《办公文案与文档管理》项目四之任务4 文件分类.docx

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1、课题工程四之任务4文件分类课时1授课时间教学目标1 .掌握归档文件的分类方法。2 .正确运用归档文件的分类方法。3 .对归档文件按不同方法进行正确分类。教材分析重点分类方法。难点对归档文件按不同方法进行正确分类。课型新授课教学过程课题导入：同学们，还记得上节课我们学习的是什么内容吗？（生答：装订）这节课我们将进入工程四之任务4文件分类的探讨与学习，请翻开课本101页。请看大屏幕一一文件分 类（显示于大屏幕）教学新课：教师讲述：对归档文件进行分类要采用正确的分类方法，通常以按年度、按保管期 限和按机构（问题）分类为主，应当根据归档文件和归档单位的具体情况，采用适当的 分类方法。要求同一全宗应保持

2、分类方法的一致。其具体操作，我们一起来学习。请学生朗读文本内容，并用彩笔做重点勾画。首先我们一起探讨学习第一个内容即将需要整理的归档文件按年度进行分类。一、将需要整理的归档文件按年度进行分类。老师讲解：按年度进行分类，就必须要弄清楚文件所在年度。文件所在年度确实定 请看下面：1 .以文件“落款时间”或文件“内容所在时间”来确定文件所在年度。2 .把文件材料按形成年度分开，不同年度的文件不能混淆。教师举例说明：如一份文件的落款时间是1997上9月10日，那么这份文件所在年度 就是1997年；如一份文件内容所在时间是2008年7月，那么这份文件所在年度就是2008 年。其中1997年的文件分在一起

3、，2008年的文件分在一起，不能将其混搭。学生举例说明。二、将同年度形成的文件按保管期限进行分类。教师讲解：同一年度形成的文件有可能很多，不可能全部弄在一起，这得按文件的 保管期限进行再次分类组合。学生回忆：请同学们回忆一下我们前面学过的文件的保管期限有哪几种？其规定年 限是怎样的？师生再度明白巩固：文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，其中长期一 般是1650年；短期一般是15年及以下。教师强调：正确区分不同保管期限的归档文件，将同年度且具有相同保管期限的归 档文件放在一起。老师举例说明：如1997年形成的文件中有需要永久保管的，有需要长期保管的， 也有需要短期保管的，那么就应该把19

4、97年形成的永久保管的放在一起；1997年形成 的长期保管的放在一起；1997年形成的短期保管的放在一起。学生举例说明。三、将同年度形成的相同保管期限的文件按机构（问题）进行分类教师讲解：此项可视归档文件的多少予以取舍。如果文件数量不是很多，可以不要 这个步骤。具体如下：1 .一般来讲，机关单位小或内设机构少的形成的文件就少，可采用年度一保管期限 或保管期限一年度分类方法。2 .机关单位大或内设机构多的形成的文件就多，可采用年度一保管期限一机构（问 题）或保管期限一年度一机构（问题）分类方法。学生质疑，老师答疑。四、归档文件分类的方法归档文件分类的方法概括起来有以下四种：1 .年度一保管期限分

5、类法先按文件的时间将不同年度的归档文件分开，再按文件的保管期限将同年度的文件 按保管期限进行分类。2 .保管期限一年度分类法先按文件的保管期限将不同保管期限的归档文件分开，再按文件的时间将相同保管 期限的文件按年度进行分类。以上两种分类法适用于内设机构少或形成文件数量少的小型机关单位。3 .年度一保管期限一机构（问题）分类法先按文件的时间将不同年度的归档文件分开，再按文件的保管期限将同年度的文件 按保管期限进行分类，最后按文件形成或承办机构（问题）将同年度的相同保管期限的 文件按机构（问题）进行分类。4 .保管期限一年度一机构（问题）分类法先按文件的保管期限将不同保管期限的归档文件分开，再按文

6、件的时间将相同保管 期限的文件按年度进行分类，最后按文件形成或承办机构（问题）将相同保管期限的同 年度的文件按机构（问题）进行分类。以上两种分类法适用于内设机构多或形成文件数量多的中、大型机关单位。学生质疑，老师答疑。下面进行本堂课最后一个内容的学习。五、分类的标准要求准确区分不同保管期限、不同年度、不同机构（问题）的文件，保持文件的有机联 系。下面我们一起来做做课堂小测试。巩固练习：1 .需要整理的归档文件按年度进行分类中，其文件所在年度如何认定？2 .同一年形成的文件可按什么进行分类？3 .年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）分类方法适用 于哪种机关单位？4 .归档文件分类的方法概括起来有哪几种？5 .归档文件分类的要求是什么？课堂小结：本节课内容的学习不多，并且容易理解和掌握。但也不能掉以轻心，还是要用心去 消化和吸收。我给大家同学布置了一点儿课外作业，希望认真完成，以巩固所学，并做 到学以致用。作业布置：1 .需要整理的归档文件按年度进行分类中，其文件所在年度如何认定？2 .同一年形成的文件可按什么进行分类？3 .年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）分类方法适用于哪种机关单位？4 .归档文件分类的方法概括起来有哪几种?5 .归档文件分类的要求是什么？6 .分小组完成“拓展训练”第1小题。7 .完成“拓展训练”第3小题。