件，须注明具体的标准，如标准代号、标号和标准名称。如果按样本的，可将样本作 为合同的附件。2、注意和相对方确认是否由特殊的包装及标识要求，如没有，一般可约定为按照保障货物安全的标准进行包装。（三）运输及验收1、运输：注意明确运输是否由哪方负责，是否由对方上门取货自行安排运输，还是公 司代发安排第三运输或者是公司负责送货上门？货物毁损灭失风险时交付时转 移还是发货后就转移？公司代办货运的，可以约定产品毁损灭失的风险自公司将 产品交给第一承运人后转移给相对方。

16、明确运输交货地点及运输费用有谁承担。建议约定公司在发货后因承运人原因导致相对方收货延误的,公司不承担任 何责任。2、验收：（1）注意确认相对方是否指定收货人条款，若指定收货人后，公司必须向 指定的收货人交货，否则可能被视为未交货，请定在合同履行过程中能否确定具 体的收货人，能否每次都将货物交给指定的收货人,综合考虑是否要保留此条款。 若有指定收货人条款，公司务必在合同履行过程中注意一定要交货物交给合同中 指定的收货人。（2）作为卖方最主要的就是证明我方已交货，并保留相关凭证，否则后期 可能因为证据不足无法获得货款的支持；请注意交货或对方提货时务必时注意提交货物验收单或交货单（提货单）写 明货物

17、信息（包括但不限于货物名称、规格型号、数量、价格、交货时间等）让 对方盖章确认或让指定收货人（提货人）亲自签收确认；若是通过物流方式寄送 的，除前述文件外，注意保留物流单据及物流签收信息（物流单据上注意写明发 送的货物信息）！避免后期我方无法提供交货凭证而无法向对方主张货款!另建议可以跟对方定期对账，让对方盖章确认对账单；另外跟对方的沟通建 议均通过合同约定的指定联系人及联系方式沟通，并注意保留沟通记录（例如录 音、聊天记录等等）。注意约定验收时间要求，并明确约定“逾期未验收或未提出书面异议的视为 验收合格。”（四）结算为保障公司利益，建议避免约定为货到付款的结算方式。（五）质保及售后注意明确

18、质保期限及起算时间节点；注意明确不在免费保修范围的情形，原 则上非产品本身质量问题（保管或使用不当造成的问题）不在保修或退换范围内。（六）违约救济措施1、逾期交货：可约定免责条款，如因不可抗力或非公司原因导致逾期交货 的，公司不承担逾期交货责任；2、逾期付款：约定逾期付款每逾期一日需支付一定比例违约金，逾期付款期间暂停交货；逾期付款达一定天数属于严重违约，公司可主张解除合同及要求 相对方支付一定比例违约金。3、注意约定相对方拒收货物或单反违法解除合同的违约责任。（七）货物所有权保留条款 前，本合同项下货物的所有权归卖方所有。建议约定货物所有权保条款：双方一致同意：在买方未支付清全部货款之四、工

19、程合同（我方为工程发包方）（一）主体资质注意核实承包方所具备的资质是否符合对应工程要求,检查承包方许可的资 质证书、证书有效期限。建议要求对方出具营业执照及资质证书原件和复印件, 予以核对并对复印件进行保留存档。（二）工程价款1、注意核实确认工程价款的包含项目，是否含税，建议约定：总价中包含 各种直接间接费用、管理费用以及税金、材料的二次搬运费、劳务人员的意外伤 害保险、建筑工程一切险、第三者责任险、装修期间围挡安装费、开荒费、夜间 施工增加费、出入证费用、成品保护费等一切费用。除此之外，无需支付其他任 何费用。工程风险由承包方自行承担，风险包括但不限于自然原因或原材料的价 格波动等。2、注意

20、确认工程价款的支付方式、进度款支付条件和节点、尾款的支付方 式和条件。3、建议要求承包方设立农民工工资资金专用账户，并在合同中明确约定如 发生农民工工资纠纷问题，公司作为发包方有权直接在未结工程款中扣除对应款 项用于支付农民工工资。（三）工程工期、施工要求1、注意明确进场开工时间及竣工时间，明确可以延误工期的情形，并要求 相关情形出现需延误工期的应当在规定期限内书面提出。2、明确施工图纸及技术要求，明确具体的工程质量要求。注意明确施工图 纸有谁负责提供。（四）材料供应1、注意工程用材是甲供材还是乙供材，同时注意确认对所使用的材料是否 由技术、质量、品牌的要求。2、建议写明对材料验收的约定。（五

21、）工程变更、设计变更注意约定工程及设计变更的方案及时间要求，以及变更后对应工期及费用的 调整约定。（六）工程验收工程验收一般有进度验收、隐蔽工程验收及竣工验收。其中对于隐蔽工程验 收要特别注意，不要遗漏，建议约定隐蔽工程进验收合格后方可进行下一步施工。注意不要约定“逾期未验收视为验收合格”的条款。（七）质保1、注意约定质保期及质保期的起算点，2、建议将部分工程款列为质保金，在质保期满无质量问题或按约履行了质 保义务后再行支付。五、技术合同（我方为委托方）（一）费用注意写明合同报价费用包含哪些款项？（-）范围及期限注意写明提供技术服务或咨询服务的范围有哪些？完成技术服务或咨询服 务的期限是多久？

22、问题反馈的处理时效是多久？建议列明具体的进度时间表。（三）知识产权及保密约定1、技术类服务合同会涉及到知识产权方面的要求，注意明确对应的技术成果的知识产权归属属于哪一方，公司是否取得对应的知识产权；其次注意要求对 方提供的技术成果与第三方不存在任何的知识产权争议纠纷，无权利瑕疵。2、技术或咨询类服务的服务方在提供服务过程中一般会知晓公司相关内部 信息，基于上市公司信息披露要求，注意要求相对方签署并遵循保密约定。（四）验收及售后1、技术或咨询类成果验标准相对没有一个较为统一标准，为避免出现争议， 建议事先明确一个具体的验收标准。2、建议约定好售后服务的处理范围及处理时效要求，以及注意是否由相关

23、费用的产生及费用是否需要额外收取。六、运输合同（我方为托运方）（一）主体资质注意核实从事货物运输的承运人是否具备道路运输经营许可证。缺乏运输 资质，可能导致运输合同违法无效，且违法从事货物运输责任较大，建议停止交 易。建议托运方事先审核对方的资质证照。（二）货物交付1、请注意保留货物交运通知的相关证据，如短信、QQ记录、微信记录、电 话录音等，关于运输的要求（如对运输装载车辆的要求）建议公司采用书面的方 2、货1运达交付收货人经注意要求承运人取得收货人签收回执并对回执单 据妥善保管及将回执单交付给公司。（三）货运保险注意明确货运保险费由谁承担，有谁负责投保；同时建议约定货物购买保险 并不免除承运人承担货物损毁、灭失风险的责任。（四）免责条款注意免除或限制货物赔偿责任条款，注意确认对应条款所约定的免责或限制 情形是否合理，是否过分免除了承运人责任，是否显示公平。